معالجة الوثائق الأولية: المتطلبات ، مثال. وثائق المحاسبة الأولية

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يرتبط نشاط أي مؤسسة ارتباطًا وثيقًا بصيانة ومعالجة الوثائق الأولية. من الضروري إعداد التقارير وحساب مدفوعات الضرائب واتخاذ قرارات الإدارة. في المقال ، سننظر في ماهية ذلك - التوثيق الأساسي في المحاسبة - وكيفية معالجته.

مفاهيم أساسية

التوثيق الأساسي في المحاسبة - ما هو؟ يطلق عليه دليل على حقيقة صفقة تجارية ، ينعكس على الورق. حاليًا ، يتم تجميع العديد من المستندات في النظام الآلي "1C". تتضمن معالجة الوثائق الأولية تسجيل ومحاسبة المعلومات حول المعاملات التجارية المكتملة.

المحاسبة الأولية هي المرحلة الأولى من تحديد الأحداث التي تحدث في المؤسسة. المعاملات التجارية هي الإجراءات التي تنطوي على تغييرات في حالة الأصول أو رأس مال المنظمة.

معالجة الوثائق الأولية في المحاسبة: مثال على مخطط

كقاعدة عامة ، في المؤسسات تحت مفهوم "العمل معالوثائق "تعني:

• الحصول على البيانات الأولية.
• معلومات المعالجة المسبقة.
• التوثيق.
• موافقة الإدارة أو المختصين المخولين بأمر من المدير
• إعادة معالجة الوثائق الأولية.
• تنفيذ الإجراءات اللازمة لإجراء معاملة تجارية.

التصنيف

هناك وثائق أولية تراكمية لمرة واحدة. معالجة المعلومات الواردة في مثل هذه الأوراق لها عدد من الميزات.

تهدف التوثيق لمرة واحدة إلى تأكيد الحدث مرة واحدة. وفقًا لذلك ، يتم تبسيط إجراءات معالجتها بشكل كبير. يتم استخدام الوثائق التراكمية لفترة زمنية معينة. كقاعدة عامة ، فإنه يعكس عملية أجريت عدة مرات. في هذه الحالة ، عند معالجة الوثائق الأولية ، يتم نقل المعلومات منها إلى سجلات خاصة.

متطلبات التوثيق

يتم وضع الوثائق الأساسية في وقت العملية أو مباشرة بعد اكتمالها.

يتم تنفيذ انعكاس المعلومات على نماذج موحدة خاصة. في حالة عدم وجود نماذج معتمدة ، يمكن للمؤسسة تطويرها بشكل مستقل.

مراحل معالجة وثائق المحاسبة الأولية

يوجد في كل مؤسسة في الولاية موظف مسؤول عن التعامل مع المعلومات الأولية. يجب أن يعرف هذا المتخصصقواعد معالجة الوثائق الأولية ، الامتثال الصارم لمتطلبات القانون وتسلسل الإجراءات.

مراحل معالجة الوثائق الأولية هي:

• تاكسي. هو عبارة عن تقييم للمعاملة ينعكس على الورق ، وبيان المبالغ المرتبطة بتنفيذها.
• التجميع. في هذه المرحلة ، يتم توزيع المستندات وفقًا للسمات المشتركة.
• محاسبة. يفترض تعيين الخصم والائتمان.
• إطفاء. لمنع إعادة الدفع على المستندات الأولية ، يضع المحاسب علامة "مدفوع".

أخطاء في المستندات

يمكن أن تحدث لأسباب مختلفة. في الأساس ، يعود سبب ظهورهم إلى موقف الموظف المتهور تجاه العمل الذي يؤديه ، وأمية الاختصاصي ، وخلل في المعدات.

لا ينصح بشدة تصحيح المستندات. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، من المستحيل الاستغناء عن تصحيح الأخطاء. يجب على المحاسب تصحيح الخطأ الذي وقع في الوثائق الأولية على النحو التالي:

• اشطب الإدخال غير الصحيح بخط رفيع بحيث يكون مرئيًا بوضوح.
• اكتب المعلومات الصحيحة فوق السطر المشطوب.
• تحقق من "الإيمان المصحح".
• حدد تاريخ التعديل.
• تسجيل

استخدام العوامل التصحيحية غير مسموح به

التعامل مع المستندات الواردة

عملية معالجة الأوراق الواردة تشمل:

• تحديد نوع الوثيقة. تحتوي الأوراق المحاسبية دائمًا على معلومات حول المعاملات التجارية المكتملة. على سبيل المثال ، تتضمن فاتورة وأمرًا لتلقي الأموال وما إلى ذلك.
• التحقق من تفاصيل المستلم. يجب أن تكون الوثيقة موجهة إلى شركة معينة أو موظفها. من الناحية العملية ، يحدث أن يتم إصدار مستندات شراء المواد خصيصًا للشركة ، على الرغم من عدم إبرام العقد مع المورد.
• فحص التواقيع والأختام. يجب أن يتمتع الأشخاص الموقعون على الوثيقة بصلاحية القيام بذلك. إذا لم يكن الاطلاع على الأوراق الأولية من اختصاص الموظف ، فإنها باطلة. بالنسبة للمطبوعات ، غالبًا ما تحدث الأخطاء في الممارسة العملية في تلك المؤسسات التي لديها العديد من الأختام. يجب أن تتطابق المعلومات الموجودة في البصمة مع نوع المستند الموجود فيه.
• التحقق من حالة المستندات. في حالة الكشف عن تلف في الأوراق أو عدم وجود أي أوراق ، من الضروري وضع قانون وإرسال نسخة منه للطرف المقابل.
• التحقق من صحة الحدث المنعكس في المستند. يجب على موظفي المؤسسة تأكيد المعلومات حول حقيقة المعاملة. يتم اعتماد المستندات الخاصة بقبول الأشياء الثمينة من قبل مدير المستودع ، ويتم تأكيد شروط العقد من قبل المسوق. من الناحية العملية ، هناك مواقف عندما يتلقى المورد فاتورة للبضائع التي لم تتسلمها الشركة.
• حدد الفترة التي ينتمي إليها المستند. عند معالجة الأوراق الأولية ، من المهم عدم تسجيل نفس المعلومات مرتين.
• تحديد قسم المحاسبة. عند استلام الابتدائيةالوثائق ، من الضروري تحديد الأغراض التي سيتم استخدام القيم المسلمة. يمكن أن تكون بمثابة أصول ثابتة ، ومواد ، وأصول غير ملموسة ، وسلع.
• تحديد السجل الذي سيتم إيداع المستند فيه.
• تسجيل الورق. يتم تنفيذه بعد كل الفحوصات.

العمل مع الأوراق الصادرة

معالجة هذا النوع من الوثائق تختلف إلى حد ما عما سبق.

بادئ ذي بدء ، يقوم الموظف المعتمد في المؤسسة بتشكيل نسخة مسودة من المستند الصادر. على أساسها ، يجري وضع مسودة ورقة. يتم إرسالها إلى المدير للموافقة عليها. ومع ذلك ، يمكن لموظف آخر لديه السلطة المناسبة أيضًا الموافقة على مسودة المستند.

بعد الشهادة ، يتم وضع المشروع وفقًا للقواعد المعمول بها وإرسالها إلى المستلم.

تخطيط سير العمل

هذه المرحلة ضرورية لضمان الاستلام الفوري للوثائق وإرسالها ومعالجتها. بالنسبة للتنظيم المختص لتداول المستندات في المؤسسة ، يتم تطوير جداول خاصة. تشير إلى:

• مكان ومدة تسجيل الأوراق الابتدائية
• اسم ومنصب الشخص الذي أعد المستندات وقدمها.
• حسابات مشتقة من الأوراق المالية.
• الوقت والمكان لحفظ الوثائق.

سجلات المحاسبة

هم مطلوبون لتسجيل الوثائق الأولية. في نفس الوقت ، يوميتم تمييز الأوراق بعلامة محاسبية. من الضروري منع إعادة تسجيل المستندات.

يمكن تخزين الأوراق الأساسية في سجلات إلكترونية. ومع ذلك ، بناءً على طلب الوكالات الحكومية أو الأطراف المقابلة ، يجب على المؤسسة تقديم نسخ ورقية.

ميزات استرداد المستندات

حاليًا ، لا يوجد إجراء واضح لاستعادة الأوراق في اللوائح. في الممارسة العملية ، تشمل هذه العملية الأنشطة التالية:

• تعيين لجنة للتحقيق في أسباب ضياع أو إتلاف الوثائق. إذا لزم الأمر ، قد يقوم رئيس المؤسسة بإشراك وكالات إنفاذ القانون في الإجراء.
• مناشدة مؤسسة مصرفية ، للأطراف المقابلة للحصول على نسخ من المستندات الأولية.
• تصحيح إقرار ضريبة الدخل. ترجع الحاجة إلى تقديم تقرير محدث إلى حقيقة أن التكاليف غير الموثقة لا يتم الاعتراف بها كمصروفات للأغراض الضريبية.

في حالة فقدان الوثائق الأولية ، ستحسب IFTS مقدار التخفيضات الضريبية بناءً على الأوراق المتاحة. في الوقت نفسه ، هناك احتمال أن تقوم مصلحة الضرائب بتطبيق إجراءات المسؤولية في شكل غرامة.

الأخطاء الشائعة في عملية إصدار الأوراق الابتدائية

عادة ، يرتكب أمناء السجلات الانتهاكات التالية:

• املأ الاستمارات غير الموحدة أو المعتمدة من قبل رئيس المؤسسة.
• لا تحدد التفاصيل أوتعكسهم مع الأخطاء.
• لا توافق على المستندات بتوقيعها ولا تسمح للموظفين الذين ليس لديهم سلطة التوقيع على الأوراق.

الوثائق التي تؤكد حقائق المعاملات التجارية مهمة للغاية بالنسبة للمؤسسة. يجب التعامل مع تصميمه بعناية فائقة. أي خطأ يمكن أن يؤدي إلى عواقب سلبية.