قائمة بالمستندات المحاسبية الأولية وقواعد تنفيذها

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يتم تنفيذ العديد من العمليات يوميًا في المؤسسة. يصدر المحاسبون فواتير للأطراف المقابلة ويرسلون لهم الأموال ، ويحسبون الرواتب ، والعقوبات ، ويحسبون الاستهلاك ، ويعدون التقارير ، وما إلى ذلك. ويتم إصدار عشرات المستندات من مختلف الأنواع يوميًا: الإدارية ، والتنفيذية ، والابتدائية. المجموعة الأخيرة لها أهمية كبيرة لأنشطة المشروع

ما هي "المستندات الأساسية"؟

يجب تأكيد كل حدث من أحداث الحياة الاقتصادية للمنظمة بالورق. يتم تشكيلها في وقت العملية أو بعد اكتمالها مباشرة. عند إعداد الترحيلات ، يتم إعداد التقارير على أساس المعلومات المحددة في مستندات المحاسبة الأولية. قائمتهم كبيرة. سننظر في المقالة الرئيسية والأكثر استخدامًاالمستندات.

لماذا نحتاج الأساسي؟

الوثائق الأساسية هي عنصر لا يتجزأ من المحاسبة. كما ذكر أعلاه ، يتم تشكيلها في وقت المعاملة أو بعد انتهاء المعاملة مباشرة وهي دليل على حقيقة واحدة أو أخرى من حقائق الحياة الاقتصادية للمؤسسة.

قد تشمل قائمة مستندات المحاسبة الأولية لمعاملة واحدة:

1. عقد
2. حساب
3. إيصال نقدي أو مستند دفع آخر.
4. مذكرة شحنة.
5. فعل الإنجاز

التفاصيل المطلوبة

حاليًا ، هناك نماذج موحدة لوثائق المحاسبة الأولية. يتم استخدامها لعكس المعلومات حول عمليات مختلفة ، على التوالي ، تختلف قائمة الأعمدة فيها. وفي الوقت نفسه ، تحتوي جميع المستندات الأولية على تفاصيل إلزامية موحدة. من بينها:

1. اسم الشركة.
2. اسم المستند (على سبيل المثال ، "القسيمة النقدية").
3. تاريخ التشكيل
4. محتوى العملية التي يتم وضع المستند عليها. على سبيل المثال ، عند ملء فاتورة ، قد يشير العمود المقابل إلى "نقل المواد للمعالجة".
5. المال والمؤشرات الطبيعية. يستخدم الأول ليعكس التكلفة ، والثاني - الكميات والأوزان وما إلى ذلك.
6. مناصب موظفين مسؤولين ("محاسب رئيسي" ، "أمين مخزن" ، إلخ).
7. تواقيع الأشخاص المشتركين في المعاملة.

لحظة مهمة

الوثيقة الأولية التي تحتوي على جميع التفاصيل المطلوبة لها قوة قانونية.

يرجى ملاحظة أنه يمكن استخدام الأوراق المنفذة بشكل صحيح في الإجراءات القانونية كدليل على صحة (أو بطلان) المطالبات. يتم وضع العديد من الوثائق من قبل المقاولين. من الضروري التحقق بعناية من صحة التسجيل وعدم وضع التوقيعات بأي حال من الأحوال للموردين (المقاولين ، إلخ) إذا لم يفعلوا ذلك.

يجب الحفاظ على الوثائق الأولية بعناية.

هل أحتاج إلى ختم أساسي؟

من الناحية العملية ، يقوم العديد من الأطراف المقابلة بتقديم مطالبات حول عدم وجودها في نموذج TTN وبعض المستندات الأخرى. تذكر أنه منذ عام 2015 ، تم إعفاء معظم المنظمات من الالتزام بالحصول على الختم. يمكن لمثل هذه المؤسسات استخدامه وفقًا لتقديرها الخاص. إذا كان الأمر كذلك ، فيجب كتابة المعلومات المتعلقة بوجودها في السياسة المحاسبية.

في حالة إصرار الطرف المقابل على استخدام الختم عند تسجيل الأساسي ، ويحق للشركة عدم وضعه على أسس قانونية ، يجب إرسال إشعار مكتوب للطرف المقابل به روابط إلى اللوائح التي تحكم ذلك

اتفاقية

إذا كان الطرف المقابل شريكًا طويل الأجل ، فمن الممكن تمامًا إبرام اتفاقية لعدة معاملات. في هذه الحالة ، من المهم تحديد المواعيد النهائية للوفاء بالالتزامات بوضوح ، وتسلسل وإجراءات الحساب ، والفروق الدقيقة الأخرى. يمكن صياغة العقد لبيع البضائع وتقديم الخدماتأو عمل الإنتاج. وتجدر الإشارة إلى أن القانون المدني يسمح أيضًا بالإبرام الشفوي للاتفاق. ومع ذلك ، في الأنشطة التجارية ، وكقاعدة عامة ، يتم استخدام أشكال مكتوبة من العقود.

الفاتورة

في هذا المستند ، يشير المورد إلى المبلغ الذي سيتم تحويله إلى الطرف المقابل للسلع أو الخدمات أو الأعمال. عند إجراء دفعة ، بشكل افتراضي ، من المفترض أن يوافق الموضوع على المعاملة.

يجب أن تكون الفاتورة موجودة:

1. اسم المستند.
2. اسم الخدمات (البضائع ، الأعمال) التي يتم الدفع لها.
3. التكلفة.
4. المبلغ الإجمالي.
5. تفاصيل الدفع.

حاليًا ، القائمة الكاملة لوثائق المحاسبة موجودة في برنامج 1C ، لذا تتم معالجتها تلقائيًا.

يرجى ملاحظة أن الفاتورة ذات قيمة قليلة للسلطات التنظيمية. في ذلك ، يحدد البائع السعر المحدد. من منصب محاسب ، تعتبر الفاتورة أهم وثيقة أولية على أساسها يتم تكوين قيود المحاسبة.

تعمل الفاتورة كنوع من أنواع الفاتورة. تحتوي هذه الورقة على سطر خاص لتحديد مبالغ ضريبة القيمة المضافة.

وثائق الدفع

يمكنك تأكيد حقيقة الدفع بإيصال نقدي أو مستند آخر مشابه. يؤكد الدفع حقيقة الدفع مقابل توريد المنتجات والخدمات والعمل. يتم تحديد نوع المستند المحدد وفقًا للطريقةالدفع: نقدا أو حوالة بنكية.

أحد أكثر مستندات التسوية شيوعًا هو أمر الدفع. إنه أمر من صاحب الحساب للمصرف بتحويل الأموال إلى الحساب المحدد. يمكن استخدام المستند عند الدفع مقابل الخدمات والسلع ودفع السلفة وسداد القرض وما إلى ذلك.

في حالة وجود استقطاعات من الميزانية ، يتم ملء الحقل 22 "الرمز". في أمر الدفع ، يشير هذا العمود إلى UIN (المعرف الفريد). بفضله تعترف السلطة المالية بالدافع

يمكن ملء "كود" الحقل في أمر الدفع بطرق مختلفة. يعتمد ذلك على كيفية وفاء الكيان بالضبط بالتزامه بالميزانية: طوعًا أو بناءً على طلب السلطة التنظيمية.

مذكرة شحنة

يتم إعداد نموذج TTN بواسطة المرسل. بوليصة الشحن هي أساس نقل البضائع إلى المستلم. الوثيقة مؤلفة من 4 نسخ. وفقًا لـ TTN ، يأخذ البائع عملية البيع في الاعتبار ، ويتلقى المشتري تسليم البضائع.

يرجى ملاحظة أنه يتم وضع TTN عند نقل البضائع من قبل قوات الشركة الخاصة. إذا تم تنفيذ النقل من قبل شركة خارجية ، يتم إصدار نموذج 1-T.

نقطة أخرى مهمة: يجب أن تتطابق المعلومات الواردة في TTN مع المعلومات الواردة في الفاتورة.

فعل منجز العمل

يتم وضع هذه الوثيقة بين العميل والمورد. القانون هو تأكيد لأداء العمل ، وتقديم الخدمات بتكلفة متفق عليها ضمن الشروط المنصوص عليها في الاتفاقية. ببساطة ، هذاتقرير المقاول للعميل

حاليًا ، لم تتم الموافقة على شكل موحد للقانون. يحق للشركة تطوير نموذج من تلقاء نفسها وتثبيته في السياسة المحاسبية.

التفاصيل الرئيسية للفعل هي:

1. رقم وتاريخ التسجيل في السجلات المحاسبية.
2. تاريخ التجميع.
3. تفاصيل العقد الذي تم تشكيل الفعل بموجبه
4. المدة والحجم وتكلفة العمل
5. تفاصيل الحساب المراد الدفع مقابله.
6. اسم العميل والمقاول
7. توقيعات أطراف الصفقة

يتم كتابة الفعل دائمًا من نسختين.

نموذج M-15

يستخدم هذا الاختصار للإشارة إلى فاتورة إصدار البضائع الصادرة. وتجدر الإشارة إلى أن هذا المستند ليس إلزاميًا ، ولكنه غالبًا ما تستخدمه المؤسسات.

يتم إصدار فاتورة تحرير المواد إلى الجانب إذا كان من الضروري نقل الأشياء الثمينة من المكتب الرئيسي (الرئيسي) إلى الأقسام البعيدة أو الشركات الأخرى (إذا كان هناك اتفاق خاص).

قواعد النموذج M-15

في الجزء الأول من الورقة ، يتم لصق رقم ، وفقًا لتدفق المستندات في المؤسسة. هنا يجب أيضًا الإشارة إلى الاسم الكامل للشركة و OKPO.

يعكس الجدول الأول تاريخ المستند ، ورمز المعاملة (إذا تم استخدام النظام المقابل) ، واسم الوحدة الهيكلية ، ومجال نشاط المؤسسة التي أصدرت الفاتورة.

بالمثليشار إلى معلومات حول المستلم والشخص المسؤول عن التسليم. فيما يلي رابط للمستند الذي تم إصدار الفاتورة بموجبه. يمكن أن يكون عقدًا أو طلبًا أو ما إلى ذلك.

في الجدول الرئيسي ، يشير العمودين 1 و 2 إلى الحساب الفرعي للمحاسبة وكود المحاسبة التحليلي لجميع المواد المراد شطبها.

بعد ذلك ، يتم إدخال البيانات التالية في الأعمدة 3-15:

• اسم المواد ذات الخصائص الفردية والعلامة التجارية والحجم والدرجة ؛
• رقم المخزون (إذا لم يكن موجودًا ، فلن يتم ملء الخلية) ؛
• رمز الوحدة ؛
• اسم وحدة القياس ؛
• كمية البضائع المنقولة
• معلومات حول الأشياء الفعلية التي تم إطلاقها من المستودع (ليتم ملؤها من قبل صاحب المتجر) ؛
• التكلفة الإجمالية للمواد ؛
• السعر بدون ضريبة القيمة المضافة ؛
• المبلغ المخصص لضريبة القيمة المضافة ؛
• التكلفة الإجمالية بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة ؛
• رقم المخزون المادي ؛
• رقم جواز السفر (إن وجد) ؛
• رقم التسجيل وفقًا لبطاقة الحساب.

الفاتورة موقعة من قبل المحاسب والموظف المسؤول عن الإفراج عن الأشياء الثمينة من المستودع والمستلم.

تقارير مسبقة في "1C"

يعد تكوين وثائق التقارير أحد أكثر الإجراءات شيوعًا للمحاسب. يتم إجراء العديد من التسويات نقدًا من خلال المستندات المسبقة. وتشمل هذه نفقات السفر والمشتريات المنزلية وما إلى ذلك.

في كثير من الأحيان ، يتلقى موظفو المؤسسة أموالًا من مكتب النقد لتغطية النفقات المنزلية.بعد الحصول على الأشياء الثمينة الضرورية (على سبيل المثال ، القرطاسية) ، يقوم الموظفون بالإبلاغ وتقديم المستندات الداعمة إلى قسم المحاسبة.

على المحاسب بدوره تسجيل جميع المصروفات في النظام المحاسبي. يمكنك فتح "التقارير المسبقة" في "1C" في قسم "البنك ومكتب النقد" ، القسم الفرعي "أمين الصندوق". يتم تقديم المستند الجديد بواسطة الزر "إنشاء".

في أعلى النموذج موضحة:

1. اسم الشركة.
2. المستودع حيث سيتم إضافة الأشياء الثمينة المستلمة حديثًا.
3. إبلاغ الموظف عن الأموال الواردة وفقًا للتقرير.

يحتوي المستند على 5 إشارات مرجعية. في قسم "السلف" ، حدد المستند الذي تم إصدار الأموال من أجله:

1. مستند مالي.
2. مصاريف أمر نقدي.
3. الخصم من الحساب

إذا تم شراء البضائع بالأموال الصادرة ، فستظهر في علامة التبويب بنفس الاسم. في قسم "الحاوية" ، أشر إلى معلومات حول الحاوية القابلة للإرجاع (على سبيل المثال ، زجاجات المياه). تعكس علامة التبويب "الدفع" معلومات حول المبالغ النقدية المدفوعة للموردين لشراء شيء ما أو الصادرة مقابل تسليم قادم.

في قسم "أخرى" ، تتم الإشارة إلى بيانات نفقات السفر: البدل اليومي ، وتكاليف الوقود ، والتذاكر ، وما إلى ذلك.

شكل "عالمي"

في قائمة وثائق المحاسبة الأولية هناك ورقة واحدة يمكن استخدامها في مجموعة متنوعة من المواقف. يتم استخدامه في تكوين كل من المحاسبة وإقرار ضريبي. يتعلق الأمر بالمحاسبة. النموذج مطلوب ، إذا لزم الأمر ، لتصحيح الخطأ الذي حدث. بالإضافة إلى ذلك ، فإن المستند مطلوب عند إجراء العمليات التي تتطلب توضيحات ، وانعكاس الحساب ، وتأكيد المعاملات ، إذا لم يكن هناك أوراق أخرى.

Nuance

يجدر القول أن للمؤسسة الحق في تأكيد إتمام المعاملات التي لا تتطلب تنفيذ النماذج المعيارية (القياسية والموحدة) ، ليس بمساعدة شهادة ، ولكن من خلال المحاسبة الأولية المطورة بشكل مستقل مستندات. ومع ذلك ، يجب أن تكون قائمتهم ثابتة في السياسة المالية للشركة.

قواعد تجميع الشهادة

لم تتم الموافقة على نموذج واحد موحد لهذا المستند. وفقًا لذلك ، يمكن للمتخصصين تجميعها في نموذج مجاني أو استخدام القوالب المطورة في المؤسسة. من بين المعلومات الإلزامية التي يجب أن تحتوي عليها الشهادة ، تجدر الإشارة إلى:

1. معلومات عن المشروع
2. تاريخ وأسباب التجميع.
3. مستندات المحاسبة الأساسية وسجلات المحاسبة المرفقة بها شهادة.
4. توقيع الموظف المسؤول

يمكنك الكتابة على ورقة بيضاء عادية بحجم A4 أو على ورق الشركة ذي الرأسية.

عند التجميع ، يجب أن تكون حريصًا جدًا على عدم ارتكاب الأخطاء. كلما كان المرجع أكثر تفصيلاً ، قل عدد الأسئلة الإضافية التي يطرحها المفتشون

يجب أن تحتوي الوثيقة بالطبع على معلومات موثوقة فقط. إذا ، خلالسيتم التعرف على الأخطاء الإملائية ، فمن المستحسن إنشاء شهادة مرة أخرى.

ميزات التخزين

يجب الاحتفاظ بكل ما يتعلق بمستندات المحاسبة الأولية في المؤسسة لمدة 5 سنوات على الأقل. يبدأ حساب هذه الفترة من تاريخ انتهاء فترة التقرير التي صدرت فيها الأوراق.

إضافي

يمكن إصدار الأساسي في شكل ورقي أو إلكتروني. في الآونة الأخيرة ، تفضل المزيد والمزيد من الشركات إدارة المستندات الإلكترونية. هذا أمر مفهوم: يستغرق الأمر وقتًا أقل بكثير لمعالجة وإرسال الأوراق.

المستندات الإلكترونية يجب أن تكون مصدق عليها بتوقيع رقمي (محسن أو عادي - بالاتفاق بين الأطراف المقابلة).

المسؤولية

التوثيق الأساسي هو أهم عنصر في الحياة التجارية للمؤسسة. في حالة عدم وجودها ، ستواجه الشركة عقوبات شديدة من السلطات التنظيمية. كما سيتم فرض عقوبات في حالة اكتشاف أخطاء في التوثيق الأولي ، معلومات غير دقيقة.

انتهاك اللوائح يعاقب عليه ليس فقط بقانون الضرائب ، ولكن أيضًا بموجب قانون المخالفات الإدارية. إذا كانت هناك أسباب ، فيمكن أيضًا محاكمة الجناة.

الخلاصة

يمكن استخدام مجموعة متنوعة من المستندات في عمل المؤسسة. في الوقت نفسه ، قد يكون لبعضها نموذج موحد ، وقد يتم تطوير البعض الآخر بشكل مستقل من قبل الشركة. بغض النظر عن هذا ، يجب أن تكون جميع التفاصيل المطلوبة موجودة في المستندات.

تمارس بعض الشركات استخدام المستندات المجمعة. خطابنحن نتحدث عن استمارات موحدة تكملها حسب خصوصيات نشاطات المنظمة

من المهم أن تعكس الأنواع المختارة من الوثائق الأولية في السياسة المحاسبية للمؤسسة. في سياق أنشطة الشركة ، قد تنشأ الحاجة إلى وثائق جديدة. إذا تم تطويرها من قبل المؤسسة ، فيجب ذكرها في السياسة المحاسبية.

يرجى ملاحظة أنه يمكن للطرف المقابل أيضًا تطوير أشكال معينة من الأوراق المالية بشكل مستقل. من الضروري الإشارة في السياسة المالية إلى أن الشركة تقبل مثل هذه المستندات من الأطراف المقابلة.

لتسجيل العديد من المعاملات ، لا يجوز للمنظمات استخدام نماذج موحدة من الوثائق الأولية. ومع ذلك ، إذا كنا نتحدث عن المعاملات النقدية ، فسيتم تنفيذها حصريًا من خلال الأوامر المعتمدة ووثائق الدفع الأخرى.