وثائق المحاسبة مفهوم وقواعد تسجيل وتخزين المستندات المحاسبية. 402-FZ "في المحاسبة". المادة 9. وثائق المحاسبة الأولية

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

التنفيذ السليم لوثائق المحاسبة مهم جدًا لعملية توليد المعلومات المحاسبية وتحديد الالتزامات الضريبية. لذلك من الضروري التعامل مع المستندات بعناية خاصة.

يجب أن يعرف المتخصصون في خدمات المحاسبة ، وممثلو الشركات الصغيرة الذين يحتفظون بسجلات مستقلة ، المتطلبات الرئيسية لإنشاء الأوراق وتصميمها ونقلها وتخزينها.

مفهوم الوثيقة

الإجراءات التنظيمية المتعلقة بالمحاسبة لا تكشف عن مفهوم المستند. لذلك ، يجدر استخدام التعريف الذي حددته GOST R ISO 15489-1-2007.

المستندات المحاسبية هي معلومات يمكن تحديدها مسجلة على ناقل مادة ، تم إنشاؤها واستلامها وتخزينها من قبل فرد أو مؤسسة كدليل عند تأكيد الأنشطة التجارية أو القانونيةالالتزامات

المستندات الأساسية هي المستندات التي تحتوي على بيانات مصدر حول العمليات والعمليات. هذه مستندات محاسبة تُستخدم كأساس لإدخالات المحاسبة.

مستندات المحاسبة الأساسية هي المستندات التي يتم من خلالها تسجيل وقائع النشاط الاقتصادي. هذا المفهوم للقانون الاتحادي "في المحاسبة" تنظمه المقالات.

المطلب الرئيسي المطروح لتجميعها هو أنه يجب تجميعها عند تنفيذ حقيقة النشاط الاقتصادي أو فور اكتماله (إن أمكن).

أوراق ابتدائية

يجب إعداد مستند المحاسبة الأساسي في وقت المعاملة التجارية ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فور اكتمالها.

المستندات الأساسية الرئيسية هي:

1. مذكرة شحنة ، لها النموذج TORG-12.
2. RKO و PKO.
3. المرجع المحاسبي.
4. تقرير المصاريف

مجموعة متنوعة من المستندات الأولية

لا يوجد قانون معياري يحتوي على تجميع وتصنيف الوثائق المحاسبية. يمكن تمييز الأنواع التالية من مستندات المحاسبة ، فهذه مستندات مع مراعاة:

1. أماكن تجميعها: خارجية وداخلية.
2. النماذج الوثائقية القابلة للتطبيق: غير موحدة (تم إنشاؤها وفقًا للنماذج التي تم تطويرها بشكل مستقل من قبل المنظمة) ، موحدة (تم إنشاؤها وفقًا للنماذج الواردة في الألبومنماذج موحدة).
3. نوع ناقل المعلومات: إلكتروني و ورقي
4. حجم البيانات: ملخص وأولي.
5. نوع الالتزامات ، المجالات المحاسبية ، الأصول: محاسبة المعاملات النقدية ، محاسبة الاستحقاق ودفع الأجور ، محاسبة المخزونات ، محاسبة الأصول الثابتة ، إلخ.

نماذج المحاسبة الأساسية

التسجيل في محاسبة المستندات المحاسبية هو ، أولاً وقبل كل شيء ، استخدام نماذج موحدة ومستقلة. استخدام العديد من الموحدين منذ 2013 ليس إلزاميا.

يجب اعتماد جميع النماذج الأولية من قبل رئيس المنظمة. ما يلي إلزامي حاليًا:

1. حسب محاسبة خدمات نقل البضائع (272-P للحكومة)
2. وفقًا لحساب العمالة ، دفعها (1-P من لجنة الإحصاء الحكومية).
3. محاسبة المعاملات النقدية (88-P للجنة الإحصاءات الحكومية ، 3210-U لبنك الاتحاد الروسي).

يتم توفير النموذج القياسي أيضًا لأمر الدفع. في عملية إصدار النماذج الموحدة ، يعد ملء المستندات المحاسبية ، أي جميع الأعمدة (السطور) المقدمة ، إلزاميًا. في حالة فقدان أي معلومات ، يجب وضع شرطة في العمود المقابل.

وتجدر الإشارة إلى أن استخدام المستندات المحاسبية ، غير المطلوبة حاليًا ، لا يزال مستخدمًا في المؤسسات. مع الأخذ في الاعتبار الاحتياجات الداخلية للمؤسسة ، يمكن الانتهاء من هذه النماذج. يمكن جعلها أكثر ملاءمة وملاءمة لإصلاح أنشطة تجارية محددة. على سبيل المثال ، يمكنكرفض استخدام متطلبات الطباعة والعلامات على الجانبين الأمامي والخلفي.

الموافقة على وثائق المحاسبة الأولية

المنظمات ملزمة بالموافقة على النماذج الأولية المعمول بها (4 الفقرة 1/2008-PBU). من المهم أن تتذكر ، مع ذلك ، أن مجرد الارتباط بألبوم النماذج الموحدة لن يكون كافيًا.

يجب أن تسرد السياسة المحاسبية الأنواع المحددة من المستندات من الألبومات التي ستستخدمها المنظمة ، بالإضافة إلى قائمة بالأشخاص الذين لديهم الحق في توقيع المستندات الأساسية.

يمكن أيضًا الموافقة على النماذج من قبل اللوائح المحلية الأخرى. على سبيل المثال ، طلب الموافقة على نماذج مستندات المحاسبة الأولية. يجب أن تحتوي السياسة المحاسبية على رابط لمثل هذا الأمر.

تفاصيل المستندات المحاسبية المطلوبة

402-FZ ينظم متطلبات التفاصيل الإلزامية لوثائق المحاسبة الأولية. هناك سبعة مثل هذه التفاصيل:

1. تاريخ الوثيقة.
2. اسمه
3. اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بتجميع الوثيقة
4. محتوى الحقائق التجارية.
5. مقدار القياس النقدي أو الطبيعي (بالوحدات).
6. اسماء مناصب المسؤولين عن المعاملة
7. توقيعات مع نسخ من الأشخاص المسؤولين

يمكن استخدام بعض المستندات التي ليست وثائق أساسية على هذا النحو.

إذا كانت المنظمة تعكس تكلفة الإيجار ، فإن مستندات المحاسبة هذه هي أعمال واتفاقية إيجار. 611 و 622 مادة من القانون المدنيإثبات أنه في مثل هذه الحالة ، يجب وضع إجراءات ثنائية لقبول وتحويل كائن الإبلاغ. إذا أخذنا في الاعتبار المادة 753 من القانون المدني ، فإن الأفعال ذات الطبيعة الأحادية يمكن أن تكون بمثابة وثائق أولية.

التوثيق في المحاسبة

من المهم النظر في الحالات الخاصة التي تحدث غالبًا عند إعداد التوثيق.

رفض استخدام الأختام. الغرض الرئيسي من الختم هو التصديق على التوقيع الذي وضعه الشخص المسؤول. منذ عام 2015 ، الشركات ليست ملزمة بالختم. يجب أن تنعكس المعلومات المتعلقة بالصحافة في ميثاق المنظمة (82-FZ). الختم مطلوب فقط عندما تتطلب اللوائح الفيدرالية.

يجب أن تكون موجودة على المستندات التالية: شهادات المستودعات المزدوجة ، وأفعال الحوادث في العمل ، والمستندات المقدمة إلى سلطات الجمارك ، وتوكيل رسمي يسمح لك بتمثيل مصالح كيان قانوني في المحاكم.

الختم ليس شرطًا إلزاميًا ، ومع ذلك ، يمكن توفير وجوده من خلال نموذج مستند المحاسبة الأساسي ، والذي تمت الموافقة عليه من قبل رئيس كيان الأعمال.

مستندات محررة بلغة أجنبية. يمكن قبول المستندات باللغة الروسية فقط للمحاسبة. إذا تم إعداد المستند بلغة أخرى ، فيجب أن تكون هناك ترجمة إلى اللغة الروسية ، ويجب أن تكون سطراً بسطر. المصادقة على الترجمة غير مطلوبة ، إلا في الحالات المنصوص عليها في اتفاقية لاهاي:

1. متر بدون روبل في مستندات المحاسبة الأولية. قد تنعكس بيانات التكلفة في المستندات المحاسبية في الوحدات التقليدية ، بالعملة ، بالروبل.
2. أساسي في شكل إلكتروني.

402-FZ يسمح لكيانات الأعمال بإصدار المستندات الأولية ليس فقط في شكل ورقي ، ولكن أيضًا في شكل إلكتروني.

يجب أن يحتوي المستند الإلكتروني على جميع التفاصيل المطلوبة المحددة لمستندات المحاسبة ، بالإضافة إلى التوقيع الإلكتروني.

التوقيعات الإلكترونية تأتي في ثلاثة أنواع - بسيطة ، محسّنة غير مؤهلة ، محسّنة مؤهلة. وفقًا لوزارة المالية ، يمكن استخدام أي من هذه التوقيعات الثلاثة.

توكيل رسمي لتوقيع المستندات المحاسبية الأولية

يحق للموظف في المؤسسة التوقيع إذا تم إعداد أحد المستندات التالية:

1. توكيل رسمي للتوقيع على المادة الأولية (185-189 مادة من القانون المدني).
2. طلب على حق التوقيع.

عند مقارنتها بأمر يمنح الحق في التوقيع ، يمكن أيضًا إصدار توكيل رسمي لأشخاص ليسوا موظفين في المنظمة. باتفاق الطرفين ، يمكن استخدام الفاكس لتوقيع الوثائق الأولية (المادة 160 من القانون المدني).

جدول سير العمل في المحاسبة

جدول سير العمل هو وصف قد يتخذ شكل جدول أو رسم تخطيطي لإجراءات إنشاء المستندات المحاسبية ونقلها ومعالجتها وتخزينها.يمكن الموافقة على الجدول كملحق للسياسة المحاسبية أو كعمل معياري محلي. في الحالة الثانية ، يجب أن تحتوي السياسة المحاسبية على رابط لهذا القانون.

يجب أن يعكس جدول سير العمل بالضرورة:

1. المصطلحات التي يجب خلالها إعداد المستندات ونقلها ومعالجتها وتخزينها.
2. وظائف الأشخاص المسؤولين عن العمليات الواردة في جدول سير العمل (105-P لوزارة المالية).

مجلة للمحاسبة على التوثيق الأساسي

يعد الاحتفاظ بمجلة مثل هذه قاعدة لإدارة عقلانية للمستندات ، وليس محاسبة. ضروري لتسجيل المستندات المحاسبية - المستندات الأولية الواردة والصادرة. ينصح الخبراء بالاحتفاظ بمجلة مماثلة في الحالات التي تتم فيها المحاسبة دون استخدام برامج محاسبة متخصصة.

على سبيل المثال ، عند استخدام 1C ، يمكن إنشاء دفتر يومية توثيق وطباعته في أقرب وقت ممكن. لذا ، فإن سجل مستندات الاستلام سيعرض مستندات الموردين ، وسجل المستندات النقدية ، على التوالي ، الوثائق الموجودة على مكتب النقدية الخاص بالمؤسسة.

المحاسبة ، على عكس المحاسبة الضريبية ، تسمح بعكس حقائق النشاط الاقتصادي في حالة عدم وجود مستندات محاسبية أولية ، ولكن فقط إذا تم استلامها لاحقًا على أي حال.

في هذه الحالة يجب تسجيل وقائع النشاط الاقتصادي باستخدام القيمة التقديرية. بمجرد وصول المستند ، لا يتم عكسه. من الضروري فقط تصحيح تاريخ الاستلام

هذا النهجمنظمة بواسطة 21/2008-PBU ، 119n-P من وزارة المالية ، AKPI16-443-R VS.

المستندات المتعلقة بالمعاملات الوسيطة استثناء لهذا الإجراء. الوسيط ملزم بنقل جميع الوثائق. في الحالات التي يتم فيها إعداد التقرير الخاص بالمعاملة المكتملة مع وجود أخطاء أو عدم دقة ، قد يكون للموكل الحق في رفع اعتراضات في غضون 30 يومًا من تاريخ استلامها (999 ، 1008 مادة من القانون المدني).

تخزين وإتلاف المستندات المحاسبية

يتم تحديد ترتيب تخزين الابتدائية بواسطة 558-P من وزارة الثقافة. إجمالي فترة تخزين الوثائق ، وفقًا لـ 402-FZ "في المحاسبة" ، المادة 9 ، هي 5 سنوات. رئيس المؤسسة هو المسؤول عن تنظيم تخزين الوثائق.

يجب الاحتفاظ ببعض المستندات لفترة أطول:

1. حول اقتناء الممتلكات المنقولة - 10 سنوات على الأقل.
2. للمعاملات مع العقارات - لأجل غير مسمى.
3. توزيعات الأرباح وشهادات السفر لرحلات العمل في أقصى الشمال - 75 عامًا.

إذا انتهت صلاحية السجلات الداخلية ، فيمكن إتلافها. يجب أن تتخذ القرار بشأن إمكانية التدمير من قبل لجنة خبراء ، يتم إنشاؤها كل عام أو تعمل بشكل دائم. بناءً على نتائج أنشطة هذه اللجنة ، يجب وضع قانون يعكس قائمة المستندات التي سيتم إتلافها.

يمكن لأي مؤسسة تصفية الوثائق من تلقاء نفسها أو عن طريق نقلها إلى متخصصمنظمة

مسؤولية تخزين المستندات الأولية

يتم فرض عقوبات على الانتهاكات الجسيمة لمتطلبات المحاسبة وإعداد التقارير المالية. واحدة من أكثر الوثائق وقاحة هي عدم وجود مستندات محاسبية أولية إلزامية ، وسجلات محاسبية ، وبيانات مالية ، وتقرير تدقيق لكيان اقتصادي.

في حالة وجود مثل هذه المخالفات يتم فرض الغرامات بالمبالغ التالية:

1. المسؤولون - 5-10 آلاف روبل
2. الانتهاك المتكرر من قبل المسؤولين - 10-20 ألف روبل أو عدم الأهلية لمدة 1-2 سنوات.