نفقات السفر: الدفع ، الحجم ، الترحيلات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

من أجل أداء واجباتهم الرسمية ، غالبًا ما يتم إرسال الموظفين في رحلات عمل. يتم دفع جميع النفقات المتعلقة بالسفر والإقامة والوجبات من قبل المنظمة. اقرأ المزيد عن كيفية حساب ودفع مصاريف السفر في 2018.

اللائحة التشريعية

البدل اليومي هو مصاريف الموظف المرتبطة بقيمته خارج محل إقامته. حسب الفن. 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، يجب أن يدفع صاحب العمل هذه التكاليف بالمبلغ المنصوص عليه في السياسة القانونية للمنظمة.

نفقات السفر في روسيا ليست أجرًا مقابل العمل ، ولكنها مدفوعات تعويضات. البدلات اليومية لا تعتمد على أداء وظائف العمل من قبل الموظف. حتى لو لم يتم تنفيذ هذه الواجبات أثناء رحلة عمل بسبب التوقف عن العمل ، فلا يزال يتعين على المؤسسة الدفع لكل يوم.

على المستوى التشريعي ، هناك قواعد لنفقات السفر غير الخاضعة للضريبة. حسب الفن. 217 من قانون الضرائب ، إذا كان مبلغ التعويض لا يتجاوز 700 روبل لرحلات العمل داخل الدولة و 2500 روبل لرحلات العمل إلى الخارج ، إذنقد لا تدفع المنظمة الضرائب. هذا لا يعني أن المنظمة ليس لها الحق في تحديد دفعة أعلى من المعتاد. عليك فقط دفع ضريبة على الفرق. إذا كانت السياسة المحاسبية للمؤسسة تشير إلى مقدار بدل السفر عند مستوى 1000 روبل ، فيجب حجب ضريبة الدخل الشخصي من الفرق (1000-700=300 روبل).

إجراء الدفع

يتم تعويض البدل اليومي عن كل يوم يقضيه في رحلة عمل. تُدفع أيضًا عطلات نهاية الأسبوع وأيام العطلات وأيام السفر. إذا غادر الموظف صباح الأحد وعاد بعد أسبوع من يوم السبت ، فيجب تعويض جميع عطلات نهاية الأسبوع عن هذه الفترة (4 أيام). لا ينص التشريع على مدفوعات البدلات اليومية ليوم واحد ، ولكن صاحب العمل ، حسب تقديره ، قد يدخل مثل هذا البند في السياسة المحاسبية. في نفس الوقت فهو ملزم بإصدار سلفة قبل الرحلة

المصاريف القابلة للسداد:

• للسفر و تأجير المساكن
• نفقات المعيشة (في اليوم) ؛
• مصاريف أخرى يتم تكبدها بتوجيه من المدير أو بإذن منه ، حتى لو لم يتم الاتفاق عليها مسبقًا.

مثال1

تنص السياسة المحاسبية للشركة على دفع 45 يورو (3330 روبل) عن كل يوم إقامة في رحلة عمل إلى الخارج و 700 روبل. - على أراضي الاتحاد الروسي. كان الموظف غائبًا لمدة 10 أيام: من 1 إلى 10 يوليو. لأول 9 أيام ، يحق له الحصول على دفعة 45 × 9=405 يورو (29965 روبل). يتم دفع العودة اليومية إلى روسيا بمعدل 700 روبل. في تاريخ الدفعة المقدمة ، كان سعر صرف اليورو 70 روبل ، وفي يوم الموافقةتقرير مسبق - 68 روبل. احسب مبلغ مصاريف السفر

بما أن الموظف حصل على تعويض قبل الرحلة ، فسيتم إعادة حساب المبالغ الصادرة على أساس معدل إصدار الأموال:

• 405 × 70=28350 روبل - لأول 9 أيام.
• الإجمالي المستحق: 28350 + 700=29050 روبل
• معدل المدفوعات المعفاة من الضرائب بموجب القانون=9 × 2500=22500 روبل.
• الفرق: 29،050 - 22،500=6،550 روبل - يجب حجب ضريبة الدخل الشخصي من هذا المبلغ.

توثيق

أساس الذهاب في رحلة هو أمر مكتوب من صاحب العمل - أمر. يمكن للمنظمة استخدام النموذج الموحد رقم T-9 أو تطوير النموذج الخاص بها. يجب أن يشير المستند إلى المكان والتاريخ والغرض من الرحلة ورقم الشهادة وتعيين الوظيفة. نفس القانون يحدد مقدار البدل اليومي والمدفوعات المحدودة الأخرى.

قبل الرحلة ، يجب أن يتلقى الموظف دفعة مقدمة ، وعند العودة ، يقدم تقريرًا عن استخدام الأموال والمهمة المكتملة. يتم تخصيص ثلاثة أيام لإعداد الوثيقة. تقوم المنظمة بتطوير نموذج التقرير بنفسها. بالإضافة إلى المستند ، يجب إرفاق النسخ الأصلية لجميع المستندات الاستهلاكية.

إذا وافق المدير على عمل الموظف ، فإن المحاسب ملزم بإظهار جميع المصروفات في الميزانية العمومية. إذا لم يتم تحقيق الغرض من الرحلة ، فقد يتم خصم جزء من النفقات من دخل الموظف. إذا أنفق الموظف أموالاً أكثر مما حصل عليه من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية ، فحينئذٍكانت هناك تغييرات في نفقات السفر ، يجب عليك دفع التجاوز. يجب إعادة المبلغ غير المنفق إلى أمين الصندوق ، وإلا سيتم خصم الرصيد من دخل الموظف.

رحلات عمل خارجية

في الرحلات الدولية ، يكون تاريخ عبور الحدود هو اليوم الأول من رحلة عمل إلى الخارج ، وعند السفر إلى الاتحاد الروسي ، يتم الدفع بالسعر المتاح لرحلات العمل المحلية. تتم الحسابات حسب علامات سلطات الحدود في جواز السفر.

إذا ذهب الموظف في رحلة إلى الخارج ، فسيتعين عليه شراء عملة البلد المضيف. يمكن أن تتولى المنظمة هذه الوظيفة من خلال فرض إجراءات محلية على دفع الأموال بالعملة الأجنبية. يمكن صرف الدولار واليورو في أي بنك في الدولة ، على عكس الوحدات الوطنية النادرة. يجب أن يؤخذ هذا في الاعتبار عند صياغة الأعمال المحلية. إذا كانت المنظمة مستعدة لدفع مصاريف السفر بالعملة الأجنبية ، فمن الأفضل استبدال الدولار أو اليورو.

المحاسبة لمثل هذه المبالغ في السجلات المحاسبية لا تزال تتم بالروبل ، ولكن مع مراعاة الميزات التالية:

• إذا تم تحويل دفعة مقدمة إلى بطاقة روبل ، فيجب حساب المبلغ بسعر الصرف في تاريخ الدفع ؛
• إذا تم الدفع نقدًا ، فيجب تطبيق معدل تحويل الروبل المحدد في شهادة شراء العملة.

عدد الأيام

يتم تحديد المدة الفعلية للإقامة في رحلة عمل من خلال وثائق السفر ، أي التذاكر. إذا ذهب الموظف في رحلة عمل بالسيارة ، فاحسبيمكن أن تكون الأيام في مذكرة ، وهو ملزم بتقديمها عند عودته. بالإضافة إلى ذلك ، يجب إرفاق جميع المستندات التي تؤكد استخدام النقل (بوليصة الشحن ، الفواتير ، الإيصالات ، الشيكات ، إلخ).

رحلات يومية

لا يوجد حد أدنى محدد قانونيًا لرحلة العمل. يمكن إكمال مهمة القائد في يوم واحد. كيف يمكنني استرداد التكاليف في هذه الحالة؟ لا تعتمد عملية توثيق رحلة العمل على مدتها. يجب أن يقوم قسم المحاسبة بإعداد أمر ، ووضع علامة في الورقة الزمنية وإصدار دفعة مقدمة للموظف. بعد العودة ، يكون ملزمًا بالإبلاغ عن النفقات المتكبدة ، وإعادة الفرق إلى مكتب النقدية في المنظمة. لا يوجد بدل يومي للرحلات القصيرة. ومع ذلك ، فإن ترك الموظف بدون نقود ليس فكرة جيدة. في هذه الحالة ، يمكن لصاحب العمل أن يدفع له مبلغًا معينًا ، على سبيل المثال ، 50٪ من التعويض المستحق في اليوم. هذا التعويض معفى من الضرائب.

بلدان رابطة الدول المستقلة

الرحلات إلى بلدان رابطة الدول المستقلة تؤخذ في الاعتبار بشكل منفصل. نظرًا لعدم وجود ختم في جواز السفر عند عبور الحدود ، يتم تحديد الفترة من خلال وثائق السفر. يوم المغادرة هو تاريخ مغادرة السيارة ، ويوم الوصول هو اليوم الذي يقع فيه وقت وصول السيارة إلى مسقط رأسها. يتم تحديد مبلغ الدفع من قبل صاحب العمل. تظل مبالغ التعويضات غير الخاضعة للضريبة كما هي - 700 و 2500 روبل. يتم دفع التأخير في الطريق بقرار من الرئيس إذا كانت هناك مستندات تؤكد حقيقة الإكراهالتأخير.

مثال2

يذهب موظف في رحلة عمل لمدة 3 أيام.

• 10.08.17 الساعة 22:10 استقل الموظف القطار إلى أستانا.
• 11.08.17 الساعة 11:00 وصل القطار إلى أستانا. أي أن الموظف قد عبر الحدود بالفعل في 11.08.17.
• 11.08 و 12.07 كان الموظف في الخدمة
• 12.08 - غادر القطار المتجه إلى روسيا الساعة 15:05.
• 12.08 الساعة 23:40 وصل القطار إلى روسيا. أي أن الموظف قد عبر الحدود بالفعل في 12.08.17.

تم استحقاق بدل يومي في الاتحاد الروسي بمبلغ 700 روبل في 10 و 12 أغسطس. في 11 أغسطس ، يجب دفع مبلغ 2500 روبل. في المجموع ، لفترة رحلة العمل ، سيتلقى الموظف: 700 × 2 + 2500=3900 روبل

العمليات في BU

محاسبة نفقات السفر في 2018 ، كما في السابق ، تتم على أساس تقرير مسبق. تنعكس مبالغ المصروفات في حسابات محاسبة التكاليف ، لأن رحلة العمل هي رحلة عمل.

أحد المتطلبات الأساسية للرحلة هو الإصدار الأولي لسلفة. يمكن للمحاسب إصدار أموال من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية أو التحويل إلى بطاقة بنكية. يتم احتساب السلفة بناءً على مدة الرحلة والتكاليف التقريبية لرحلة العمل. في BU يتم تنفيذ هذه العملية على النحو التالي:

• Dt 71 Ct 50 - إصدار مبالغ خاضعة للمساءلة من مكتب الصرف
• Dt 71 Ct 51 - تحويل المبالغ الخاضعة للمساءلة إلى البطاقة

يعتمد نشر المزيد من نفقات السفر على الغرض من الرحلة. سيتم تحميل التكاليف على محاسبة التكاليف للوحدة التي يتم توجيه مشاكلها.تقرر الموظف. على سبيل المثال:

• Dt 20 Kt 71 - تم إرسال الموظف في رحلة لأداء العمل مع العميل.
• Dt 44 Kt 71 - الرحلة مرتبطة ببيع البضائع
• Dt 08 Ct 71 - يذهب موظف في رحلة عمل لإتمام صفقة بيع عقار.
• Dt 28 Kt 71 - الحاجة لرحلات العمل لإرجاع المنتجات المعيبة
• Dt 19 Kt 71 - محاسبة ضريبة القيمة المضافة على المبالغ المدفوعة
• Dt 68 Ct 19 - خصم الضريبة على الفاتورة

عودة الأموال غير المنفقة ينعكس في المعاملات التالية:

• Dt 50 Kt 71 - دفعة مقدمة للصراف
• Dt 51 Kt 71 - إيداع الرصيد في الحساب الجاري
• Dt 70 Kt 71 - حجب رصيد السلفة من الأجور

يمكنك الاحتفاظ بالمبلغ فقط إذا مر أكثر من شهر ولم يعترض الموظف على هذه العملية. خلاف ذلك ، سيتعين على صاحب العمل الذهاب إلى المحكمة.

UST والمساهمات الاجتماعية والضرائب الأخرى

وفقًا للقانون الاتحادي رقم 216 "بشأن تعديل قانون الضرائب للاتحاد الروسي" ، اعتبارًا من 01.01.2008 سداد نفقات السفر التي تتجاوز 700 روبل. و 2500 روبل. في كل يوم تكون فيه في رحلة عمل على أراضي الاتحاد الروسي وفي الخارج ، يخضعون لضريبة الدخل الشخصي ، ودائع الولايات المتحدة ، والمساهمات الاجتماعية. يحدد صاحب العمل بنفسه مبلغ مدفوعات التعويض. بغض النظر عن حجمها ، يتم تقليل قاعدة ضريبة الدخل عن طريق الدفع الفعلي للتعويض.

للأغراض الضريبية ، تشمل نفقات المؤسسة:

• سفر العمال إلىكلا الجانبين.
• استئجار سكن ، بما في ذلك الخدمات الإضافية في الفندق (باستثناء تكلفة الخدمة في الحانات ، في الغرفة ، لاستخدام المرافق الصحية).
• اصدار و اصدار التأشيرات
• إدخال مركبة.

ميزات الحسابات

لا يُطلب من الموظف الإبلاغ عن المكان الذي استخدمه في اليوميات. ومع ذلك ، يمكن لخدمة الضرائب الفيدرالية التحقق من الحساب العادل للمبلغ بناءً على مدة الرحلة. يمكن أن تكون هذه مستندات تؤكد السفر أو الإقامة أو وثيقة سفر.

أثناء رحلة عمل ، قد تكون هناك نفقات لم يتم الاتفاق عليها مسبقًا. على سبيل المثال ، تكلفة تعبئة الأمتعة. لا يُسمح بسداد هذه النفقات إلا إذا تم تحديد إمكانية تعويضها في القانون المحلي وكان هناك دليل على أن العملية تم تنفيذها لأغراض الإنتاج. أي أنه كان من الضروري حزم الوثائق وممتلكات المنظمة. خلاف ذلك ، يجب أن تُنسب هذه النفقات إلى دخل الموظف مع الاستقطاع اللاحق لضريبة الدخل الشخصي.

سداد تكاليف الوجبات لا علاقة له بسفر العمل. من المفهوم أن الموظف يعوض هذه النفقات بشكل مستقل في مبلغ البدل اليومي. لكن يمكن للإدارة ، في القوانين المحلية ، توفير تكلفة دفع ثمن الطعام بالإضافة إلى البدل اليومي وامتصاص ضريبة الدخل الشخصي من هذه المبالغ. إذا كانت تكلفة الإقامة في فندق أو رحلة طيران أو سفر تتضمن تكلفة الطعام ، فلن يتم اقتطاع الضريبة.

سننظر بشكل منفصل في الموقف الذي تبدأ فيه الرحلة من قبل المنظمة التي تقدم الطلب. في كثير من الأحيان يتفق الطرفان على ذلكسيتم السداد على أساس التكاليف الفعلية. ومع ذلك ، يمكن للمؤسسة إرسال موظفيها فقط في رحلة عمل. وفي هذه الحالة لا يحتفظ العميل بالمصروفات المحاسبية حيث يعتبر ذلك دفعة لخدمات مؤسسة أخرى (منفذ). في هذه الحالة ، يجب أن ينص العقد المبرم بين الشركات على أن سداد هذه النفقات سيتم تضمينه في سعر البضائع ، وكذلك الإشارة إلى متطلبات المستندات والمواعيد النهائية لتقديمها. بالنسبة لتذاكر السفر والشيكات الأخرى ، يمكن للعميل فقط التحقق من صحة حساب التكلفة. إذا كان المقاول يعمل بنظام الضرائب العام ، فإن تكلفة الخدمات تخضع لضريبة القيمة المضافة. إذا كان العميل شركة أجنبية فلا يوجد استرداد للضريبة.

الخلاصة

إذا تم إرسال موظف في رحلة عمل ، فيجب تعويضه عن نفقات السفر. يتم تحديد البدل اليومي من قبل صاحب العمل ويتم تحديده في القوانين المحلية. يتم دفع البدل اليومي عن كل يوم في رحلة عمل ، بما في ذلك أيام الإجازة والعطلات. قبل الرحلة ، يجب على الموظف أن يتراكم ويدفع سلفة. ويبلغ عن جميع المبالغ الخاضعة للمساءلة بعد الرحلة. يجب إعادة المبالغ غير المنفقة إلى أمين الصندوق ، ويجب تعويض الإنفاق الزائد للموظف فور الموافقة على تقرير الرحلة.