كيفية كتابة خطاب عمل: القواعد والمبادئ التوجيهية

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

السمة الأساسية لأي عمل هي المراسلات التجارية. يتواصل موظفو كل مؤسسة مع الزملاء والعملاء والموردين والمستهلكين. بشكل عام ، الروتين اليومي لأي مكتب يتضمن بالتأكيد المشاركة في المراسلات.

على الرغم من حقيقة أن معظم الموظفين في المؤسسات والمنظمات يرسلون ويستقبلون رسائل عديدة كل يوم ، لا يلتزم الجميع بالمعايير والقواعد المعمول بها عند إنشائها. اتضح أن كتابة خطاب العمل بشكل صحيح وصحيح ليس بهذه البساطة. هناك عدد من المتطلبات والأنماط المطبقة في العالم والمتعلقة بسير العمل. وهي تشمل قواعد كتابة خطاب العمل ، بالإضافة إلى النقاط الرئيسية المتعلقة بالتصميم.

عند كتابة رسالة إلى منظمة خارجية أو إلى زميل في قسم مجاور ، يجب أن تلتزم بأسلوب صارم (باستثناء المراسلات الودية ، التي لا يوجد لهاقيود مماثلة). لا تستخدم كلمات عاطفية للغاية حتى لوصف أهمية المعاملة أو متعة المنتجات المختبرة. يجب أن يكون خطاب العمل واضحًا وموجزًا ومنضبطًا بشكل معقول.

يجب أن تبدأ الرسالة من المرسل إليه. إذا كانت مخصصة لموظف في مؤسسة تابعة لجهة خارجية ، فيجب عليك بالتأكيد الإشارة إلى اسمها ، ومنصب المستلم ، بالإضافة إلى اسمه الكامل. في حالة بقاء المستند داخل الشركة ، يكون اللقب بالأحرف الأولى كافياً (يمكنك أيضًا إضافة المنصب الذي تشغله).

يجب أن يكون خطاب العمل إلى مؤسسة خارجية على ورق الشركة (بغض النظر عما إذا كان قد تم إرساله إلكترونيًا أو على الورق). إذا كان غائباً ، يمكنك ببساطة الإشارة إلى تفاصيل المرسل في "رأس" المستند.

قبل البدء في تجميع النص ، عليك التفكير في هيكله وتحديد النقاط الرئيسية وأهداف الكتابة. هذا سيجعل عملية الكتابة أسهل بكثير. يجب أن تنتهي الرسالة بتوقيع لا يشير فقط إلى اسم المرسل ، ولكن أيضًا الوظيفة ، وكذلك اسم المؤسسة التي يمثلها.

عند إرسال عرض إلى عميل أو شريك محتمل ، في النهاية ، يجب عليك بالتأكيد التعبير عن امتنانك للتعاون والأمل في مزيد من العمل المشترك.

بالإضافة إلى القواعد المستخدمة في المراسلات التجارية ، هناك أيضًا توصيات. على سبيل المثال ، أي مستند موجه إلى شخص معين يجب أن يبدأ بكلمات "عزيزي" بالاسم الكامل ، وليس بالاحرف الاولى. لا حاجة لاستخدام الاختصارات في الحروف ، على سبيل المثال ، اكتب "uv". او تقليص مكانة المرسل اليه مكان عمله

يعتبر تدفق المستندات الدولية هو الأصعب ، حيث أن لكل دولة الفروق الدقيقة في الاتصال الخاصة بها ، واللغة التي يتعين عليك مراسلة الشركاء الأجانب ليست واضحة دائمًا لكاتب الرسالة ، لذلك أنت يجب أن تستخدم خدمات المترجمين. قبل اللجوء إلى خدمات مثل هذا المتخصص ، يجب توضيح ما إذا كان يعرف كيفية كتابة خطاب عمل باللغة الإنجليزية ، أو ما إذا كنا نتحدث عن ترجمة حرفية عادية. إذا كان من المخطط صيانة تدفق المستندات الأجنبية باستمرار ، فمن الأفضل تعيين موظف يتحدث لغة أجنبية بما يكفي لكتابة خطاب عمل عليه.

بشكل عام ، يعتمد إنجاز المهمة في كثير من النواحي على كيفية إعداد المستند وكيفية تصميمه. لذلك لا تقلل أبدًا من أهمية آداب العمل عند التواصل.