كيفية خياطة كتاب (نقدي أو دخل) بيديك

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

التنظيم السليم لتخزين الوثائق المحاسبية هو ضمان لعدم وجود غرامات لمخالفة الانضباط. تسمح الأوراق غير المدبسة من المستندات المهمة بالتلاعب بالأوراق ، أي التزوير والاستبدال. لذلك ، يلتزم صاحب العمل بترتيب المستندات في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير ، أي التفكير في كيفية تدبيس الكتاب.

قواعد تدفق المستند

بصرف النظر عن الإرشادات العامة الموضحة في إرشادات الأعمال الورقية ، لا توجد إرشادات محددة لتدبيس المستندات. يطلب مسؤولو الضرائب حماية المستندات المالية من احتمال الضياع والتزوير. لا توجد مثل هذه المتطلبات للمستندات مثل الميزانيات العمومية ودفاتر الطلبات ، لأنها في الواقع ثانوية.

لكن الوثائق الأولية يجب أن تكون ملزمة. تأكد من وميض دفتر النقدية ودفتر الدخل. لكن كيف تُلزم كتابًا إذا كان القانون لا ينص على القواعد؟

يعتبر دفتر النقدية أداة مهمة في مجال محاسبة التدفق النقدي ، لذلك يجب الحفاظ عليه ضمن نظام صارم. يتم تجميع دفتر النقدية في نسخة واحدة ، ويجب أن يكون في جميع المؤسسات ، وكذلك في الأفرادرواد الأعمال إذا عملوا بالمال

أسئلة عامة حول الاحتفاظ بدفتر النقدية

إذا كانت الشركة لديها عدة أقسام ، فسيتم تخزين دفاتر النقدية الأصلية في مكان العمل نقدًا. يتم تقديم نسخ من المستندات الأساسية فقط إلى المكتب الرئيسي. يمكنك الاحتفاظ بدفتر النقدية:

• في برنامج المحاسبة
• على استمارة موحدة الكترونيا او باليد

وفقًا لقواعد الانضباط النقدي ، يتم الاحتفاظ بالكتاب بشكل تدريجي طوال العام. تبدأ أرقام الطلب برقم واحد كل عام. يتم استخدام الترقيم المستمر. يجب على الشخص المسؤول طباعة الأوراق من نسختين - لتقرير أمين الصندوق ودفتر النقدية. يجب ترقيم كل ورقة.

إذا تم الاحتفاظ بالسجل النقدي في برنامج محاسبة ، فإن هذه الإجراءات ليست صعبة. يقوم البرنامج تلقائيًا بوضع ترقيم الصفحات وتخصيص أرقام للمستندات بالترتيب وطباعة ورقة جاهزة وفقًا لنموذج موحد. في البرنامج ، يتم تشكيل صفحة عنوان الكتاب ، والتي يجب أن تحتوي على السمات المطلوبة:

• شركة OKPO ؛
• اسم الشركة أو الاسم الكامل IP ؛
• فترة زمنية ؛
• اسم التقسيم ، إذا كان متاحا.

لأي فترة لخياطة دفتر النقدية

بالتفكير في كيفية خياطة دفتر النقدية لهذا العام ، عليك أولاً تحديد ما إذا كانت هناك حاجة لتعيين مثل هذه الفترة الزمنية. اعتمادًا على حجم المبيعات ، يمكن تدبيس دفتر النقديةفترات مختلفة:

1. شهري
2. ربع سنوي.
3. مرة في السنة

هذا بسبب راحة العمل ، حيث لا فائدة من وضع كل شيء في مجلد واحد ثقيل إذا كان هناك الكثير من العمليات. ستحول السماكة الهائلة عملية "كيفية خياطة كتاب بيديك" إلى عمل شاق. يجب توضيح التفاصيل الدقيقة للعمل مع الوثائق في السياسة المحاسبية للمنظمة وفي أوامر إنشاء الانضباط النقدي.

إذا لم تعتمد المنظمة سنة ، بل شهرًا أو ربعًا لفترة زمنية ، فيجب أن يبدأ ترقيم الصفحات في دفتر النقدية من البداية عند تاريخ التقرير. لا تنطبق هذه القاعدة على ترقيم الطلبات النقدية.

كيف تخيط كل شيء بنفسك؟

يُمنع بالتأكيد ربط الكتاب بالغراء أو الشريط أو المواد الأساسية ، ولا يُسمح إلا بالخيوط. كيفية خياطة دفتر النقدية بشكل صحيح إذا تم الحفاظ عليه في برنامج محاسبة؟ من الضروري طباعة ورقة القسيمة وتقرير أمين الصندوق يوميًا. يُكوِّن إدخال الأوراق دفتر النقدية ، لكن يجب حياكتها معًا في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير.

من الضروري طي جميع الأوراق بالترتيب ، وإرفاق عنوان مصمم بشكل صحيح في الأعلى والتقاط:

• كوخ الإسكيمو ؛
• المخرز ؛
• ثقب لكمة.

تعتمد الأداة التي يجب استخدامها على سمك الحزمة التي يتم تثبيتها. تستخدم الخيوط الشديدة. إذا لم تكن قوية بما فيه الكفاية ، فقد ينهار الكتاب.

كم عدد الثقوب التي تحتاجها؟

هناك آراء مختلفة حول عدد الثقوب التي يجب إجراؤها في الكتاب. في الأساس ، إذا لم يكن كذلكعلى ثقة من أن الكتيب سيكون موثوقًا به ، يمكنك اختراق 5 ثقوب. لكن لا يمنع عمل 3 ثقوب. تكتفي العديد من المنظمات بفتحتين مصنوعتين من ثقب. ومع ذلك ، فإن هذا التصميم يجعل من السهل استبدال الأوراق الموجودة في الكتاب ، بحيث لا يلقى حماسة من المراجعين.

لذلك ، يجب طي الأوراق في كومة متساوية بحيث يكون للكتاب مظهر منظم. الثقوب مصنوعة في الجانب الأيسر رأسيًا تمامًا. ثم يتم سحب خيط أو خيوط في الثقوب مرتين بحيث تكون الأطراف في الجانب الخطأ. يمكن رؤية مثال على كيفية خياطة كتاب نقدي في الصورة أعلاه. نهايات الخيوط مرتبطة بعقدة قوية عدة مرات بحيث يتم تثبيت كل شيء بشكل آمن.

كيفية ربط المخيط

في برنامج Word أو أي برنامج مكافئ آخر ، يتم إنشاء ملصق على الجانب الخطأ من الكتاب. يجب أن يكون محتوى الملصق كما يلي: "في حزمة أوراق _ المرقمة والمربوطة والموقعة والمختومة." السطر أدناه يصف نص الوظيفة وتوقيع الشخص المخول وكبير المحاسبين.

يجب ألا يكون الملصق كبيرًا أو صغيرًا جدًا. يجب أن يكون حجمها كافياً لإغلاق العقد وجزء من الخيوط. نهايات الخيوط تلتصق قليلاً من تحت الملصق. يُنصح باستخدام غراء القرطاسية الجيد بحيث يصعب تغيير الملصق. بعد لصق عدد الأوراق وتوقيع الشخص المخول على الملصق ، يتم وضع ختم في الأعلى بحيث يكون هذا الجزء من الطباعة على الكتاب وعلى الملصق.

كيفية خياطة كتاب نقدي إذا لم يكن كذلكأجريت في برنامج محاسبة؟ سيكون الإجراء هو نفسه ، وسيكون عليك فقط ترقيم كل ورقة يدويًا وملء العنوان. عندما تحتاج إلى خياطة تقرير أمين الصندوق ، عليك أن تتذكر أنه ليس فقط الورقة التي بها معدل دوران في مكتب النقود مرقمة ، ولكن أيضًا جميع الطلبات مع التطبيقات.

إذا تم حفظ الكتاب باليد

إذا تم الحفاظ على دفتر النقدية بدون مساعدة من جهاز كمبيوتر ، فسيتم شراء مجلة قياسية لهذه الأغراض. لا تطرح مسألة كيفية خياطة كتاب مملوء يدويًا ، لأن المجلة مخيطة بالفعل. جميع الأوراق مرقمة ومختومة في بداية الكتاب. يوجد داخل المجلة ورقة قسيمة وتقرير أمين الصندوق أفقيًا. قبل البدء في التسجيل ، يتم قطع تقرير أمين الصندوق ، ويتم تكرار الإدخالات الموجودة عليه من ورقة القسيمة لنسخة كربونية. بالطبع ، يجب أن تومض تقرير أمين الصندوق بنفسك.

في حالة كثافة اليد العاملة العالية لعملية تجليد الكتاب ، يمكنك استخدام خدمات الطباعة. سيوفر غطاء الورق المقوى والغلاف المقوى دفتر النقود أمانًا إضافيًا. بالإضافة إلى ذلك ، لن يكون من الممكن قطع الغلاف لاستبدال الأوراق. لا يمكن استبعاد خطر استبدال الورقة عندما يكون الكتاب ملزمًا ذاتيًا. في النهاية ، يمكن سحب الخيوط وطيها من جديد.

هل أحتاج إلى التدبيس باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية

مؤخرًا ، بدأت المنظمات في التحول بنشاط إلى إدارة المستندات الإلكترونية لتقليل الأعمال الورقية. هناك عدد من المزايا في إدارة المستندات الإلكترونية:

• لا حاجة لحمل أوراق للتوقيع
• لاالاضطرار إلى إنفاق المال على الكثير من الورق والحبر ؛
• لا تحتاج تسليم المستندات.

لكن هذا يثير مسألة الامتثال للانضباط النقدي. كيفية خياطة كتاب إذا تم استخدام التوقيع الرقمي؟ لا يتم طباعة أو تدبيس دفتر النقدية المنتج في نظام الدوران الإلكتروني. هناك وسائل تقنية يتم من خلالها حماية الكتاب من التداخل والتوقيع رقمياً.

خاصة للعاملين لحسابهم الخاص

يتعين على رواد الأعمال الأفراد الذين يستخدمون نظام الضرائب المبسط الاحتفاظ بسجل للدخل والنفقات. يستخدم تنسيق المحاسبة هذا لحساب الوعاء الضريبي. بموجب القانون ، يحظر على رواد الأعمال تغيير البيانات في دفتر الأستاذ ، لأن هذا قد يؤدي إلى تشويه المبلغ الخاضع للضريبة.

ينظم القانون بوضوح كيفية خياطة دفتر الدخل والمصروفات بشكل صحيح. هناك أمر خاص من وزارة المالية ، والذي يوافق على أشكال المحاسبة والإبلاغ لأصحاب المشاريع الفردية الذين يعملون على نظام مبسط وبراءة اختراع. ينص الأمر على أنه يجب ربط دفتر الدخل والمصروفات وترقيمه وتوقيعه وختمه ، إن وجد.

يمكن أن يكون الكتاب مكتوبًا بخط اليد أو إلكترونيًا. هناك أيضا إمكانية الاحتفاظ بها في برنامج المحاسبة. إذا تم الاحتفاظ بالكتاب إلكترونيًا ، فسيتم طباعته في نهاية العام. جميع الأوراق مرقمة ومكدسة بدقة.وخياطتهما معا. يجب أن تذهب صفحة العنوان أولاً.

من الجدير بالذكر أنه يجب أيضًا طباعة الصفحات الفارغة من الكتاب وتدبيسها في صف مشترك. حتى إذا سلمت منظمة أو رواد أعمال فرديون أرصدة صفرية ولم يجروا أنشطة ، فلا يزال يتعين عليهم طباعة الكتاب وتدبيسه. يجب أن يكون النموذج مختومًا وموقعًا من قبل الرئيس (رائد الأعمال) في الورقة الأخيرة. للقيام بذلك ، استخدم ملصقًا يحتوي على نفس بيانات عدد الأوراق الموجودة في دفتر النقدية.

استمارة تسجيل براءات الاختراع

إذا استخدم رواد الأعمال نظام براءات الاختراع ، فإنه يحتاج فقط إلى الاحتفاظ بسجل للدخل. يستخدم هذا الشكل من المحاسبة فقط ليعكس الدخل من براءات الاختراع وقت استلامها. يمكن تجنب مسألة كيفية خياطة كتاب الدخل إذا كنت تعرف مبادئ خياطة الوثائق التي سبق دراستها. الترتيب لا يختلف. يمكن أيضًا الاحتفاظ بالكتاب في شكل إلكتروني أو مكتوب بخط اليد على مدار العام. يجب أن:

• مرقمة
• غرزة ؛
• موقعة ومختومة من الرأس

إذا كان رائد الأعمال الفردي ، بالإضافة إلى أنشطة البراءات ، لديه مجالات عمل أخرى ، فيجب عليه بالتوازي الاحتفاظ بدفتر للإيرادات والمصروفات. سوف تعكس جميع المعاملات ، باستثناء الدخل من براءات الاختراع.