شروط ومدة تخزين المستندات الأولية في المحاسبة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

كما تظهر الممارسة ، في أي مؤسسة محلية حديثة تقريبًا ، يتم إنشاء أكبر قدر من الوثائق عن طريق المحاسبة. بالطبع ، هذا أمر مفهوم: في هذا القسم يعملون بالمال ، وكل عملية من هذا القبيل تحتاج إلى إصلاح رسمي على الورق. بالإضافة إلى ذلك ، فإن مصطلح تخزين المستندات الأساسية في مؤسسة محدد قانونيًا ، مما يعني أنه لن يعمل بهذه الطريقة للتخلص من "قطع الورق" ، سيتعين عليك تخزينها لعدة سنوات على الأقل وبعد ذلك فقط حطمهم. بالمناسبة ، عملية التخلص من نفايات الورق ليست سهلة أيضًا ، فهي تحتوي على عدد من الميزات المحددة. عن كل هذا - كذلك.

مستندات ، مستندات…

إذا أعطيت إحصائيات عن كمية الوثائق المنتجة ، اتضح أنه في جميع المؤسسات المحلية الحديثة تقريبًا ، المحاسبة هي مصدر 80-90٪ من المستندات الورقية. لا يحتاجون فقط للاحتفاظ بهم. تحدد القيود ليس فقط ما هو الحد الأدنى الصحيح لفترة التخزين لوثائق المحاسبة الأولية (عادة ما تختلف منخمس سنوات إلى عقد) ، ولكن أيضًا الظروف التي يجب أن تكون فيها هذه الأشياء. في الوقت نفسه ، يجب أن نتذكر أن هناك تقسيمًا إلى وثائق للتخزين المؤقت والدائم.

ومع ذلك ، كما تبين الممارسة ، لا يهتم مديرو كل شركة بفهم تعقيدات شروط تخزين المستندات الأولية. لإنقاذ نفسك من الصداع ، يمكنك استخدام خدمات شركات الأرشفة المتخصصة. في مثل هذه الشركة ، يعرفون بالضبط نوع المستندات إلى متى يجب تخزينها ، وتحت أي شروط ، وتحت أي قواعد. بالإضافة إلى ذلك ، تتمتع هذه المنظمة بالقدرة الفنية على إتلاف المستندات الموكلة بالتخزين عند انتهاء المواعيد النهائية. إنها مريحة حقًا ، لكنها تكلف مالًا. إذا كنت تريد توفير المال ، فسيتعين عليك تخصيص غرفة خاصة للأرشيف وفهم الفترة القانونية لتخزين مستندات المحاسبة الأولية في المؤسسة.

تريد - لا تريد

بالمناسبة المشكلة لا تنشأ من الصفر. تحدد القوانين الحالية شروط تخزين مستندات المحاسبة الأولية ، ويجب مراعاتها في أي مؤسسة. ويترتب على التشريع أن أي كيان قانوني عامل مكلف بالالتزام بالحفاظ على الوثائق. هذا يعني أن شكل النشاط لا يهم - سواء كان رجل أعمال خاص يمارس الأعمال التجارية بمفرده ، أو مصدر قلق كبير ، فلا يزال يتعين عليك الاهتمام بتخزين البيانات المالية والوثائق الأخرى. من المهم دراسة القانون لفترات محددة لتخزين المستندات الإلكترونية الأولية والورقية ، بحيث في حالة وجود تعارض مع المقاول أو أثناء التحقق من قبل السلطة المسيطرة ، لن تكون في وضع غير مريح. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤدي عدم الامتثال للفترات الزمنية القانونية إلى غرامة كبيرة أثناء التفتيش. يحتوي التشريع الحالي على لوائح تنظم الحد الأدنى لفترة تخزين مستندات المحاسبة الأولية. من المهم أن تكون الأعمال التجارية آمنة ، وتتميز ممارسة الأعمال التجارية في بلدنا بالشرعية والامتثال للقواعد المعمول بها.

القانون الفيدرالي رقم 125 ، المعتمد في أكتوبر 2004 ، يتحدث عن فترة تخزين المستندات الأولية الإلكترونية والوثائق الورقية. بناءً على الاسم ، فهو مخصص للأرشيف وإدارة الأعمال بشكل صحيح. في هذه الوثيقة الرسمية يتم النظر في ميزات تخزين الأوراق الرسمية الصادرة عن قسم المحاسبة. هنا يمكنك العثور على كلتا الميزتين اللتين تسمحان لك بالتمييز بين توثيق التخزين المؤقت والتخزين الدائم ، وكذلك المصطلحات الخاصة بنوع معين من الورق.

ينطبق على من؟

الالتزامات بالامتثال للحد الأدنى لفترات التخزين للمستندات الأولية يتم تعيينها إلى:

• الحكومات المحلية ؛
• جهات حكومية ؛
• رواد أعمال
• مؤسسات ؛
• أشخاص يقومون بأعمال تجارية.

يجب مراعاة القانون فيما يتعلق بالوثائق الأرشيفية ، بما في ذلك تلك المتعلقة بالموظفين. جميعيجب أن تكون الفترة الزمنية المحددة في أوراق القانون في مكان آمن. بالإضافة إلى القوانين الفيدرالية ، تتأثر تفاصيل شروط تخزين المستندات الأولية وسجلات المحاسبة في عدد من الوثائق التنظيمية السارية على أراضي الدولة ككل وفي كل منطقة على حدة. ومع ذلك ، فإن أهم وثيقة هي القانون رقم 125 المذكور أعلاه ، والذي يوفر قائمة كاملة بالوثائق التي تنظم مدة تخزين الأوراق المحاسبية.

القانون رقم 129

في عام 1996 صدر قانون اتحادي بخصائص المحاسبة. تنص على أنه يمكن للمحاسبة إنشاء وثائقها على الورق ، وكذلك استخدام أدوات آلية مختلفة. في الوقت نفسه ، يجب على الشركة عمل نسخ من الوثائق على الورق من تلقاء نفسها ، حتى يتمكن جميع المشاركين في العمليات من الوصول إلى البيانات المتعلقة بهم. إذا طلبت السلطة التنظيمية الوصول إلى الوثائق ، فيجب على ممثلي الشركة تقديمها. لكل من المدعين وممثلي المحكمة الحق في القيام بذلك

الإنشاء والتخزين وفقًا لفترات تخزين مستندات المحاسبة الأولية ، يجب أن يتوافق الحكم عند الطلب مع النماذج المحددة في التشريعات التنظيمية. يجب إرسال المستندات إلى الشخص الطالب في شكل ورقي. إذا كانت قدرات الآلات المستخدمة في العمل تسمح بذلك ، إذا وافق جميع المشاركين ، يمكن إرسال التقارير في شكل إلكتروني. كما أنه مسموح به بموجب القوانين المعمول بها لديناالبلدان.

حافظ على القواعد

129 يحتوي القانون الفيدرالي على إشارة إلى الالتزام بالامتثال لشروط تخزين مستندات المحاسبة الأولية. على وجه الخصوص ، تذكر المادة 17 أنه يجب على أي كيان قانوني الاحتفاظ بهذه الوثائق دون فشل ، بما في ذلك السجلات والتقارير. يتم تحديد مدة الفاصل الزمني من خلال القواعد التي تحكم الأرشفة على مستوى الولاية. لا يمكن أن تقل مدة هذه الفترة عن 5 سنوات.

يتم تحديد فترة خاصة لتخزين المستندات الأولية للوثائق المنظمة للسياسة المحاسبية وبعض الفئات الأخرى (البرامج المستخدمة على الأجهزة التي تعالج المعلومات ، مخطط العمل للحسابات). بالطبع ، المدة هنا هي أيضًا خمس سنوات (في بعض الحالات يمكن تعيين هذه الفترة لفترة أطول) ، لكن الفترة تبدأ في العد من لحظة استخدام هذا المستند آخر مرة في المؤسسة. رئيس الكيان القانوني هو الشخص المسؤول ، بموجب القانون ، عن تخزين جميع الوثائق المطلوبة وفقًا للفترات الزمنية. هذا يعني أن أي رئيس متعلم ومسؤول يجب أن يعرف فترة تخزين المستندات الأولية في قسم المحاسبة إذا كان يريد إبقاء الوضع في الشركة تحت سيطرته.

كما تظهر الممارسة ، تجري العديد من المنظمات بانتظام جردًا للوثائق الرسمية ، وتحدد اللوائح المحلية الأشخاص المسؤولين عن تخزين المستندات ، والذين تتفاعل معهم سلطات التفتيش فعليًا عند مراقبة الامتثالقواعد الأرشفة.

الإنشاء والتخزين: كل ذلك وفقًا للقواعد

بناءً على التشريعات الحالية ، يمكن للمحاسبين إنشاء كل من الوثائق الأولية والوثائق الموجزة ليس فقط على الورق ، ولكن أيضًا في شكل إلكتروني ؛ في الوقت نفسه ، يتم تعيين التزامات إنشاء نسخ ورقية للكيان القانوني ، وبناءً على طلب الشخص المعني ، هيئة التفتيش ، تلتزم الشركة بإرسال المستندات الورقية إلى العنوان في أقرب وقت ممكن. يجب أن يتم التجميع والتخزين بالشكل الذي تحدده التشريعات التنظيمية الحالية.

حول فترة تخزين المستندات الأولية في قسم المحاسبة ، يوضح ترتيب هذه العملية قائمة الوثائق التي تأخذ بعين الاعتبار أوراق الإدارة النموذجية التي يتم تشكيلها في سياق عمل أي مؤسسة. تأسست في عام 2010 في وثيقة معتمدة من قبل وزارة المالية والأرشيف الاتحادي. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري مراعاة متطلبات قانون الضرائب ، الذي ينظم مسؤولية كل مواطن في بلدنا عن الاحتفاظ بسجلات محاسبية لمدة أربع سنوات. ينطبق هذا على الأوراق المتعلقة بمحاسبة النفقات والدخل وأيضًا تأكيد دفع الضرائب.

كن ذكيا في الأشياء

التنظيم الصحيح للعملية وفقًا لشروط تخزين مستندات المحاسبة الأولية يتضمن نهجًا احترافيًا ، وإشراك الموظفين المسؤولين عن توثيق المحاسبة ، ومعالجة المعلومات الأرشيفية حول تنظيم عملية العمل نفسها. حاليا لا توجد أماكن تقريباتدريب متخصص في الأرشفة ، لذلك غالبًا ما يكون من الصعب العثور على متخصص عالي الجودة حقًا. من ناحية أخرى ، تتطلب التشريعات التقدمية مراعاة فترات الاحتفاظ بمستندات المحاسبة الأولية ، وإلا فقد تواجه غرامات غير سارة بشكل قاطع. أفضل خيار لتدفق المستندات بكميات كبيرة بشكل كافٍ هو إنشاء قسم مسؤول عن تخزين الأرشيف في موظفي الشركة وضمان التدريب المنتظم للموظفين المسؤولين عن التوثيق بالموارد الداخلية. سيؤدي ذلك إلى إبقاء الابتكارات المنصوص عليها في القوانين تحت السيطرة والامتثال لجميع المتطلبات.

خيار بديل يسمح لك أيضًا بمراعاة فترة تخزين المستندات الأولية والامتثال لها في أنشطة عملك هو التعاون مع وسيط يفترض التزامات للحفاظ على أوراق العميل. ومع ذلك ، فإن اختيار شركة أرشيفية لنفسك ليس بالمهمة السهلة أيضًا. من الضروري تحليل جميع الخيارات المتاحة بعناية من أجل إعطاء الأفضلية لشركة موثوقة ولا تقلق من احتمال إغلاقها وحرق المبنى.

ميزات تخزين بعض أنواع الوثائق

على النحو التالي من التشريع الحالي ، يجب نقل الوثائق الأولية ، وكذلك السجلات والتقارير والميزانية العمومية ، إلى الأرشيف. كل هذه الفئات من الوثائق الرسمية ، حتى يتم إرسالها إلى الأرشيف ، يجب الاحتفاظ بها في أماكن المحاسبة ، في حين أن الكيان القانونيتلتزم بتوفير جميع شروط سلامة الأوراق: يجب إغلاق الخزانات ، ويجب مراعاة الحريق وغيرها من وسائل الأمان. داخل المؤسسة ، يتم تعيين شخص مسؤول عن سلامة الوثائق من خلال وثيقة خاصة.

إذا كانت الشركة تستخدم نماذج إبلاغ صارمة ، يجب بموجب القانون الاحتفاظ بهذه المستندات في خزانة أو خزانة خاصة ، وهي غرفة مغلقة وتضمن سلامة الوثائق. يجب جمع الوثائق الأولية للفترة الزمنية الحالية ، والمعالجة يدويًا ، بترتيب زمني في السجلات ، والتي يتم إرسالها بعد ذلك إلى الأرشيف للتخزين الدائم.

ما الذي يجب البحث عنه أيضًا؟

عند تخزين البيانات المصرفية والأوامر النقدية والتقارير المسبقة ، يجب الاحتفاظ بجميع الوثائق بترتيب زمني ومُلزمة للتخزين النظامي المشترك. يمكن تخزين بعض الفئات المحددة من المستندات (تقارير الورديات وأوامر العمل) بدون ربط ، ولكن يتم حفظها في مجلدات بحيث لا يتم فقد أي شيء أو استخدامه لأغراض غير شريفة.

سلامة الوثائق ، وكذلك إرسالها في الوقت المناسب إلى الأرشيف ، هي في المقام الأول مسؤولية المحاسب الرئيسي ، على الرغم من أنه ، إذا لزم الأمر ، قد تحتوي اللوائح المحلية على تفويض السلطة لشخص آخر. لا يمكن إصدار الوثائق الأولية والتقارير والميزانيات العمومية إلا في بعض الحالات إذا كان هناك أمر رسمي من كبير المحاسبين. بشكل عام ، لا تستطيع الأقسام الهيكلية الوصول إلى مستندات المحاسبة. من الممكن مصادرة الوثائقفقط إذا كان هناك طلب متخصص من وكالات التحقيق أو المحكمة أو سلطات أخرى لديها الصلاحيات المناسبة بموجب القانون. في هذه الحالة ، من الضروري تقديم قرار رسمي يتم إعداده وفقًا للقانون. عند الانسحاب لا بد من وضع بروتوكول يتم نقل نسخة منه لممثل المنظمة مقابل التوقيع.

فترة التخزين للمستندات الأولية موضحة في الجدول أدناه.

ميزات سير العمل

يتم تطبيق مصطلح "تدفق المستندات" على مجموعة من العوامل المرتبطة بحركة الوثائق من لحظة إنشاء الورقة وحتى نقلها إلى أعمال الأرشفة. وضع الجدول هو مسؤولية كبير المحاسبين ، على الرغم من أنه في بعض الشركات يتم تفويضه إلى أخصائي إدارة الوثائق. ومع ذلك ، كما تبين الممارسة ، فإن الأصح هو إدراج مثل هذا الجدول في السياسة المحاسبية للمؤسسة ، والتي تتم الموافقة عليها بعد ذلك بأمر صادر خصيصًا موقع من قبل رئيس الشركة.

بمساعدة الجدول الزمني ، يمكنك تنسيق العمليات التنظيمية وتبسيط مهمة التخطيط في المؤسسة. جدول سير العمل للوثائق الأولية هو قائمة بفناني الأداء ، والفترات الزمنية التي يجب خلالها إرسال الأوراق إلى قسم المحاسبة ، والإطار الزمني الذي يقوم المحاسبون بمعالجتها. تأكد من وصف فترات التقارير ، بما في ذلك الميزانيات العمومية. غالبًا ما تحتوي السياسة المحاسبية على تنظيم فترات التخزين للمستندات الأولية ، وهذه الفترة أومعادلة لتلك التي ينص عليها القانون ، أو أعلى إذا اقتضت ذلك تفاصيل أنشطة الشركة. عندما يتم تقديم التقارير الخاصة بالسنة ، يتم إعداد الوثائق بالطريقة المحددة ونقلها إلى التخزين الأرشيفي. في الوقت نفسه ، يؤخذ في الاعتبار أنه قد يكون من الضروري في المستقبل استخراج البيانات المفيدة من الحجم المنقولة للتخزين. لهذا ، من المعتاد تقسيم الحالات إلى مجلدات ، بينما يتم شرح التجميع بالمحتوى. تأكد من تعيين عنوان ذي صلة لكل مجلد.

ميزات تخزين القضية

جميع الوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة المؤسسة ، كما هو مذكور أعلاه ، مقسمة إلى تلك المخصصة للتخزين المؤقت والدائم. عند نقل الأوراق للأرشيف لا بد من تسليم كل فئة من هذه الفئات على حدة دون خلط الأوراق الرسمية في نفس المجلدات. في هذه الحالة ، يجب الاحتفاظ بالنسخ منفصلة عن النسخ الأصلية. أيضًا ، في مجلدات منفصلة ، سيتعين عليك فرز الوثائق التي تعرض التقارير والخطط للسنة وربع السنة ولأشهر. يجب أن يحتوي ملف واحد على قطعة واحدة من الوثائق.

لتجميع حالة واحدة ، يمكنك استخدام المستندات التي تم إنشاؤها في فترة واحدة (ربع سنة ، سنة ، شهر). الاستثناء هو ما يسمى بالفئات المؤقتة - على سبيل المثال ، الملفات الشخصية ، التي لم يتم تحديد وقت إغلاقها ليتزامن مع السنة التقويمية. إذا كان الملف يحتوي على وثائق تم إنشاؤها على مدى عدة أشهر ، فمن الضروري فصل كل شهر عن الآخرين بورقة خاصة ، مع تحديد الفترة التي تليها الكتلة التي تليها.في هذه الحالة ، يُسمح بتجميع ما يصل إلى 250 ورقة في علبة واحدة. يمكن أن يكون سمك المجلد 4 سم أو أقل.

ما الذي يجب البحث عنه أيضًا؟

كما يتضح من قواعد الأرشفة ، إذا كان للوثائق ملاحق ، فيجب إرفاق تلك الملاحق (بغض النظر عن وقت تجميعها بالضبط) بالوثائق المصاحبة لها. بشكل عام ، يعد تسلسل أرشيف الوثائق المحاسبية مهمًا جدًا ، لذلك يجب مراعاته بدقة. كقاعدة عامة ، يتم ترحيل الكشوف أولاً ، ثم الملاحظات التفسيرية ، وبعد ذلك يتم استكمال الميزانية العمومية بالمستندات المرفقة.

عند تنظيم تخزين الحسابات الشخصية لموظفي الشركة ، من الضروري تخصيص حالة منفصلة لهذا الغرض ، حيث يتم وضع الوثائق حسب السنة مع تسلسل زمني صارم. يتم تشكيل المراسلات السنوية في مجلدات تشير إلى السنة التقويمية ويتم تنظيمها أيضًا وفقًا للتواريخ. يجب أن يتبع كل طلب استجابة.

بعض الميزات

قد تختلف فترات الاحتفاظ المنصوص عليها في قانون الضرائب عن تلك المحددة في القوانين التي تحكم أنشطة المحاسبة. عند ملاحظة مثل هذا التناقض ، يوصى أولاً وقبل كل شيء بمراقبة الفترة الزمنية الأطول - سيسمح ذلك ، إذا لزم الأمر ، بالرجوع إلى الوثائق واستخدامها ، حتى إذا كان الموعد النهائي وفقًا لإحدى القواعد الحالية قد انتهت بالفعل. بالإضافة إلى ذلك ، لن يكون لدى المفتشين ما يشكو منه. من الضروري أيضًا تذكر قائمة خاصة منشورة في عام 2000 تشير إلى مدة التخزينبعض مجموعات التوثيق المحددة. يتم تحديث هذه القائمة واستكمالها بانتظام ، لذلك يجب على كبير المحاسبين في المؤسسة والقسم المسؤول عن إدارة المستندات متابعة المعلومات المحدثة.

في حال مخالفة شروط التخزين ، تقع مسؤولية ذلك على عاتق رئيس الشركة ، على الرغم من حقيقة أن موضوع السلامة هو في المقام الأول من مسؤولية كبير المحاسبين. في حالة انتهاك الأمر ، يتم انتهاك مدة التخزين ، يتم تغريم الشركة. بالنسبة للمسؤول ، تتراوح العقوبة عادة بين ألفين وثلاثة آلاف روبل. ولكن إذا لم يتم الاحتفاظ بالوثائق الأولية على الإطلاق ، فيمكن معاقبتهم بغرامة قدرها خمسة آلاف روبل أو أكثر.