التوظيف في نظام إدارة شؤون الموظفين. المعلومات والدعم الفني والقانوني لنظام إدارة شؤون الموظفين

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يعني مصطلح "التوظيف في نظام إدارة شؤون الموظفين" تعيين العدد المطلوب ، وتكوين عمال الجودة في قسم شؤون الموظفين. لتحديد عدد الموظفين ، يتم أخذ احتياجات هياكل الموظفين وميثاق الشركة في الاعتبار.

العوامل المؤثرة في التوظيف

من بين العوامل الرئيسية التي تؤثر على عدد موظفي المنظمة ، وتجدر الإشارة:

• كم عدد العاملين في الشركة إجمالاً
• نطاق المشروع ، في أي ظروف تعمل ، حجمها وخصائصها ، وجود وعدد الفروع.
• ما هي الخصائص الاجتماعية للمنظمة وفئات الموظفين ومؤهلات العاملين
• ما هي المهام التي يتم حلها ، وتعقيدها ، ومدى تعقيدها.
• إلى أي مدى تكون الإدارة مؤمنة تقنيًا وأكثر من ذلك بكثير.

طرق الحساب

بما أن كل شركة تحدد عدد الموظفين بشكل مستقل ، وتقرر ما هي متطلبات الأفراد الذين تحتاجهم وما هي المؤهلات التي يجب أن تمتلكها ،لا يوجد حساب دقيق وواضح

كل الأدبيات تقدم توصيات فقط في هذا الشأن

يمكنك حساب عدد الموظفين باستخدام الطرق التالية:

• تحليل الارتباط متعدد المتغيرات.
• المقارنة.
• التحليل الاقتصادي والرياضي.
• تسوية مباشرة.
• حساب مع مراعاة كثافة اليد العاملة للعمل ، وما إلى ذلك.

تحليل الارتباط

يعتمد على تقييم متعدد العوامل لوظائف المديرين والمسؤوليات المشتركة بينهم. هناك مخطط وضعه الباحثون يسمح لك بتقييم المؤشرات المطلوبة من قبل الشركة ، مع مراعاة العوامل التي تؤثر على عدد الموظفين. لاستخدامها ، تحتاج إلى تقليل جميع العوامل الضرورية ، ثم استخدام الصيغة الرياضية وإجراء تحليل الارتباط. يسمح لك بتحديد كيفية اعتماد عدد الموظفين على هذه العوامل. من المهم أيضًا مراعاة خصوصيات صناعة المؤسسة. ولكن نظرًا لأن المؤسسة تعمل في بيئة تنافسية ، فلا يمكن قبول هذه الطريقة باعتبارها الطريقة الصحيحة الوحيدة. تتضمن إدارة الموظفين الحديثة مراعاة حالة اقتصاد السوق في وقت التسوية.

الحساب المباشر والمقارن والخبير وطرق أخرى

لتحليل احتياجات الشركة عن طريق المقارنة ، من المعتاد تقييم نظامين اقتصاديين. يجب أن يكون واحد منهم أكثر تطورا. وبالتالي ، هناك بحث عن الفرق بين الأنظمة وتحديد ما يجعل أحدهما أكثر نجاحًا من الآخر.

طريقة حساب الخبير تتضمن عمل الخبراء والباحثين الذين يعبرون عن رأيهم في المهام المحددة. عادة ما يتم استخدامه فقط مع طرق الدفع الأخرى.

من الممكن أيضًا تطوير نماذج اقتصادية ورياضية بناءً على آلية الوقت الفعلي. سيسمح لك ذلك برؤية صورة أكثر دقة ، ولكن يمكنك الحصول على القليل جدًا من البيانات منها. يتضمن الحساب المباشر لعدد الموظفين تحديد مقدار العمالة التي يجب إنفاقها من أجل تنفيذ جميع الوظائف الإدارية. ولكن في أغلب الأحيان يتم الحساب بناءً على تكاليف العمالة وكثافة العمالة.

خدمات الموظفين الأجانب

في مختلف الصناعات والأماكن البعيدة في الخارج ، يوجد متوسط عدد معين من موظفي الإدارة. وهكذا ، في أمريكا ، يدير رئيس واحد ، في المتوسط ، مائة عامل. في ألمانيا ، مدير واحد مسؤول عن مائة ونصف عامل. لكن في اليابان ، في المتوسط ، يتم تخصيص 27 مديرًا لكل ألف عامل. بطبيعة الحال ، قد يختلف هذا الرقم في الصناعات المختلفة.

يُعتقد أن الانخفاض في عدد الموظفين الذين يتم تزويدهم بالعمل في قسم شؤون الموظفين قد تأثر بإدخال قاعدة تكنولوجيا المعلومات وتطوير البنية التحتية للإدارة.

أهم فرق بين الشركات الأجنبية هو أنها تقوم بتعيين موظفين إداريين إلى جانب الشركة. أي أنهم يوظفون موظفين تلقوا التدريب والمؤهلات اللازمة ، لكنهم لم يحصلوا عليهاموظفين شركه. عند حساب عدد الموظفين ، يأخذون في الاعتبار أيضًا قدراتهم المهنية وتخصصهم ومؤهلاتهم في المستقبل. بالنسبة للشركات المحلية ، فإن العمل في قسم شؤون الموظفين عادة ما يذهب إلى الأشخاص الذين لم يتلقوا تعليماً معيناً وليس لديهم المهارات اللازمة. والتوصيف الوظيفي لا يفي بالمعايير الحديثة ولا يعكس كافة مهام المنشأة.

دعم مكتب CMS

دعم الموظفين والتوثيق لنظام إدارة شؤون الموظفين لديه وثائق في تعميمها ، وهذا الدعم ينطوي على تنظيم العمل معه. وبالتالي ، فهو يتضمن دورة كاملة من معالجة الوثائق ، تبدأ من إنشائها وتنتهي بنقل المستندات النهائية إلى أقسام الشركة.

أساسيات دعم المكتب:

• من الضروري معالجة جميع المستندات في الوقت المناسب.
• تزويد الموظفين الإداريين بالمستندات اللازمة لتنفيذهم.
• الطباعة.
• إجراء تسجيل للموظفين وحفظ كافة البيانات
• من الضروري تشكيل الحالات ، وكما هو مطلوب لمؤسسة معينة.
• المستندات يجب أن تتكرر ونسخ.
• يتطلب مراقبة تنفيذها وأكثر من ذلك بكثير.

دعم معلومات الرسائل القصيرة

دعم معلومات الموظفين لنظام إدارة شؤون الموظفين هو تدفق المعلومات التشغيلية والتوثيق والمرجعية في الشركة. تعتبر البرامج خارج الآلة مثل هذه الأنظمة: التصنيف والتأطير وإدارة التوثيق وتنظيم وتخزين وتسجيل المعلومات. يعتبر برنامج Intramachine عبارة عن مصفوفات بيانات يتم من خلالها تكوين قاعدة معلومات على الوسائط. بالإضافة إلى ذلك ، يتضمن ذلك برامج لتجميع وتنظيم وإدخال واستلام المعلومات الواردة في المصفوفات.

عند تصميم وتطوير دعم المعلومات ، فإن أهم شيء هو إنشاء تكوين وهيكل المعلومات اللازمة للإدارة. من أجل الأداء النوعي للوظائف ، من الضروري أن تتوافق المعلومات مع المعايير المطلوبة من قبل التوظيف في نظام إدارة شؤون الموظفين. يجب أن تعكس جميع الخدمات وأنشطتها ، وأن تصف بشكل شامل الخدمات التنظيمية والتقنية والتكنولوجية والاجتماعية والاقتصادية وعلاقتها بالظروف القادمة من الخارج. يجب أن تدخل النظام على الفور ، مما يعكس العمليات التي تحدث في الوقت الفعلي. يجب إدخال المعلومات في قاعدة البيانات بشكل منهجي ومستمر ، إن أمكن. يجب أن تكون أصلية أيضًا.

أي نظام معلومات يجب اختياره

عندما تواجه الشركة الحاجة إلى نقل تخزين المعلومات إلى الوسائط الإلكترونية ، فإن السؤال الذي يطرح نفسه دائمًا هو ماذا تختار. هناك العديد من القواعد في السوق المحلية ، ولكن البرامج المطورة بشكل مستقل ستلبي احتياجات الشركة بشكل أفضل. بالإضافة إلى ذلك ، مع مراعاة المنتجات المعروضة ، لتحسين التوظيف في نظام إدارة شؤون الموظفين بالمنظمةيمكن تحسينها أو إعادة بنائها فقط. بعد كل شيء ، فهي تعكس المبادئ والمفاهيم التي عفا عليها الزمن. إذا كانت الشركة قادرة على استخدام متخصصين قادرين على توفير الأمان الضروري بجودة عالية وموثوقية ، فإن هذا سيساعد ليس فقط في توفير الوقت ، ولكن في بعض الأحيان المال. نظرًا لأن منتجات البرامج هذه غالبًا ما تكون أكثر فاعلية من تلك المعروضة في السوق المحلية.

عند الاختيار ، يجب أن تأخذ في الاعتبار العديد من المعايير ، على سبيل المثال ، ما هي وظيفة النظام ، ومقدار تكاليف المنتج ، وما إذا كان هناك احتمال لتطوير البرمجيات ، وما هي الخصائص التقنية التي يمتلكها ، وما هي النسبة المئوية لمخاطر استخدامه.

ميزات النظام والمطابقة

يجب أن يتوافق نظام المعلومات الذي يتضمن تعيين موظفين في نظام إدارة شؤون الموظفين مع وظائف العمل المستخدمة في الشركة أو التي سيتم تنفيذها في المستقبل القريب. على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى المؤسسات تخطط لتقليل العيوب في الإنتاج من خلال هذا النظام ، فيجب تثبيت نظام مراقبة جودة المنتج الآلي فيه بالفعل. لتحديد مدى ملاءمة النظام ، عليك أن تفهم بوضوح الاتجاه الذي ستتحرك فيه الشركة وما هي استراتيجية التطوير الخاصة بها. إذا لم تفهم الإدارة ما تحتاجه بالضبط ، يوصي الخبراء بتعيين موظفين مستقلين لتقييم النظام واختياره.

لن يساعد هذا النهج بشكل واضح فقطهيكلة العمليات التجارية وبناء نظام معلومات الشركة ، ولكن من الأفضل أيضًا الخوض في عملها واكتساب الخبرة من الشركات الأخرى.

تكنولوجيا المعلومات

إذا أخذنا في الاعتبار تكنولوجيا المعلومات ، فهذه تقنيات وبرامج معينة يتم من خلالها أتمتة وتحسين العمليات التجارية ، والتي تحتوي على موظفي نظام إدارة الموظفين. بمعنى آخر ، تساعد هذه الأدوات في تنسيق عمل الأقسام المختلفة للمنظمة والتحكم في العلاقة بين الإدارة والموظفين. يمر الاتصال من خلال اتصال شبكة وخط هاتف وشخصي. يسمح البرنامج أيضًا للإدارة بالحصول على جميع المعلومات الضرورية عن الموظفين من أجل التخطيط الأفضل للأنشطة المختلفة ، بما في ذلك كشوف المرتبات وقرارات التطوير الوظيفي والمزيد.

دعم فني SMS

هذا الدعم هو معقد من الوسائل التقنية. بمعنى آخر ، هذه وسائل تقنية مترابطة ومستقلة وخاضعة للرقابة تسمح بجمع المعلومات وتسجيلها وتجميعها ونقلها ومعالجتها وإدخالها وتوفيرها. تتضمن هذه القائمة أيضًا التقنية التنظيمية. من أجل تنفيذ نظام إدارة الموظفين من الجانب الفني بشكل فعال ، من الضروري ضمان نمو إنتاجية العمل للموظفين. لهذا ، عادة ما يتم استخدام المهام المشتقة من الطريقة الاقتصادية الرياضية. بعد كل شيء ، هذه التقنية هي التي تعطي نتيجة أكثر اكتمالاً ودقة ، تمثل الحساباتمع الأخذ في الاعتبار الأحداث في الوقت الحقيقي. تحدث العمليات التكنولوجية على عدة مراحل. تستخدمهم خدمة الإدارة لتنفيذ أنشطتها بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

الإدارة بالوسائل التقنية

أولا وقبل كل شيء ، يتم استخدام الوسائل لجمع المعلومات وتسجيلها. تقوم هذه الأجهزة بإعداد البيانات حول نوع احتياطي الموظفين ، وتسجيل جميع المعلومات اللازمة وجمعها في مكان واحد. وهي مصممة لتحويل البيانات إلى النموذج المطلوب ، والذي يمكن استخدامه بعد ذلك لمزيد من معالجة البيانات.

بعد ذلك ، استخدم تقنية تسمح لك بنقل المعلومات داخل المنظمة. هذه هي وسائل الاتصال الهاتفية والفاكس والفاكس. بمساعدتهم ، يمكنك نقل المعلومات بين إدارات وفروع المؤسسة.

من أجل الاحتفاظ بسجلات الموظفين في المنظمة ، يحتاج قسم شؤون الموظفين أيضًا إلى أدوات تسمح له بتخزين جميع المعلومات الضرورية. في الأساس ، يتم استخدام خزانات الملفات والوسائط الخارجية لهذا الغرض. بمساعدتهم ، يتم تخزين المعلومات لفترة طويلة.

تساعد تقنية الكمبيوتر في معالجة المعلومات المخزنة. يمكن اعتبار هذا الجهاز هو الجهاز الرئيسي في مجمع الوسائل التقنية لإدارة الموظفين. هذه المعدات هي التي تجعل من الممكن تحويل البيانات التي يتكون منها احتياطي الموظفين إلى نوع المعلومات اللازمة لاتخاذ قرارات الإدارة.

الأموال مطلوبة أيضًا ،السماح بإصدار المعلومات المتاحة للمعالجة من قبل الموارد البشرية. بمساعدة أجهزة الطباعة والصوت والفيديو ، سيتمكن الموظفون من استخدام المعلومات بشكل مقبول للإدراك البشري.

هذه ليست سوى أهم الوسائل التقنية ذات الأهمية المشروطة اللازمة للعمل مع الأفراد. الحقيقة هي أن الهياكل والشركات المختلفة تحتاج إلى معدات مختلفة. كل هذا يتوقف على المنطقة التي تعمل فيها الشركة والأهداف التي تسعى لتحقيقها. في كل منظمة ، تختلف خدمة الموظفين ، وسياسة الموظفين ، ويجب أن يؤخذ ذلك في الاعتبار. لذلك ، عند اختيار النوع والطراز والخصائص الأخرى للمعدات ، يجب مراعاة العديد من العوامل.

الدعم التنظيمي والمنهجي

هذا النوع من الأمان عبارة عن مجموعة من الوثائق ذات الطبيعة المختلفة. قد يشمل ذلك الوثائق التنظيمية والمنهجية والإدارية والفنية والاقتصادية. إنها أيضًا معلومات مرجعية وقواعد المنظمة ومعايير العمل وما شابه. بشكل عام ، جميع المعلومات الضرورية المطلوبة للإدارة. بمساعدتها يتم إجراء تقييم إدارة شؤون الموظفين.

دعم قانوني

بالنسبة لذلك ، يتم استخدام أشكال ووسائل التأثير القانوني على كائنات تجهيزات المستعمل. هذا ضروري لتحسين كفاءة الموظفين. يمكن للإدارة تقديم الدعم القانوني. في بعض الحالات ، يتم تحويل بعض المسؤوليات إلى الرؤساء الصغار. وعادة ما يتم تكليفهم بأداء وظيفة أو أكثر من وظائف الدعم القانوني. كل هذا يتوقفما حجم الشركة ومقدار العمل الذي يتعين القيام به. في المؤسسات الكبيرة ، يوجد قسم قانوني يتعامل مع مثل هذه القضايا أو يكون القسم الرئيسي في حل مثل هذه المشكلات. في الأساس ، تنشأ مشاكل الموظفين على خلفية حقيقة أن العمل يتم مباشرة مع الناس. في هذا الصدد ، فقط عند مراعاة الحقوق والالتزامات المنظمة بوضوح ، ستكون إدارة شؤون الموظفين قادرة على تنفيذ أنشطتها. بعد كل شيء ، تشمل واجباته تعيين الموظفين وتعيينهم في المناصب ونقلهم إلى أقسام أخرى. والمهمة الاساسية للخدمة الادارية هي منع التعارضات ومراعاة جميع حقوق العاملين

هناك قوانين وأعمال ومعايير في تشريعات الدولة تسمح بحل مثل هذه القضايا. في الوقت نفسه ، تضع كل منظمة متطلبات إضافية للموظفين ، ويجب أن يؤخذ ذلك في الاعتبار. لذلك ، قد تشمل واجبات القسم القانوني تطوير المشاريع ، وفحص المستندات المقدمة للامتثال للقانون ، وتنظيم العمل بالبيانات ، وشرح للموظفين حقوقهم والتزاماتهم. وبالتالي ، فإن عمل القسم القانوني مهم للغاية لإدارة شؤون الموظفين في المؤسسات الكبيرة والشركات الكبيرة.