2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18
من أجل تحديد مسؤوليات وظيفة السكرتير بوضوح ، تحتاج إلى معرفة من هو بالضبط. بعد كل شيء ، يمكن رؤية هذا الموقف من عدة زوايا. المعروف ، على سبيل المثال ، هو السكرتير المرجعي كموظف في المكتب ، والأمين العام كرئيس (رئيس) لمنظمة معينة ، ووزير الخارجية كموظف مدني ، والسكرتير كشخص دبلوماسي ، وسكرتير الرئيس كموظف وخيارات أخرى. في أغلب الأحيان ، عند الإشارة إلى هذا المنصب ، فإنهم يقصدون الموظف الذي يؤدي المهام (التعيينات) لكل من مدير المؤسسة والرؤساء الفرديين لأقسامها الهيكلية. اتضح أن المهام الرسمية للسكرتير في هذه الحالة تنحصر في تنفيذ مهام لمرة واحدة لحل المسائل التنظيمية والفنية.
ما يجب أن يعرفه السكرتير ويفعله
يوميًا يجب على السكرتير أداء الوظائف التالية:
- قبول المعلومات من المرؤوسين لنقلها إلى المدير.
- رتب للاتصالات الهاتفية للرأس. في غيابهتلقي المعلومات ثم عرضها على المخرج.
- تلقي وحفظ سجلات الرسائل الهاتفية.
- خلق ظروف للعمل العادي للرأس: راقب الحاجة إلى القرطاسية والمعدات المكتبية.
- المساعدة في تنظيم اجتماعات واجتماعات الإنتاج. أبلغ المشاركين بتاريخ ومكان ووقت الحدث. اجمع المواد اللازمة وتأكد من حضور الحاضرين وسجل محضر الاجتماع.
- إجراء الأعمال المكتبية في المؤسسة. للقيام بذلك ، يجب على السكرتير تلقي المراسلات الواردة وتنظيمها وتقديمها إلى الإدارة للنظر فيها. بعد ذلك ، بناءً على التأشيرة المفروضة ، قم بتحويل المستندات إلى فناني الأداء مقابل التوقيع. تشمل واجبات السكرتير أيضًا التحكم في تقدم وتوقيت ونتائج تنفيذها.
- إجراء طباعة واستنساخ المستندات.
- تنظيم استقبال الزوار لرئيس الشركة ، وإن أمكن ، قم بتهيئة الظروف لتسريع حل المشكلات.
من أجل أداء هذه الواجبات الوظيفية التي تبدو بسيطة لسكرتير ، يجب أن يعرف الموظف:
- التكوين الكامل لإدارة المؤسسة وأقسامها الهيكلية ؛
- ميثاق وموظفين وهيكل المؤسسة ، ملفها الشخصي ، آفاق التنمية والتخصص ؛
- مستندات معيارية لحفظ السجلات بشكل صحيح ؛
- قواعد استخدام معدات المكاتب والاتصالات ؛
- قواعد VTR و OT والسلامة من الحرائق والصرف الصحي الصناعي ؛
- قواعد تنظيم العمل في العملالموقع ؛
- الأعمال المعيارية والقانونية والأوامر والقرارات وأوامر التخطيط والمحاسبة وإدارة الجودة للعمل المنجز.
تفاصيل كتابية
إذا كنا نتحدث عن تخصص أكثر تحديدًا وضيقًا ، فإن الوضع مختلف نوعًا ما. خذ على سبيل المثال واجبات كاتب السكرتير. يحدد عنوان الموقف ذاته بوضوح جانب العمل الذي يتعين القيام به. عادة ، كل مؤسسة لديها بالفعل وصف وظيفي ، والذي يشير إلى مجالات نشاط متخصص حفظ السجلات. إذا لم يكن هناك مثل هذه التعليمات ، فمن الأفضل إنشاؤها. للقيام بذلك ، يجب عليك استخدام دليل التأهيل ، والذي يحتوي على عينات تقريبية. بعد ذلك ، يجب الانتهاء من الإصدار القياسي فيما يتعلق بمنظمة معينة ، مع مراعاة المواصفات والميزات الداخلية. بشكل عام ، يجب تتبع 3 اتجاهات رئيسية بوضوح في واجبات كاتب السكرتير:
- العمل بالمراسلات. الاستقبال ومعالجته بالطرق الحديثة والإرسال في الوقت المناسب
- تصحيح الوثائق الداخلية.
- التسجيل والمحاسبة الصارمة ونقل المستندات للأرشيف للتخزين.
مميزات عمل المرجع
في بعض المؤسسات ، يتم إدخال مثل هذا المنصب إلى الدولة ، والذي يتضمن مجموعة واسعة من الواجبات: من "المكتب المرجعي" إلى "المدير المساعد". مثل هذا الاختصاصييجب أن يكون لديك مجموعة واسعة من المعرفة والقيادة الجيدة للوضع. تم توسيع واجبات السكرتير المرجعي بشكل طفيف بسبب زيادة الصلاحيات. بشكل عام ، هذا هو العمل المعتاد للسكرتير ، لكن كلمة "مرجع" تجعل بعض الإضافات إلى القائمة القياسية. على وجه الخصوص ، يمكن أن يستقبل مساعد السكرتير الزائرين بشكل مستقل حول بعض القضايا. امتلاك معلومات معينة ، يمكنه اتخاذ القرارات بشكل مستقل. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم المرجع بتنفيذ التعليمات المسؤولة للرئيس فيما يتعلق بالأنشطة الاقتصادية للمنظمة (المؤسسة). في بعض الأحيان ، يتم تكليف مساعد السكرتير بمسؤولية إدارة سجلات الموظفين. يتم ذلك فقط عندما يسمح لك الحجم الإجمالي للعمل بأداء واجبات إضافية.
موصى به:
الوكيل العقاري: واجبات ووظائف
ما هي واجبات الوكيل العقاري؟ من وجهة نظر الأشخاص الذين لا يشاركون في المعاملات العقارية - في البحث عن المشترين والبائعين ، وبعبارة أخرى ، في أنشطة الوساطة. الرأي ليس صحيحا تماما
مدير مطعم: واجبات
سلاسل مطاعم جديدة ومقاهي وحانات وما إلى ذلك تفتح أبوابها في المدن. تمتلك جميع المؤسسات تقريبًا قائمة خاصة بها ، ومجموعة من المشروبات ، وقواعدها الخاصة للموظفين ، والعلاقات مع الموردين ، وما إلى ذلك. يجب مراقبة جميع التفاصيل الدقيقة من قبل أشخاص مدربين تدريباً خاصاً لديهم مجموعة معينة من الصفات والمهارات والخبرة. هذا المنصب يسمى مدير مطعم. في هذه المقالة ، سننظر في ما هو مطلوب بالضبط من أي شخص في هذه المهنة
ما هو قسم شؤون الموظفين: الوظائف والمهام ، الهيكلية ، واجبات الموظفين
الوظيفة الرئيسية لقسم شؤون الموظفين هي تحديد الحاجة إلى متخصصين معينين ، والبحث عنهم والتسجيل اللاحق. يرتبط تنفيذ هذه الواجبات بقدر كبير من العمل ، لأنه من الضروري تقييم الموظفين المحتملين بشكل صحيح وتوزيعهم بشكل صحيح على مناصب مختلفة
مساعد طبيب أسنان: واجبات ، ومتطلبات وظيفية ، ووصف وظيفي
في طب الأسنان ، ممارسة العمل الرباعي هي الشكل الأكثر شيوعًا وملاءمة للتفاعل بين الطبيب ومساعده ، لذلك ، في العيادات التي تعمل في هذا الاتجاه ، تحاول وكالات التوظيف توظيف موظفين ذوي خبرة وموثوق بهم لا فقط لمنصب الأطباء ، ولكن أيضًا للوظائف الشاغرة للموظفين الطبيين المبتدئين. ما هي واجبات مساعد طبيب الأسنان ، وماذا يفعل في مكان العمل ، وما هي الحقوق التي يمتلكها وما الذي يغطي نطاق مسؤوليته - معلومات شاملة في المقالة
ما هي واجبات حارس الامن؟ واجبات وظيفية ومسؤوليات حارس الأمن
مهنة حارس الأمن تحظى بشعبية كبيرة اليوم. وكل ذلك بسبب افتتاح المزيد والمزيد من المتاجر ومراكز التسوق في هذه الأيام ، وهو أمر ضروري لضمان سلامة كل من الموظفين والعملاء ، وكذلك البضائع والأموال ، على المستوى المناسب. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج المصانع والمؤسسات البلدية المختلفة ومجموعة من الأشياء الأخرى باستمرار إلى خدمات حراس الأمن. نقدم اليوم للوقوف على ما تشتمل عليه واجبات حارس الأمن بالتفصيل
