المستندات النقدية: التسجيل والتحقق والتخزين. إجراءات إصدار المستندات النقدية الأولية

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

المستندات النقدية هي أوراق يتم إعدادها فيما يتعلق بحركة أموال كيان قانوني أو رائد أعمال فردي. تمت الموافقة على نماذجهم من قبل لجنة الدولة للإحصاء. دعونا نفكر أكثر في ما يمكن أن تستخدمه مؤسسات المستندات النقدية.

أوامر

هم بمثابة مستندات نقدية أولية. يمكن أن تكون الطلبات واردة أو صادرة. يتم تطبيق الأول عند استلام النقد. يتم إصدار أمر استلام في نسخة واحدة من قبل موظف محاسبة وموقع من قبل Ch. محاسب أو مسؤول مخول للقيام بذلك. في حالة عدم وجود مسؤولين مسؤولين ، يمكن لرئيس الكيان القانوني أو صاحب المشروع الفردي نفسه اعتماد المستندات النقدية الأولية. يجب توقيع إيصال أمر الائتمان من قبل الأشخاص المصرح لهم (محاسب وصراف) ، مصدق بختم (ختم). بالإضافة إلى ذلك ، يتم تسجيله في المجلة ذات الصلة. يتم تسليم الإيصال للموضوع الذي قام بإيداع الأموال. أمر الإيصال نفسه يظل في مكتب النقدية.يتم ملء ورقة المصروفات عند إصدار النقد. يجب القول أنه يتم تجميع المستندات النقدية إذا كانت المؤسسة تستخدم كل من الأساليب التقليدية لمعالجة المعلومات وأدوات BT. يتم إصدار الأمر الصادر ، مثل الأمر الوارد ، في نسخة واحدة. يجب أيضًا أن يتم اعتماده من قبل الأشخاص المصرح لهم وتسجيله في المجلة المناسبة.

حشوة

كيف يتم إصدار المستندات النقدية المذكورة أعلاه؟ يتم التعبئة على النحو التالي:

1. يشير السطر "الأساس" إلى معاملة تجارية.
2. في العمود "بما في ذلك" يتم إدخال مبلغ ضريبة القيمة المضافة. هو مكتوب بالأرقام. إذا لم تكن الخدمات أو السلع أو العمل خاضعة للضريبة ، فإن السطر يشير إلى "بدون ضريبة القيمة المضافة".
3. في سطر "الملحق" ، يجب إدراج الأوراق المصاحبة والأوراق الأخرى ، مع الإشارة إلى تواريخ تجميعها وأرقامها.
4. في العمود "الائتمان ، رمز التقسيم الفرعي" يتم وضع التعيين المقابل للإدارة الهيكلية التي يتم استلام الأموال إليها.

تسجيل

يجب تسجيل المستندات النقدية في مجلة خاصة. يسجل كل من الطلبات الواردة / الصادرة والأوراق التي تحل محلها. وتشمل الأخيرة ، على سبيل المثال ، كشوف المرتبات وطلبات إصدار الأموال والفواتير وغيرها. وفي نفس الوقت تجدر الإشارة إلى أن أوامر المصروفات الصادرة في كشوف المرتبات والمبالغ الأخرى المعادلة لها يجب أن يتم تسجيلها بعد إصدار المدفوعات.

دفتر النقدية

يستخدم لحساب إصدار واستلام النقد. الكتاب مُرقّم ومُرقم ومُصدق بختم يوضع على الصفحة الأخيرة. يتم عمل سجل هنا أيضًا يشير إلى عدد الأوراق. يجب توقيع الصفحة الأخيرة. محاسب ومدير أعمال. كل ورقة من الكتاب مقسمة إلى جزئين متساويين. يجب ملء إحداها (بمسطرة أفقية) لتكون النسخة الأولى والأخرى كنسخة ثانية. يتم إصدار الأخير من الجانبين الخلفي والأمامي باستخدام ورق الكربون. يتم ترقيم كلتا الحالتين بنفس الرقم. الأول يبقى في الكتاب ، في حين أن الأخير قابل للفصل. هذا الأخير بمثابة الإبلاغ عن المستندات النقدية. حتى نهاية جميع العمليات لليوم الحالي ، فإنها لا تؤتي ثمارها. تبدأ الإدخالات على الجانب الأمامي للنسخة الأولى بعد العمود "الرصيد في بداية اليوم". قبل الملء ، يجب طي الورقة على طول الخط المسيل للدموع. يتم وضع الجزء المقطوع أسفل الجزء المتبقي في الكتاب. لإدخال المعلومات بعد "النقل" ، يتم تثبيت جانب التقطيع على الجانب الأمامي للنسخة الثانية. تستمر الإدخالات على طول الخط الأفقي على الجانب الخلفي للجزء غير المنفصل.

مستندات إضافية

يمكن تسجيل المعاملات النقدية بأوراق مختلفة. واحد منهم ، على سبيل المثال ، هو تقرير مسبق. يتم استخدامه لحساب الأموال التي يتم إصدارها للأشخاص المسؤولين عن النفقات الإدارية والتجارية. كيف يتم إعداد هذه الوثائق؟ يتم المحاسبة عن المعاملات النقدية من هذا النوع مباشرة بواسطة كيان إعداد التقارير ، وأيضا محاسب. يتم إعداد التقارير المسبقة على الورق أو وسائط الكمبيوتر. يتم تسجيل المستندات النقدية بدقة وفقًا للقواعد. يتم تعبئة كل نموذج في نسخة واحدة. على الجانب الآخر ، يشير الشخص المسؤول إلى قائمة الأوراق التي تؤكد النفقات التي تكبدها. هذه ، على سبيل المثال ، تشمل شهادة السفر ، بوالص الشحن ، الشيكات ، الإيصالات ، إلخ. هنا ، يشير الموضوع إلى مقدار النفقات. يجب ترقيم الأوراق المرفقة بالتقرير بالترتيب الذي تم سردها به. يتم فحص المستندات النقدية من قبل موظفي قسم المحاسبة. يقوم الموظفون ، على وجه الخصوص ، بمراجعة الإنفاق المستهدف للأموال ، واكتمال الأوراق المؤيدة المقدمة ، وصحة إكمالها وحساب المبالغ. يشير الجانب العكسي إلى التكاليف المقبولة للمحاسبة ، والحسابات التي يتم تسجيلها في الخصم منها.

الفروق الدقيقة

التفاصيل التي تشير إلى العملة الأجنبية (الصفحة 1 أ في المقدمة والعمودان 6 و 8 في الخلف) يجب ملؤها فقط إذا كان الشخص المسؤول يتلقى أموالاً بغير روبل. يجب أن تتم الموافقة على التقرير المسبق بعد التحقق من قبل رئيس المؤسسة أو شخص مخول من قبله. فقط بعد ذلك يؤخذ في الاعتبار. إذا لم يتم استخدام السلفة بالكامل ، يقوم الشخص المسؤول بإرجاع الرصيد مرة أخرى إلى أمين الصندوق. في نفس الوقت ، يتم ملء أمر الاستلام. يتم شطب الأموال وفقًا للمعلومات الواردة في التقرير المعتمد.

كشوف المرتبات

يتم دفع المستندات النقدية عند حساب ودفع الرواتب لموظفي المؤسسة. يقوم قسم المحاسبة بإعداد البيان المقابل في نسخة واحدة. يتم إجراء استحقاق الأجور وفقًا للمعلومات الموجودة في الوثائق الأولية للمحاسبة عن وقت العمل الفعلي ، والمخرجات ، وما إلى ذلك. تشير البنود "المستحقة" إلى المبالغ وفقًا لأنواع المدفوعات من كشوف المرتبات. المداخيل الأخرى (المزايا المادية والاجتماعية) المقدمة للموظف ، والتي يتم سدادها على حساب أرباح المؤسسة وخاضعة للتضمين في القاعدة الخاضعة للضريبة ، يتم إلصاقها هنا أيضًا. في الوقت نفسه ، يتم احتساب الخصومات من الراتب وتحديد المبلغ الذي سيتم تسليمه إلى الموظف. على صفحة غلاف البيان ، يتم لصق المبلغ الإجمالي الذي يجب دفعه للموظفين. يجب أن يوقع رئيس المؤسسة على إذن إصدار الأجور. في حالة غيابه ، يتم إصدار هذه الوثيقة من قبل موظف معتمد. في نهاية البيان يتم إدخال مبالغ الرواتب المودعة والصادرة. بعد الفترة المحددة لدفع الأموال للموظفين ، يتم وضع علامة "تم الإيداع" على أسماء الموظفين الذين لم يتلقوا الأموال في العمود 23. للمبلغ الذي تم إصداره ، يتم وضع أمر حساب. يجب الإشارة إلى رقمه وتاريخ الانتهاء منه في كشوف المرتبات في الورقة الأخيرة.

تقرير المساعدة

يحتوي هذا المستند على قراءات عدادات KKM والإيرادات لكل وردية (يوم عمل). يتم تعبئة تقرير المساعدة بنسخة واحدة يوميًا. يجب على أمين الصندوق التوقيع عليها وتسليمها إلى المسؤول الرئيسي(رئيس الشركة). في نفس الوقت ، يتم ملء أمر الاستلام. في الشركات الصغيرة ، يتم تسليم الأموال مباشرة إلى هواة جمع الأموال. عند تحويل النقد ، يتم ملء المستندات النقدية ذات الصلة الخاصة بالبنك. يتم تحديد الإيرادات لكل وردية (يوم عمل) وفقًا لمؤشرات عدادات الجمع في بداية اليوم ونهايته. في نفس الوقت ، يتم خصم المبالغ المعادة للعملاء على الشيكات غير المستخدمة. يتم تأكيد الإيرادات المحددة من قبل رؤساء الأقسام. عند تسجيل الأموال في التقرير ، يوقع كبير أمين الصندوق ، وكذلك رئيس المؤسسة. يعمل التقرير المرجعي كأساس لتجميع "معلومات عن قراءات عدادات KKM وإيرادات الشركة".

مجلة الصراف

هذا المستند مطلوب لحساب المصاريف واستلام النقد لكل KKM للمشروع. تعمل المجلة أيضًا كمراقبة وتقرير تسجيل لقراءات العدادات. هذه الوثيقة مرقمة ومختومة بتوقيعات الفصل. محاسب ورئيس الشركة ومفتش ضرائب. المجلة مصدق عليها أيضا بختم المؤسسة. يتم إجراء جميع الإدخالات بواسطة الصراف كل يوم. لا تسمح إجراءات إصدار المستندات النقدية بالمسح والبقع في المجلة. يجب الموافقة على جميع التصحيحات التي تم إجراؤها والتصديق عليها بتوقيعات الأشخاص المخولين. إذا كانت القراءات متطابقة ، يتم تسجيلها في الوردية الحالية في بداية العمل. يجب أن تكون هذه البيانات مصدقة بتوقيعات المسؤول المناوب وأمين الصندوق. يشير السطر 15 إلى المبالغ التي تم إدخالها فيتم إرجاع الشيكات من قبل العملاء. المعلومات الخاصة بذلك مأخوذة من القانون ذي الصلة. يشير نفس العمود إلى عدد الشيكات الصفرية المطبوعة أثناء المناوبة. في نهاية يوم العمل ، يُنشئ المشغل تقريرًا نهائيًا عن المناوبة ويسلم معه الإيرادات المستلمة. يؤدي هذا إلى إنشاء طلب وارد. بعد أخذ قراءات العداد ، يتم فحص المبلغ الفعلي للإيصالات ، ويتم إدخال الإدخال المقابل في المجلة. يتم تأكيد ذلك من خلال توقيعات رئيس (المسؤول المناوب) ، أمين الصندوق الأول والصراف. في حالة وجود اختلافات بين المبالغ الموضحة على شريط التحكم ومقدار الإيرادات ، يتم تحديد سبب الاختلاف. يتم تسجيل الفوائض أو النقص الموجودة في السطور المقابلة من المجلة.

بيانات عن قراءات عدادات KKM والإيرادات

يتم استخدامها لإنشاء تقرير موجز عن التحول الحالي. تعمل هذه البيانات كملحق لبيان الصراف الذي يتم تجميعه يوميًا. يتم تكوين البيانات الخاصة بالمؤشرات والإيرادات في نسخة واحدة. جنبا إلى جنب مع أوامر الإنفاق والاستلام ، وشهادات - تقارير الصرافين ، يتم تحويلهم إلى قسم المحاسبة في المؤسسة حتى التحول التالي. تتضمن عينة المستندات النقدية ، وفقًا لقراءات العداد ، في بداية ونهاية يوم العمل لكل سجل نقدي ، حساب الإيرادات. في الوقت نفسه ، من بين أمور أخرى ، يشار إلى توزيعها حسب الإدارات. يجب تأكيد الأخير بتوقيعات المديرين. في نهاية الجدول المكتمل ، يتم عرض النتائج وفقًا لقراءات عدادات جميع سجلات النقد ، ويتم تلخيص إيرادات الشركة أيضًا مع توزيع الأموال حسب الإدارات. وفقًا للقوانين ، يُشار إلى المبلغ الإجمالي الذي تم إصداره للعملاء على الشيكات التي قاموا بإعادتها. هذا المبلغ يقلل من إجمالي إيرادات الشركة. يجب أن يتم التوقيع على المعلومات من قبل أمين الصندوق الأول ورئيس المؤسسة.

توصيات لملء

عند إعداد المستندات النقدية ، يجب عليك الالتزام بالإجراء الذي حددته القوانين التشريعية والتنظيمية الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، هناك العديد من القواعد البسيطة إلى حد ما ، والتي يؤدي التقيد بها إلى تجنب عدم الدقة عند ملء الأعمال الورقية:

1. يجب دائمًا كتابة المبلغ في الكلمات بأحرف كبيرة. في هذه الحالة ، يُسمح بكتابة البنسات بالأرقام. على سبيل المثال: ثمانية عشر ألف روبل 10 كوبيل.
2. يمكن إكمال الأعمال الورقية إما باليد أو باستخدام الوسائل التقنية (الكمبيوتر ، على سبيل المثال).
3. الإجراءات التنظيمية تسمح بتعديل المعلومات في المستندات النقدية. ومع ذلك ، يجب تلبية عدد من المتطلبات. يجب شطب الإدخال غير الصحيح بسطر واحد. المعلومات الصحيحة موضحة بجانبها أو أعلاها (إن أمكن). هنا يجب عليك أيضًا عمل ملحق: "صدق مصححًا" ، "شطب غير صالح" أو "صحيح". بجانب هذا الإدخال يجب أن يكون موقع الفصل. محاسب ورئيس المنظمة (أو رجل أعمال فردي).
4. إذا كان هناك لطخات ومحو ومسحات بضربة وطرق تصحيح أخرى مماثلة ، فإن المستند يعتبر غير صالح.

قواعد إضافية

يتم تخزين المستندات النقدية ، وفقًا للقانون المعمول به ، لمدة 5 سنوات. يبدأ حساب هذه الفترة في 1 يناير من العام الذي يلي فترة الانتهاء من العمل المكتبي. تعتبر هذه القاعدة عامة. تم وضع إجراء خاص لبيانات كشوف المرتبات. إذا لم يكن للموظفين حسابات شخصية ، يتم الاحتفاظ بهذه الأوراق في المؤسسة لمدة 75 عامًا. في نهاية هذه الفترة ، قد يتم نقل جميع الوثائق إلى الأرشيف أو إتلافها إذا لم تكن هناك قضايا محكمة أو خلافات أو نزاعات بشأنها. عند العمل بالأوراق يجب اتباع القواعد التالية:

1. يجب أن يتم تشكيل المستندات إلى مواد أساسية لكل يوم في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي أو اليوم الأول من العطلة.
2. قبل نقل الأوراق للأرشيف يجب عمل جردهم
3. يتم التحكم في تشكيل القضايا إما من قبل أمين الصندوق أو من قبل المدير المباشر للمؤسسة.
4. في عملية إنشاء عنصر أساسي ، يتم جمع الأوراق بترتيب تصاعدي لأرقام الحسابات (أولاً عن طريق الخصم ، ثم عن طريق الائتمان).

تقع مسؤولية سلامة المستندات النقدية على عاتق رئيس المؤسسة. في حالة عدم الامتثال للقواعد المذكورة أعلاه ، يجوز توقيع عقوبة إدارية على شكل غرامة مالية على المخالف. مبلغ الغرامة محدد وفق القانون.

الخلاصة

حفظيعتبر التوثيق النقدي مهمة مسؤولة إلى حد ما. يجب التعامل مع ملء الأعمال الورقية بكل مسؤولية. يتم استخدام المستندات النقدية عند تلخيص مختلف البيانات والتقارير والمحاسبة. في هذا الصدد ، يمكن أن تؤدي الأخطاء التي ارتكبت في المراحل الأولى من إصلاح المعاملات إلى تشوهات خطيرة في الأوراق النهائية. يجب أن يكون لدى الموظف الذي تم تعيينه في المنصب المسؤول عن معالجة المستندات النقدية المعرفة والخبرة ذات الصلة. يجب أن نتذكر أن جميع الأوراق التي يملأها المشغل تتم مراجعتها من قبل كبار المسؤولين ويوافق عليها رئيس الشركة. يجب إيلاء اهتمام خاص لتسجيل الوثائق. يجب أن تتم الإدخالات في المجلات والكتب في الوقت المحدد وفقًا للقواعد. نظرًا لاستخدام المستندات النقدية في إعداد التقارير ، يتم تنفيذ جميع التصحيحات الواردة فيها بدقة بترتيب معين. إذا لم يتم اتباع القواعد المعمول بها ، تفقد الأوراق صحتها ، ولا يمكن استخدام المعلومات الواردة فيها من قبل الشركة في أعمال إدارية أخرى.