تسمية شؤون المنظمة: ملء العينة. كيف تصنع تسمية شؤون المنظمة؟

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

تواجه كل منظمة في عملية العمل تدفقًا كبيرًا من المستندات. العقود والقانونية والمحاسبية والوثائق الداخلية … يجب الاحتفاظ ببعضها في المؤسسة طوال فترة وجودها ، ولكن يمكن إتلاف معظم الشهادات عند انتهاء صلاحيتها. من أجل أن تكون قادرًا على فهم المستندات التي تم جمعها بسرعة ، يتم تجميع تصنيفات شؤون المنظمة. ستتم مناقشة عينات من هذا المستند وخوارزمية بنائه أدناه.

الغرض

يتم إنشاء مئات المستندات في كل مؤسسة. كل يوم يتراكمون ، يستبدل العمال بعضهم البعض بالتدريج. في مرحلة ما ، يصبح من الصعب العثور على أمر منذ عامين. لتجنب مثل هذه المواقف ، يتم إنشاء تسمية الحالات.

التعريف

القضية هي وثيقة تتعلق بواحدةالقضية ومجال النشاط. تسمية الحالات هي قائمة تحتوي على قائمة بالحالات المفتوحة مع بيان فترات تخزينها. بمساعدتها ، يمكنك تنظيم سير العمل بشكل صحيح. يتم تجميع المصطلحات الخاصة بقضايا منظمة تجارية ، والتي سيتم مناقشة عينة منها أدناه ، للغرض التالي:

• تنظيم تجميع المستندات ، مما يضمن البحث السريع والأمان ؛
• تخصيص رقم تسجيل حسب تصنيف الحالات
• إعداد قائمة جرد للمستندات للتخزين الدائم وطويل الأجل والشخصي (بما في ذلك أعمال التدمير).

تُستخدم تسمية الحالات عند اختيار المستندات للأرشفة والتدمير. هذا المرجع متعدد الوظائف مطلوب من قبل كل مؤسسة لتبسيط العمل المكتبي. في هذه الحالة ، لا يهم شكل ملكية المنظمة. إذا كان من الممكن العثور على عينة تسمية لحالات منظمة طبية في اللوائح والقرارات ، فسيتعين تجميع تحليلات الحالات المفتوحة لمنظمة خاصة بشكل مستقل.

مطلوب أم إجباري؟

تجميع هذه القائمة منصوص عليه في "قواعد عمل المحفوظات". إنه إلزامي للمؤسسات التي تنشئ أرشيفًا كخدمة منفصلة. هذه القائمة ، بالإضافة إلى مؤسسات الدولة والبلدية ، تشمل أيضًا بعض الهياكل التجارية ، مثل مكاتب كاتب العدل.

تحتاج جميع المؤسسات الأخرى إلى إنشاء تصنيف للحالات من أجل تنظيم العمل مع المستندات ، نظرًا لأن المؤسسات بجميع أشكالهاالملكية ملزمة بضمان سلامة المراجع الأرشيفية. هذا منصوص عليه في القانون الاتحادي رقم 125. يجب بدء قائمة المهام المفصلة أو تحديثها في الربع الأخير من السنة التقويمية.

هيكل

يجب أن تحتوي تسمية القضايا على جميع القضايا المرفوعة ، باستثناء المنشورات المطبوعة: بيانات الموظفين ، وشهادات العمل ، والمجلات ، ودفاتر المحاسبة ، وجميع وثائق الأقسام الهيكلية ، ومراسلات الأقسام الهيكلية ، وما إلى ذلك. توثيق الوصول المحدود يجب أن يحتوي على العنوان "القوة". يجب أن يحتوي الدليل على ملفات اللجان المؤقتة والأقسام. لكن ، على سبيل المثال ، النقابة هي منظمة مستقلة. يعمل موظفوها بشكل مستقل في تشكيل الدليل. يجب أن يحتوي الأرشيف أيضًا على عناوين القضايا المعلقة للمؤسسات التي تمت تصفيتها ، والتي خلفتها القانونية منظمة قائمة.

يمكنك مشاهدة نموذج لملء تسمية شؤون المنظمة أدناه.

اليوم ، العديد من الشركات تحتفظ بالوثائق في شكل إلكتروني. حتى أن بعض التقارير لا تتم طباعتها على شكل ورقي. في نهاية كل قسم ، اذكر السجلات التي يتم الاحتفاظ بها إلكترونيًا ، وحدد عدد الملفات ، وأي كلمات بحث أساسية ضرورية. تقوم بعض المؤسسات بإنشاء مصطلحات إلكترونية منفصلة للحالات لمنظمة تجارية. يجب أن تتوافق العينة والخوارزمية الخاصة بتعبئتها تمامًا مع المعايير المقبولة.

من أين تبدأ

تقع مسؤولية تجميع الدليل في المؤسسات الكبيرة على عاتق خدمة التوثيق(السكرتارية ، المكتب) ، والصغيرة - السكرتير ، شخص آخر معين. في المنظمات التجارية ، يتم تنفيذ هذه الوظيفة من قبل قسم شؤون الموظفين ، حيث يتم إنشاء معظم المستندات. نظرًا لأن المعلومات يجب أن تأتي من جميع الوحدات الهيكلية ، فمن المناسب البدء في تطوير أمر بشأن تسمية الحالات في المنظمة. يتم عرض عينة من هذا الطلب على انتباهك أدناه.

ABC LLC

20.11.2017 موسكو

لغرض تنظيم وتخزين ومحاسبة التوثيق

الطلب:

• الموافقة على تسمية ملفات الشركة وطرحها للتداول اعتباراً من 2018-01-01.
• رؤساء الاقسام الهيكلية لضمان تشكيل القضايا بالشكل المعتمد
• ارسال السكرتير الى التقسيمات الهيكلية للمستخلص من المرجع للعمل

الرئيس التنفيذي إيفانوف ن.أ

بالنسبة للمؤسسات في بعض مجالات النشاط ، تم بالفعل تطوير عينات من تسميات شؤون المنظمات من قبل الوزارة. يجب توضيح هذا الفارق الدقيق قبل تشكيل الدليل. يجب ملء نماذج التسميات بما يتفق بدقة مع نموذج التسميات المحدد لحالات المنظمة. يمكن للمؤسسات الأخرى استخدام هذه الأدلة لتجميع وثيقة فردية.

وثائق داعمة

عند تطوير نموذج دليل ، يجب على المنظمات التجارية التركيز على:

• "قواعد المحفوظات" (قرار الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 06.02.02) ؛
• القسم 5 من المرسوم رقم 477 بتاريخ 2009-06-15 "بشأن الموافقة على قواعد العمل المكتبي".
• تعليمات للعمل المكتبي.
• قائمة الوثائق الأرشيفية.

يجب عليك أيضًا دراسة جدول التوظيف ، والميثاق ، والقوانين المحلية ، واللوائح المتعلقة بالأقسام ، والقواعد ، والمعايير ، والتعليمات ، وقوائم جرد الحالات. أنها تحتوي على روابط للوثائق ذات الصلة. أولاً ، يتم تجميع عينات من تصنيفات شؤون المنظمة حسب الأقسام ، من أجل تكوين دليل عام. في بعض الأحيان يتم تطبيق مبدأ وظيفي بدلاً من مبدأ هيكلي. أي أن التوزيع لا يتم من قبل الإدارات ، ولكن من خلال الوظائف.

كيفية إنشاء نموذج تسمية لشئون المنظمة؟

شكل الدلائل محدد في الملحق رقم 8 "قواعد عمل المحفوظات". يتم تجميع الكتب المرجعية على ترويسة المنظمة. يتم تقديم الجزء الرئيسي من التقرير في شكل جدول ويتكون من 5 أعمدة:

• فهرس حالة ؛
• عنوان (مجلدات ، أجزاء) ؛
• رقم (مجلدات ، أجزاء) ؛
• الصلاحية ، رقم المقالة في القائمة ؛
• ملاحظة.

الفهرس

الفهرس هو تسمية رقمية لوحدة هيكلية داخل المؤسسة. على سبيل المثال: 04-06 ، حيث 04 هو الرقم التسلسلي لقسم شؤون الموظفين ، و 06 هو الرقم التسلسلي للقضية. يمكن أن يتكون المؤشر من ثلاثة أزواج من الأرقام ، على سبيل المثال: 04-03-08 ، حيث 04 هو رمز القسم المالي والاقتصادي ، و 03 هو تسمية قسم المحاسبة ، و 08 هو رقم الحالة. يمكن أن يكون الفهرس رقميًا أو أبجديًا أو مختلطًا.

العناوين

يتم توزيع العناوين حسب أهمية الوثائق. أولاً ، التنظيميالتوثيق الإداري (بدءاً من الوحدات العليا ثم الانتقال إلى الوحدات الهيكلية). ثم يتم سرد القواعد واللوائح التي وضعتها المنظمة نفسها. علاوة على ذلك ، يتم أخذ الخطط والتقارير (السنوية ، ربع السنوية ، الشهرية) في الاعتبار. يتم وضع مسودات المستندات الإدارية بعد المستندات الرئيسية. يتم ملء الحالات من نفس النوع (على سبيل المثال ، البطاقات الشخصية للموظفين) بالترتيب الأبجدي.

يجب أن يلخص العنوان محتوى المستند. لا يُسمح باستخدام الصياغة العامة مثل "متنوع" ، "مراسلات" ، "مستندات واردة / صادرة". يحتوي رأس الحالة على العناصر التالية:

• اسم المستند أو نوع القضية التي يتم رفعها إذا كان المستند جزءًا من حجم كبير ؛
• مؤلف الوثيقة (اسم المنظمة أو القسم) ؛
• المرسل إليه (الذي يتم استلام المستندات منه أو إلى من سيتم إرسال المستندات) ؛
• Summary / essence (على سبيل المثال ، "أسئلة الشهادة") ؛
• اسم المنطقة ؛
• تاريخ / فترة ؛
• ضع علامة إذا كان الملف يحتوي على نسخ من مستندات أخرى ، وليس نسخها الأصلية.

يجب ألا يتجاوز حجم كل حالة 250 ورقة. إذا افترض أن العلبة ستكون ضخمة ، فسيتم تقسيمها إلى أجزاء وأحجام. يشير العمود الثالث في نهاية السنة التقويمية إلى عدد الحالات التي تم فتحها بالفعل.

يشير العمود الرابع إلى شروط تخزين المستندات ، وفقًا للقواعد. يجب مراعاتها من قبل كل من المنظمات الحكومية والتجارية. إذا لم يكن المستند موجودًا في القواعد ، فعندئذٍ مدتهيجب تحديد التخزين بناءً على القائمة. يبدأ العد التنازلي لفترة التخزين في الأول من كانون الثاني (يناير) من العام المقبل بعد إنشائها. إذا تم إصدار الشهادة في عام 2016 ، فيجب أن يبدأ العد التنازلي من 2017-01-01.

قائمة التحديث

سنويًا ، عند نقل الملفات إلى الأرشيف ، يتم تقديم قائمة مفصلة. إليك ما يبدو عليه نموذج التسميات المحدّثة للحالات لفرع من المؤسسات الأمنية:

خلال العام ، يتم تجميع جميع المستندات وفقًا للنموذج المعتمد. إذا كنت بحاجة إلى إضافة تقرير غير مستخدم سابقًا ، فسيتم إنشاء رأس جديد. و تتكرر العملية حسب الخوارزمية الموصوفة اعلاه