أمثلة على تقارير التقدم. كيف تكتب التقرير

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

لا يوجد مثل هذا القائد الذي لا يطلب مرة واحدة في السنة على الأقل من مرؤوسيه الإبلاغ عما تم إنجازه. والمشكلة هي أنه مع التوظيف الروتيني ، يبدو أن تطوير مثل هذه الوثيقة مهمة صعبة إلى حد ما. ولسبب ما نشعر بالحرج أن نسأل عن أمثلة لتقارير عن العمل المنجز من السلطات. ماذا لو قرر أننا لا نتوافق مع المنصب الذي نحتفظ به؟

من يحتاجها

يتم طرح هذا السؤال من قبل المؤدي الذي تلقى مهمة الإبلاغ. في أغلب الأحيان ، يشعر موظفو الشركات بالإهانة من مثل هذه المتطلبات. لكن كل شيء له معنى

أولاً ، تقرير العمل المنجز يحتاجه المؤدي نفسه. ليس موقفًا رسميًا ، ولكن الموقف المهتم بهذه العملية سيسمح لك بالعثور على الاختناقات ونقاط الضعف في مؤهلاتك. لذلك ، يتم تحديد الاتجاهات التي يمكن (وضروري) التطوير فيها. بعد كل شيء ، كلنا نتعلم من أخطائنا

ثانيًا ، القائد يحتاجها. يسمح لك تقرير العمل المنجز بتقييم الجودة وسرعة حل المهام. بفضل هذه الوثيقة ، ستختفي العديد من الأسئلة - بدءًا من الأسئلة الأكثر بدائية "ماذا تفعل طوال الوقت" إلى المعقدة "لماذا يجب علي تغيير جهاز الكمبيوتر الخاص بك للحصول على جهاز أكثر حداثة". لأن التقرير سيشير إلى أن حفظ التغييرات في المستند يستغرق وقتًا طويلاً. وهي لا تعتمد على المؤدي - لا يمكن أن تعمل المعدات المكتبية القديمة بشكل أسرع. في الواقع ، هذا هو السبب في أن الموظف يشرب الشاي طوال الوقت - إنه فقط ينتظر انتهاء العملية.

والسؤال: "لماذا علي كتابة تقرير عن العمل المنجز لهذا الشهر؟" نفسها غير صحيحة. لأن تراكم المعلومات الإحصائية وملء قواعد البيانات أمر منطقي للاستراتيجيين ، وليس لموظفي التشغيل. من الأسهل عليهم حل المشكلة بدلاً من التحدث عن طرق حلها.

ماذا أكتب

توضح أمثلة التقارير المرحلية أنك بحاجة إلى الكتابة بتفصيل كبير. كل ما يبدو أنه شيء صغير أو لفتة صغيرة يمكن أن يكون عنصرًا أساسيًا في أداء وظائف محددة. لكن فهم هذا لن يأتي إلا بعد دراسة عدة تقارير مكتوبة.

إذا كان العمل ذا طبيعة روتينية ، على سبيل المثال ، التوفيق بين المستندات وتحديد التناقضات ، فمن المنطقي تطوير نموذج جدولي. في هذه الحالة ، مرة أخرى ، في البداية يجب أن يكون الجدول مفصلاً للغاية ويحتوي على العديد من الأعمدة ؛ بمرور الوقت ، ستختفي الحاجة إلى بعض الأعمدة ، وسيأخذ شكل التقرير مظهرًا عاديًا (قراءة - معقول).

بفي عدد من الحالات ، عند تجميع تقرير عن العمل المنجز (المعلمون ، على سبيل المثال) ، من المستحيل التعامل رسميًا مع مسألة الاستبطان. في الواقع ، بالإضافة إلى العبء التعليمي والمنهجي المخطط ودراسة المواد اللازمة ، تشارك المدرسة أيضًا في الأنشطة التعليمية. يتطلب هذا نهجًا خاصًا لإعداد المستند: من الضروري فهم أسباب التخلف عن عدد من الطلاب ، لإيجاد طرق لإثارة اهتمام الأطفال بموضوعهم. وفي نفس الوقت يجب ألا ننسى أطفال المدارس الناجحين (وحتى الموهوبين).

تقرير الأهداف

من أجل التجميع الصحيح والحد الأدنى من تكاليف الوقت ، من الضروري منذ البداية أن تقرر لأي غرض ولماذا يتم كتابة تقرير عن العمل المنجز للسنة. دعونا نسمي الأكثر شيوعًا:

- تبرير المنفعة الحقيقية لمنصب معين في المنظمة ؛

- تأكيد مؤهلات الموظف ؛

- إظهار العمل الفعال للإدارة ؛

- تلقي التمويل لفترة التقرير التالية ؛

- الحصول على الموافقة لتطوير اتجاه (فكرة) ؛

- الأساس المنطقي لإنفاق الموارد والأموال المخصصة ، إلخ.

الصيغة المعروفة - البيان الصحيح للمشكلة يوفر 50٪ من الحل - تعمل في هذه الحالة أيضًا. كلما فهمنا بشكل أفضل سبب الحاجة إلى تقرير ، كان من الأسهل علينا كتابته. حتى حقيقة أن الوثيقة "للعرض" لا تتطلب نهجًا إبداعيًا منا على الإطلاق. وتستغرق وقتا طويلا.

هيكل الوثيقة

إذا لم يكن لدى الشركةتطوير نموذج الإبلاغ ، ثم عليك تطويره بنفسك. معرفة الغرض من الوثيقة ، من الضروري التفكير في هيكلها. نماذج من تقارير التقدم تشير إلى أن هناك حاجة إلى مخطط واضح وبسيط.

في البداية ، يجب توضيح الغرض من عرض المعلومات ومنطقه. اشرح ترتيب العرض وعمل جدول محتويات. بالنسبة للجدول ، من الضروري تقديم تفسيرات موجزة عن سبب اختيار مثل هذا النموذج.

داخل الأقسام والأقسام الفرعية ، يجب على المرء أيضًا الالتزام بوحدة العرض. لذلك سيكون المستند أكثر قابلية للفهم ، ونتيجة لذلك ، يسهل فهمه. في تقرير لفترة طويلة من الزمن ، تكون الرسوم التوضيحية في شكل رسوم بيانية ورسوم بيانية مناسبة تمامًا ، مما يسهل الإدراك. لكن هنا تحتاج إلى الالتزام بقاعدة "الوسط الذهبي": نص صلب ، بالإضافة إلى المواد المرئية حصريًا ، يتعب بسرعة كبيرة.

التصميم

بالنسبة للموظف العادي ، ربما يكون أصعب شيء في الكتابة هو المصطلحات والصياغة. سيبدو التقرير المنمق غير طبيعي وسيؤدي إلى رد فعل سلبي من الإدارة. صياغة بسيطة للغاية (25 وثيقة xeroxed ، على سبيل المثال) ستصد القارئ أيضًا.

لكن يجب تجنب القوالب. الاستثناء الوحيد هو المستند الذي لن يقرأه أحد. نواجه أحيانًا مثل هذه المشكلات ، لكن في هذه المقالة نهتم بتقارير حقيقية (وليست أولية).

على أي حال ، لا يجب أن تتحدث فقط عن الإنجازات. لتسليط الضوء عليهامن الضروري التحدث عن الصعوبات التي يجب مواجهتها أثناء العمل. من بين أمور أخرى ، تحليل التعقيد هو غذاء للتفكير حول تحسين العمل للمديرين التنفيذيين. تشير أمثلة التقارير المرحلية إلى أنه لا يجب استخدام عبارات غامضة مثل "حالة غير مرضية" ، و "الصعوبات التي تمت مواجهتها" ، وما إلى ذلك. من الأفضل تسمية كل شيء باسمه الصحيح: "آلة نسخ مكسورة" ، "عدم إمكانية الوصول إلى الإنترنت" ، "نقص المعلومات أو استلامها في وقت غير مناسب من الدائرة المرتبطة. كل هذا يسمح لنا بتقييم الوضع الحالي في الشركة بشكل كاف وموضوعي.

تقييم النتائج

يجب دعم كل نتيجة بأرقام. يوفر هذا التجسيد فهمًا لديناميكيات التنمية.

بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري تحديد معايير تقييم النتائج. هل ستكون فترة التقرير السابقة (إذا كانت تقرير ربع سنوي ، على سبيل المثال) أو ، على العكس ، النسبة المئوية لتحقيق الأهداف المحددة ، الأمر متروك لمؤلف المستند.

بشكل عام ، يمكن للمؤشرات غير المباشرة أن تخبر الكثير عن عملية حل المهام. هناك أيضًا ثروة من المعلومات هنا لمزيد من التحليل. من تحديد تكاليف العمالة إلى فهم صحة تحديد الأهداف.

من المشكلة إلى الحل

تتم كتابة معظم التقارير على أساس التقدم على حدة. الوثيقة التي تظهر بوضوح العلاقة بين حل المشكلة هي أكثر فائدة. يفهم القارئ على الفور ما هي الأساليب والتقنيات (إذا لزم الأمر)استفاد المؤدي من إنجاز المهمة في الوقت المناسب وبجودة عالية.

السلسلة الأكثر تفصيلاً "مشكلة محددة - أسبابها - تحديد الأهداف - الحل" تشير على الفور إلى الحاجة إلى تقديم تقرير يومي في شكل جدول. علاوة على ذلك ، فإن أسماء الرسوم البيانية معروفة بالفعل. المعلومات المقدمة بهذه الطريقة سهلة القراءة والتحليل

عرض المؤشرات الكمية

في الحالات التي يتكون فيها التقرير بشكل أساسي من بيانات رقمية ، قد يكون من الصعب جدًا فهم النموذج الجدولي. تدفق مستمر من الأرقام يتعب القارئ حرفيًا بعد بضع دقائق. شيء آخر - الرسوم البيانية والرسوم البيانية الملونة. فهي واضحة ومفهومة وسهلة القراءة.

يجب التعليق على كل رسم بياني. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري الإشارة إلى كيفية ترابط الرسوم البيانية المختلفة ؛ إن شرح العلاقات بين السبب والنتيجة سوف يزيد من تسهيل تحليل التقرير.

إذا تم إنفاق الموارد المادية أثناء العمل ، فلا يجب عليك فقط سردها جميعًا. بدلا من ذلك ، يجب أن يتم سرد الفوائد المكتسبة. عبارة جافة: "شراء المعدات المكتبية" سيبدو مختلفًا تمامًا إذا كتبت: "تم إنشاء وظيفتين ، مما أتاح زيادة إنتاج القسم."

كيفية إصدار وثيقة

على الرغم من عدم وجود شكل واحد للتجميع ، يمكن إعداد تقرير عن العمل المنجز وفقًا لـ GOST ، الذي يحدد الأساسيالمعايير العلمية. يوضح متطلبات التنسيق ونوع الخط وحجمه ، وما إلى ذلك.

بالنسبة لسهولة قراءة المستند ، فإليك بعض النصائح:

- حاول ألا تحتوي على أكثر من 5 جمل في فقرة واحدة ؛

- يمكن تمييز المؤشرات الرئيسية بالخط أو اللون ؛

- كسر النص بحيث لا يشغل الجدول أو الرسم البياني الصفحة بأكملها ؛ تأكد من ترك مساحة للتعليق عليها ؛

- اكتب ملخصًا واضحًا وموجزًا للتقرير.

ستساعد هذه النصائح في تسهيل تصور تقريرك ، مما يعني أنها ستعمل على إعداد القارئ في البداية لموقف مخلص تجاه مؤلف المستند. تخيل أنك الرئيس. وقم بعمل التقرير بطريقة مفيدة وممتعة لقراءتها.