إدارة المستندات الإلكترونية: مزايا وعيوب ، جوهر النظام ، طرق التنفيذ

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يتحول المزيد والمزيد من الشركات إلى إدارة المستندات الإلكترونية ، والتي تتضمن استخدام برامج مختلفة لإنشاء المستندات وتخزينها. في الوقت نفسه ، لا يوجد لدى المنظمة أرشيف يحتوي على نسخ ورقية من الوثائق. هناك العديد من المزايا لإدارة المستندات الإلكترونية ، مما يجعل رواد الأعمال سعداء برفض استخدام المستندات الورقية. ولكن للتبديل إليه ، تحتاج إلى تثبيت برنامج متخصص على أجهزة الكمبيوتر العاملة ، وكذلك تعيين موظف مسؤول يتعامل مع سير العمل هذا.

مفهوم إدارة المستندات الإلكترونية

يتم تمثيلها بطريقة حديثة للعمل مع الوثائق المختلفة. في سياق نشاط أي منظمة ، تظهر الكثير من الأوراق المختلفة ، والتي يجب طباعتها وتخزينها باستمرار في غرفة منفصلة لفترة طويلة من الزمن.

إذا كان صاحب المشروع أو الشركة قد نفذت بشكل صحيحالتوقيع الإلكتروني ، وهي المستندات المعتمدة في شكل إلكتروني ، فلا داعي لطباعة هذه الوثائق على الورق.

مزايا الإدارة الإلكترونية للوثائق

هناك مزايا عديدة للتحول إلى التوثيق الإلكتروني المعتمد من EDS. نظرًا لوجود العديد من المعلمات الإيجابية ، يتحول المزيد والمزيد من رواد الأعمال إلى طريقة التوثيق هذه. لكن عليك أولاً تقييم مزايا وعيوب إدارة المستندات الإلكترونية. تشمل المزايا الرئيسية:

• يبحث على الفور عن الوثائق الضرورية بسبب الهيكلة المختصة وموثوقية التخزين ؛
• هيكل سير العمل مركزي ؛
• يمكن تخزين جميع المستندات إلكترونيًا على وسائط مختلفة وحتى على خوادم بعيدة ، لذلك حتى في حالة اندلاع حريق في المكتب ، فلا داعي للقلق من تدمير أي وثائق مهمة ؛
• يتم تسجيل جميع المستندات والموافقة عليها بسهولة ؛
• يتم توقيع جميع الأوراق على أساس إرسالها عبر قنوات الاتصال الإلكترونية ، مما يوفر قدراً كبيراً من الوقت والجهد على موظفي أي مؤسسة ؛
• إذا لزم الأمر ، يمكنك عمل نسخة من المستند المطلوب في بضع ثوان ؛
• التدقيق مبسط إلى حد كبير ، لأنه يتم في شكل إلكتروني ، ويمكنك أيضًا دعوة المتخصصين المعينين لهذه الأغراض الذين يتلقون الوثائق عبر القنوات الإلكترونية.

الفوائدتعد أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية مهمة ولا يمكن إنكارها ، ولكن قبل التبديل إليها يجب تقييم الجوانب السلبية لكل نظام.

عيوب النظام

فوائد تطبيق نظام إلكتروني لإدارة المستندات لا يمكن إنكارها ، لكن هذه العملية لها بعض العيوب. وتشمل هذه:

• مطلوب بالضرورة لتسجيل توقيع رقمي إلكتروني ، يتم من أجل إنشائه دفع مبلغ كبير من الأموال ؛
• لا توجد فرصة لاستخدام المستندات الإلكترونية إذا لم يتحول الشركاء إلى إدارة المستندات الإلكترونية ؛
• يتم إنفاق الكثير من المال والوقت في تثبيت برامج إضافية وتوظيف موظف موثوق به يحتفظ بجميع السجلات الإلكترونية ؛
• لم يتم إصلاح أي تنسيقات موحدة بشكل صارم لسير العمل هذا حتى الآن ؛
• يشك العديد من المقاولين والمشترين في استخدام المستندات الإلكترونية الموقعة مع EDS.

لذلك ، يجب على كل رائد أعمال أولاً دراسة مزايا وعيوب إدارة المستندات الإلكترونية من أجل اتخاذ القرار الصحيح والمناسب.

سبب التطوير

فوائد إدارة المستندات الإلكترونية عديدة وهامة. هذا يؤدي إلى حقيقة أنه يتطور باستمرار ويتم إدخاله في أعمال مختلف المؤسسات ، والتي ليست فقطتجاري ، ولكن أيضًا عام. تتضمن المتطلبات الأساسية لتطويره الفعال والمستمر ما يلي:

• إمكانية تطبيقه في التشريعات الضريبية. لا يمكن تقديم أنواع معينة من الإقرارات الضريبية إلا إلكترونيًا. ينطبق هذا على تقارير أقساط التأمين المدرجة في PF للموظفين ، وكذلك على إعلان 3-NDFL المقدم إلى دائرة الضرائب الفيدرالية لكل موظف في المؤسسة. حتى تقرير SZV-M لجميع موظفي الشركة يتم تقديمه إلكترونيًا إذا كانت المنظمة توظف أكثر من 25 شخصًا. لذلك ، تضطر بعض الشركات ببساطة إلى التحول إلى التوثيق الإلكتروني ، حيث يتعين عليها إصدار EDS على أي حال.
• المزايا الرئيسية للإدارة الإلكترونية للوثائق تشمل إمكانية تثبيتها في المحاسبة. بناءً على القانون الاتحادي رقم 402 ، يمكن إنشاء وثائق المحاسبة الأولية ليس فقط في شكل ورقي ، ولكن أيضًا في شكل إلكتروني ، إذا كان من الممكن اعتمادها بتوقيع إلكتروني.
• منذ عام 2017 ، بدأ التطوير الفعال لتدفق هذه الوثيقة في الإجراءات القانونية. الآن يجب نشر كل قرار محكمة في مصادر مفتوحة. بالإضافة إلى ذلك ، تتاح لجميع الشركات والأفراد الفرصة لتقديم شكوى أو شكوى إلكترونيًا ، الأمر الذي يتطلب EDS. لذلك فإن التوقيع الإلكتروني لا يصدر فقط من قبل الشركات الكبيرة ، ولكن حتى من قبل الأفراد.
• تطور التقنيات الإلكترونية يحدث بسرعة ، لذلك أصبح بإمكان الجميع الآن الوصول إلى الإنترنت ، مما يبسط إلى حد كبير عملية التواصل مع الآخرينالناس والمسؤولين الحكوميين.

لذلك ، يمكن القول أن استخدام سير العمل هذا أصبح أكثر وأكثر طلبًا.

فائدة أخرى مهمة

بالإضافة إلى ذلك ، تتعاون العديد من الشركات مع المؤسسات الموجودة في مناطق أو دول أخرى ، لذلك من الأسهل كثيرًا تبادل المستندات المختلفة عند إجراء إدارة المستندات الإلكترونية. هذا يسمح لك بزيادة أسواق المبيعات بشكل كبير وإقامة اتصالات مع الشركات المصنعة المباشرة.

هذه ميزة إضافية هامة لإدارة المستندات الإلكترونية. لوحظ تحسن في جودة الإدارة منذ اليوم الأول لإدخال نظام مناسب.

كيف تدخل؟

في البداية ، يقوم رئيس المؤسسة بتقييم مزايا وعيوب نظام إدارة المستندات الإلكترونية. إذا تم اتخاذ قرار بتقديمه في الشركة ، يتم تنفيذ الخطوات التالية لذلك:

• يتم عقد اجتماع للمساهمين حيث يتم التصويت على تطبيق هذا النظام
• إذا كان القرار إيجابيا ، فسيصدر الأمر المقابل من قبل مدير الشركة.
• يُنصح بوضع لائحة داخلية تحكم قواعد استخدام التوثيق الإلكتروني.
• حدد التوقيع الذي سيتم استخدامه في عملية توقيع المستندات المختلفة.
• إذا تم تحديد توقيع بسيط ، يتم إلصاقه على أساس الرموز وكلمات المرور ، وكذلك الوسائل الأخرى ، والوصول إليهمحدودة ، لذلك ، يتم تعيين شخص معين للتعامل مع الموافقة على التوثيق الإلكتروني.
• تم تحديد المرجع المصدق. ويمثلها منظمة متخصصة تتعامل مع إدارة الوثائق الإلكترونية. من المهم اختيار شركة يكون التعاون معها مربحًا ومريحًا. يجب عليك تقييم تكلفة الخدمات المقدمة مسبقًا ، بالإضافة إلى الوظائف المختلفة التي يمكن استخدامها أثناء التعاون. يتم تحديد المسؤولية التي يتحملها المركز المختار عن الأخطاء المختلفة التي قد تنشأ في عملية الحفاظ على إدارة المستندات الإلكترونية.
• يتم إعداد المستندات على أساسها يتم إبرام اتفاقية مع المركز المختار.
• يتم شرح العقد مع المنظمة المختارة. بعد ذلك ، ينشئ المركز ويصدر شهادة مفتاح EDS لعميله.
• هناك إدخال مباشر لإدارة الوثائق الإلكترونية في عمل المنظمة. للقيام بذلك ، يتم تحويل جميع المستندات الورقية إلى نموذج إلكتروني ، ويتم إنشاء إجراء لتبادل الوثائق الإلكترونية.

يمكن إعداد الفواتير إلكترونيًا ، ولكن يجب عليك أولاً التأكد من أن استخدام هذه الوثائق سيكون مناسبًا للطرف المقابل. هذا يرجع إلى حقيقة أن الشركة يجب أن تمتلك الوسائل التقنية لمعالجة هذه المستندات.

اختيار EDS

يتم تضمين تكاليف التحضير حتى في فوائد الإدارة الإلكترونية للوثائقالعديد من المستندات الورقية. ولكن على أي حال ، سيتعين عليك تحمل تكاليف معينة. تتعلق بتنفيذ التوقيع الإلكتروني المستخدم في عملية اعتماد التوثيق الإلكتروني.

يمكن تقديم خدمات الاختبارات التربوية في شكل غير مؤهل أو مؤهل.

غير مؤهل

يتم إصداره باستخدام تحويل البيانات المشفرة ، حيث يتم استخدام مفتاح خاص ، وهو متاح لمالك EDS. من المهم أن تقرر مسبقًا من في الشركة بالضبط سيوقع الأوراق الإلكترونية.

بمساعدة مثل هذا التوقيع ، يمكنك اكتشاف العديد من التغييرات التي تم إجراؤها على الوثائق بعد توقيعها.

مؤهل

للقيام بذلك ، تتلقى الشركة شهادة خاصة تحتوي على مفتاح التحقق من EDS. لإنشاء مثل هذا التوقيع ، يتم أخذ المتطلبات المدرجة في القانون الاتحادي رقم 63 بعين الاعتبار.

عادةً ما يتم استخدام EDS في الشركات الكبيرة التي تسعى إلى الحفاظ على الأسرار التجارية ، وبالتالي ، نظرًا لـ EDS المؤهل المحسن ، يتم ضمان أمان المستندات الإلكترونية.

بعد اختيار نوع معين من التوقيع الإلكتروني ، يتم إبرام اتفاقية مع مركز الشهادات المحدد.

قواعد إدخال النظام في عمل الشركة

تعتبر مزايا إدارة المستندات الإلكترونية مقارنة بالورق أمرًا لا يمكن إنكاره ، ولكن غالبًا أثناء تطبيقه في عمل المنظمة ، تنشأ بعض الصعوبات. لذلك فإن قواعد هذه العملية تشمل:

• في البداية يتم تعيين متخصص بأمر من الرئيس ، الذي سيشارك في ترجمة المستندات الورقية إلى شكل إلكتروني ؛
• يتم تثبيت برنامج خاص على كل كمبيوتر يعمل ، مما يسمح لك بتوقيع المستندات باستخدام EDS الصادر مسبقًا ؛
• عند تجميع الوثائق المختلفة ومعالجتها والموافقة عليها ، تؤخذ القواعد الأساسية للعمل المكتبي في الاعتبار ، والتي تنطبق أيضًا على المستندات الورقية ؛
• يجب أن تحتوي المستندات الإلكترونية على جميع التفاصيل والأختام و EDS الضرورية ؛
• يمكن إدخال معلومات في لوائح الشركة فيما يتعلق بطرق تأكيد الإجراءات مع هذه المستندات التي سيتم تطبيقها.

لا تعتبر العملية صعبة للغاية إذا تم فهمها جيدًا.

قواعد التعاون مع الشركات الأخرى

تريد كل شركة تطبق مثل هذا النظام في عملها استخدام التوثيق الإلكتروني بالتعاون مع نظرائها الرئيسيين. للقيام بذلك ، عند إبرام اتفاقية مع شركة أخرى ، يجب تضمين بند في نص المستند ينص على أنه سيتم إرسال جميع الأوراق عبر قنوات الاتصال الإلكترونية. بعد ذلك ، يتم تجميع الوثائق اللازمة وتوقيعها بواسطة EDS الصادرة مسبقًا. يجب أن تكون جميع أدوات EDS معتمدة ، وإلا فلا يمكن استخدامها أثناء تشغيل الشركة.

من الأسهل بكثير إنشاء مثل هذا العمل مع الوكالات الحكومية المختلفة ، على سبيل المثال ، مع خدمة الضرائب الفيدرالية أو صندوق التقاعد. هذا يرجع إلى حقيقة أن هذه المنظمات لديها بالفعل البرامج اللازمة لالعمل مع التوثيق الإلكتروني.

كيف يتم تخزين المستندات؟

الميزة الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية هي أنه لا يشترط في المنظمة تخصيص غرفة منفصلة لإنشاء أرشيف ، حيث يتم تخزين جميع الأوراق على أجهزة الكمبيوتر أو الخوادم أو الوسائط الإلكترونية المختلفة. ولكن مع ذلك ، يجب على كل شركة دفع تكاليف التخزين المناسب للوثائق حتى لا يتم الوصول إليها من قبل الأشخاص أو المنظمات غير المصرح لهم.

أثناء تخزين المستندات الإلكترونية ، يتم مراعاة القواعد التالية:

• بالضرورة يتم تجميع تصنيف الحالات للشركة بأكملها ، ويعتمد مظهرها ومحتواها على مجال النشاط الذي تعمل فيه الشركة ؛
• فحص قيمة المستندات قيد التنفيذ
• يتم تمييز كل وثيقة باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية ؛
• يجب أرشفة جميع المستندات.

عندما تؤخذ هذه القواعد في الاعتبار ، لن يكون من الصعب تخزين الوثائق بشكل صحيح في شكل إلكتروني.

الخلاصة

هناك العديد من الفوائد لإدارة المستندات الإلكترونية. تحسين جودة عمل الشركة هو نتيجة لتنفيذها. للقيام بذلك ، من المهم اتخاذ القرار المناسب لإدارة المؤسسة وتحديد مركز الشهادات وإصدار EDS. يتم تثبيت برامج خاصة على أجهزة الكمبيوتر ، ويتم إجراء التغييرات اللازمة على الإجراءات المحلية التنظيمية للشركة.

بمساعدة التوثيق الإلكتروني ، تم تبسيطه إلى حد كبيرعمل الشركة وكذلك سهولة التعاون مع الشركات والمؤسسات الحكومية الاخرى.