تدقيق شؤون الموظفين هو التعريف والأنواع والأساليب والمهام والأهداف

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

تدقيق الموظفين هو فحص لفعالية عمل الموظفين ، يتم إجراؤه بواسطة موظفين معينين بشكل خاص أو بواسطة طرف ثالث. على عكس التدقيق الكلاسيكي المستخدم في المحاسبة ، فإن تدقيق الموظفين ليس إلزاميًا ولا يخضع لقوانين خاصة وأفعال قانونية في الاتحاد الروسي. يتم تنفيذه بمبادرة من رئيس المؤسسة لحل بعض المشكلات. الغرض الرئيسي من مثل هذا التدقيق ، في أغلب الأحيان ، هو تحديد حالة موظفي الشركة. كما أنها تستخدم لإيجاد طرق لزيادة الإنتاجية وتقليل تكاليف الإنتاج.

كيفية التصنيف

ترتبط عمليات التفتيش بنوع أو آخر من أنواع تدقيق الموظفين وفقًا لمعايير مثل:

• فترة البيانات المستخدمة: قصيرة ، وطويلة الأمد ، وقصيرة الأمد.
• طريقة الحصول على المعلومات: شفهي أو وثائقي
• طبيعة المعلومات التي يتم التحقق منها: قانونية أو مؤهلة أو مختلطة ؛
• للمراجعين: داخلي و خارجي

يتم إجراء تدقيق شؤون الموظفين في اتجاهين: تحديد الانتهاكات القانونية وتحديد انتهاكات نظام العمل - البحث عن التجاوزات غير المعقولة في التكاليف ، وتحديد أسباب البساطة ، والزواج ، وما إلى ذلك. لذلك ، فإن تدقيق الموظفين في اتجاه النشاط ينقسم بشكل أساسي إلى قانوني ومؤهلات ومختلط.

تدقيق الموظفين القانونيين

أثناء تدقيق الموظفين القانونيين ، يقومون بالتحقق من وثائق قسم شؤون الموظفين ، والجدول الزمني لورش العمل ، والتحقق من الفواتير والإيصالات بالمواد والأدوات المتاحة. التحقق من صحة تعبئة عقود العمل ودفاتر العمل والأوامر التنفيذية. التحقق مما إذا كان الموظفون يتبعون الأوصاف الوظيفية. يجرون دراسات استقصائية وإجراء دراسات استقصائية لتحديد انتهاكات تشريعات العمل في الاتحاد الروسي ، فضلاً عن القواعد والمعايير المعتمدة في مجال نشاط معين يجب على الموظفين الامتثال لها. على سبيل المثال ، متطلبات المعايير الصحية في صناعة المواد الغذائية ، GOST ، معايير الجودة والامتثال للوائح.

المهمة الرئيسية لتدقيق الموظفين القانونيين هي تحديد الانتهاكات قبل أن يتم اكتشافها من قبل لجنة خاصة أثناء المراجعة. سيساعد هذا في تجنب المشاكل مع القانون وتحسين جودة المنتجات والخدمات.

تدقيق الموظفين المؤهلين

يتم إجراء تدقيق الموظفين المؤهلين للمنظمة من أجل تحديد أوجه القصور في عمل الموظفين وتحديد طرق القضاء عليها. كما أنه يجعل من الممكن تحديد وجود مؤهلات غير كافية للعامل أوعلى العكس من ذلك ، لتحديد الموظفين الأكثر قيمة الذين يحتاجون إلى ترقيتهم أو رواتبهم أكثر حتى يؤدوا بشكل أفضل ويقومون بالمزيد.

تدقيق الموظفين المؤهلين هو الأكثر صلة بمجالات النشاط التي يعتمد فيها نجاح المؤسسة بالكامل على الصفات المهنية للموظف. على سبيل المثال ، في التجارة. إذا كان البائع يعامل المشترين بشكل غير صحيح ، بسبب الجهل أو عدم القدرة ، فإن هذا يؤثر بشكل مباشر على النتيجة المالية للمؤسسة - انخفاض الإيرادات ، وزيادة حجم المنتجات منتهية الصلاحية. في الوقت نفسه ، يمكن للشيك فقط أن يكشف عما إذا كان سبب الانخفاض في الإيرادات هو انخفاض تأهيل الموظف ، وليس بعض العوامل الأخرى. في هذا المثال ، سيساعد تدقيق الموظفين في تحديد موظف عديم الضمير واستبداله في الوقت المناسب ، قبل أن تكون الشركة التجارية على وشك الإفلاس.

تدقيق شامل للموظفين

يتضمن التدقيق الشامل للموظفين استخدام كل من عمليات التدقيق القانونية وتدقيق المؤهلات ، بالإضافة إلى جميع الأساليب المتاحة لتقييم المعلومات وتحليلها. مثل هذا الفحص يجعل من الممكن تقييم حالة الموظفين وتحديد الموظفين المحتملين للشركة ، وتحديد الانتهاكات القانونية الحالية في المؤسسة وإزالتها قبل أن يؤدي إلى خسائر مالية وفردية غير مرغوب فيها.

هذه الطريقة في إجراء تدقيق الموظفين لها ، بالإضافة إلى المزايا المذكورة ، عيبان - ستكلف أكثر وستستغرق وقتًا أطول ، حيث سيشارك المزيد من المشاركين للتحقق من كمية كبيرة من البيانات. لهذامن المنطقي القيام بذلك فقط في حالات الطوارئ: في حالة الإفلاس أو أثناء أزمة مالية ، عندما يضيق السوق وتشتد المنافسة.

من يمكنه التفتيش

يمكن إجراء تدقيق لنظام الموظفين من قبل كل من موظفي الشركة ومنظمات الطرف الثالث. في الوقت نفسه ، تنشأ المشكلة عند تحديد مستوى كفاءة المفتش ، حيث إن مفهوم تدقيق الموظفين ليس ثابتًا في الممارسة القانونية ، وتلك التعليمات والمعايير والقواعد الموجودة مخصصة للتدقيق في الأنشطة المحاسبية. ولكن مدى اكتمال وموثوقية المعلومات التي سيتم تلقيها وكيف سيتم تحليلها وتقييمها يعتمد على الخطوات التي سيتخذها رئيس المؤسسة لتحسين الوضع مع الموظفين.

ومع ذلك ، تم العثور على مخرج. لذلك ، كإرشادات وقواعد أساسية لتنظيم تدقيق الموظفين في مؤسسة ، يمكن اتخاذ أساسيات التدقيق المالي ، وعلى وجه الخصوص ، متطلبات المعلومات الواردة والمقدمة على النحو التالي:

• الموضوعية
• مصداقية
• توقيت ؛
• الصدق
• امتلاء.

وفقًا لذلك ، يجب على المدقق الالتزام ليس فقط بقواعد أخلاقيات المهنة ، والتحلي بالصدق والموضوعية ، ولكن أيضًا الالتزام بقواعد معينة عند جمع المعلومات ومعالجتها ، وكذلك إعداد تقرير التدقيق. في الوقت نفسه ، لا يحتاج إلى أي شهادة خاصة معه للانخراط في نشاط مثل تدقيق شؤون الموظفين. لكن هذا لا يعنيأنه يمكن تنفيذها من قبل أي موظف. من أجل حل مهام تدقيق شؤون الموظفين ، يجب أن يكون لدى المفتش مستوى معين من المعرفة والمؤهلات.

إجراء تدقيق على الموظفين يمكن أن يكون إما موظفًا في شركة متخصصة ، أو شخصًا من موظفي المؤسسة يتمتع بمستوى كافٍ من التعليم والكفاءة. في أغلب الأحيان ، هؤلاء هم رؤساء الأقسام والمحاسبون وغيرهم من المتخصصين المؤهلين تأهيلا عاليا. وهنا تبرز معضلة أمام رئيس المؤسسة: ما الأفضل توظيف منظمة متخصصة أو إجراء تدقيق بمفردهم؟ تعتمد الإجابة على هذا السؤال على عوامل مثل:

• تكلفة الموظفين المؤهلين تأهيلا عاليا المشاركين في تدقيق شؤون الموظفين وتكلفة خدمات شركة التدقيق ؛
• كمية المعلومات التي تتطلب المعالجة والشروط المسموح بها لمعالجتها.

من المعتقد بشكل عام أن تدقيق الموظفين الذي يقوم به موظفو المؤسسة أرخص ، وهذا ليس صحيحًا دائمًا. غالبًا ما يكون إشراك المتخصصين الخارجيين أكثر ربحية إذا كان من الضروري إجراء تدقيق في مؤسسة كبيرة ، حيث يكون حجم المعلومات كبيرًا جدًا. تتمتع الشركات التي تقدم خدمات التدقيق بخبرة أكبر ، وموظفوها أكثر تأهيلاً ، على الأقل في مجال تدقيق شؤون الموظفين ، ثم سيكلف التدقيق أقل وأفضل ويستغرق وقتًا أقل.

تدقيق الموارد البشرية بنفسك ، كيف تجري

إذا قرر رئيس المؤسسة مع ذلك إجراء تدقيق بمساعدة موظفيه ،يحتاج إلى معرفة بعض الميزات. عادةً ما يكون الهدف من تدقيق الموظفين في هذه الحالة هو دراسة العمل ليس للمؤسسة ككل ، ولكن لبعض الأقسام المنفصلة ، في حين أنه من الضروري ضمان أقصى مستوى من سرية المعلومات.

في البداية ، سيتعين على المدير إنشاء مجموعة عمل ، عادة ما تضم 4-5 أشخاص ، وتحديد الشخص المسؤول عن إجراء التدقيق وإعداد تقرير التدقيق. يمكن تقسيم عملية الإعداد والتنفيذ بأكملها إلى المراحل التالية من تدقيق شؤون الموظفين:

1. تطوير خطة عمل
2. تحديد حجم العينة: عدد الموظفين الذين تمت مقابلتهم ، وحجم ونوع الوثائق التي تم فحصها. كلما كانت العينة أكبر ، زادت دقة النتيجة ، لكن كلما استغرق إجراء التحقق وقتًا أطول.
3. تطوير استمارات الاستبيان و اعداد الاسئلة
4. التحقق من وثائق قسم شؤون الموظفين ، وكذلك المستندات في المنطقة التي يتم فحصها.
5. استبيان واستجواب موظفي المؤسسة
6. تحليل المعلومات التي تم جمعها ، بما في ذلك استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر والبرامج الخاصة.
7. صياغة تقرير تدقيق بناءً على المعلومات التي تم الحصول عليها أثناء المراجعة ، حيث يعرب الشخص المسؤول عن تنفيذ تدقيق الموظفين في المؤسسة عن رأيه في حالة الموظفين ومؤهلاتهم ورضاهم عن العمل الشروط.

يحرر تقرير التدقيق كتابة ، ويرفق به الدليل في شكل تقرير عن العمل المنجز. يجب ترقيم جميع صفحات التقرير وحفظها في ملف. بشكل عام ، أيأو لا توجد قواعد صارمة للتوصل إلى نتيجة ، وكذلك إجرائها ، لأن الغرض من تدقيق الموظفين هو الحصول على معلومات للمستخدمين الداخليين ، وبالتالي ، لا يتم نشر البيانات التي تم الحصول عليها نتيجة لمثل هذا التدقيق في أي مكان ، وغالبًا ما تكون في غاية السرية ويكون الإفصاح عنها غير مقبول. علاوة على ذلك ، يجب ضمان سرية المعلومات ، في كل من مرحلة التخطيط ونتائج التحقق. من المرغوب فيه ألا يعرف موظفو المؤسسة عن الفحص القادم. سيساعد هذا على تجنب التواطؤ بينهما ، مما يعني أنه سيمكن من زيادة موضوعية وموثوقية المعلومات الواردة.

طرق جمع المعلومات ومعالجتها

لا تختلف طرق تدقيق الموارد البشرية عن تلك المستخدمة في عمليات التدقيق المحاسبية ، يتم الحصول فقط على المعلومات ذات الطبيعة والغرض المختلفين. يستخدمون بشكل أساسي نماذج معدة مسبقًا من الاستبيانات وقوائم الأسئلة. تتم مقارنة المعلومات التي تم الحصول عليها أثناء التدقيق حول موظفي المنشأة مع المتطلبات الأساسية المنصوص عليها في الأدلة المتخصصة ، والتوصيف الوظيفي ومعايير جودة العمل.

المعلومات التي تم الحصول عليها أثناء التدقيق في شكل استبيانات وسجلات للإجابات على الأسئلة والوثائق الأخرى التي تم استلامها أثناء التدقيق يتم جمعها وفرزها ومقارنتها وفقًا للوقت والمكان اللذين تم فيهما إجراء تدقيق الموظفين. يجب أن يحتوي التقرير الذي تم تجميعه على أساس نتائج التدقيق ، إن لم يكن جميع المستندات ، على أهمها.

ما المهام التي يمكن حلهاتدقيق الموظفين

يساعد تدقيق نظام الموظفين على تقييم إمكانات الشركة بشكل أفضل ومؤهلات الموظفين. هذا يجعل من الممكن تحديد الموظفين الأكثر قيمة في القوى العاملة وتزويدهم بالوظائف والأجور التي تتماشى مع مستواهم.

كما تظهر التجربة ، فإنه من المربح أكثر للمدير أن يرفع أولئك الذين يعملون بالفعل في المؤسسة إلى السلم الوظيفي بدلاً من توظيف مدير جديد. من ناحية أخرى ، سيؤدي ذلك إلى زيادة العائد على الموظفين الآخرين ، حيث سيرون الآفاق الوظيفية ، ومن ناحية أخرى ، قد لا يتجذر الموظف الجديد في الفريق ، وهذا يزيد من معدل دوران الموظفين ، مما قد يؤثر سلبًا على أداء الموظف. المؤسسة. يمكن أن يكون دوران الموظفين أيضًا نتيجة لسياسة موظفين غير صحيحة. على سبيل المثال ، إذا كان تعقيد العمل أو مستوى المسؤولية ومستوى الدفع غير متطابقين. هذا يمكن أن يكشف فقط عن تدقيق عمل الموظفين.

يساعد هذا الفحص ليس فقط في تحديد الموظفين الأكثر قيمة أو التخلص من أقلهم قيمة ، ولكن أيضًا في حل المشكلات التي ترتبط ارتباطًا مباشرًا بحقيقة أن تنظيم العمل يتم بشكل غير صحيح في المؤسسة. على سبيل المثال ، أثناء التفتيش في إحدى ورش العمل ، تم الكشف عن أنه بسبب وضع المواد بشكل غير صحيح ، يقضي العمال ما يصل إلى ساعتين في اليوم فقط في تسليمهم إلى مواقع المعالجة ، حيث تم تخزينهم في مستودع بعيد. نتيجة لذلك ، تم إهدار الوقت والجهد. يتعب العمال بشكل أسرع ويفقدون التركيز. أثر هذا على جودة وحجم المنتجات. بدون تدقيق الموظفين ، خطأ هذا النظاملن يتم إصلاح الإنتاج ، مما يعني إهدار الموارد.

مسؤولية المراجعين

المدقق مسؤول فقط عن رأيه المعبر عنه في تقرير المدقق. في النهاية ، يتم اتخاذ القرار بشأن التغييرات في الموظفين من قبل رئيس المؤسسة ، ومهمة المدقق هي فقط إبلاغه بحالة موظفي المؤسسة ، وما هو مستوى مؤهلاتهم ، وما إذا كانت هناك انتهاكات القانون ، وانضباط العمل ، وتدابير السلامة ، ما إذا كان هناك بالفعل متخصصين مؤهلين تأهيلا عاليا. حدد العوامل التي تؤثر سلبا أو إيجابا على عمل الموظفين والاستخدام الرشيد لوقت العمل.

نتيجة لذلك ، يقوم المدقق بإعداد تقرير تدقيق يشير فيه إلى:

• ما هي الأحداث التي عقدت ؛
• مقدار العمل الذي تم إنجازه
• ما هي المشاكل والمخاطر التي واجهها أثناء عمله
• ما يجب القيام به لتصحيح الوضع إذا كانت حالة الموظفين أو سياسة الموظفين سلبية ؛
• العواقب المحتملة إذا لم يتم تصحيح الانتهاكات

في حد ذاته ، لا يحل التفتيش مشكلة الموظفين المختارين بشكل غير صحيح أو الإجراءات غير الصحيحة لموظفي المؤسسة ، أو انتهاكهم لقواعد السلامة أو عدم الامتثال للتعليمات واللوائح الفنية. الغرض من تدقيق الموظفين هو تحديد نقاط القوة والضعف في نظام الموظفين الحالي في المؤسسة وتقديم توصيات حول كيفية القضاء على أوجه القصور وتحسين هذا النظام. المدقق لاالمسؤولية عن حالة سياسة الموظفين والقرارات التي سيتخذها المدير بناءً على نتائج المراجعة.

أين وكيف يتم تعيين مدققين للتحقق من الموظفين

يتم تقديم هذا النوع من الخدمات بشكل أساسي من قبل الشركات الاستشارية ووكالات التوظيف المتخصصة في الاستشارات والتوظيف لمؤسسات أخرى. توجد مثل هذه المنظمات في كل مدينة رئيسية تقريبًا. غالبًا ما يعلنون عن خدماتهم في الصحف والمجلات الإعلانية المحلية أو على جدران إعلانية خاصة على الإنترنت. البعض لديه موقع رسمي للشركة

عند التوظيف ، يتم إبرام اتفاقية بين مؤسسة وشركة تقدم خدمات تدقيق الموظفين ، والتي يجب أن تحدد حقوق والتزامات الأطراف ودفع مقابل الخدمة. عادة ، تجتمع الأطراف المتعاقدة عدة مرات قبل إبرام العقد ، ومناقشة الفروق الدقيقة والمخاطر المحتملة. ما هي الأنشطة التي سيتم تنفيذها. يتم التفاوض على خطة عمل تقريبية (قد تقدم الشركة الاستشارية نشرة إصدار لخطة تدقيق الموارد البشرية).

الميزة الرئيسية لإشراك مؤسسة متخصصة تابعة لجهة خارجية لتنظيم تدقيق الموظفين هي استقلالية التدقيق. إذا كان موظف مؤسسة ما ، بطريقة أو بأخرى ، يعتمد على كل من المدير والقوى العاملة ، فإن المدقق الخارجي يتمتع باستقلالية كاملة تقريبًا. رأيه مبني فقط على الحقائق المرصودة

تدقيق الموارد البشرية هو أحد أسهل الطرق وأكثرها تكلفة للتحقق من نظام شؤون الموظفين في المؤسسة وتحديد إمكانات الموارد البشرية الحالية للمؤسسة. تعد طريقة التحقق هذه جزءًا لا يتجزأ من محاسبة إدارة الشركة ويجب إجراؤها بانتظام ، بغض النظر عن النتيجة المالية لأنشطتها.