رقم الموظف: كيف يتم تعيينه؟ لماذا تحتاج رقم كشوف المرتبات؟

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

لا يواجه كل موظف بمفهوم مثل "عدد موظفي الموظف". غالبًا ما يكون هذا معروفًا لأولئك الذين يقومون بأنشطة عملهم في مؤسسة كبيرة أو متوسطة الحجم. عادة لا يقوم قسم المحاسبة في شركة ذات مسؤولية محدودة صغيرة بإخطار الموظفين. تخبر المصانع الكبيرة الموظفين دائمًا بأرقام موظفيها. سواء كان الموظفون يعرفون ذلك أم لا ، يتم تنفيذ تخصيص الرقم التسلسلي من قبل قسم شؤون الموظفين أو قسم المحاسبة. هذا ينظمه القانون المعمول به ، وعدم وجود هذه الفقرة يعد انتهاكًا.

رقم الموظفين - ما هو

من حيث المبدأ ، يتضح من الاسم نفسه ما هو رقم الأفراد. هذا نوع من القيمة العددية التي يتم تعيينها لموظف معين. هذا هو التشفير الذي يدل على الموظف.

خصوصيات أعداد الموظفين تشمل حقيقة أنهم أفراد. وهذا يعني أنه لا يوجد موظفين يتطابق رمزهم تمامًا. في الوقت نفسه ، يتم الاحتفاظ برقم الموظفين للموظف المفصول. إذا استمر في العمل مع صاحب العمل هذا في المستقبل ، إذنأعطاه رقمه القديم

وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن عدد أفراد الموظف يتم تعيينه له عند التوظيف ، ولا يتغير في المستقبل. أي أن التقدم لوظيفة يعمل على إصلاح رمز معين ، والذي يظل كما هو في المستقبل ، بغض النظر عن تغيير الوظيفة أو زيادة الراتب.

الحاجة إلى أعداد الموظفين. لماذا هم؟

ومع ذلك ، من الأفضل معرفة سبب احتياج صاحب العمل لأرقام الموظفين. لا يتلقى الموظف أي شيء من هذا. كما ذكر أعلاه ، قد لا يكون الموظف على علم بوجود مثل هذا التشفير. ومع ذلك ، لماذا تم تقديم رقم موظف الموظف في الأصل بعد ذلك؟ كيف يتم تعيين هذا التشفير وماذا يعني؟

تساعد أرقام الموظفين قسم المحاسبة في شركة ذات مسؤولية محدودة أو مؤسسة. بفضلهم ، أصبح تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية أسهل. رغم أنه من الجدير بالذكر أن أعداد العاملين في المصانع الكبيرة قد تم استخدامها لفترة طويلة ، حتى قبل ظهور برنامج 1C.

ما هي النقاط الرئيسية التي تسمح لك باستخدام هذا التشفير؟ بادئ ذي بدء:

• تسهيل عمل المتخصصين بقسم شؤون الافراد. هذا يرجع إلى حقيقة أن تتبع عدد الموظفين يساعد على عدم "فقدان" الموظف عندما يغير مناصبه.
• مساعدة قسم المحاسبة في العمل بحساب واصدار الاجور. هنا ترتبط أرقام الموظفين في 1C ارتباطًا مباشرًا. هذا البرنامج هو الذي يساعد على اختيار الموظف ليس بالاسم أو المنصب ، ولكن من خلال رقم الموظف.
• تتبع موقع الموظف علىمكان العمل. مناسب للمؤسسات المزودة بنظام مرور إلكتروني.

أمثلة محددة. لماذا تحتاج رقم شخصي؟

لفهم من وكيف يتم تعيين رقم موظف للموظف ، من الضروري أن نفهم تمامًا سبب الحاجة إلى هذه المعلمة.

أولاً وقبل كل شيء ، يساعد على تجنب النميمة غير الضرورية. لذلك ، إذا كان المحاسب أو المتخصص في التقنين والمكافآت عند حساب الأجور لا يرى سوى عدد الموظفين. لا يستطيع أن يفهم بالضبط المبلغ الذي حصل عليه إيفانوف ، والمبلغ - بتروف. أي أنه يسمح لك بزيادة تعزيز السرية.

أيضًا ، يساعد رقم الأفراد على عدم ارتكاب خطأ. هذه معلمة أخرى تتيح لك التحقق من صحة المستند. هذا صحيح بشكل خاص عندما تكون هناك أسماء كاملة أو أسماء كاملة. بالطبع ، يمكنك أيضًا التحقق من المعلمات حسب الوظيفة أو تاريخ التوظيف. ومع ذلك ، لا ينبغي خصم أرقام الموظفين.

من المناسب

يتم تعيين أرقام الموظفين للموظفين من قبل متخصص في قسم شؤون الموظفين. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن التشريع لا ينظم موقف الموظف المشارك في تعيين الأصفار. ومع ذلك ، عند التقدم لوظيفة ، فإن مهندسي الموارد البشرية هم الحاضرون مباشرة.

يمكن القيام بذلك أيضًا بواسطة رؤساء الأقسام الهيكلية أو حتى رئيس المؤسسة. في حالة عدم وجود عامل موظفين ، يمكن أن يأخذ مكانه في هذه المسألةمحاسب

من يمكن تعيين رقم شخصي له

هل يمكن تعيين رمز لجميع الموظفين؟ عادة ما يتم الاحتفاظ بمحاسبة أرقام الموظفين لجميع موظفي المؤسسة. وهي:

• للموظفين بدوام كامل.
• عمال مؤقتون أو موسميون
• للعاملين الخارجيين بدوام جزئي.
• لمن يعمل بدوام جزئي

في الواقع ، لكل موظف رقمه الشخصي ، بغض النظر عن مدة عمله. يشار إلى أنه حتى الطلاب الذين يتقدمون لممارسة في أي قسم يتلقون الكود الخاص بهم.

تجدر الإشارة إلى أنه إذا كان لدى الموظف أي مجموعة من الوظائف أو المهن داخل نفس المؤسسة ، فإنه لا يزال يتلقى رقمًا واحدًا للموظفين. الموظف الذي يعمل بدوام جزئي في شركتين له رمزه الفردي في كل منهما.

كيف يتم تعيين رقم موظفي الموظف. ماذا يقول القانون؟

وتجدر الإشارة على الفور إلى أن التشريع غامض إلى حد ما بشأن تعيين رقم الأفراد في المؤسسة. في الواقع ، لا توجد مواد محددة في قانون العمل أو القوانين الفيدرالية التي تنظم كيفية تخصيص عدد الموظفين للموظفين. يطور كل صاحب عمل لنفسه النظام الذي يساعده في الاحتفاظ بسجل كفء وملائم لهذه الشفرات. هنا ، تلعب الوثائق الداخلية للمنظمة دورًا مهمًا. فيها ، على سبيل المثال ، يمكنك تحديد منصب الموظف المشارك فيهرقم الاحالة.

كيف تحتفظ بالسجلات؟ نصائح عملية

من المقبول عمومًا أن يتم تخصيص رقم شخصي لكل موظف ، ويجب أن تبدأ بالرقم الأول. في الواقع ، يصبح مطابقًا لمفهوم "الرقم التسلسلي".

يمكن الاحتفاظ بهذه السجلات بطريقتين:

• باستخدام برامج خاصة.
• يدويا من قبل موظف

يتم استخدام الطريقة الأخيرة أقل وأقل. هذا يرجع إلى حقيقة أن برنامج 1C الأكثر شيوعًا يسمح لك بتعيين أرقام تلقائيًا لكل موظف جديد في المؤسسة.

نصائح عملية

قد يبدو تعيين رقم شخصي عملية شاقة. ومع ذلك ، فهي ليست كذلك. يجدر اتباع بعض القواعد البسيطة ، وسيتم تنفيذ هذا الإجراء تلقائيًا.

بادئ ذي بدء ، يجب تعيين هذا الالتزام لموظف معين من خلال المستندات الداخلية للمنظمة. هذا سوف يساعد على تجنب الصراعات في المستقبل. كما أنه سيقضي على الموقف عندما لا يكون هناك أحد مسؤول عن هذه العملية.

ثانيًا ، يجب أن يتم التخصيص المباشر للرقم للموظف في أول يوم عمل للموظف ، وبشكل مثالي - في وقت إبرام عقد العمل. في هذه الحالة يكون الترقيم صحيحا وبدون فراغات.

يجب نقل الرمز الرقمي المحدد إلى الموظفين ، لأن هذا لا يزيد من أهميتهم في نظرهم فحسب ، بل يساعد أيضًا في تجنب الأخطاء في كشوف المرتباتمصاريف. هذا يرجع إلى حقيقة أنه عند كتابة أي طلبات للحصول على مساعدة مالية أو لقضاء إجازة ، سيشير الموظف ، من بين أشياء أخرى ، إلى رقم موظفيه.

أيضًا ، يجب الإشارة إلى هذه المعلمة دون فشل في ترتيب التوظيف. يمكن كتابتها في البرنامج أو كتابتها بخط اليد بواسطة ممثل الموارد البشرية.

مجلة محاسبة. تحديد أرقام الأفراد

الشركات التي تضطر إلى استخدام أرقام الموظفين لموظفيها غالبًا ما تستخدم مستندًا مثل سجل رقم الأفراد.

يمكن تحديد المعلمات التالية في هذا المستند الداخلي للمؤسسة:

• بيانات جواز السفر للموظف ، بما في ذلك اسمه الأخير واسمه الأول واسم العائلة ، بالإضافة إلى رقم وسلسلة المستند.
• تاريخ قبول الموظف بمقر عمله الرئيسي
• رقم عقد العمل وتاريخ اعداده
• منصب متخصص.
• الوحدة التي سيعمل بها الموظف
• رقم الأفراد مباشرة.

رقم الموظفين إلزامي للمؤسسات الكبيرة. ومع ذلك ، تستخدم الشركات الصغيرة أيضًا هذه الطريقة لتسهيل الحياة على موظفي قسم شؤون الموظفين أو قسم المحاسبة. بشكل عام ، هذا هو ترقيم الموظفين. نظرًا لأن كل رقم فريد ، فإنه يساعد على ضمان تحويل الأموال إلى الشخص المناسب. هذا صحيح بشكل خاص عند استخدام الأسماء أو الأسماء. الاحتفاظ بسجلات أرقام الموظفين ليس معقدًا أو يستغرق وقتًا طويلاًإجراء. في الأساس ، يتم تعيينه لمتخصص في قسم شؤون الموظفين. ومع ذلك ، يسمح القانون لك بإسناد هذه المهمة إلى موظف آخر. هذه الحقيقة مكتوبة في الوثائق مباشرة إلى المنظمة.