خطة إدارة المشروع: الوصف والتجميع والتحليل

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

ما هي خطة إدارة المشروع يمكن فهمه من خلال فهم مصطلح إدارة المشروع. إنه فن وعلم في نفس الوقت ، راسخ في اقتصاد السوق الموجه نحو المستهلك. إنه وضع منظم لخطة عمل مع تحديد أهداف وسيطة لتواريخ معينة. كجزء من تنفيذه ، يتم تعيين مشروع مسؤول ، والذي سيؤدي العمل ، والهيئات التنظيمية التي ستراقب الامتثال للوائح. هل إدارة المشروع فعالة دائما؟ من أو ما الذي يؤثر على النتيجة النهائية؟

الجانب النظري

ترتبط خطة إدارة المشروع دائمًا بالتطبيقات المبتكرة وتتكون من عناصر تحليل المنتج الجديد والسوق وفئات المستهلكين. والغرض الرئيسي منه هو حل المهمة المخطط لها في أقصر وقت ممكن مع توفير أقصى قدر من المال.الموارد.

حسب التصميم ، كل مشروع له تأثير مبتكر محدود. يتجلى الابتكار في نهج فردي لإنشاء سلع تختلف عن السلع أو الخدمات المماثلة. تتيح لك هذه القدرة تحسين وتعديل خصائص المنتج أو الخدمة بشكل منهجي.

هذه المعلمة هي جزء لا يتجزأ من خطة إدارة اتصالات المشروع ، وتطوير منتجات جديدة ، وإصلاح أعمال البناء أو الحملة الانتخابية ، وتشكيل نظام معلومات في الشركة.

يتضمن الجانب النظري المعرفة والمهارات والطرق والوسائل المشتركة لإنشاء منتج وخدمة جديدة. لتلبية متطلبات السوق وتوقعات المستثمرين ، من الضروري إيجاد التوازن الأمثل بين التكاليف والمواعيد النهائية والأهداف وجودة المشروع الذي يتم تنفيذه.

يجب أن تربط خطة المشروع منطقيًا جميع مجالات المعرفة بالموارد المتاحة وإمكانيات فناني الأداء.

أنواع الأنظمة

أي مهمة ، مثل إنشاء منتج جديد ثم بيعه ، يمكن إجراؤها مع خطة إدارة المشروع أو بدونها.

سوف يعتمد الخيار الأول على استخدام نظام المصفوفة ، الذي يحدد (المدير) المسؤول عن المشروع. سيقدم تقاريره إلى المدير ، وستتألف مجموعته من موظفين من مختلف الإدارات تم إعفاؤهم من واجبات العمل المباشرة طوال مدة المشروع. تتطلب مثل هذه التغييرات في الموظفين تماسك الفريق وفهمًا واضحًا لأهداف المشروع ونتائجه.

الخيار الثاني يفترض أن أحد رؤساء الأقسام سيتم تعيينه مسؤولاً. سيتم تنفيذ جميع مهام المشروع من قبل موظفي هذه الوحدة. لكن بشكل عام ، لن يكون لدى الموظفين فهم كامل لهذه المهمة وسيعتبرونها عبئًا إضافيًا. نتيجة لذلك ، يمكن أن يكون التوقيت والنتائج غير متوقعة.

مجموعة متنوعة من المشاريع

تستخدم الشركات المشاريع في العمل كطريقة غير تقليدية لأخذ المبادرات التي لا يمكن استخدامها في العمليات اليومية. حصتهم في الشركات تتزايد كل عام.

المشاريع مختلفة دائمًا ، لكن هناك شيء مشترك بينهما. هذه هي شروط الوقت المحدود ، والبحث عن فناني الأداء الأكفاء وأموال إضافية. تتميز الاتجاهات التالية:

1. تصميم معماري. للنجاح في الأعمال التجارية ، فإن مشاركة المهندسين والمصممين والمستهلكين والمستثمرين ضرورية. ومن الأمثلة الصارخة على ذلك المخترع والمهندس المعماري من الولايات المتحدة الأمريكية ، ب. فولر ، الذي نجح في إثارة اهتمام الناس وتطوير نموذج للحمامات المعيارية. تعتبر هذه الغرف خيارًا اقتصاديًا ولا تزال تستخدم حتى اليوم في تشييد المباني السكنية.
2. رؤية مفاهيمية. الهدف هو خلق ظروف مواتية لخلق أفكار جديدة. مثال على ذلك مشروع مع شركات الهاتف في الولايات المتحدة يبحث عن طريقة لحماية أكشاك الهاتف من اللصوص. من بين العديد من الخيارات ، اتفقنا على بناء الفولاذ المقاوم للصدأ. اليوم يمكن ملاحظة هذا العنصر على الباب الأمامي.في العديد من المباني.
3. التخطيط. من المهم جدًا بناء تسلسل لتنفيذ المشروع. على سبيل المثال ، وفقًا لهذا المعيار ، تمكنت حديقة يلوستون الوطنية من تنفيذ المخطط الرئيسي للتبادل وصيانته.
4. بناء الأشياء. يركز العمل على الامتثال لمعايير وقواعد البناء ، وكذلك على المراقبة المنهجية لكل مرحلة. يمكن أن يؤدي عدم وجود هيئة تحكم إلى تدمير الكائن مع تلف غير متوقع.

قبل اتخاذ قرار بشأن أحد الأساليب ، من الضروري وضع خطة إدارة الجودة للمشروع. في إنتاج المعدات الطبية أو الأدوية ، من الأفضل التركيز على جودة مراحل التخطيط. في حالة الحاجة إلى إعادة توجيه المنتج النهائي من منطقة إلى أخرى ، على سبيل المثال ، تركيب أنظمة تكييف الهواء والتدفئة في المباني متعددة الطوابق ، يكون التركيز على التحكم.

عامل النجاح

تعد خطة إدارة المشروع اليوم جزءًا لا يتجزأ من نتيجة ناجحة. في الماضي ، كان إنشائها سمة من سمات مجالات الإنتاج التقليدية (الدفاع ، الطاقة ، البناء). حاليًا ، يتم استخدام هذا النهج من قبل كل شركة ثانية تقريبًا ، أو بالأحرى 45٪ من جميع المؤسسات. وتشمل هذه المؤسسات المالية التي تقدم خدمات وسلع للشركة.

في كثير من الأحيان ، تشعر الشركة التي تركز على المنتج بالحاجة إلى تعديلها بشكل منهجي استجابة لمتطلبات العملاء الجديدة. في هذه الحالة ، يتم إنشاء ملفاتخطة إدارة المشروع. اليوم ، تعمل معظم المنظمات من خلال هذا النهج.

نصائح لإنشاء خطة

من الناحية العملية ، تواجه العديد من الشركات صعوبات في مساعيها وتفلس. على سبيل المثال ، تهدف شركة لوكهيد ، التي فشلت مع طائرة L-1011 ، أو مشروع Deep Tunnel ، إلى زيادة البنية التحتية للصرف الصحي في مدينة شيكاغو. تكبدت الشركات تكاليف باهظة ، في محاولة للحفاظ على ما تمكنت من القيام به وبيعه إلى حد ما - منتجهم.

السبب الرئيسي للفشل هو عدم تنفيذ التطوير التفصيلي لخطة إدارة المشروع ، وركزت إدارة الشركة بشكل كامل على النتيجة النهائية ، وليس على المراحل المتعاقبة لتحقيق الهدف.

لتنفيذ مشروع ناجح ، من الضروري تطوير مفهوم مع تسلسل واضح للإجراءات ، مع مراعاة النصائح التالية:

1. عرض المشروع من طرف ثالث. ستتيح لك هذه التقنية إجراء تقييم موضوعي لما يحدث ، وإلقاء نظرة جديدة على المواقف ، وحل المشكلات التي نشأت ، ومراجعة التكاليف ؛
2. مندوب صنع القرار. سيوفر مثل هذا النهج فهمًا للأهداف الوسيطة للمشروع ، وزيادة الفعالية عدة مرات ؛
3. ضع خطة احتياطية. ستساعد الخيارات الإضافية لحل المشكلات التي نشأت في توفير الوقت والمال. وتقسيم المفهوم إلى عدة أجزاء سيقربه من الاكتمال.

مسؤول عن الإدارة

خطة إدارة الجودةيصبح المشروع فعّالًا عندما يفي قائده بمعايير معينة. يعد اختيار شخص قادر على القيام بالأنشطة الضرورية ونقل الشركة إلى مستوى جديد مهمة محفوفة بالمخاطر. ومع ذلك فمن الأفضل عدم تأخير حل المشكلة

يجب أن تكون السمات الرئيسية للمرشح هي المسؤولية والطموح والقدرة على إدارة الأفراد ومستوى عالٍ من الكفاءة. في الممارسة العملية ، هذا لا يكفي ، لأنه يحتاج أيضًا إلى معرفة محتوى العمل. تتكون خطة إدارة نطاق المشروع في معظم الحالات من مراحل:

• تطوير التوثيق
• توزيع الصلاحيات والمهام
• الموافقة على خطة العمل ؛
• إنشاء سيناريوهات لمواقف غير متوقعة.

أخيرًا ، من الأفضل إعطاء الأفضلية للمتقدمين المتحمسين والمرشحين بأنفسهم. هذا يوضح السمة الرئيسية للقائد - القدرة على اتخاذ قرارات جادة بسرعة.

مخاطر المشروع

خطة إدارة المخاطر هي نظام منظم لتحديد العوامل وتقييمها والاستجابة لها. وهو يتألف من معايير التنبؤ المتاحة والمقبولة من حيث عواقب السيناريو.

هناك عدة مستويات لإدارة المخاطر في الأعمال:

• تحديد المناهج ووضع خطة عمل ؛
• البحث عن المخاطر التي يمكن أن تغير نتيجة المشروع ؛
• تقييم المخاطر النوعي والكمي ؛
• تطوير أساليب وإجراءات للحد من التهديدات المحتملة ؛
• مراقبة تنفيذ الدورة الكاملة للمشروع

الموارد

يمكنك التأثير في زيادة النتائج النهائية للمفهوم ، وكذلك تقليل تكلفة وتوقيت العمل ، من خلال اختيار التقنيات الحديثة والموظفين المؤهلين والموارد المالية لإكمال المهمة. تعتبر التقنيات المستخدمة وخطة إدارة موارد المشروع أدوات أساسية لنجاح الشركة.

إلى جانب المفتاح ، هناك أدوات إضافية مطلوبة لإدارة المفتاح. على سبيل المثال ، يمكن إبرام العقود التي تسمح لك بجذب الموارد اللازمة في الوقت المناسب. تنسب السفن نظام إدارة الأفراد والمفهوم نفسه ، وتشكيل تفاعل المعلومات لجميع المشاركين.

التقييم

يتضمن تحليل خطط إدارة المشروع عنصرين: تقييم الهيكل وفحص درجة التنفيذ. هناك حاجة إلى التحليل لفهم كيفية فعالية المفهوم بشكل كامل من حيث الموارد المستثمرة.

العنصر الأول يشمل تقييم الموظفين للمؤشرات والمهام والنتائج النهائية للعمل. هنا ، يتم إجراء تعديلات على عملية العمل المستقبلية. ستكون جميع العمليات الإضافية مرتبطة بعنصر تحليل الأداء ، حيث يتم تسجيل العمل المنجز وتطوير التوقعات.

تستخدم معظم الشركات نظام تقييم معايير المفهوم ، حيث يقومون بتقييم التكاليف ومدة العمل وجودتها. إذا لم يتم استيفاء أي من المعايير ، يتم تشكيل خطة إدارة تغيير المشروع. في هذه الحالة ، هناك مراجعة لقيم المؤشرات والمهاميتم تعديلها.

المرحلة الأخيرة من التحليل هي مقارنة النتائج المحققة مع النتائج المخطط لها.

ظروف غير متوقعة

رباطة جأش المدير في المواقف غير المتوقعة وتقييمه المناسب للمشاكل التي نشأت تلعب دورًا مهمًا في تنفيذ خطة إدارة المشروع.

عدم وجود هذه الصفة في القائد وضيق الوقت للنظر في عواقب بعض القرارات هي الأسباب الرئيسية للمشاكل. قد لا يتم حل المهام التي لم يتم حلها والتي ظهرت في بداية العمل ، مما سيؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية أو التكاليف الاقتصادية غير الضرورية. في الوقت نفسه ، يمكن أن ينتشر الخوف وعدم اليقين في تصرفات القيادة بسرعة إلى مجموعة العمل بأكملها. هذا سلوك نفسي. هذا هو السبب في أنه من المهم جدًا للقائد أن يكون لديه تركيز وألا يفقد رباطة جأشه بإخفاء عواطفه.

براعة المشروع

تتطلب أي خطة لإدارة مشروع العديد من المهام ليتم التعامل معها في وقت واحد. في نفس الوقت يجب الإجابة على كل سؤال بدقة وتفصيل. أي فارق بسيط ناشئ يحدد مصير المشروع نفسه. يتم حل مسألة الوقاية من المخاطر بشكل أساسي من خلال نهج مختص من المتخصصين.

لتنفيذ مشروع ناجح ، تحتاج إلى مراقبة سرعة إنجاز المهام ، وإبداء الاهتمام بالتفاصيل ، وتفويض العمل إلى الزملاء وتقييم جودته في جميع مراحل إطلاق المشروع.

الاهتمام بالتفاصيل

إجراء تحليل السوق وتحليل SWOT وحساب التدفق النقدي وتوفر المؤشرات الرئيسية الأخرى زيادة في فعالية المشروع. لا تحدد خطة عمل إدارة المشروع نوع المشروع الجاري تنفيذه فحسب ، بل تشمل أيضًا توقعات الدخل والمصروفات. يتضمن العناصر التالية:

• وصف العمل ؛
• استراتيجية تسويق
• تقييم المنافسين
• الإجراءات التشغيلية ؛
• موظفين.

الخطة ككل

يعمل جميع موظفي المشروع كجزء من كل واحد ، لأن النتيجة النهائية تعتمد على أفعالهم.

يؤثر كل مشارك ضمن مجال مسؤوليته على روح فريق العمل وكفاءة العمل بشكل عام. في الإدارة ، من المهم عدم القيام بحملة باستمرار من أجل تنفيذ المهام المحددة من أجل تحقيق مؤشرات الأداء المطلوبة ، ولكن للتأكد من أن كل مشارك يشعر بأهميته في القضية المشتركة.