كيفية الاحتفاظ بدفتر النقدية بشكل صحيح. دفتر النقدية: ملء العينة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

وفقًا للقانون المحلي ، يتعين على جميع المنظمات الاحتفاظ بأموال مجانية في البنك. في الوقت نفسه ، يجب أن تتم معظم تسويات الكيانات القانونية فيما بينها في شكل غير نقدي. بالنسبة للتدفق النقدي ، فأنت بحاجة إلى مكتب نقدي وموظف سيعمل معه وكتابًا سيتم فيه تسجيل المعاملات. بعد ذلك ، سننظر بمزيد من التفصيل في ميزات ملء الوثائق.

دفتر النقدية: لماذا هو مطلوب وكيف يتم الاحتفاظ بها؟

كما تبين الممارسة ، في معظم المنظمات يتم تنفيذ دوران الأموال في شكل غير نقدي. ومع ذلك ، هذا لا يعني على الإطلاق أن الأموال النقدية لا تستخدم في سياق أنشطة هذه الشركات. إذا كانت هناك نسبة صغيرة على الأقل من المعاملات التي تم إبرامها باستخدام الأوراق النقدية ، فيجب أن يكون لدى المؤسسة دفتر نقدي. كيف تحافظ على هذه المجلة؟ من الذي يجب أن يدخل المعلومات فيه؟ هذه الأسئلة تقلق العديد من رجال الأعمال. وتجدر الإشارة إلى أنه بحسبمنذ عام 2014 ، قد لا تصدر الشركات التي لديها دفتر أستاذ للإيرادات والمصروفات أوامر بالمعاملات النقدية. وفقًا لذلك ، قد لا يحتفظون بدفتر النقد ، الذي سيتم وصف ملء العينة منه أدناه. ومع ذلك ، يواصل بعض رجال الأعمال استخدامه. ومع ذلك ، فإن العديد من المنظمات تجميعها بشكل غير صحيح. من أجل تجنب المشاكل مع مكتب الضرائب والعقوبات والعقوبات الأخرى ، يجب عليك التفكير بعناية في العمليات المنفذة ومعرفة كيفية الاحتفاظ بدفتر نقدي بشكل صحيح.

الإطار التنظيمي

قبل أن تدخل التوصيات الجديدة بشأن محاسبة المعاملات النقدية حيز التنفيذ ، لم تكن هناك مؤشرات مباشرة في التشريع على أنه يجب أن يكون لدى جميع رواد الأعمال دفتر نقدي. لم يتم تعيين نمط التعبئة أيضًا. في ممارسة محاكم التحكيم ، كانت هناك حالات تم فيها اتخاذ القرار لصالح رواد الأعمال الذين لم يأخذوا في الاعتبار المعاملات النقدية في المجلة. منذ عام 2012 ، تم اعتماد إجراء ملء دفتر النقدية. تنص التعليمات على الوجود الإجباري لمجلة المعاملات لجميع رواد الأعمال ، بغض النظر عن النظام الضريبي الذي يستخدمونه إذا أجروا معاملات نقدية. لإعداد غير صحيح للوثائق وغيرها من انتهاكات الانضباط المحاسبي التي سيتم الكشف عنها أثناء التدقيق ، قد يتم فرض غرامة على المنظمة.

ميزة المستند

قبل أن تخبرنا عن كيفية الاحتفاظ بدفتر النقدية بشكل صحيح ،يجب أن يشرح ما هو عليه. من المعلومات الواردة أعلاه يتضح أن هذه مجلة خاصة لتسجيل جميع المعاملات النقدية. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تضمين دفتر النقدية في قائمة الوثائق المحاسبية. وافق قرار لجنة الدولة للإحصاء على شكل المجلة المحاسبية. يطلق عليه KO-4. يتم تحديد الإجراء الصحيح لملء دفتر النقدية من خلال اللوائح ذات الصلة. تمت الموافقة على التعليمات من قبل البنك المركزي في عام 2011. إن معرفة كيفية الاحتفاظ بدفتر نقدي بشكل صحيح أمر مهم للغاية ، حيث تقوم إدارات التفتيش المسيطرة بفحصه كثيرًا. يتم عمل وثيقة جديدة لكل عام.

نموذج لملء دفتر النقدية والحفاظ عليه: الأحكام الأساسية

يحتوي المستند على 50 أو 100 صفحة. أما بالنسبة لمسألة متى يكون من الضروري الاحتفاظ بدفتر نقدي ، وفقًا للقانون ، فقد ثبت أن المجلة يتم تجميعها من بداية العام وبترتيب تصاعدي. تشير صفحة العنوان إلى فترة صلاحية الوثيقة. إذا انتهت المجلة قبل نهاية العام ، يتم تجميع واحدة جديدة. لا تتم مقاطعة التسجيلات وتستمر بترتيب زمني. تشير صفحة العنوان للمجلة الجديدة إلى تاريخ البدء والانتهاء لتجميعها. في هذه الحالة ، سيكون من السهل تحديد تسلسل المستندات. كقاعدة عامة ، تحصل المؤسسة على كتاب نقدي جاهز مطبوع في مطبعة ، مع أعمدة مبطنة ورسوم بيانية. يمكنك أيضًا إعداد مستند في شكل إلكتروني (سيتم وصف كيفية الاحتفاظ بدفتر نقدي بهذا التنسيق بشكل صحيح أدناه). يتم ترقيم جميع الصفحات على الفور في جميع أنحاء المجلة. الرقم الإجمالييتم لصق الأوراق في النهاية (في الصفحة الأخيرة). يتم التصديق على الكمية المشار إليها بتوقيعي الرئيس والشخص المسؤول. الكتاب المُخيَّط مُغلق بختم الشمع أو المصطكي.

الشخص المسؤول

في المؤسسة يوجد موظف مسؤول عن دفتر النقدية. يشار إلى كيفية الحفاظ على هذا السجل بشكل صحيح في التوصيات ذات الصلة التي يجب أن يعرفها الموظف. يقوم هذا الموظف بإجراء معاملات نقدية وإدخال معلومات عنها في المستند. الورقة المكتملة مصدقة بالتوقيع. هذا يعني أن الموظف يتحمل المسؤولية الكاملة عن العمليات التي يتم إجراؤها والمعلومات التي تم إدخالها. في نهاية يوم العمل يقوم الموظف بتحويل الرصيد النقدي إلى قسم المحاسبة. إلى جانب ذلك ، يتم إرسال جميع الوثائق - الإيصالات الأولية وأوامر الخصم. يتم توقيع الورقة المكتملة من الكتاب أيضًا من قبل المحاسب المقبول. إذا لم يكن الأخير في المؤسسة ، يضع الرئيس التوقيع. يتم تنفيذ هذا الإجراء يوميًا. من أجل تنفيذ المعاملات النقدية ، يجب أن يكون الموظف المسؤول المفوض من قبل الرئيس على دراية بواجباته وحقوقه ومسؤولياته مقابل التوقيع. إذا تحدثنا عن كيفية الاحتفاظ بسجل نقدي لرائد أعمال فردي ، فإن العملية نفسها تشبه تلك التي يتم إجراؤها في المؤسسة. ومع ذلك ، لا يوجد دائمًا موظفون لدى رائد الأعمال الفردي ، وعلى وجه الخصوص ، لا يوجد بالضرورة شخص مسؤول عن أداء المعاملات النقدية وحسابها. إذا كان رائد الأعمال الفردي يعمل بمفرده ، فإنه يتلقى ويستهلكأموال. وبناءً على ذلك ، يقوم بعمل إدخالات في المجلة بنفسه ويوقع الصفحات المكتملة. بالنسبة لأولئك الذين لا يعرفون كيفية صيانة دفتر النقدية بشكل صحيح ، فإن النصائح للمحاسب أدناه ستساعدك على التنقل في المتطلبات.

صفحة العنوان

يجب أن تحتوي هذه الصفحة على المعلومات التالية:

1. بالنسبة للكيان القانوني - الاسم الكامل للمؤسسة ، لرائد الأعمال الفردي - الاسم الكامل لرائد الأعمال ، اسم الوحدة (إذا كانت فرعًا).
2. فترة صلاحية المجلة. يمكن أن يكون سنة أو تاريخ محدد إذا كان هناك عدة وثائق.
3. OKPO.

داخل المستند

بالحديث عن كيفية إعداد كتاب نقدي بشكل صحيح ، تجدر الإشارة إلى أن الإدخالات ، المصروفات والدخل ، يتم إدخالها في صفحة واحدة. في نهاية اليوم ، يتم تقليل الباقي ويتم تلخيص الإجمالي. يتم إعداد تقرير عن المعاملات المنجزة. تتكون كل صفحة من الكتاب من جزأين بهما خط مقطوع. النصف الأول عبارة عن صفحة سجل تحتوي على معلومات حول العمليات. الجزء الثاني هو تقرير أمين الصندوق. يمكنك طي الورقة على طول الخط المسيل للدموع والاحتفاظ بملاحظات من ورق الكربون. بعد إدخال المعلومات ، يتم قطع الورقة. يجب ربط الجزء الأول من الصفحة. مرفق بالتقرير المستندات التي تؤكد سير العمليات (تسمى هذه الأوراق "الأولية"). على سبيل المثال ، يمكن أن يكون مقتطفًا من أمر ، أو أمر استلام نقدي ، أو طلب دفعة مقدمة ، أو توكيل رسمي ، وما إلى ذلك.

إدخال المعلومات في الأعمدة

في الجزء العلوي من الصفحة يجبتاريخ إدخال المعلومات. يبدأ ملء الورقة بعمود يشير إلى التوازن في بداية التحول. هنا يتم إدخال المبلغ الذي يتم تحويله من نهاية الصفحة السابقة. بعد ذلك ، أدخل الرقم التسلسلي للمذكرة النقدية. يشار إليه في العمود "رقم المستند". يتم إدخال السطر التالي بواسطة الشخص الذي صدرت له هذه الورقة أو الذي تم استلام هذه الورقة منه. إذا كان هذا فردًا ، فسيتم إدخال الاسم الكامل ، إذا كان الكيان القانوني هو اسم المنظمة. في العمود التالي حدد رقم الحساب المقابل أو الحساب الفرعي. أدخل المعلومات التي تشير إلى طريقة استلام أو إنفاق النقد. على سبيل المثال ، r / s - sch. 51 راتب - ش. 70 ، العملاء والمشترين - sch. 62. وتجدر الإشارة هنا إلى أن هذه السطور لا يتم ملؤها من قبل أصحاب المشاريع الفردية.

التالي هي عمودي "المصاريف" و "الدخل". تشير إلى المبالغ بالروبل بالأرقام. يشار إلى البنسات بعد الفاصلة. على سبيل المثال ، مبلغ الأموال التي تم إصدارها كما يلي: 129.05 ص. يتم تسجيل كل معاملة مباشرة بعد الانتهاء. تتم الإدخالات فقط على أساس المستندات الأولية. يحتوي عمود "التحويل" على معلومات حول مقدار العمليات في الأسطر السابقة. في النهاية ، تحتاج إلى حساب النتيجة الإجمالية. يتم إدخاله في عمود "إجمالي اليوم". يتم احتساب النتيجة بشكل منفصل للأموال الصادرة والأموال المستلمة. التالي هو "الباقي". من الضروري جمع كل النقود التي جاءت وبقيت من اليوم السابق. من هذا المبلغيتم سحب الأموال المصروفة. يجب أن يتطابق الرقم المسجل في الكتاب مع الحالة الفعلية للنقد المتاح. يجب شطب تلك الخطوط التي تظل حرة. هذا ضروري حتى لا يملأ أحد الأعمدة الفارغة. يتم ذلك باستخدام الحرف Z. في نهاية الصفحة ، يشار إلى اسمي أمين الصندوق والمحاسب. بالإضافة إلى ذلك ، يشار إلى عدد الطلبات الواردة والصادرة التي يتم إعدادها يوميًا. إذا لم يتم إجراء أية معاملات نقدية خلال اليوم ، فسيتم ترك الصفحة فارغة. في نفس الوقت ، يتم تحويل الرصيد المتاح في نهاية اليوم إلى التالي دون تعديلات.

النسخة الإلكترونية

الإدخال الواسع لتكنولوجيا الكمبيوتر لم يتجاوز دفتر النقدية. النسخة الإلكترونية من تجميع المجلة تسهل إلى حد كبير عمل الموظفين. يتم استخدام برنامج خاص لصيانة الكتاب. يعرض السجل على شاشة الكمبيوتر. تمتلئ الأعمدة بنفس الطريقة الموضحة أعلاه. كل يوم ، يقوم الموظف المسؤول بإدخال المعلومات الضرورية ، وفي نهاية الوردية يقوم بطباعة ورقة. يجب أن تتكون النسخة الورقية من جزأين: التقرير نفسه والنصف التكميلي. أمين الصندوق يوقع على الصفحة. إذا كان للموظف توقيع إلكتروني ، فيسمح باستخدامه وكذلك التوقيع العادي. كل صفحة من هذا القبيل مرقمة. في نهاية العام ، يتكون الكتاب من أوراق مطبوعة. تُظهر الصفحة الأخيرة العدد الإجمالي للإدخالات. مصدقة من التوقيعات وختم المؤسسة. يُسمح بتجميع الكتاب الإلكتروني مرة واحدة كل ثلاثة أشهر وليس كل عام. يتم إرسال التقارير والوثائق المصاحبة إلى الإدارة المالية

الدخل والمصروف

يتم إصدار إيصال النقد عن طريق أمر استلام نقدي. يجب تقديم الإيصال - الجزء الخاص به - مع كشف الحساب المصرفي. يتم تنفيذ عمليات التخلص من الأموال ، على التوالي ، من خلال أمر حساب واحد أو أكثر. عندما يتم تسليم النقد إلى البنك ، يتم إصدار إيصال وأمر للموظف. الأول يودع للصراف ، والثاني على البيان.

تصحيحات في المجلة

إذا تم ارتكاب خطأ في الكتاب ليس له تأثير كبير على التقارير ، فيمكن تصحيحه. يمنع منعا باتا اقتطاع صفحات من المجلة. كما لا يُسمح باستخدام السكتة الدماغية والعلامة والمسح بشفرة وممحاة وغيرها من المعالجات المماثلة. إذا لم يستلزم الخطأ المطبعي تغييرات في بقايا أي فترة ، فسيتم تصحيحه على النحو التالي: يتم شطب الإدخال غير الصحيح بعناية ، ويتم وضع الإدخال الصحيح بجواره. يجب بالضرورة أن يتم التصديق على التصحيح بالتوقيعات. يجب على أمين الصندوق والمحاسب التوقيع. إذا كان هناك العديد من التصحيحات على الصفحة ، فيجب اعتماد كل منها. إذا تم ارتكاب خطأ جسيم ، يقوم أمين الصندوق بإعداد طلب موجه إلى كبير المحاسبين. يقوم رئيس المؤسسة بتجميع اللجنة التي ستكون مسؤولة عن التصحيحات. بناءً على الخطأ ، يتم إعداد بيان محاسبي. يصف طبيعة عدم الدقة وطريقة تصحيحها.

التحقق من نظام الإبلاغ

المراوغة الصحيحةللمجلة النقدية الحق في التحكم في المؤسسة المصرفية التي تخدم حساب المؤسسة. سيتم إخطار المدير عن طريق إخطار بأنه سيتم إجراء مراجعة. سيكون من الضروري تزويد البنك للتقييم بأوراق فضفاضة ، كاملة التنفيذ ، وتقارير أمين الصندوق جنبًا إلى جنب مع الوثائق المرفقة والأوراق المسبقة ، إذا تم إصدار الأموال بموجب التقرير. إذا كان الشيك سيؤثر على العام الحالي ، فلا داعي لربط المجلة (يتم ذلك في نهاية العام). عند الانتهاء من أنشطة الرقابة ، سيتم إرجاع الكتاب إلى المؤسسة. في هذه الحالة ، ستصدر الهيئة المخولة قانونًا بشأن التحقق الكامل من نظام الإبلاغ. إذا كان المستند يحتوي على تعليقات ، فيجب إزالتها خلال الفترة التي تحددها السلطة الإشرافية. أيضا ، يمكن التحقق من صحة ملء دفتر النقدية من قبل مكتب الضرائب. يمكن تطبيق العقوبات على الانتهاكات التي يتم تحديدها أثناء أنشطة الرقابة. في نفس الوقت يجب أن يقال أن المفتش يمكنه فرض غرامة مالية على المنشأة إذا تم الكشف عن أخطاء خلال شهرين من قبولها.