جدول تدفق المستندات للسياسة المحاسبية: نموذج. لائحة السياسة المحاسبية

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

تدفق المستندات للمؤسسة هو نظامها العصبي المركزي. التنظيم التشريعي لنشاط ريادة الأعمال يتزايد ويتحسن باستمرار. ليس فقط التنظيم الصحيح لحركة الشكل المكتوب للوثائق مهمًا ، فقد أصبحت مشكلة الدعم الإلكتروني لعمل المؤسسة ملحة. في العديد من مجالات تدفق المستندات ، أصبح التبادل الإلكتروني للمعلومات إلزاميًا.

لا يتم دائمًا إعداد المستندات الأساسية كتابيًا في البداية ، ولكن مهما كانت الوثيقة ، فهي تتمتع بخصائص معينة ووقت وجود وحركة محددة عبر الإدارات والموظفين. لا يهم حجم المؤسسة وشكلها القانوني ونطاق اختصاصها ومجال عملها ، ولكن جدول سير العمل للسياسة المحاسبية في المؤسسةمن الأفضل تصميمه قبل أن يبدأ حتى

السياسة المحاسبية هي عنصر إلزامي في سير العمل

اللوائح الخاصة بالسياسات المحاسبية سارية المفعول منذ أيام اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، منذ عام 1983! لم تكن المحاسبة هي قلب الأعمال أبدًا ، لكنها كانت دائمًا العمود الفقري الأساسي.

عادة ما تقع مسؤولية تطوير السياسات المحاسبية على عاتق كبير المحاسبين ، ويتم اعتمادها من قبل رئيس المؤسسة. يمر المستند الأساسي بالمراحل التالية:

1. إنشاء أو استلام.
2. القبول والمعالجة.
3. نقل إلى الأرشيف.

يتميز أي إجراء بمستند أساسي بـ:

• مصدر أو مرسل الوثيقة ؛
• المستلم أو المؤدي ؛
• تاريخ قبول التنفيذ
• وقت التنفيذ ؛
• وجهة نتيجة التنفيذ.

يحتوي أي مستند أساسي على محتوى مهم ، وفي عملية نقله يتم تزويده بمؤشرات الحالة التي تسمح لك بمراقبة الامتثال للسياسة المحاسبية المعتمدة من قبل المؤسسة.

عادة ، يتم وضع جدول سير عمل للسياسة المحاسبية في المحاسبة ، ولكنه متاح وإلزامي لجميع إدارات المؤسسة ضمن اختصاصهم.

المتطلبات القانونية الإلزامية

مطلوب إثبات مصروفات موثقة. وكما في السابق ، هذا هو الوجود الفعلي لوثيقة مكتوبة تم إعدادها وفق التشريع الحالي والمحليوضع قواعد المؤسسة. التوقيت مهم أيضًا.

يتطلب قانون الضرائب للاتحاد الروسي تأكيدًا لجميع المعاملات. هذا هو أحد الشروط الرئيسية لحساب التكاليف عند حساب ضريبة الدخل. ومع ذلك ، فإن حركة المستندات لا تفي دائمًا بمتطلبات أنشطة الإنتاج: فقد يتم الدفع ، وقد تتأخر المواد مع التسليم ، وتم شحن البضائع ، لكن المستهلك لم يدفع. نتيجة لذلك ، تأخرت بعض المستندات الأولية من حيث المواعيد النهائية بالنسبة للآخرين.

المواقف غير المتوقعة كافية دائمًا ، لكن جدول سير العمل لسياسة محاسبية هو مثال على تدفق المستندات المثالي. يُسمح بالانحرافات عن الخطة ، ولكن يجب تقليلها قدر الإمكان ، ويجب أن ينص الجدول على مسؤولية كل مؤدي.

مؤشرات حالة المستند

من الصعب العثور على مؤسسة لا تستخدم برنامج إدارة المستندات الإلكترونية ، ولكن حتى في مؤسسة ليس لديها جهاز كمبيوتر واحد ، يكون إنشاء أو استلام مستند أساسي مصحوبًا بإنشاء "مؤشر" حالتها.

بالنسبة للمؤسسات الكبيرة ذات الأقسام المتعددة والفروع البعيدة ، يعد تتبع حالة جميع المستندات عملية إنتاج إلزامية ومنفصلة. هنا ، جدول سير العمل للسياسة المحاسبية هو عينة ، والحالة الفعلية هي الأساس لتحسين الجدول ، وتوضيح المواعيد النهائية ، والمعاقبةالمخالفين وتحديد سبل حل صعوبات الإنتاج الناشئة.

من المهم أن نلاحظ أن العديد من الأحداث لها أهمية بالغة بالنسبة للوقت:

• تقديم الإقرارات الضريبية ؛
• دفع الضرائب ؛
• تقديم الإقرارات الإلكترونية ؛
• إجراءات أخرى ملزمة قانونًا.

إذا كان من الممكن تسوية انتهاكات دورة الإنتاج الداخلية بطريقة ما ، فهذا غير مقبول في العلاقات مع الجهات الحكومية ومحفوف بالعقوبات أو الخسائر الجسيمة.

جدول تدفق المستندات للسياسة المحاسبية: نموذج المحتوى

شكل الوثيقة الموصوفة ليس ضروريا. كالعادة ، تم تطويره من قبل كبير المحاسبين ، وافق عليه رئيس المؤسسة وهو عبارة عن طاولة. نلفت انتباهكم إلى مثال على هذا الرسم البياني

كل مستند له اسم ، وجميع صفوف الجدول مرقمة. الحد الأدنى المطلوب هو عمودين:

• إنشاء أو استلام وثيقة ؛
• فحص ومعالجة الوثيقة.

يحتوي العمود الأول على موضعين:

• مسؤول (موظف قسم) ؛
• تاريخ التنفيذ.

العمود الثاني - ثلاث إلى أربع وظائف:

• مسؤول عن التحقق (التنفيذ) ؛
• تاريخ التنفيذ ؛
• مصطلح النقل إلى المنظمة الأم ؛
• استمارة تسجيل نتيجة التنفيذ.

لا تقتصر الشركات على صياغة عنوان الجدول الذي يعكس الجدولتدفق المستندات للسياسة المحاسبية. يوضح النموذج أدناه أحد الخيارات.

من المهم أن يعكس منطق الجدول بدقة: ما هي الوثيقة ، وكيف تظهر ، ومن قبل من وأين يتم إرسالها ، ومن قبل من ومتى يتم تنفيذها ، وأين يتم إرسال النتيجة. بالإضافة إلى ذلك ، من الممكن توفير التسليم الفعلي للمستهلك الأساسي الذي تم إنفاقه إلى الأرشيف. عادةً ما يكون جدول سير العمل الخاص بالسياسة المحاسبية للمؤسسة الحكومية مصحوبًا بلوائح للعمل مع الوثائق الأرشيفية. وأما كيانات الدولة ، فهذا منصوص عليه في القانون.

أرشيفات المستندات وفترات الاستبقاء

المحفوظات (حتى بالنسبة للمؤسسات متوسطة الحجم) تصل بسرعة إلى أحجام رائعة. من الممارسات الجيدة إرفاق نموذج جدول سير عمل للسياسات المحاسبية مع توصيات إضافية حول الأرشفة والعمل مع المستندات الأرشيفية لتكرارها بواسطة الفروع.

يحدد التشريع فترات احتفاظ مختلفة لمستندات مختلفة. لا يجب أن تكون السياسة المحاسبية للمكتب الرئيسي هي نفسها تلك الخاصة بالمكتب الفرعي. يمكن أن يكون نطاق اختصاص الإدارات المختلفة للمؤسسة مختلفًا بشكل جذري. لكن يُنصح ببناء منطق بناء جدول ، وتحديد واضح للوثائق ، ومراحل مرورها ، وقواعد لتتبع المؤشرات ولوائح الأرشفة بطريقة واحدة.

توحيد السياسات المحاسبية ، والعمل الأرشيفية على وجه الخصوص ، ضروري لتحسين البنية التحتية للمؤسسة ومعلومات المرور

لا يتم التحكم في أي عمل تجاري من قبل هيئات الدولة فقط ، ولكن أيضًا من قبل إدارتها ومؤسسيها. عادة لا يميل الملاذ الأخير إلى فهم الفروق الدقيقة ويعمل وفقًا لخوارزمية واحدة صارمة.

ملامح السياسات المحاسبية في القطاع الخاص

العديد من المنظمات لا تقيد نفسها بالمعايير المنصوص عليها في التشريع ، لكنها تطور إطارها التنظيمي الخاص. يمكنك غالبًا العثور على جدول سير عمل للسياسة المحاسبية لشركة ذات مسؤولية محدودة ، وتعاونية إنتاجية ، وشراكة ، وصندوق ، ونوع آخر من الكيانات القانونية في شكل نسختك الخاصة من فكرة العمليات التجارية وبناءها عمليًا ، بشكل حقيقي. مشروع

هناك فرق كبير بين القطاع العام والأعمال التجارية الخاصة يتمثل في الفرص المالية الأوسع نطاقاً التي تجعل من الممكن تأسيس البنية التحتية لمؤسسة ما على نظام مكلف شائع ، على سبيل المثال ، استنادًا إلى حل Oracle Primavera Instantis. لدى Oracle الكثير من هذه الأفكار الباهظة الثمن ، ولكن لا يمكن لكل مؤسسة شرائها والحصول على المعدات الكافية لتشغيلها.

برنامج إدارة المستندات

من السمات المميزة التي تؤثر على تنفيذ السياسات المحاسبية توافر برامج عالية الجودة ومكلفة ومعقدة ومطلوبة. تحصل العديد من الشركات الكبيرة على حلول جديدة تتيح المعالجة الموزعة لكميات هائلة من المعلومات.

ومع ذلك ، فإن هذا النهج الجذري على الأرض يختلف قليلاً عنالوضع في المؤسسات المتوسطة والصغيرة. لا يمكنك حتى ذكر المنظمات الحكومية. حتى يومنا هذا ، يسيطر Excel والمنتجات المماثلة ذات الأغراض العالمية وتطورات البرامج الاحتكارية في كل مكان.

يشير هذا الظرف (وجود نظام معلومات جاد والعديد من البرامج الاحتكارية) إلى أن البرنامج في هذا المجال يحتاج إلى تحسين مستمر.

بناءً على ما سبق ، يبدو أنه من المناسب عند وضع سياسة محاسبية لمؤسسة ما التركيز ليس على البرنامج المستخدم ، ولكن على اللحظة التنظيمية والامتثال للأحكام القانونية لجدول سير العمل مع التشريعات الحالية و الحاجة الحقيقية لمشروع معين.