تحسين التكلفة: الخطة والأنشطة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يعد تحسين التكاليف في المؤسسة خطوة ضرورية ومهمة في وضع غير مستقر اقتصاديًا. النظر في الأمر بالتفصيل.

الأسئلة الرئيسية

لفعل كل شيء بشكل صحيح وألا تصبح "طاغية و مرزبانا" في عيون الموظفين ، عليك أن تفهم:

• الأنواع الحالية وخيارات خفض التكلفة ؛
• مبادئ وطرق التخطيط المصاحبة لأنشطة تحسين التكلفة ؛
• أكثر الطرق فعالية لخفض التكاليف من وجهة نظر عملية ؛
• كيفية تقليل تكاليف المواد ؛
• جوهر الفوائد من انخفاض تكاليف النقل ؛
• كيفية اختيار استراتيجية لخفض التكلفة ؛
• مبادئ التحسين الأساسية.

الميزانية

في كثير من الأحيان ، يتم تحويل الميزانية إلى قسم يعتقد موظفوه أنهم ليسوا مؤهلين تمامًا في هذا الأمر. ومع ذلك ، فإن الميزانية هي خطوة مهمة. تتيح لك المشاركة فيه الحصول على كمية كبيرة من المعلومات المهمة لجميع الأقسام.

تتكون الميزانية من عدة مراحل:

• تشكيل خطة مشروع للميزانية المستقبلية
• النظر في مشروع الميزانية ؛
• الموافقة على الميزانية ؛
• تنفيذ الميزانية ؛
• تحليل التنفيذ.

تحسين الإنفاق من الميزانية هو الخطوة التالية بعد وضع الميزانية.

التكاليف

تحسين التكاليف مستحيل دون فهم محتوى مصطلح "التكاليف".

هي تلك الصناديق التي تشارك في تكوين الربح لفترة معينة. يتراكم جزء من التكاليف في شكل منتجات تامة الصنع أو منتجات نصف منتهية أو أصول غير ملموسة أو إنشاءات قيد التنفيذ في أصول الشركة. يوضح الرسم البياني هيكلًا مبسطًا يتوافق مع معايير IFRS.

ببساطة ، المصاريف هي زيادة في المطلوبات أو انخفاض في الأصول يؤدي إلى انخفاض في رأس المال.

التحسين

يُعتقد أن تحسين التكلفة يبدأ بخفض التكاليف في الوقت الحالي. ومع ذلك ، هذا ليس صحيحًا تمامًا.

لا يبدأ تحسين نفقات الميزانية في مؤسسة ما في الوقت الحالي عندما يبدأون في التحكم الصارم في إنفاق الأموال الموجودة بالفعل في الحساب. لسوء الحظ ، في هذه اللحظة ، لا يتم التحكم على الإطلاق في مسألة مصدر الأموال الموجودة في الحساب. جذب الإقراض النشط ، وكذلك إدارة النفقات فقط ، يستلزم نقصًا مزمنًا في الأموال في المؤسسة ، ومن ثم - الإفلاس المحتمل.

تعتمد فعالية هذا الإجراء على الاحتفاظ بسجلات لكل من الإيرادات والمصروفات. يجب التخطيط لهذه العناصر ، ويجب على الإدارة مراقبة الأرقام باستمرار حسب السنة أو ربع السنة أو الشهر أو أي فترة مالية أخرى. دائماهناك احتمال أن تكون المشاريع المكلفة حاليًا مربحة جدًا على المدى الطويل.

مناطق العمل

تحسين التكاليف لا يعني اتخاذ إجراءات على حساب المصالح التجارية. يجب حل مهمة خفض التكاليف بالطريقة المثلى ، عند مقارنة النفقات والدخل مع بعضهما البعض.

يمكنك حل المشكلة بعدة اتجاهات:

1. تخفيض التكلفة من خلال الموارد الداخلية (التخفيض المباشر). تتضمن هذه الإجراءات زيادة الإنتاجية وتقليل تكاليف المواد وتقليل تكاليف الإدارة وكذلك تقليل عدد موظفي المؤسسة.
2. انخفاض في تكاليف الإنتاج (تخفيض نسبي). يمكن تحقيق ذلك عن طريق زيادة حجم الإنتاج. في هذه الحالة ، سيتم إنفاق أموال أقل بكثير على جزء واحد.
3. تشكيل عرض من خلال البحث التسويقي. في هذه الحالة ، يتم تحفيز النمو في حجم مشتريات العملاء ويتشكل تدفق عملاء جدد.
4. تشكيل نظام مالي صارم. في هذا المتغير ، يمكن لدائرة محدودة من الأشخاص إعطاء "الضوء الأخضر" للنفقات.

يجب أن يغطي برنامج تحسين الإنفاق في الميزانية أضيق المجالات. عندها ستكون فعالة قدر الإمكان.

مسارات التحسين

يمكن أن تتضمن خطة تحسين التكلفة ثلاثة اتجاهات يمكن للشركة أن تتجه إليها.

يسلط الضوء على التخفيض السريع ، وخفض تكلفة المؤسسة بوتيرة سريعة ومنهجيةالاختصارات.

يتم استخدام كل طريقة في موقف معين. يجب أن تتماشى التدابير المتخذة في هذا الصدد مع الوضع الحالي ويجب أن تستند أيضًا إلى تخطيط طويل الأجل.

التخفيض السريع

اختيار هذه الطريقة لخفض التكاليف ، من الضروري التوقف عن دفع النفقات على بعض العناصر. لتحديد النتيجة ، تحتاج إلى معرفة النتائج المحتملة لكل طريقة تحسين.

جميع التكاليف مقسمة إلى:

• أولوية عالية. هذه النفقات ضرورية للمؤسسة لمواصلة أنشطتها. وتشمل دفع رواتب الموظفين ، وشراء المواد الخام للإنتاج.
• الأولوية. هذه هي تكلفة الدفع لاتصالات الهاتف المحمول والإعلان. إذا توقفت عن الدفع بموجب هذا المقال ، فسيفشل عمل الشركة.
• جائز. وتشمل هذه المزايا للموظفين ، ودفع مقابل العلاج في المصحة للموظفين. إذا لم يكن لدى الشركة أموال مجانية ، فيمكن تعليق هذه المدفوعات ، لكن يفضل الاحتفاظ بها.
• غير ضروري. مثال على هذه التكاليف هو دفع رحلة خاصة لرئيس الشركة. لن يؤثر إلغاء هذه المصاريف سلباً على عمليات الشركة.

عند اختيار تخفيض سريع للتكلفة ، أولاً وقبل كل شيء ، يتم إيقاف المدفوعات مقابل عنصر "غير ضروري" ويتم تقييد المبالغ المسموح بها بشكل حاد. لا ينصح بتقليل الفئتين الأوليين

تخفيض سريع للتكلفة

يمكن تحسين التكاليف في المؤسسة بوتيرة سريعة نتيجة لذلكعدد من الأحداث. لخفض التكاليف بأكبر قدر ممكن من الفعالية ، يجب على الإدارة تحديد مكان الادخار أولاً.

1. حفظ على مواد الإنتاج والمواد الخام. يمكن أن تكون طرق تحسين التكاليف مختلفة. تعد مراجعة العقود مع الموردين من أجل الحصول على السلع بسعر مناسب هي الطريقة الأكثر فعالية لخفض التكاليف. أيضا ، يمكن للموردين تقديم تأجيلات الدفع ، والتي ستمنح الشركة الفرصة لزيادة المبلغ اللازم دون الحصول على قروض إضافية.
2. تحليل تكاليف النقل وتعظيم الاستفادة من هذا البند من الإنفاق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تقليل تكلفة الكهرباء والاتصالات. يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لقسم النقل ، ثم الاتصال بالمركز اللوجستي الذي سيضع برنامجًا لتقليل تكاليف النقل. لتقليل تكلفة الكهرباء ، والتحكم في استهلاكها ، ومراقبة مستوى الإضاءة في الظلام ، وتركيب المعدات الموفرة للطاقة. سيؤدي تقليل قائمة الموظفين الذين يحق لهم الحصول على اتصالات الهاتف المحمول للشركات إلى تقليل التكاليف بشكل كبير. يمكنك التفاوض مع مشغل الهاتف المحمول أو مزود خدمة الاتصالات لإبرام عقد شركة بشروط مواتية.
3. تخفيض عدد الموظفين وخفض الرواتب. الاستعانة بمصادر خارجية والعمل الحر يقللان بشكل فعال من تكلفة دفع رواتب الموظفين ، وستساعد شركات التوظيف أو قسم التوظيف الداخلي في استبدال الموظفين غير الأكفاء. على سبيل المثال ، ليس من الضروري وجود عاملة تنظيف بين طاقم العمل. موظفي الصيانة الاستعانة بمصادر خارجيةسيوفر ما يصل إلى 20٪ من المدفوعات المنسوبة لكل موظف.

خيار آخر هو تحسين التكاليف عن طريق خفض الأجور ، مع توفير المزايا الاجتماعية: توسيع قائمة شروط التأمين الطبي ، وتزويد الموظفين بالطعام على حساب الشركة أو القهوة المجانية في الماكينة. تشير الدراسات إلى أن الاستثمار في هذه الحالة سيكون مربحًا على المدى الطويل ، حيث سيزيد من ولاء الموظفين.

اختصارات منهجية

كما يوحي اسم طريقة التحسين هذه ، فإن جوهرها هو القيام بأنشطة دورية تهدف إلى تقليل التكاليف.

1. إدارة الاستثمار. يجب دائمًا تبرير الاستثمارات طويلة الأجل بعناية ، ولكي تتمكن الشركة من شراء معدات جديدة أكثر كفاءة ، يجب على القسم المعني مناقشة ما الذي سيكون مفيدًا للشركة عندما يؤتي المشروع ثماره ، وعندما يبدأ في جني الأرباح. إدخال تقنيات تنافسية جديدة يساعد في تطوير الأعمال. ومع ذلك ، عند اتخاذ قرار لشراء شيء ما ، يجب على الإدارة أن تضع الهدف الرئيسي في الاعتبار - خفض التكلفة.
2. إدارة المشتريات. تتمثل في البحث بشكل دوري عن موردين جدد يقدمون سلعًا عالية الجودة بأسعار أفضل.
3. إدارة العمليات التجارية. تؤثر "الإدارة المفاجئة" المتأصلة في بلدنا بشكل كبير على مبادئ ممارسة الأعمال التجارية. من وجهة نظر الأساليب الجديدة ، عند تنظيم العمليات التجارية ، يُقترح النظر إلى الإنتاج من جانب المشتري. قم بإجراء تحليل للعملية.على مدير المشروع أن يسأل نفسه ، هل سيدفع المشتري ثمن ذلك؟ لن يرغب العميل في الدفع مقابل حركة البضائع ووقت التوقف عن العمل وإعادة تجهيز الإنتاج دون تغييرات تعمل على تحسين المنتج. لذلك ، يجب إما تخفيض هذه النفقات قدر الإمكان ، أو إلغاؤها تمامًا.

قواعد التحسين

عند تجميع خطة عمل لتحسين التكاليف ، يجب أن نتذكر أن الحل الظرفية لمشكلة ما ليس دائمًا هو الخيار الأفضل. تقليل التكاليف عمل روتيني يجب أن يصبح عادة جيدة كل يوم.

باتباع قواعد التحسين ، يمكنك تحقيق أقصى تأثير بأقل خسارة

1. التكاليف لا تحتاج دائمًا إلى التخفيض ، وفي كثير من الأحيان تحتاج إلى إدارتها بفعالية. في بعض الأحيان ، من أجل تقليل التكاليف الإجمالية ، تحتاج إلى زيادة مقدار التكاليف في اتجاه معين.
2. يتم الاحتفاظ بالتكاليف عند الحد الأدنى لتحقيق أفضل نتيجة. تنص قاعدة الكفاءة على أن وحدة التكلفة الواحدة يجب أن توفر بالضرورة النتيجة القصوى.
3. هناك دائمًا تكاليف ، سواء كان ذلك في الفعل أو التقاعس.
4. لا توجد أشياء صغيرة عندما يتعلق الأمر بالإنفاق. دع موظفي الشركة يغضبون من التقرير عن استخدام الدزينة الثالثة من الأقلام في الشهر. لكن بمجرد أن يعتادوا الانتباه إلى الأشياء الصغيرة ، قد يرون زيادة في الراتب أو ظروف عمل أفضل نتيجة لذلك.
5. السعي لإبقاء التكاليف منخفضة قدر الإمكان ليس مفيدًا دائمًا. قد يكون من الأفضل تقليل التكاليف بشكل طفيف وإبقائها على المسار الصحيح.المستوى المطلوب
6. تحسين الإنفاق في الميزانية مستحيل بدون الاستثمارات المالية.
7. هناك نوع من الإنفاق يسمح لك بتجنب المزيد من الخسائر. ويشمل ذلك التأمين وتوظيف حراس الأمن وتركيب أجهزة الإنذار وتحسين جودة المنتج.
8. يجب إشراك جميع موظفي الشركة في هذه العملية ، ولكن يجب أن يكون لكل فرد مهمته المهمة الخاصة به.
9. الحذر ليس كثيرًا أبدًا. التفكير أو الحدس الذي ينشأ نتيجة قراءة التقرير يفرض تحليلًا أعمق للمؤشرات ويؤدي دائمًا تقريبًا إلى خفض التكاليف.
10. يجب أن يتم تحسين التكلفة باستمرار. تؤثر بنود الإنفاق الجديدة على أرباح الشركة. تظهر فجأة وفجأة تختفي دون أن يلاحظها أحد ، يمكن أن تسبب أضرارًا كبيرة لميزانية الشركة. يجب أن يكون تتبع النفقات مهمة إلزامية يتم إبلاغها للإدارة العليا للشركة.

تحسين الدخل والمصروفات - الإجراءات التي تسير جنبًا إلى جنب. لن تجلب المصاريف التي لا يمكن السيطرة عليها ربحًا للشركة ، ويرتبط نمو الأرباح ارتباطًا مباشرًا بالتحكم في التكاليف.

ارتباك المفاهيم

غالبًا ما يحتوي برنامج تحسين التكلفة في Finance على عناصر غير متعلقة بالتكلفة.

لإنشاء البرنامج الأكثر فعالية ، يجب على فريق الإدارة فهم الفرق بين أنواع التكاليف.

على سبيل المثال ، لن يتم اعتبار التحكم في التكلفة على أساس الربح والخسارة من التحكم في التكلفة.