إدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمات: كيف تعمل؟

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

إدارة المستندات الإلكترونية (EDM) هي طريقة سريعة لتبادل المعلومات بناءً على استخدام المستندات الإلكترونية ذات التوقيعات الافتراضية. لطالما حظيت بتقدير في الدول المتقدمة في العالم كأداة فعالة للأعمال التشغيلية.

جوهر

إدارة المستندات الإلكترونية بين المؤسسات هي مجموعة من العمليات لإنشاء المستندات ومعالجتها وإرسالها ونقلها واستلامها وتخزينها واستخدامها وإتلافها. يتم تنفيذ كل هذه العمليات بعد التحقق من السلامة والتأكد من استلام المستندات.

يتم تنفيذ قواعد تنفيذ تدفق المستندات بين الكيانات القانونية باتفاق الطرفين. يتم تبادل المعلومات باستخدام وسائل الاتصالات ، ويتم تخزين الوثائق على وسائط إلكترونية. يجب ألا تتجاوز مدة تخزين المعلومات المحاسبية تلك المنصوص عليها في القانون.

المنظماتفيما بينها تبادل الوثائق الرسمية وغير الرسمية مع توقيعات المشاركين. في مجال نشاط ريادة الأعمال ، يمكن أن تكون هذه: الفواتير ، والاتفاقيات ، والفواتير ، والعقود ، والاتفاقيات ، والأوامر ، والإخطارات ، والتوكيلات ، إلخ. يمكن نقل المعلومات في شكل ملفات نصية وجداول ورسومية.

الغرض من تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات

يمكن أن تكون المتطلبات الأساسية لإدخال التبادل الإلكتروني للبيانات:

• تقليص العمل الروتيني
• تقليل فقدان المستندات ؛
• العمل "شفاف" مع المستندات ؛
• تحسين انضباط الأداء - توفير المستندات في الوقت المحدد ، وما إلى ذلك.

من الأهداف الكمية ما يلي:

• تقليل وقت معالجة المستندات بمقدار 10 مرات.
• خفض نفقات المكتب إلى النصف

إدارة المستندات الإلكترونية بين المؤسسات: كيف تعمل

وفقًا للتشريعات المحلية ، تتم إدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمات بالاتفاق بين الطرفين. لتبادل البيانات ، من الضروري توصيل جميع المشاركين بجهاز مشغل واحد. بعد ذلك ، يحتاج المستخدم إلى إرسال طلب لإضافته إلى قائمة الأطراف المقابلة. بعد تأكيد الطلب ، يمكن للمشاركين في النظام تبادل البيانات.

سيتعين على وحدة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) أداء الوظائف التالية:

• دعوة الأطراف المقابلة لتبادل البيانات.
• إنشاء دفتر عناوين.
• التكامل مع برامج المحاسبة ،على سبيل المثال ، 1С.
• توقيع الوثائق وتشفيرها.
• تنظيم المراسلات
• تتبع حالات البريد الإلكتروني.

تتم إدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمات بمساعدة الشهادات. يتم الاتصال بالخادم والمصادقة من خلال شهادة رقمية شخصية. يتم إصدار EDS لكل مستخدم للنظام ، ويتم تخزينه على حامل رمز إلكتروني ومحمي بواسطة رمز PIN. يجب على المستخدم إدخال معلومات تسجيل الدخول وكلمة المرور الخاصة به إلى الحساب الشخصي. فقط بعد ذلك سيتمكن من الوصول إلى مستنداته.

يمكن لأي موظف في المؤسسة متصل بالنظام بدء عملية التبادل. قبل إرسال المستند إلى الطرف المقابل ، يجب توقيعه بالتوقيع الرقمي. يتم تنفيذ هذه العملية باستخدام برنامج Cryptopro. يتم إرسال المستند عبر التبادل الإلكتروني للبيانات. يتلقى موظف الطرف المقابل إشعارًا باستلام مستند جديد. إذا قبلها ، فإنه يضع أيضًا EDS. إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات على المستند ، فسيتم إنشاء نسخة إلكترونية جديدة. عند الانتهاء من التحرير ، تحتاج إلى حفظ جميع التغييرات باستخدام EDS. ثم يتم إرسال المستند مع التغيير إلى الطرف المقابل. إذا لزم الأمر ، يتم التنسيق الإلكتروني للمعلومات.

إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات مرة أخرى ، فسيتم تكرار الإجراء بأكمله مرة أخرى. إذا لم تكن هناك شكاوى بشأن الإصدار الجديد ، فسيتم احترام المستند. تعتبر العينة النهائية موقعة بواسطة توقيعين رقميين. يتم تخزين جميع إصدارات الوثيقة على الخادم ومتاحة للعرض. بمجرد إعطاء العينة حالة صالحة ، قم بتعديللن يعمل المستند. يتم تعيين الحالة "ملغاة" للعقود المعطلة. هذه هي الطريقة التي تتم بها إدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمات.

معدات

ما المطلوب لإدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمات؟ أولاً ، تحتاج إلى تحديد مشغل اتصالات وتثبيت برنامج خاص لتبادل المعلومات. ثانيًا ، مع كل طرف مقابل تنوي المنظمة إجراء مراسلات إلكترونية معه ، من الضروري إبرام "اتفاقية بشأن تبادل المستندات الإلكترونية".

من الضروري أيضًا تثبيت خادم التبادل الإلكتروني للبيانات حيث سيتم تخزين جميع المستندات. يمكن أن يكون هذا بمثابة معدات العميل والتخزين "السحابي". يتم الوصول إلى بيانات النظام من الخارج من خلال تطبيق يتم تثبيته على معدات موظفي المنظمة. يتم تنفيذ تفاعل أجهزة الكمبيوتر مع الخادم عبر بروتوكول HTTP مع تشفير SSL 128 إضافي. يتم الوصول إلى المستندات فقط من خلال واجهة التطبيق وبعد اجتياز المصادقة.

مشروع EDF

يمكن أن يستغرق مشروع أتمتة العمليات في أي مكان من بضعة أشهر إلى بضع سنوات. يعتمد المصطلح بشكل مباشر على عدد العمليات التي تحتاج إلى أتمتة ، والموارد والقدرات المالية للمؤسسة. مخطط موجز لإدخال التبادل الإلكتروني للبيانات هو كما يلي:

• إنشاء مجموعة عمل.
• تشكيل الأهداف والمواعيد النهائية وميزانية المشروع
• البحث في العمليات الحالية.
• تطوير المهام
• اخترأنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات
• توقيع اتفاقية تنفيذ EDS
• الموافقة على لوائح العمل.
• تعبئة دلائل النظام.
• تدريب الموظفين.
• اختبار أولي
• إصدار أمر بخصوص إدخال EDS.
• تكرير البرمجيات وإجراءات التشغيل.
• إطلاق مشروع تجريبي
• الانتقال الكامل إلى التبادل الإلكتروني للبيانات

أخطاء في تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات

في عملية أتمتة المستندات ، ينبغي إيلاء اهتمام خاص للعمليات التي يتطلب القانون وجود الورق فيها. لا يمكنك نسخ مستند ورقي إلكترونيًا. يؤدي هذا إلى إبطاء عملية العمل بشكل كبير ويسبب موقفًا سلبيًا تجاه عملية الأتمتة ككل. لا أحد يدفع مبلغًا إضافيًا مقابل القيام بعمل مزدوج.

في عملية التنفيذ ، من الضروري تطوير إجراء جديد للعمل مع المستندات ، وتدريب الموظفين ، وبعد ذلك فقط الانخراط في التنفيذ الكامل. لا يمكن تحقيق ذلك إلا إذا تم إبلاغ الموظفين بفوائد استخدام التقنيات الجديدة.

خطأ شائع آخر هو الدراسة الضعيفة لمتطلبات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. إذا كان على المستخدمين العمل في نظام غير مهيأ ، فإن عملية التبادل الإلكتروني للبيانات تختلف عن تلك المعتمدة في المؤسسة.

إدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمات: الإيجابيات والسلبيات

الفوائد:

• تقليل تكلفة إرسال المستندات الأصلية بالبريد.
• توفير مساحة التخزين للوثائق. يتم تخزينها جميعًا إلكترونيًا.
• سهل الاستخدام. يتم إرسال المستند من مكان عمل واحد. يتم إجراء بحث سريع عن مستند حسب الحالة (مرسل ، مستلم ، مقبول ، إلخ).
• التسليم الفوري. تصل جميع المعلومات المرسلة إلى المرسل إليه في غضون ثوانٍ قليلة.
• لا يمكن فقدان المستند حتى تنتهي فترة الاحتفاظ به في النظام.

عيوب:

• لاستخدام المعدات ، تحتاج إلى شراء ترخيص ، وهو ما يكلف الكثير من المال.
• في أغلب الأحيان ، لا يمكن تبادل البيانات إلا بين أعضاء نفس النظام.
• تختلف إدارة المستندات الإلكترونية بين المؤسسات في 1C أو استخدام أي برنامج آخر عن المخطط المستخدم سابقًا. مع إدخال الخوارزمية الجديدة ، سيكون لدى جميع الموظفين أسئلة حول سير العمل.
• المعدات التقنية. قبل إدخال التبادل الإلكتروني للبيانات ، تحتاج المنظمة إلى شراء المعدات وتدريب الموظفين على إدارة النظام الجديد.
• يتم تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) باستخدام EDS ، والتي تكون صلاحيتها سنة واحدة. يجب تتبع الشهادات وتحديثها في الوقت المناسب. من الضروري أيضًا التحكم في فترة صلاحية شهادات الطرف المقابل لتجنب المشاكل مع الضريبة.

اللائحة القانونية

ما هي اللوائح التي تنظم إدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمات؟ يتضمن تشريع الاتحاد الروسي القانون الاتحادي رقم 63 "بشأن التوقيع الإلكتروني" ، ويتم تحديد قواعد تقديم المستندات إلى دائرة الضرائب الفيدرالية بأمر وزارة المالية رقم MMV-7-2 / 168. EDOبين المنظمات على أساس أمر وزارة المالية رقم 50 ن. يتم تحديد قواعد تبادل المستندات المحاسبية الأساسية في شكل إلكتروني بترتيب دائرة الضرائب الفيدرالية رقم ММВ-7-6 / 36 @. يجب أن يسترشد جميع مشغلي EDI في سياق أنشطتهم بأمر دائرة الضرائب الفيدرالية رقم ММВ-7-6 / 253 @.

SBIS

تمنح إدارة المستندات الإلكترونية بين مؤسسات SBIS العملاء المزايا التالية:

• يمكنك إرسال المستندات إلى أي منظمة مسجلة على أراضي الاتحاد الروسي. إذا لم يكن الطرف المقابل عضوًا في نظام SBIS ، فسيقوم موظف الشركة ببساطة بالاتصال بممثل المؤسسة وإرسال الدعوات للمشاركة في النظام إلى بريده الإلكتروني. مباشرة بعد تأكيد الطلب ، سيتم تبادل المعلومات بين المشاركين دون وسطاء.
• لا تحتاج إلى تثبيت برنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يكفي أن يكون لديك نسخة محدثة من المتصفح والوصول إلى الإنترنت.
• لست بحاجة لبرنامج خاص للعمل مع البيانات. إذا تم إعداد التقرير مبدئيًا في برنامج تابع لجهة خارجية ، على سبيل المثال ، 1C ، فيمكنك إعداد تكامل البيانات مع نظام VLIS.
• نموذج المستند النموذجي غير مثبت. يمكنك إرسال نص وجداول بيانات وصور والمزيد.

SKB "Kontur"

أحد مطوري البرامج الأوائل في روسيا يوفر أيضًا معدات لإدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمات. طورت شركة "Kontur" نظام Diadoc الذي يتم من خلاله تبادل الوثائق الإلكترونية.من ميزات النظام أنه يمكن الوصول إلى البيانات أثناء التواجد في الخارج. قامت الشركة بتطوير تعريفات التجوال خاصة لهذا الغرض. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك الوصول إلى البيانات عبر API.

ماذا تحتاج؟

لربط التبادل الإلكتروني للبيانات ، تحتاج المنظمة إلى الشراء:

• برنامج مرخص ؛
• الخادم ؛
• تنفيذ ترقية المعدات
• تدريب الموظفين
• إعداد ودمج EDMS للعمل مع التطبيقات الداخلية.

يجب إجراء مثل هذه الاستثمارات من أجل ربط إدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمة؟ المرحلة الثانية من الاستثمار هي إدراج تكاليف استشارات الدعم الفني ، ونظام إدارة الوثائق الإلكترونية وتحديثات البرامج. يجب دفع هذه التكاليف شهريًا.

الخلاصة

يتم استبدال سير العمل الورقي بالإلكتروني. فهو لا يقلل فقط من تكاليف عمليات المنظمة ، بل يزيد أيضًا من كفاءة العمل ككل. لكي يعمل التبادل الإلكتروني للبيانات بنجاح ، من الضروري صياغة أهداف تنفيذ النظام بشكل واضح وتكوين المعدات بشكل صحيح.