أنواع الاجتماعات: البروتوكول والهيكل والمحتوى

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

لا يمكن تصور عمل أي منظمة بدون اتصالات الأعمال. يتيح لك التواصل المبني بشكل صحيح بين الموظفين حل المهام بسلاسة وسرعة.

هناك العديد من أنواع الاجتماعات في المنظمات ، ولكل منها خصائصه ومهامه الخاصة. ستساعد معرفة هذه الفروق الدقيقة في تسهيل مناقشة قضايا العمل. ستخبرك هذه المقالة عن أنواع الاجتماعات ، وتساعدك على فهم سبب عقدها وكيفية تسجيلها في العمل المكتبي.

أهداف اجتماعات العمل

الهدف الرئيسي لعقد أي نوع من الاجتماعات والاجتماعات هو تطوير حلول بناءة محددة للمشاكل الملحة والنظر في قضايا العمل الملحة. أيضًا ، خلال الاجتماع الجماعي ، يتمتع الموظفون بفرصة مشاركة الآراء والأفكار أو تقديم اقتراح حول أفضل حل للمشاكل مع كبار المديرين.

يسمح لك أي نوع من اجتماعات العمل برؤية صورة شاملة للوضع في المنظمة ، لتحديد نقاط قوتها وضعفها. وتجدر الإشارة إلى أنه عند المشاركة في هذا الشكلالاتصالات التجارية هي تكيف سريع للموظفين الجدد في الشركة أو المؤسسة.

المهام

يمكن تمييز المهام التالية لجميع أنواع الاجتماعات:

• حل المشاكل والقضايا الحالية ؛
• تكامل انشطة الاقسام وفق الهدف الاستراتيجي للشركة
• تقييم الشركة وأقسامها الهيكلية الفردية ؛
• صيانة وتطوير سياسة الشركة.

من أجل فهم الشكل الذي سيتم عقد مثل هذا الحدث التجاري فيه ، تحتاج إلى تحديد أي من المهام المذكورة أعلاه سوف تتوافق معه ، وبعد ذلك يمكنك فهم التصنيف الذي سينتمي إليه.

أنواع وتصنيفات

يمكن أن يكون للاجتماع ، كنوع من أنواع الاتصالات التجارية ، شكل مختلف من أشكال عقد الاجتماعات ، والذي يحدد موضوعه وقائمة المسؤولين الحاضرين.

يجب تسليط الضوء على التصنيف الرئيسي للاجتماعات:

1. منطقة الملكية. هنا يمكننا التمييز بين أنواع الاجتماعات مثل الاجتماعات الإدارية (التي تنص على مناقشة القضايا الإشكالية) ، والعلمية (الندوات والمؤتمرات ، والغرض منها مناقشة القضايا العلمية الموضوعية) ، والسياسية (توفير اجتماع لأعضاء أي سياسي. أحزاب وحركات) وأنواع مختلطة.
2. مقياس. هنا ، تتميز الدولية منها ، حيث يشارك متخصصون من دول أخرى أو شركاء أجانب ، على المستوى الوطني ، والإقليمي ، وكذلك في المدينة.
3. الانتظام. في أي شكل اجتماع ، يمكن أن يكون هناكدائم أو دوري.
4. حسب الموقع - محلي او متجول

وأيضًا يمكن تقسيم جميع أنواع الاجتماعات على النحو التالي:

1. إرشادي ، يوفر تنسيقًا توجيهيًا للسلوك ، حيث ينقل القائد المتفوق المعلومات مباشرة إلى مرؤوسيه ، والتي تتباعد بعد ذلك ويتم نقلها على طول عمودي السلطة. في أغلب الأحيان ، في سياق مثل هذه الاتصالات التجارية ، يتم سماع أوامر المدير التنفيذي ، والتي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على مسار المؤسسة ، ويمكن أن تكون هذه أيضًا قواعد سلوكية أو ابتكارات مهمة.
2. التشغيلية (غرف التحكم). الغرض من هذا النوع من الاجتماعات هو الحصول على معلومات حول الوضع في منظمة أو مؤسسة. يتم توجيه تدفق المعلومات في هذه الحالة من المرؤوسين إلى رؤساء الأقسام أو المدير العام. بشكل أساسي ، في الاجتماعات التشغيلية ، يتم النظر في القضايا المتعلقة بتنفيذ خرائط الطريق والأنشطة المخطط لها والخطط الاستراتيجية والتشغيلية. الفرق المهم بين الاجتماع التشغيلي (الإرسال) وجميع الاجتماعات الأخرى هو أنها تُعقد بانتظام ولديها قائمة ثابتة من المشاركين. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه قد لا يكون هناك جدول أعمال خلال الاجتماع.
3. إشكالية. يتم عقد مثل هذا الاجتماع في حالة الحاجة الملحة لاتخاذ قرار بإكمال المهام في وقت قصير أو لحل مشكلة عالمية للمؤسسة.

بالإضافة إلى كل ما سبق ، يمكن للمرء أن يميز بشكل منفصل أحد أكثر أنواع الإنتاج شيوعًاالاجتماعات - التخطيط. كقاعدة عامة ، يتم عقد مثل هذا الحدث يوميًا أو مرة واحدة في الأسبوع ، حيث يحضر رئيس القسم وفناني الأداء المباشر ، الذين يتلقون المهام لليوم ويناقشون التقدم المحرز في تنفيذها.

يمكن أن يكون موضوع اجتماع موظفي المؤسسة في الاجتماع أي نوع من القضايا التي تنشأ في سياق المؤسسة ، ويمكن تخصيص مسار المناقشة للتغييرات في البيئة الخارجية في التي تعمل بها منظمة معينة.

تنظيم اجتماع

أي نوع من الاجتماعات ، بغض النظر عن شكله ، يتطلب تحضيرًا دقيقًا له ، لأن فعاليته تعتمد على هذه اللحظة. في البداية ، تحتاج إلى تحديد النقاط التالية:

• الهدف ؛
• قضايا تمت مناقشتها ؛
• تحديد المهام للموظفين (على أساس الوظيفة والتبعية) ؛
• خطوات لإكمال المهام.

اليوم ، تُجرى معظم الاجتماعات بطريقة متواضعة جدًا ، وبسبب ذلك فقد معناها ، ويمكن أن يتم أداء المهام الموكلة بشكل سيئ. لذلك ، من المهم للغاية التفكير في المسار الكامل لاجتماعات العمل هذه وبناء مناقشة عمل بطريقة لا تستغرق وقتًا فحسب ، بل تحتوي على تعليقات من الفريق.

اجتماعات

وتجدر الإشارة إلى أن الشركات والمؤسسات الكبيرة التي تسعى إلى الحصول على حصة سوقية معينة وتطوير شركاتها بهدف تحقيق أرباح كبيرة تضع رهانًا كبيرًالمناقشة القضايا الهامة على وجه التحديد من خلال الاجتماعات. من خلال ممارسة المديرين الناجحين ، يمكنك تشكيل مجموعة القواعد التالية حول كيفية التحضير للاجتماع:

أولاً ، يتم تحديد قائمة المشاركين. يجب أن يكون واضحًا من سيدعوه إلى الاجتماع وما هو الدور الذي سيلعبه فيه. غالبًا ما يحدث أن الأشخاص المدعوين قد لا يفهمون المشكلة ، ويتم دعوتهم "فقط في حالة" ، لكن في هذه اللحظة يمكنهم أداء واجباتهم الوظيفية وعدم إضاعة الوقت.

من المهم إعداد جدول أعمال. إذا تمت جدولة الاجتماع ، فسيتم وضع جدول أعمال مقدمًا ، والذي يشير إلى القضايا التي سيتم مناقشتها ، وكذلك تحديد المتحدثين الرئيسيين. من المهم أن تتذكر أنه يجب إرسال هذه الوثيقة إلى المسؤولين عن إعداد المعلومات وأولئك الذين سيحضرون حتى يتمكن جميع المشاركين من إعداد التقارير والمقترحات والأسئلة الإضافية. إذا لزم الأمر ، يمكن تعديل جدول الأعمال.

يجب وضع القضايا الرئيسية والاستراتيجية في صدارة الاجتماع. يجب أن يكون المتحدثون في مثل هذه القضايا بالضرورة أشخاصًا (رؤساء أقسام ، أقسام ، ورش عمل) مسؤولون بشكل شخصي عن تنفيذ أي أنشطة استراتيجية للشركة.

نقاط مهمة

من المهم أن نتذكر أن أي اجتماع له مرحلتان رئيسيتان - التحضير له والعقد الفعلي. تتضمن المرحلة الأولى تحديد أهمية إجراء الأعمال التجاريةيتم الإشارة إلى المجموعة والمهام والأهداف الرئيسية والثانوية ، ويتم تشكيل قائمة بالمشاركين والمتحدثين ، ويتم إعداد التقارير والعروض التقديمية والتقرير وفقًا للموضوع أو جدول الأعمال المحدد مسبقًا. تتضمن المرحلة الثانية تنفيذ المسار المخطط مسبقًا للاجتماع ، والاستماع إلى التقارير ومناقشة القضايا الحالية والاستراتيجية.

إذا كان من الضروري خلال مثل هذا التواصل التجاري تحديد ما يجب القيام به من الموظفين ولمن ، فيمكننا حينئذٍ تحديد المرحلة الثالثة - صنع القرار. كقاعدة عامة ، يتم اتخاذ القرارات من قبل الرئيس ، الذي يرأس الاجتماع ، بناءً على تقديره الخاص أو عن طريق المناقشة أو التصويت الجماعي.

نموذج خطة الاجتماع

مع وجود خطة واضحة أمامهم ، يمكن لأي مدير إجراء اجتماع بكفاءة وفعالية ، مما سيسمح لك بالحصول على تعليقات من الموظفين وتحديد المهام المناسبة لهم. قد تتضمن هذه الخطة ما يلي:

• تحية الخطاب
• الاستماع إلى التقارير وتلخيصها لفترة زمنية معينة (ربع ، أسبوع ، نصف سنة ، شهر) ؛
• تغطية القضايا الحالية ذات الصلة بالشركة ؛
• سماع اقتراحات لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها (العصف الذهني) ؛
• تقييم الخيارات المقترحة ومناقشة تنفيذها ؛
• تراكم الخيارات ؛
• التصويت لاعتماد خيار أو آخر ؛
• تحديد الحدود أثناء حل المشكلات (تحديد المسؤول ، التوقيت ، الأساليب والطرق).

تسجيل

كبيربعض أنواع الاجتماعات تحتاج إلى أن تكون ثابتة على الورق (وثيقة) ، وهو ما يسمى بروتوكول. يسمح لك الاحتفاظ بهذا النوع من الوثائق بإضفاء الشرعية على القرارات المتخذة. وأيضًا ، بفضل البروتوكول ، يمكنك دائمًا تتبع التقدم المحرز في تنفيذ الأنشطة ، وفي حالة الفشل في إكمال المهام ، حدد المسؤول عن ذلك.

يتم إجراء الثقب ، كقاعدة عامة ، من قبل سكرتير القائد الذي يرأس الاجتماع. ومع ذلك ، يمكن في كثير من الأحيان أداء هذه الوظيفة من قبل عمال آخرين كذلك.

وظائف ومهام السكرتير

قبل بدء اجتماعات العمل ، يجب أن يكون السكرتير على دراية بقائمة المدعوين وقائمة القضايا التي تمت مناقشتها. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه إذا تم عقد الاجتماع على أساس منتظم ، فإن هذا المسؤول هو الذي يجمع جميع الوثائق (القوائم والخطط وجدول الأعمال وما إلى ذلك) ويساعد القائد في الاستعداد للاجتماع.

في البداية ، وإذا لزم الأمر ، قد يطلب السكرتير من الأشخاص الذين يظهرون لملء ورقة التسجيل ، حيث سيتم الإشارة إلى أسمائهم الكاملة. والموقف. ستكون هناك حاجة إلى هذا عند صياغة البروتوكول. بعد ذلك ، يعلن السكرتير عن جدول الأعمال ، والذي يمثل بداية الاجتماع. علاوة على ذلك ، عندما يبدأ الحاضرون في مناقشة القضايا ، يسجل السكرتير التقدم المحرز في هذا الحدث. في نهاية الاجتماع يحضر هذا المسؤول النسخة النهائية من المحضر ، وبعد ذلك يوقعها مع الرئيس ويرسل كل شيء إلى الأشخاص المعنيين.

من المهم للغاية للأمين ، عند التجميع ، أن يدفع المستحقاتالانتباه إلى ظهور محضر الاجتماع. يجب أن يتضمن العنوان ، والمكان ، وقائمة الحضور ، والقضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة.

الخلاصة

من المعلومات الواردة أعلاه ، يتضح أن عقد الاجتماعات في المؤسسات مهم للغاية. ومع ذلك ، تجدر الإشارة دائمًا إلى أن الإعداد عالي الجودة لمثل هذه الأحداث يحمل أكثر من 50٪ من مفتاح النجاح في تغطية المعلومات وتحديد الأهداف وتنفيذها بجودة عالية.