أهداف ومسؤوليات قسم المشتريات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

لماذا نحتاج إلى قسم مشتريات؟ في كل منظمة ، يتم تمثيل هذا القسم بشكل أو بآخر. ويؤثر عمله بشكل مباشر على كفاءة المنظمة ككل. دعونا نلقي نظرة فاحصة على كيفية تأثير عمل القسم على نتائج المنظمة.

اهداف القسم

قسم المشتريات هو قسم متخصص في شراء البضائع من المورد بالشروط الأكثر ملاءمة للشركة.

عمل القسم له تأثير مباشر على جميع أنشطة الشركة. للتشكيلة ، للمبيعات ، امتلاء المستودعات ، توافر السلع الضرورية ، الاستخدام الفعال لرأس المال العامل.

يمكن تصنيف أهداف الشراء بناءً على الأهداف العالمية للشركة ، لكن القائمة العامة غالبًا ما تبدو مثل هذا:

• تحديد حاجة الشركة لمنتج معين
• شراء البضائع بأفضل سعر ممكن ؛
• تعزيز معدل دوران مرتفع
• خلق الظروف لاستلام البضائع في الوقت المحدد ؛



• تقييمجودة المنتج وشراء أعلى جودة ؛
• الحفاظ على علاقة مع المورد أو الموردين ؛
• العمل بفاعلية مع باقي الشركة
• تتبع البضائع المشتراة بشكل فعال ؛
• مراقبة معدل دوران الشركة وتحقيق أقصى فائدة للشركة

الوظائف الرئيسية

في المؤسسات المختلفة ، يمكن أن تختلف وظائف قسم المشتريات بشكل كبير عن بعضها البعض. ومع ذلك ، هناك وظائف ومسؤوليات تميز القسم في كل شركة تقريبًا:

• مراقبة سوق الموردين ؛
• مراقبة توافر السلع في المخازن
• تجديد تشكيلة متنوعة في الوقت المناسب ؛
• ابحث عن افضل الموردين و الاسعار
• مفاوضات مع الموردين ؛
• التحكم في تسليم البضائع ونقل البضائع



• استلام البضائع
• مراقبة جودة البضائع المشتراة ؛
• شكاوى ، إذا لزم الأمر.

وظائف إضافية لقسم المشتريات ، والتي قد تكون أو لا تكون موجودة في المنظمة - اعتمادًا على تفاصيلها وهيكلها:

• إدارة تشكيلة ؛
• جمع المعلومات عن المنافسين
• إشراك الموردين في منظمة التسويق.

هيكل

تم بناء هيكل قسم المشتريات بالاعتماد على:

• حجم المؤسسة ؛
• الصناعات ؛
• عدد الوحدات المتنوعة في معدل الدوران ؛
• عدد الموردين ؛
• موقعهم الجغرافي.

اعتمادًا على نوع المنظمة ، يمكن إدارة قسم المشتريات مركزيًا أو إقليميًا.

كقاعدة عامة ، هذا هيكل مصفوفة يتكون من رئيس (رئيس ، مدير) قسم المشتريات والمديرين (المتخصصين) للمشتريات.

متوسط عدد العناصر أو الفئات لكل مدير حوالي 7 ، لكنه قد يختلف اعتمادًا على حجم الإنتاج أو معدل الدوران.

واجبات الدائرة وموظفيها

للعمل الفعال لقسم المشتريات ، من الضروري توزيع مسؤوليات قسم المشتريات بشكل واضح بين موظفيها.

المسؤولية الرئيسية لرئيس القسم هي ضمان استمرارية واستقرار توريد السلع الضرورية من خلال تحسين عمل القسم وتنسيق أنشطة الموظفين. كما يجب أن يكون لدى مدير المشتريات فكرة عن جميع العقود والفئات المبرمة من أجل تنظيم واستمرار العمل الفعال للدائرة حتى في حالة عدم وجود أي من الموظفين.

تشمل واجبات مديري المشتريات أو المتخصصين العاديين في القسم تنظيم توريد البضائع ، وتتبع نقل البضائع ، والتحكم في الدفع للقطع المشتراة ، وتخطيط المشتريات.

سيكون النموذج الفعال حيث يكون لكل مشتر منطقة مسؤولية خاصة به ، تتكون من قائمة بالمقالات أو فئات المنتجات.

متطلبات الموظف

نظرًا لمسؤوليات الموظفين ووظائف القسم ، يمكنك عمل قائمة بالمتطلبات الخاصة بهالمرشح المثالي لمنصب المشتري

يجب أن يتمتع موظفو قسم المشتريات بالمهارات والمعارف والصفات الشخصية التالية على التوالي:

• القدرة على تحليل المعلومات. يجب أن يعتمد اختيار المورد على العديد من المعايير. هذا أفضل سعر ، وميزة جغرافية ، ومواءمة لوجيستية الشركة الموردة ومنظمتك.
• معرفة مبادئ التسعير.
• معرفة الإطار القانوني للمشتريات.
• القدرة على صياغة و إبرام العقود
• القدرة على التفاوض. في بعض الأحيان يكون من المهم للغاية وضع شروط فردية مع مورد لشركتك. إن تخفيض سعر المورد أو استخدام موارد المورد للترقيات ، والتدريب الخاص بالمنتج لموظفيهم ، وتقسيط المنتجات وأنظمة الدفع اللاحق ، يمكن أن تكون جميعها بمثابة ميزة تنافسية جيدة بين الشركات المماثلة.
• القدرة على الحفاظ على علاقات العمل.
• القدرة على التخطيط لأنشطتك

تحفيز المشترين ومدير المشتريات

يجب بناء نظام التحفيز لقسم المشتريات بحيث يعمل الموظف بأقصى قدر من الكفاءة. لكن في نفس الوقت لا يجب طرح المتطلبات والمتطلبات المتضاربة التي تتجاوز قدرات الموظف.

لتنفيذ نظام التحفيز الشهري تحتاج:

• إنشاء نموذج KPI للقسم. هذه مؤشرات مثل تنفيذ خطة الشراء ، ونسبة الدوران ، وربحية المبيعاتالسلع ، وجود وعدم وجود البضائع التي لا معنى لها.
• أنشئ نموذجًا لمؤشرات الأداء الرئيسية لكل موظف بناءً على معايير مثل دلتا سعر المؤسسة مقارنة بالمنافسين ، وتوافر المنتج المطلوب ، وجودة المنتج الذي تم شراؤه ، وإطلاق علامات تجارية جديدة ، والفرد شروط الموردين وأكثر.
• بناءً على نموذج KPI ، يتم حساب القسط. علاوة على ذلك ، سيكون من الفعال دفع مكافأة تتكون من جزأين: مكافأة لأداء القسم ومكافأة للوفاء الشخصي بالخطط.

في نفس الوقت ، يجب أن يكون لكل معيار KPI خصائص مثل:

• قابلية القياس ؛
• الشفافية
• يجب إنشاء معيار التخطيط مع مراعاة اتجاهات السوق.

أي يمكن للمشتري ، إذا رغب في ذلك ، أن يحسب بشكل مستقل مبلغ قسطه.

يمكن أن تعتمد مكافأة رئيس القسم على مؤشرات القسم بأكمله ، وتشمل أيضًا مؤشرات أداء كل موظف على حدة.

في نفس الوقت ، يجب أن تكون المكافأة للموظف العادي في قسم المشتريات حوالي 50٪ من الراتب الكامل ، ويجب أن تكون مكافأة رئيس القسم حوالي 30-40٪. الباقي هو الراتب ، لأنه لا يمكن ربط جميع مؤشرات أداء الإدارات بأنشطة موظف معين.

هل تقع المبيعات ضمن مسؤولية المشتري

في حسابات KPI لقسم المشتريات ، يمكنك استخدام معيار مثل معدل دوران البضائع المشتراة - نسبة المبيعات إلى أصولها.

يبدو أن المشتري يجبالتعامل فقط مع شراء البضائع ، ولكن لا تزال جودة البضائع المشتراة ، وجاذبيتها السعرية للمستهلك النهائي أو عميل الشركة تؤثر بشكل كبير على تنفيذ خطة المبيعات.

لذلك ، تعتمد كمية ونوعية نصف المبيعات على عمليات الشراء التي تتم بشكل جيد.

مكان قسم المشتريات في هيكل المنظمة

المهام التي يتم حلها من قبل قسم المشتريات ، وفقًا لاتجاهات التسويق الحديثة ، يجب حلها بالترتيب التالي:

• أولاً ، تم بناء إستراتيجية المبيعات (المنتج النهائي أو البضائع المشتراة).
• ثم ، إذا كان قسم المشتريات في المؤسسة ، يتم تحديد مسألة استراتيجية الإنتاج.
• وعندها فقط يتم تطوير إستراتيجية شراء للسلع أو المواد الخام أو المكونات الضرورية.

غالبًا ما يكون رئيس قسم المشتريات مسؤولاً مباشرةً أمام الرئيس التنفيذي للشركة.

يجب أن يكون هناك أيضًا اتصال فعال بين قسم المشتريات وقسم التسويق والمبيعات. بدون ذلك ، ستبقى الجهود المبذولة لإنشاء قسم مشتريات وتحسين هيكلها وتحفيزها بدون النتيجة المناسبة.

إذا تم تنفيذ نظام إدارة الفئات في عقد أو مؤسسة ، فيجب على المشتري العمل جنبًا إلى جنب مع مدير الفئة. في الوقت نفسه ، من الضروري تحديد مجال مسؤولية كل متخصص حتى يظل نظام التحفيز شفافًا ومفهومًا للجميع.