ميزانية المشتريات: جوهر التجميع والمؤشرات والتشكيل

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

أثناء إعداد الميزانية ، يتم تحويل خطط المبيعات والإنتاج إلى مؤشرات دخل ومصروفات الإدارات. لكي يتمكن كل قسم من تحقيق الأهداف المرجوة ، من الضروري شراء المواد ضمن خطة التكلفة. لهذا الغرض ، يتم تشكيل ميزانية المشتريات.

نموذج منظمة المشتريات1

الخطوة الأولى هي تحديد الغرض من إنشاء قسم المشتريات. بناءً على تفاصيل المنتج وعدد الموردين ، فإنه يشكل قسمًا من 2 إلى 5 أشخاص (بحد أقصى 7 موردين لكل مدير). كل منهم مسؤول عن توقيت التسليم وحالة المخزون والمدفوعات وتنفيذ العقود. لا يمكن تنفيذ عمل القسم إلا بناء على تعليمات من الرئيس. تم إنشاء القسم لتنفيذ خطة المبيعات الموضوعة للشهر والربع والسنة. يتم توفير مكافأة مقابل تنفيذه للخطة:

• الدخل الأساسي: 40٪ للمدير ، و 60٪ للمدير ؛
• مكافآت: 50٪ - للمدير ، 30٪ - للرأس ؛
• قسط - 10٪.

تُستحق المكافآت للمديرين بناءً على مؤشرات الأداء:

• التسليم في الوقت المحدد ؛
• حجم البضائع غير السائلة ؛
• متوسط دوران المخزون.

بالنسبة للمكافآت ، يمكنك أيضًا استخدام المؤشرات النوعية ، على سبيل المثال ، معامل الخدمة ، أي عدد السلع في التطبيق ، والتي يمكن استيفاءها على الفور.

نموذج منظمة المشتريات2

يختلف هذا المخطط عن المخطط السابق في أنه بناءً على خطة المبيعات ، يقوم رئيس القسم باحتساب ميزانية الشراء. بمعنى ، يتم إنشاء مركز مراقبة مالية منفصل داخل الوحدة. يتم إجراء اختيار أكثر كفاءة للمديرين ، حيث يتم أخذ تكاليف اللوجستيات وظروف التسليم في الاعتبار. يهتم جميع الموظفين بتنفيذ خطة الشراء ، وبالتالي تطوير الشركة. بدورها ، ستكون الإدارة قادرة على تقليل مخطط الرشوة إلى الحد الأدنى.

سيستغرق بناء نموذج العمل الأول من 1.5 إلى شهرين. مهمة المدير هي تعيين موظفين من ذوي الخبرة. في الحالة الثانية ، سوف يستغرق إنشاء قسم من 6 إلى 18 شهرًا. المشكلة الرئيسية تكمن في العمل النفسي. يحتاج المدير إلى تحويل الموظفين إلى رجال أعمال فرديين. لا يمكن لأي شخص التعامل مع هذا الدور.

التخطيط التشغيلي

تعكس الميزانية التشغيلية الأنشطة المخططة للسنة لقطاع أو وظيفة معينة لمؤسسة. يتم تطويرها في جميع مراكز المسؤولية ثم دمجها في ميزانية موحدة واحدة. يمكن اعتبار إعداد وثيقة كعملية محاسبة وإدارة. يكمن الاختلاف في حقيقة أن التقرير يعكس أنشطة المؤسسة في المستقبل وليس كذلكتثبيت الأحداث السابقة. وهي تتألف من ميزانيات المشتريات والمبيعات والإدارية وتكاليف الإنتاج. دعونا نلقي نظرة على كل من هذه العناصر.

مبيعات

يحدد حجم المبيعات وهيكلها طبيعة المشروع. لذلك ، فإن أول خطة مبيعات. عند إعدادها ، يجب على المرء ألا يأخذ في الاعتبار مبيعات الفترات السابقة فحسب ، بل يجب أيضًا تحليل العوامل التي قد تؤثر عليها (الموسمية ، والعروض الترويجية ، وما إلى ذلك).

يتم تجميع ميزانية المبيعات مع الأخذ في الاعتبار مستوى الطلب وجغرافيا المبيعات والمشترين. يتضمن المستوى المستهدف للإيرادات التي يمكن أن تنعكس في الميزانية النقدية. لكن حساب هذا المؤشر يسبب صعوبات ، حيث لا تستطيع الشركة التحكم في تصرفات العملاء. يتم احتساب مبلغ المصروفات المخطط له على أساس أنشطة المنظمة. إنه أسهل حساب. المبيعات كعملية تجارية لها أهمية كبيرة. بالنسبة للمؤسسات التي تعمل في بيع المنتجات ، فإن خطة المبيعات هي التي تحدد الخطأ في الحسابات. إذا تمت كتابته بشكل غير صحيح ، فسيؤثر على جميع مجالات النشاط الأخرى.

الإنتاج والمخزون

تعتمد خطة إطلاق المنتج على حجم المبيعات. كما يأخذ في الاعتبار الطاقة الإنتاجية وتغييرات المخزون وميزانيات الشراء. يتم الحساب وفقًا للصيغة التالية:

ناتج المنتج=المخزون في نهاية الفترة + حجم المبيعات - المخزون في بداية الفترة.

يتم حساب حجم الإنتاج بناءً على خصائص إنتاج المنتجات

تكاليف الإنتاج الإجمالية هي تلك المرتبطة بتصنيع المنتجات. في الوقت نفسه ، يأخذ السطر المنفصل في الاعتبار تكاليف العمالة في جزأين: الثابت والقطعة (مكافآت الموظف بناءً على تنفيذ خطة الإنتاج).

ميزانية للتكاليف الإدارية التجارية

مصاريف البيع هي جميع التكاليف المرتبطة ببيع السلع وترويجها. يعتمد حجمها على القرارات في مجال الإدارة. سيؤثر قرار تغيير مساحة المبنى على التكاليف المرتبطة بتخزين البضائع. يتم تشكيل مقدار التكاليف المتغيرة من قبل العمولة ، وتكلفة التعبئة والتغليف والمعالجة والنقل. جميع التكاليف الثابتة الأخرى إدارية.

ميزانية المشتريات

توضح خطة الشراء حسب نوع البضائع أو حسب الموردين عدد المنتجات التي يجب على الشركة شراؤها من الموردين الخارجيين والداخليين. يتم تشكيل ميزانية المشتريات على أساس خطة المبيعات ، ومستوى المخزون ، وعبء العمل في الإنتاج ، وشروط وإجراءات سداد الحسابات الدائنة.

الشراء=الاستخدام المخطط + مخزون نهاية الفترة - مخزون بداية الفترة.

مخزون للإنتاج

يتم تحديد الحاجة إلى مواد الإنتاج الدائمة من خلال تكلفة إصلاح المعدات وخطة البناء وإعداد المنتجات الجديدة. غالبًا ما يرتكب الاقتصاديون خطأ تجاهل هذه التكاليف عند وضع الميزانية.

يعتمد مبلغ النفقات المخطط له على نوع الموارد وكيفية استهلاكها. يتم تشكيل الميزانيةبناءً على معايير استهلاك الموارد في الإنتاج وفي المراكز الاقتصادية والحاجة إلى الأصول الثابتة. يتم حساب المقالة الأولى بضرب حجم الإنتاج المخطط له بالمعايير. يتم تعديل هذا الشرط لأرصدة المخزون ومعايير المخزون. هذه هي الطريقة التي يتم بها تشكيل ميزانية المشتريات عينيًا. لتحويلها إلى شروط قيمة ، تحتاج إلى الضرب في السعر المخطط

مثال

يخطط مصنع الصلب لإنتاج 3000 طن من المنتجات العام المقبل. سيتطلب ذلك النحاس وحمض الأوليك. معدل الاستهلاك لكل طن: نحاس - 0.06 كجم ، حمض - 0.0058 لتر. يبلغ رصيد النحاس في بداية العام 100 كجم ، وفي النهاية - 50 كجم. سعر المواد الخام 4500 روبل. / ر. النحاس و 10000 روبل. / لتر حامض.

الحاجة لهذا العام:

• 30000، 006=180 كجم من النحاس
• 30000.0058=17.4 لتر من الحمض

حجم الشراء المخطط له:

• (180 كجم / (100-50))4500=1035000 روبل. - للنحاس.
• (17 ، 410000)=174000 روبل. - للحمض.

أسهم شركة تطوير العقبة

يتم تنفيذ تخطيط ميزانية المشتريات في الأنشطة الإدارية والاقتصادية (AHA) بشكل مختلف. نطاق السلع واسع جدًا (من القرطاسية إلى مواد تجديد المكاتب) ، ولا توجد معدلات استهلاك. هناك ثلاث طرق لتحديد متطلبات المخزون:

• استخدم الطلبات من الوحدات الهيكلية. تقوم خدمة التوريد بجمع التطبيقات والمعالجة وتقييم الأرصدة وتحديث الأسعار وحساب الميزانية.
• تثبيتمعايير الجرد للعناصر الأكثر شيوعًا ، مثل القرطاسية والمنظفات. يتم احتساب الميزانية على أساس المخزون المتاح
• تعيين حد شراء مخزون لـ AHD كنسبة مئوية من تكلفة المواد الأساسية.

ينبغي إيلاء اهتمام خاص لتجميع المخزونات لتحديد الموارد الزائدة. عند تكوين ميزانية المشتريات ، يجب تعديل هذه المواد إلى أسفل. خاصة إذا كان العرض غير محدود

وظائف ميزانية المشتريات

• الميزانية هي أداة تخطيط تشير إلى كيفية استخدام الموارد بناءً على الفرص. كما أنها وسيلة لرصد وتقييم الأداء من خلال مقارنة المؤشرات المخططة والفعلية.
• يمكن تقييم عمل المديرين من خلال هيكل ودرجة تنفيذ ميزانية المشتريات. تستخدمها المنظمات لتقييم أداء وحداتها الإدارية.
• يمكن أن تؤدي ميزانية قسم المشتريات وظيفة تحفيزية إذا كانت تحتوي على هدف النشاط. على سبيل المثال ، تم تكليف القسم بشراء المواد الخام مقابل نصف مليون روبل على أساس الدفع الآجل. إذا تحقق الهدف ، فسيحصل الرئيس ونائبه على مكافأة ، مما سيزيد جانب الإنفاق من الميزانية في الفترة القادمة.
• يجب أن يفهم الموظف المهام المحددة له. إذا بقيت أهداف تطوير المنظمة سرية ، فلن تتحقق. في هذا المعنى ، تشكل الميزانية بيئة الاتصال في الفريق ، وكذلك بينالموظفين والمرؤوسين.

العمل بالمناقصات

من أجل تشكيل ميزانية لشراء المواد ، يمكن عقد العطاءات - للعثور على أفضل موردي السلع من فئة معينة. وفقًا للوثائق التنظيمية ، يتم تطوير إستراتيجية لتوزيع المواد حسب المجموعات ، ويتم تصنيف مؤشرات الجودة والمقاولين. يتم تشكيل قائمة العطاءات مع عروض الموردين. يتم تحديد "الفائز" تلقائيًا وفقًا لمعايير التقييم المحددة. علاوة على ذلك ، يجري العمل على إبرام عقد وتشكيل ميزانية المشتريات.

خيارات الشراء:

• دفعة واحدة. تم تبسيط عملية إعداد المستندات ، لكن المنظمة ستحتاج إلى مستودعات كبيرة لتخزين الإمدادات. يزداد خطر الخسائر الناجمة عن تلف المنتج.
• دفعات صغيرة. سرعة دوران رأس المال وانخفاض مساحة التخزين.
• حسب الحاجة. يتم تسليم البضائع في فواتير (بدون إبرام عقد) على دفعات صغيرة على أساس الدفع المسبق الكامل.

مراقبة المشتريات

من أجل التحكم في تنفيذ الميزانية ، يمكن احتساب المشتريات من قبل مراكز المسؤولية المالية. في نفس الوقت ، يتم التخطيط على مستويين:

• إدارة تطلعية - تشكيل الحاجة إلى مواد للعام ، مقسمة حسب الأرباع / الأشهر. بعد تشكيل الخطة السنوية ، يتم اختيار الموردين وإبرام العقود طويلة الأجل.
• إدارة التقويم - تشكيل شهريوخطط لمدة عشرة أيام / أسبوعية للشراء من أجل إمداد المؤسسة دون انقطاع بمواد خام محددة. هذه تفاصيل الخطة السنوية.

لحساب ميزانية الشراء الشهرية ، يجب اتباع هذه الخوارزمية:

• احسب الحاجة إلى المواد للإنتاج ، مع مراعاة الأرصدة الجارية والإيصالات المتوقعة ومخزون السلامة.
• يتم تعديل المتطلبات للأوامر والعناصر والبدائل المسموح بها.
• في حالة حدوث تغييرات في خطط الإنتاج ، يتم تعديل ميزانية الشراء.
• يتم وضع جدول زمني لتسليم المواد الخام وخطة الدفع للموردين.
• إذا فشل التسليم ، يتم اتخاذ خطوة إلى الوراء ويتم اختيار مورد جديد. إذا لم يكن من الممكن تغيير المورد ، فسيتم إجراء تغيير في المشتريات أو درجة المواد.

في ما يلي كيفية تحديد ميزانية لمشترياتك.