أصحاب المصلحة في المشروع. المؤلفون وقادة المشروع

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

للمنافسة بنجاح في سوق اليوم والنجاح في مساعيها ، تستخدم العديد من الشركات طريقة المشروع. يتيح لك الحصول على منتج نهائي عالي الجودة في وقت محدود. لجعل هذه العملية فعالة ، تحتاج إلى معرفة جوهرها وخصائصها وميزات التنفيذ.

تعريف المفهوم

تأتي كلمة "مشروع" من اللغة الإنجليزية. مشروع من اللات. بروجيكتوس "مقذوف للأمام وبارز" وله عدة معانٍ حسب المنطقة التي يتم تطبيقه فيها. في الإدارة ، هذه مؤسسة محدودة الوقت ، والغرض منها إنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة جديدة وفريدة من نوعها. يوفر تنفيذ هذه المجموعة من الأنشطة إمكانية تلقي الفوائد لأصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع (العملاء ، والمستثمرون ، والموردون). يستخدم هذا النوع من العمل على نطاق واسع في شركات البناء أو الهندسة أو برامج المؤسسات أو التسويق ، وتلجأ مجموعات معينة من الأشخاص والشركات الناجحة إلى هذه الطريقة في أنشطتها.شخصية

الميزات

هو مشروع وليس مجموعة مهام يجب أداؤها إذا كان للنشاط الذي سيتم تنفيذه عدد من الخصائص وهي:

• محدود بالوقت (الحدث المتصور له تاريخ بدء وتاريخ استلام النتيجة النهائية ، أو من المتوقع نتيجة لذلك منتج أو خدمة معينة) ؛
• التفرد هو أحد السمات المميزة الرئيسية لتنفيذه ، بينما يمكن أن يكون جديدًا فقط للمنظم أو المشاركين في المشروع ، وليس لجميع الموظفين ؛
• حد الأموال والموارد الأخرى اللازمة لتنفيذ هذه العملية (الوقت والمال والعمالة والدعم الفني).

في حياة الشخص العادي ، يمكن أن ينتقل المشروع إلى مدينة أخرى ، أو شراء منزل جديد ، أو البحث عن وظيفة ، أو بدء عمل تجاري ، وما إلى ذلك ، في الأعمال التجارية هو إنشاء منتج جديد ، وتوسيع نطاق السوق ، بدء حملة إعلانية جديدة ، وخلق قدرات إنتاجية جديدة. تتيح لك هذه الطريقة اتخاذ خطوات جديدة في أنشطة المنظمات أو الأفراد ، لذلك يستخدمها أصحاب المصلحة في المشروع عند تطوير أي ابتكارات.

المشاركون الرئيسيون في العملية

تشمل هذه الفئة الأشخاص (المنظمات) الذين يستفيدون بشكل مباشر من تنفيذ المشروع المقصود. وتشمل هذه:

• البادئون - الأشخاص الذين يجادلون بالحاجة إلى مشروع. يمكن أن يكونوا موظفين من أي مستوى داخل الشركة وخارجها.
• الرعاة هم في الأساس موظفون في المستوى الأعلىرابط الشركة التي تشرف على مسارها من جانب العميل. إنهم يشرفون على تنفيذ هذه المجموعة من الأنشطة ويوفرون مصادر تمويل المشروع والمواد وأنواع الدعم الأخرى ، فضلاً عن الحصول على الفوائد المخططة للمنظمة. يعين الرعاة مديرًا سيقود العملية ، ويزوده بجميع الأموال اللازمة ويقدم تقريرًا عن تقدم الإجراءات إلى الإدارة العليا (الرئيس التنفيذي ، مجلس الإدارة ، إلخ).
• مدير المشروع هو المدير المسؤول عن تنفيذ المشروع المحدد. وتتمثل مهامها في: التحكم في تحقيق النتيجة النهائية في الوقت المحدد ، وتوفير مستوى الحد من الموارد المقدمة والجودة العالية للمنتج أو الخدمة النهائية. يتعامل مع المشروع على أساس يومي ، ويدير إجراءات الفريق ، ويتحكم في الوفاء بالمتطلبات المحددة ، ويأخذ في الاعتبار ويوافق على رغبات جميع الأطراف المعنية ، وإذا لزم الأمر ، يتلقى المساعدة من المسؤول أو تم إنشاء فريق من المتخصصين مؤقتًا لحل المهام

يصبح هؤلاء المشاركون في المشروع في نهاية المطاف مالكي المنتج النهائي (النتيجة) ، وبالتالي ، فهم يمليون متطلباتهم للمشروع ، ويمولونه من خلال استثمار أموالهم الخاصة أو الخارجية ، وكذلك إبرام العقود مع المقاولين اللازمة للمخطط المخطط له. الأنشطة.

محققو الخطة

أعضاء فريق الخطة هم أفراد أو كيانات تشارك في المشروع ، أو تلك الأطراف التيمن قد تتأثر اهتماماته بتحقيق الهدف

وفقًا لدرجة المشاركة في هذا النوع من النشاط ، هناك ثلاث مجموعات رئيسية من الأشخاص المتشابهين في التفكير:

• الفريق الرئيسي هو الموظفين (المنظمات) الذين يشاركون بشكل مباشر في تنفيذ الخطة.
• فريق موسع - محترفون يقدمون المساعدة المهنية بشكل غير مباشر.
• أصحاب المصلحة في المشروع (داخليًا وخارجيًا) - المنظمات أو الموظفين الذين يؤثرون على ممثلي المجموعتين الأولى والثانية ، مع عدم الانخراط في التفاعل المباشر مع المشاركين المباشرين. يقومون بإجراء التعديلات الخاصة بهم على مسار العملية أو يشعرون مباشرة بتأثير تنفيذ الخطة على أنشطتهم.

المشاركون المحتملون في المشروع

في بعض الأحيان يشارك أفراد أو منظمات من الخارج لإنجاح هذه المجموعة من الأحداث. وهي:

• المستثمرون هم أشخاص يستثمرون في مشروع ما ، على سبيل المثال ، في شكل قروض. في بعض الأحيان يكون المستثمر هو العميل ، وإلا فهو بنوك وصناديق وشركات كبيرة أخرى.
• المقاولون - الأطراف التي تتحمل التزامات لأداء العمل وفقًا للاتفاقية (العقد). يمكن أن يكون إما جزءًا من المهام أو المشروع بأكمله. تخصيص المقاول الرئيسي والمقاول من الباطن ، والذي يدخل في علاقة تعاقدية معه ويوفر جزءًا من الخدمات المتفق عليها.
• الموردون - أصحاب المصلحة في المشروع ، تزويد العميل بالمواد الضرورية ، المعدات التقنية ، إلخ.
• جهات حكومية - الجهاز الاداري للمستوطنة.التي تراقب تنفيذ المتطلبات الاجتماعية والبيئية والمجتمعية والحكومية.
• المستهلكون - الأشخاص الذين يشترون المنتجات النهائية أو يستخدمون النتيجة النهائية التي تحدد الرغبة في منتج أو خدمة وتوفر الطلب عليهم.

تعتمد إمكانية مشاركة هذه الأطراف في المشروع على نوعه ونوعه وحجمه ودرجة تعقيده. يجب أن يغطي عمل المدير بالضرورة جميع الأطراف المهتمة وأن يوفر تنسيقًا لمتطلباتهم.

من يشرف على العملية

مؤلفو المشاريع ، كقاعدة عامة ، متخصصون (مهندسين معماريين ، مصممين ، بناة) ، ويضمن المدير تنفيذ المشروع المخطط له. هذا موظف في المستوى الإداري ، رئيس القسم. تشمل مسؤولياته مراقبة تنفيذ الخطة في الوقت المحدد ، واستخدام الموارد المتاحة وجودة المنتج النهائي.

الأولوية هي الجانب الأول ، لأنها تتيح لك تجنب تجاوز التكاليف والمشاكل في سياق العمل. لذلك ، عند إدارة مشروع ، يكون التركيز دائمًا على جدول المؤسسة.

وظائف مدير المشروع

تعتمد فعالية إدارة المؤسسة بشكل مباشر على التوزيع الصحيح للسلطة بين أصحاب الأداء البسطاء وأعضاء الفريق الرئيسيين والمدير. يتم تحديد الصلاحيات والمسؤوليات الوظيفية لهذا الأخير إما من قبل العميل أو ميثاق المشروع (إذا تم تنفيذه داخل الشركة).

كتشمل المسؤوليات الرئيسية للمدير ما يلي:

• تنظيم هيكل المفهوم وتشكيل فريق إدارة المؤسسة.
• ابحث عن الأموال والموارد اللازمة لتنفيذه.
• تحليل تأثير أصحاب المصلحة في المشروع على تقدم العملية
• تدريب الموظفين اللازمين لإتمام المهام ودوافعهم.
• تشكيل الاختصاصات والمسؤوليات لجميع المشاركين ، وتحديد مستوى مسؤولية فريق إدارة المشروع.
• تطوير خطة عمل وجدول زمني ، وحساب الميزانية والميزنة ، وتحليل المخاطر المحتملة وإيجاد طرق للتخلص منها.
• مراقبة تنفيذ جميع أنواع العمل حسب الخطة
• توقيع العقود لتنفيذ المهام ومراقبة تنفيذها وإغلاقها في الوقت المناسب.
• إقامة اتصال بين فريق الإدارة والمشاركين الآخرين في المشروع.
• استلام مواد التقارير و تحليلها
• التواصل مع العميل من أجل توفير كافة المعلومات التي تهمه ، وكذلك للحصول على معلومات حول رغبات أو متطلبات النتيجة النهائية.
• مراقبة عمل جميع المشاركين في المشروع وإغلاقه في الوقت المناسب.

نطاق المهام الوظيفية للمدير كبير جدًا ، وفقط بمعرفة محددة وتنظيم دقيق لأنشطته ، يمكنه ضمان نجاح المشروع.

جمعية فناني الأداء

لتنفيذ المشروع ، يقوم المدير بإنشاء 2مجموعات الموظفين: فريق المشروع والرابط الإداري. تعتمد النتيجة النهائية إلى حد كبير على جودة العمل الذي يؤديه هذان الهيكلان التنظيميان.

فريق المشروع - هؤلاء متخصصون و / أو منظمات تؤدي العمل داخل المؤسسة وتكون مسؤولة أمام الإدارة عن تنفيذها وجودتها. يتم إنشاء هذه المجموعة لمدة الأنشطة المخطط لها. يمكن أن تشمل كلاً من العاملين الداخليين والجذبيين (المجموعات).

يضم فريق الإدارة موظفي المجموعة الأولى المرتبطين مباشرة بالإشراف على العملية واتخاذ القرارات الإدارية. يعتمد نجاح التعهد وعدد المخاطر والمشكلات التي تنشأ أثناء حل المشكلات على كيفية اختيار المدير لفناني الأداء في هذه المجموعة بشكل صحيح.

الموظفون في المستوى الإداري ، مثلهم مثل غيرهم ، مسؤولون عن تنفيذ نطاق عملهم ، والذي يمكن أن يختلف نطاقه: من إعداد مستند إلى مشروع فرعي منتهي. في بعض الأحيان ، يجمع رئيس المؤسسة مجموعة من الموظفين الرئيسيين (فريق فرعي) ، والتي يتم تشكيلها وفقًا لحزم العمل أو المشاريع الفرعية الضرورية.

من أجل ضمان تنفيذ الخطة الموضوعة في الوقت المحدد ، من الضروري أن يعرف كل موظف نطاق واجباته الوظيفية ، ومتطلبات العمل المنجز ، ومستوى المسؤولية الشخصية ، وتوقيت وأشكال العمل. الإبلاغ عن أنشطتهم.

تحديد أصحاب المصلحة في المشروع

أي مجموعة من الإجراءات تهدف إلى تحقيق النتيجة النهائية.المنتج النهائي هو رؤية العميل. عند بدء حدث ، من الصعب تحديد ما إذا كانت النتيجة ستلبي التوقعات. لكي يكون التخطيط ناجحًا ، يجب تحديد مصادر عدم اليقين. غالبًا ما تكون أسباب الفشل هي عدم التوقعات من المشروع ، والذي يتعين عليه إجراء تغييرات في مسار العمل. غالبًا ما يكون المبادرون إلى مثل هذه التغييرات هم أصحاب المصلحة في المشروع. من الأمثلة على ذلك الرعاة ، والموردون ، والسلطات ، إلخ. لديهم الحق في طرح رغباتهم في النتائج ، والتي قد تختلف عن بعضها البعض.

إذا كان بإمكان الأشخاص أو المنظمات المذكورة أعلاه التأثير على مسار المشروع ، ولم يكن المدير يعلم أو لم يأخذ ذلك في الاعتبار ، فإن تدخلهم سيغير مسار المشروع المخطط بأكمله ، وسيكون لديه لإجراء تعديلات على طول الطريق. أن لا يكون هناك قصور في عمل المدير

هناك عدة طرق لتحديد الوكلاء أو الشركات التي قد يكون لتحقيق النية أهميتها:

• التصنيف ، أي استبعاد جميع المؤسسات والمجموعات والأشخاص الذين لهم علاقة بالمشروع. وهذا يشمل: الرعاة ، والعملاء ، والموردين ، ومستخدمي المنتج ، والمديرين ، والمنافسين ، والمديرين التنفيذيين ، وشركاء الأعمال ، ووسائل الإعلام ، والسلطات ، وما إلى ذلك. يتم هنا تجميع قائمة كاملة بجميع أصحاب المصلحة المحتملين وما إذا كان قد تم تحديد فائدة لهم.
• الترشيح ، وجوهره أن يحدد القائد صاحب المصلحة الرئيسي ، على سبيل المثال ، الراعي ، رئيس الشركة ، الذي يقوم بتجميع قائمة بجميع المشاركين ، في قوتهمالتأثير على مسار المشروع
• دراسة التوثيق.

يعتمد نجاح التعهد وعدد المشاكل التي تنشأ على اكتمال تعريف أصحاب المصلحة في المشروع.

التحكم في تنفيذ الخطة

تتم مراقبة تنفيذ الخطة من خلال عقد اجتماعات الفريق ، التي يقدم أعضاؤها معلومات حول مقدار العمل المنجز وفي نفس الوقت يشيرون إلى مقدار الوقت الذي لا يزال مطلوبًا لإكمال المهام في الوقت المحدد. يتم فحص هذه البيانات مقابل جدول التقويم. في حالة توقع حدوث تأخير ، يتم النظر في خيارات مختلفة لحل المشكلة ، ويتم اتخاذ أحدها للتنفيذ. بالطرق نفسها ، يتم حل المشكلة مع الانحراف عن مقدار الأموال والموارد المقدمة ، وكذلك المستوى النهائي للجودة.

تنفيذ المشروع هو وسيلة جيدة للمنظمات التي تهدف أنشطتها إلى تطوير الشركة. تتيح لك معرفة مكونات عملية التصميم الحصول على نتائج جيدة بأقل تكلفة في وقت قصير ، كما أن التفاعل المنسق مع أصحاب المصلحة في المشروع يفتح آفاقًا جديدة لممارسة الأعمال التجارية.