إدارة المشروع - ما هي؟ إيجابيات وسلبيات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2024-01-17 18:39

إدارة المشروع هي جزء لا يتجزأ من نظام الإدارة الحديث في روسيا. تستخدم العديد من الشركات المحلية والأجنبية إدارة المشاريع لتحسين جودة المنتجات والخدمات ، وخفض التكاليف ، وزيادة الأرباح. ما هي ادارة المشروع وماهي فوائدها؟

ما هو المشروع؟

يمكن تفسير مفهوم "المشروع" بطرق مختلفة تمامًا. يتضمن الخيار الأول تعريف المشروع كمجموعة من الوثائق ، والتي بموجبها يمكن بناء مبنى أو هيكل. يناقش هذا المقال المعنى الثاني لكلمة "مشروع".

هناك الكثير من التعريفات الخاصة بالمشروع ، على الرغم من اتفاقهم جميعًا على شيء واحد: المشروع هو فكرة تتضمن تنفيذ مهمة مادية محددة في فترة زمنية محدودة. في نفس الوقت ، السمات الرئيسية للمشروع تسمى:

• التفرد (المشروع هو شيء يتم إنشاؤه لأول مرة).
• فترة زمنية محددة (للمشروع دائمًا مواعيد نهائية لتنفيذه).
• الهدف (يتم تنفيذ المشروع دائمًا لحل مشاكل محددة ، معبرًا عنها ، كقاعدة ، في وحدات كميةالقياسات).

إذا تم استيفاء جميع الشروط الثلاثة ، فيمكن تسمية مجموعة الأنشطة بمشروع.

برامج ومحافظ

غالبًا ما يتم تجميع المشاريع في برامج ومحافظ. في نفس الوقت ، البرامج هي مجموعة من المشاريع التي يوحدها هدف مشترك. على سبيل المثال ، قد يتضمن برنامج لتحسين جودة التعليم للسكان مشاريع لزيادة رواتب المعلمين بنسبة 20٪ ، وبناء 15 مدرسة جديدة ، وإصدار 26 كتابًا مدرسيًا جديدًا في المواد الأساسية.

تجمع حافظة المشاريع المشاريع الممولة من مصدر واحد ، بغض النظر عن أهدافها. على سبيل المثال ، قد تتضمن محفظة مشاريع الشركة N مشاريع للأعمال الخيرية ، وإنشاء مكتب جديد للشركة ، والاحتفال بالذكرى السنوية للمدير وزيادة المبيعات السنوية بنسبة 10٪.

يجب أن تحتوي المشاريع في المحافظ والبرامج أيضًا على الميزات الرئيسية الثلاثة الموضحة أعلاه.

المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع

في ضوء التطور الديناميكي للسوق للتقنيات المصممة لتسهيل عملية الإدارة ، من الصعب تسمية طرق محددة تصف إدارة المشروع بالكامل.

تتضمن إدارة المشروع العديد من الأساليب والأدوات وتستند إلى المبادئ الأساسية التالية:

• النتائج الموجهة. يتم تحديد هذا المبدأ من خلال معنى مصطلح "المشروع". إدارة المشروع ليست مجرد إدارة جودة ، إنها مجموعة هادفة من الإجراءات المترابطة.
• مبدأ "مثلث التصميم". فييجب أن تسترشد إدارة المشروع بالترابط بين: التوقيت والميزانية وجودة المشروع. تغيير في أحد العوامل يؤدي إلى تغيير في العوامل الأخرى ، مما يجعلها ، كما كانت ، جوانب من نفس المثلث.



• المحاسبة لدورة حياة المشروع. تبدأ دورة حياة المشروع بتكوين فكرة إنشاء المشروع وتنتهي عند انتهاء الفترة الزمنية المحددة في المشروع. تنتهي دورة حياة المشروع ، كقاعدة عامة ، في اللحظة التي تبدأ فيها دورة حياة المنتج ، التي تم إنشاؤها كنتيجة للمشروع.
• نهج العملية للإدارة. يتضمن هذا المبدأ تقييم المشروع كمجموعة من العمليات المترابطة وتتوج بنتائج وسيطة في شكل منتجات نصف منتهية أو وثائق مهمة. يتيح لك هذا الأسلوب التحكم في المشروع بدون ما يسمى بـ "المناطق العمياء".

طرق تشجيع المشاركين في المشروع

عادة ما يتم إعطاء تحفيز المشاركين في المشروع اهتمامًا خاصًا عند اختيار إدارة المشروع لأداء مهام محددة. تتضمن إدارة المشروع عادة آليات تحفيزية ملموسة وغير ملموسة.

تشمل الحوافز المادية المكافآت والغرامات والمدفوعات الإضافية لإكمال المهام الوسيطة مبكرًا.

تشمل أساليب التحفيز غير الملموسة الشهادات والهدايا التأديبية في شكل إجازة ، بالإضافة إلى نشر المنافسة بين المشاركين في المشروع كجزء من منافسة تنافسية.

المراحل الرئيسية لإدارة المشروع

تحدث إدارة المشروع في مراحل دورة حياة المشروع ومراحل تعقيد الإدارة. العلاقة بين المراحل والمراحل موضحة في الجدول أدناه.

المراحل:	إدارة التكاليف	الإدارة المستحقة	إدارة المحتوى	إدارة المخاطر
المراحل:	1	2	3	4
بدء	تقدير التمويل الأولي	تقدير أولي للجدول الزمني للمشروع	تعريف المهام الرئيسية	تحليل أولي للعوامل السلبية المحتملة
التخطيط	حساب الميزانية والبحث عن مصادر التمويل	حساب جدول المشروع	حساب أهداف المشروع	حساب تعديل المخاطر
تنفيذ	تمويل المشروع على مراحل	مراقبة تنفيذ الجدول الزمني	مراقبة تحقيق المؤشرات الوسيطة	مراقبة التغييرات في الدوافع الرئيسية
إغلاق	تقدير الربح / الخسارة	مباراة / النتيجة	تقييم إنجاز / فشل أهداف المشروع	تحليلالأخطاء التي ارتكبت

وبالتالي ، فإن مجالات إدارة المشروع تشمل المجالات المالية ، والموظفين ، والهيكلية في المنظمة.

نطاق إدارة المشروع

يتضمن هيكل إدارة المشروع تقسيم جميع أعمال المنظمة إلى مشاريع محدودة من حيث الوقت والأهداف. في الوقت نفسه ، يتم تشكيل فريق من كل مشروع وفريق من مديري المشروع ، الذين يقدمون تقاريرهم إلى المدير عن التقدم المحرز في مشروعهم.

في هذا الصدد ، يتم استخدام إدارة المشاريع ، كقاعدة عامة ، في مؤسسات من مختلف الصناعات والأحجام ، مع مجموعة واسعة من الأوامر المنفذة في وقت واحد. ومع ذلك ، في الشركات الصغيرة ، يستخدم أيضًا إدارة المشاريع لحل مشاكل محددة لتحديث الإنتاج أو ، على سبيل المثال ، تقديم منتج جديد.

إدارة المشاريع في صناعة البناء

في صناعة البناء والتشييد ، يعتبر استخدام منهجية إدارة المشاريع وثيق الصلة بشكل خاص. في الشركات التي تؤدي وظائف العميل أو المقاول ، تستخدم إدارة المشروع تقسيمًا طبيعيًا للعمل إلى مشاريع (وفقًا لمبدأ المنتج ، أي أن بناء كل مبنى هو مشروع منفصل) ، وهيكل الإدارة العليا عمليًا لا يتطلب إعادة هيكلة جادة.

غالبًا ما يتم تنفيذ إدارة منظمة المشروع وفقًا لمبدأ المشروع ، باستخدام فرق تم تشكيلها بالفعل بنجاحالمصممين كفريق مشروع

إدارة المشاريع في هياكل الدولة

إدارة المشاريع في الحكومة هي اتجاه جديد إلى حد ما في عصرنا. إن طريقة الإدارة المستهدفة للبرنامج ، والتي تم تطويرها منذ الحقبة السوفيتية ، اتخذت الآن شكل إدارة المشروع في جميع أنحاء البلاد. الآن ، لحل المهام المهمة استراتيجيًا للدولة ، يتم استخدام البرامج التي تشمل المشاريع الفردية مع المؤشرات المستهدفة والمواعيد النهائية للتنفيذ. ومع ذلك ، فإن منهجية إدارة مثل هذه البرامج لا تزال بعيدة عن المثالية وتتطلب التحديث والتحديث.

تجربة تنفيذ ادارة المشاريع في منطقة بيلغورود

أثبتت الإدارة العامة القائمة على المشروع وجودها في جميع أنحاء العالم. في روسيا خبرة في تطبيق هذه التقنية في منطقة بيلغورود

أثرت هذه التجربة الواسعة النطاق تقريبًا على جميع جوانب الخدمة المدنية في منطقة بيلغورود. من بين العناصر الرئيسية التدريب على إدارة المشروع ، والدعم التنظيمي والمنهجي ، والتفتيش في الموقع ، والتحفيز ، وتقييم كفاءات الموظفين ، واللجان الخبراء لمراجعة المشروع.

تشمل إدارة مشروع منطقة بيلغورود الآن هيئات جماعية لإدارة المشاريع:

• لجنة مشتركة بين الإدارات لإدارة أنشطة المشروع.
• لجان الخبراء القطاعية التي تقرر فتح / إغلاق المشاريع.
• مكتب المشروع الإقليمي الذي يتحكم في الامتثال للمنهجيةإدارة المشروع.

متجر واحد

في إطار الانتقال إلى إدارة المشاريع ، تحولت منطقة بيلغورود ، في عام 2010 ، إلى تنسيق المشاريع الاستثمارية من خلال نظام "النافذة الواحدة" ، المعروف الآن في موسكو. يتم تنفيذ دور هذه النافذة من قبل إحدى الخدمات التي تم تقديمها حديثًا - مكتب المشروع الإقليمي. الآن ، بعد شهر واحد بالضبط من التقدم إلى مكتب المشروع ، يتلقى كيان الأعمال مستند الموافقة.

نظام المعلومات الآلي "إدارة المشاريع"

يتم تنفيذ المعلومات والدعم الفني لإدارة المشاريع في منطقة بيلغورود من خلال نظام المعلومات الآلي (AIS) "إدارة المشروع". هذا تطبيق ويب لا يحتوي على برامج ويؤدي الوظائف التالية للمشاريع والمحافظ والبرامج:

• صيانة التسجيل (قاعدة البيانات).
• جدولة.
• الميزانية.
• مراقبة التنفيذ على المستوى الجهوي والبلدي
• توزيع صلاحيات ومسؤوليات الفريق
• تغيير المحتوى.
• نظام تنبيه عن الاحداث القادمة و القادمة للمشاريع
• تدفق المستندات.
• التقارير التحليلية الآلية.
• التكامل مع الحكومة الالكترونية لمنطقة بيلغورود

مزايا وعيوب إدارة المشاريع

التجربة الموصوفة لتنفيذ إدارة المشاريع في منطقة بيلغورود أثبتت نجاحها. تم التعبير عن تأثير هذه التغييرات في المقام الأولزيادة معدل نمو الناتج المحلي الإجمالي بنسبة 0.1٪ (أكثر من 3 مليار روبل) ، وتقليل الوقت الذي يقضيه في الموافقة على المشروع (بمقدار شهرين لكل مشروع) وزيادة معدل تنمية الاستثمارات في المنطقة بنسبة 23٪. ومع ذلك ، فإن النتيجة الأكثر أهمية هي تكوين التفكير في المشروع بين الموظفين الذين يقومون بتحليل المشكلة ومحاولة حلها بنشاط ، حتى باستخدام طرق مبتكرة غير قياسية في بعض الأحيان.

التحفيز وإعادة هيكلة الهيكل الإداري جعل من الممكن الحصول على تأثير إيجابي ليس فقط للخدمة المدنية ، ولكن أيضًا للأعمال التجارية ، وخلق مناخ استثماري مناسب وإزالة الحواجز أمام ريادة الأعمال.

يقوم سكان المنطقة الآن بدور نشط في اختيار ومراقبة تنفيذ المشاريع الاستراتيجية الهامة. بالنسبة للأشخاص ، تعد إدارة المشروع فرصة للاستمتاع بخدمات عالية الجودة وحركة عالية.

ومع ذلك ، على الرغم من كل مزايا هيكل إدارة المشروع ، هناك أيضًا عيوب في هذا النهج.

بادئ ذي بدء ، الفترة الانتقالية. يستغرق فريق المشروع وقتًا معينًا للعمل معًا وأداء وظائفهم كآلية جيدة التنسيق.

ثانيًا ، عند تنفيذ إدارة المشروع في مؤسسة ، قد يتأخر البحث عن مدير مشروع جيد. تُفرض متطلبات عالية جدًا على الصفات الشخصية والمهنية لمدير المشروع: مؤهلات شاملة ، الانغماس الكامل في المشروع ، خبرة إدارة المشروع بالتفاصيل المطلوبة.

يمكن اعتبار العيب الثالث لإدارة المشروع الحاجةتقسيم موارد الشركة بين المشاريع. في الشركات "الفقيرة" ، قد لا يكون هذا ممكنًا على الإطلاق. سيتعين على مديري المشاريع "الكفاح" من أجل التمويل والموظفين ، وهو أمر غير مقبول في ظروف السيطرة الكاملة على جميع مراحل دورة حياة المشروع.

أحد أهم عيوب مسار إدارة المشروع في المنظمة هو توظيف أعضاء فريق المشروع ومدير المشروع بعد اكتمال المشروع. كما تعلم ، فإن عبء العمل على الفريق هو أهم قاعدة لنجاح الأعمال ، وفي حالة عمل المشروع ، تظهر مجموعات من المتخصصين "معلقة في الهواء" بانتظام ، مما يفقد في الحال عبء العمل المستمر.

تلخيصًا لما سبق ، يمكننا أن نستنتج أن إدارة المشروع جزء لا يتجزأ من مساحة الأعمال الحديثة ، ودراسة أساسياتها ضرورية ببساطة لاتخاذ القرارات الإدارية المختصة على مستوى الدولة وداخل شركة واحدة.