الرموز في الجدول الزمني. كيفية ملء ورقة زمنية (عينة)

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يعد وقت العمل والمحاسبة من المكونات الهامة لأي منظمة ، مما يسمح لك بالتحكم في أنشطة الشركة وتأديب الموظفين. من أجل تبسيط هذا الإجراء ، تم تطوير نموذج خاص - جدول زمني. إنه موجود في كل من النسخ الورقية والإلكترونية. ولكل نوع فروقه الدقيقة في الحشو.

من يملأ الجدول الزمني

تعين كل منظمة شخصًا مسؤولاً عن الحفاظ على الجدول الزمني ، مع التركيز على تفاصيل النشاط وعدد الموظفين. إذا كانت المنظمة صغيرة وتم تنفيذ جميع الأعمال في المكتب ، فسيقوم مفتش شؤون الموظفين أو المحاسب أو أي شخص مخول آخر بجدولة الموظفين.

في حالة وجود العديد من المرافق في المؤسسة ، يكون من الأسهل بكثير وضع جدول زمني للموظفين مباشرة في أماكن عملهم. في هذه الحالة ، تقع هذه المسؤولية على عاتق رئيس العمال أو الرئيسالتقسيمات بأمر منفصل أو المنصوص عليها في عقد العمل.

خوارزمية للعمل مع الجدول الزمني

بادئ ذي بدء ، عليك أن تعرف أن كل مؤسسة يجب أن يكون لها جدول زمني منتظم (أي في النسخة الورقية). يمكن طباعة النموذج بنفسك أو طلبه من المطبعة.

هناك نوعان من النماذج المعتمدة: T-12 و T-13. الفرق بينهما هو أن الطريقة الأولى لا تأخذ في الاعتبار ساعات العمل فحسب ، بل تحتوي أيضًا على أعمدة لحساب الأجر الشهري. يتم ملؤها وفقًا لنفس المخطط ، أي كل شهر في اليوم الأول يتم فتح جدول زمني جديد. من الضروري ملء الأعمدة:

• اسم الشركة (وفقًا للوثائق التأسيسية) والرقم التسلسلي وتاريخ الانتهاء.
• الفترة التي يفتح فيها الجدول الزمني.
• الأعداد الترتيبية للأفراد وبياناتهم من البطاقات الشخصية.

يتم إدخال باقي البيانات في غضون شهر ، ويبقى ملء الجزء المتعلق بالأجور لموظف المحاسبة.

الرموز في الورقة الزمنية

لملء الجدول الزمني بشكل أسرع وأكثر ملاءمة ، تم تطوير نظام التدوين والموافقة عليه. أنها تعكس طريقة العمل والراحة والفروق الدقيقة الأخرى. يتم توفير 36 تعيينات. لكن في بعض الأحيان لا يكون هذا الرقم كافيًا لعرض جميع المعلومات حول الموظف بدقة.

الرموز في الورقة الزمنية

	الاسم	تعيين الرسالة	التعيين العددي
1	ساعات النهار والمساء	أنا	01
2	ساعات العمل الليلية	N	02
3	العمل في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد	RP	03
4	العمل الإضافي	ج	05
5	رحلة عمل	K	10
6	العطلة الرئيسية	من	14
7	ترك إضافي	واحد	15
8	إجازة دراسية	U	16
9	ساعات عمل قصيرة للطلاب	الأشعة فوق البنفسجية	17
10	إجازة دراسية إضافية بدون أجر	UD	18
11	إجازة الأمومة	r	19
12	إجازة الأبوة (مدفوعة الأجر)	مركبة	20
13	إجازة أبوة (غير مدفوعة الأجر)	oj	21
14	إجازة بدون أجر	إلى	22
15	إجازة بدون أجر لأسباب قانونية	OZ	24
16	إجازة مرضية	ب	25
17	غير مدفوعة الأجرالإعاقة	ر	26
18	ساعات من العمل المخفّض	ch	27
19	تعطل (لأسباب غير متعلقة بالموظفين)	vp	28
20	غياب لأسباب قانونية (مدفوعة الأجر)	ز	29
21	غياب بدون عذر	OL	31
22	ساعات لم تعمل (إذا حدد صاحب العمل وظيفة بدوام جزئي)	NS	32
23	عطلة نهاية الاسبوع	إلى	33
24	ضربات	ZB	34
25	غياب لأسباب غير واضحة	НН	35

يعرض الجدول الرموز الأكثر استخدامًا في الجدول الزمني. يوجد وصف أكثر تفصيلاً وقائمة كاملة عادةً في الصفحة الأولى من النموذج. هذا يجعل من السهل التنقل بين الرموز وتحديد ما يجب وضعه في الخلية في أي موقف.

تعبئة النموذج العادي

ملء الجدول الزمني هو عمل شاق يتطلب الاهتمام. يمكن عمل ذلك بأسلوب الحضور المستمر والغياب على سبيل المثال.

في هذه الحالة ، يتم إدخال البيانات في كل عمود. تشير الرموز إلى وجود موظفين في مكان العمل وغيابهم ، مع بيان الأسباب. يشير أيضًا إلى عدد الساعاتيقضي في مكان العمل.

في الجدول الزمني نفسه ، سيبدو كما يلي: في يوم عطلة ، ضع الحرف "B" ، تحته 0 ، في يوم العمل ، على التوالي ، "I" وعدد الساعات ، على سبيل المثال 8. على غرار عطلات نهاية الأسبوع ، تمت ملاحظة أسباب مختلفة للتغيب ، من رحلات العمل إلى الغياب لأسباب غير واضحة.

حساب الجدول الزمني في هذه الحالة أسهل قليلاً ، لأن جميع الأرقام والتعيينات الضرورية أمام عينيك. هذا ينطبق بشكل خاص على المتخصصين الذين لديهم خبرة عمل قليلة - لذلك سيكونون أقل عرضة للارتباك والخطأ.

املأ الجدول الزمني بحكمة

هناك أيضًا طريقة لتسجيل الانحرافات. يتم تطبيقه عندما يكون ليوم العمل نفس المدة طوال الفترة. في هذه الحالة ، يتم ملاحظة المواقف غير القياسية فقط ، أي التغيب ، والعمل الإضافي ، ورحلات العمل ، وما إلى ذلك. عند استخدام هذه الطريقة ، يتم إنفاق وقت أقل بكثير ، والنتيجة النهائية هي نفسها في كلتا الحالتين.

على الورقة يبدو كالتالي: يحتوي السطر العلوي على معلومات حول غياب الموظف في مكان العمل - V و K و FROM و HH و PR و B وغيرها. تم ترك الخلاصة فارغة. في الواقع ، في الحساب النهائي لساعات العمل ، لا تهم الأصفار ، وبنفس طول يوم العمل ، يبقى فقط تنفيذ أبسط الإجراءات: حساب عدد الخلايا الفارغة في السطر العلوي (هذه هي الحضور) و اضرب في عدد الساعات

هذه الطريقة أكثر ملاءمة من ذوي الخبرةضباط شؤون الموظفين والمحاسبين. كما أنها مناسبة تمامًا للمؤسسات الصغيرة حيث يكون عدد الموظفين صغيرًا. إذا كانت إدارتك لا تعرف نظامًا أبسط لتتبع الوقت ، فقد حان الوقت لاقتراحه عليهم.

الاحتفاظ بجدول زمني على الكمبيوتر

بالإضافة إلى النسخة الورقية ، هناك أيضًا العديد من النسخ الإلكترونية. كما ذكر أعلاه ، يجب تكرار الجداول الزمنية دون فشل. يعد هذا ضروريًا حتى لا تضيع البيانات الخاصة بعمل الموظفين ويتم تأكيد موثوقيتها (بعد كل شيء ، لا يمكن استخدام الكمبيوتر في كل مكان).

أحد الخيارات الأكثر تكلفة هو الجدول الزمني الذي تم إنشاؤه في برامج المكتب. برنامج Excel مثالي لهذا الغرض. تسمح لك جداول البيانات بإنشاء أي نوع وحجم للمستند. أيضًا ، بفضل القدرة على تعيين الصيغ ، أصبح تلخيص وحساب البيانات الوسيطة أسهل بكثير.

باستخدام برنامج مخصص

في حالة عدم كفاية مهارات جداول البيانات ، يجوز للموظف أو الإدارة اختيار برنامج آخر مشابه. ستبدو صحيفة الوقت في هذه الحالة مشابهة للإصدار الورقي. سيساعد هذا في تقليل الوقت المستغرق لمعالجة المستند.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أيضًا أن كل برنامج يتضمن استخدام إصدارات مرخصة. في مختلف الموردين ، لديهم بالطبع تكلفة خاصة بهم. على سبيل المثال ، سيكلف برنامج Time Sheet المستخدمين من1000 فرك. وما فوق - اعتمادًا على عدد الأفراد.

ميزة أخرى لهذه الأدوات هي أنك لست مضطرًا لملء ورقة زمنية. من السهل طباعة النموذج الذي يحتوي على جميع العلامات في أي وقت. هذه الوظيفة أكيدة في كل برنامج مشابه.

حول تخزين المستندات

ما هو الجدول الزمني المستخدم؟ هذا هو الأساس لمحاسبة كشوف المرتبات بمبلغ أو بآخر ، وكذلك الدليل الرئيسي على أن الموظف كان في مكان العمل وأدى واجباته. بدون شك ، هذه الوثيقة مهمة جدا لكل منظمة.

إذن ما هي مدة الاحتفاظ بهذا النموذج؟ يجب الاحتفاظ بالجدول الزمني لمدة عام. هذا منصوص عليه في القانون ، ويجب مراعاة هذه القواعد.

إذا فقدت ورقة زمنية مغلقة بالفعل ، فلا داعي للذعر. يمكن استعادته دائمًا باستخدام مستندات أخرى. لهذا الغرض ، يتم استخدام الإجازات التفسيرية والمرضية ومعلومات حول رحلات العمل وجداول الإجازات وما إلى ذلك. يمكن استخدام كل ما يؤكد ويشرح غياب الشخص في مكان عمله لاستعادة البيانات.

من الذي قد يحتاج إلى بطاقة تقرير؟

غالبًا ما يكون هذا المستند مطلوبًا لإجراء فحوصات مختلفة. على سبيل المثال ، تتحقق خدمة الضرائب من وجودها في المؤسسة وصحة التعبئة.

يمكن أن يكون عدم وجود جدول زمني حتى في أصغر شركة سببًا لغرامة كبيرة إلى حد ما. نفسيحدث عند حدوث أخطاء في ملء الاستمارات. هذا ينطبق على كل من الحسابات وسوء استخدام الرموز.

وجود جداول زمنية إلزامي. هم مطلوبون لكل من الشركة نفسها (المحاسبة ، تأديب الموظفين) ، ولمؤسسات المراجعة. والأهم من ذلك - تطبيق الرموز بشكل صحيح في الجدول الزمني. ثم يمكنك تجنب عدد من المشاكل مع الموظفين والسلطات التنظيمية.