كفاءة المحاسبة: فترة تخزين المستندات

2025 مؤلف: Howard Calhoun | calhoun@techconfronts.com. آخر تعديل: 2025-01-24 13:11

تتأثر كفاءة المحاسبة إلى حد كبير بالمنظمة المختصة لتخزين المستندات التي تتراكم في المؤسسة. لذلك ، من أجل تجنب المشاكل ، يجب على أي محاسب أن يتعرف بالتأكيد على متطلبات شروط وإجراءات تخزين المستندات وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي.

ما هو الترتيب الذي يتم تخزين المستندات به؟

تشترط التشريعات الفيدرالية منذ عام 2013 أن تحتفظ أي مؤسسة بجميع المستندات الأولية والبيانات المالية وسجلات المحاسبة ومعايير العمل ، وكذلك أي مستندات أخرى تتعلق بأنشطة هذا الكيان الاقتصادي. تنطبق هذه القاعدة أيضًا على فترة تخزين المستندات في شكل إلكتروني ، والتي تستخدم بشكل متزايد في الأنشطة الاقتصادية للمؤسسات ذات الأشكال التنظيمية والقانونية المختلفة.

كم من الوقت يستغرقتخزين المستندات؟

فترة الاحتفاظ بالمستندات - خمس سنوات على الأقل ، أو أكثر (وفقًا للقواعد التي وضعتها المنظمة). ومن المثير للاهتمام أن قانون الضرائب ينص على فترات تخزين أخرى (أربع سنوات). ينطبق هذا على جميع البيانات المالية ، ويتم احتساب الفترة من لحظة آخر استخدام لها. من الأفضل بالطبع الاحتفاظ بالمستندات لمدة خمس سنوات ، مما سيوفر عليك الكثير من الوقت والأعصاب إذا حدث شيء ما! يجب النظر في مستندات معاملات التجارة الخارجية بشكل منفصل. إذا كانت الدولة الأجنبية المقابلة توفر فترة أطول لتخزين المستندات مقارنةً بالاتحاد الروسي ، فمن الأفضل اختيارها ، وليس الأمل في ألا تكون هناك مشاكل في المعاملة في المستقبل. وهذا يجب أن تنص عليه اللوائح الداخلية للمنشأة مما يمنع الكثير من الأخطاء من قبل الموظفين.

من المسؤول عن تخزين المستندات؟

وفقًا لـ "حرف" القانون ، رئيس المنظمة ، أي مديرها التنفيذي مسؤول شخصيًا عن حفظ المستندات في أرشيف المؤسسة. إذا لم يتم الالتزام بفترة تخزين المستندات أو تنظيم تداول المستندات ، فسيتم تحصيل غرامة قدرها عشرة آلاف روبل من المؤسسة ، وثلاثين ألف روبل عن الانتهاك المتكرر. في حال أدت هذه اللامسؤولية إلى التقليل من قيمة الضريبة ، يجب دفع عشرين بالمائة من الضريبة غير المسددة ، لكن هذه الغرامة لا يمكن أن تقل عن أربعين ألف روبل. كما تنص تشريعات الاتحاد الروسي بشكل منفصل على عقوبات ضدالمسؤولين عن الخسائر الناجمة عن التنظيم غير الفعال لتخزين المستندات في المؤسسة.

كيف أتلف المستندات التي انتهت صلاحيتها بالفعل؟

بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أن بعض المستندات لا يتم إتلافها ، بل يتم نقلها إلى أرشيف البلدية ، لذلك من المهم جدًا ليس فقط تمييزها بصلاحية الصلاحية ، ولكن أيضًا الاهتمام بوضعها نقش "لجنة مراجعة الخبراء" (EPK). إذا لم تكن هناك حاجة لنقل المستندات إلى الأرشيف ، فيجب على رئيس المنظمة إصدار قانون بشأن إتلاف المستندات. إذا لم يتم وضع مثل هذا الفعل ، فإن المستندات تعتبر مفقودة ، ويلزم إصدار أمر بتعيين لجنة للتحقيق في مثل هذه الخسارة.