تخطيط المشروع هو مراحل وخصائص العملية ، وتطوير وإعداد الخطة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

أثناء التخطيط ، يتم اتخاذ قرارات نوعية وكمية لتحقيق أهداف المنظمة على المدى الطويل. علاوة على ذلك ، في سياق هذا العمل ، من الممكن تحديد المسارات المثلى بدقة. تخطيط المشروع هو وضع مخطط دقيق يتم بموجبه تطوير المنظمة. يتيح لك ذلك التفكير في كل التفاصيل واختيار طرق لحل المشكلات وتحقيق أهدافك. كيف يتم تنفيذ هذا العمل سيتم مناقشتها لاحقًا.

تحديد موعد

تخطيط المشروع هو عملية مهمة في إدارة الأعمال. إنه مهم للغاية ، ولهذا السبب تقوم كل شركة تقريبًا بهذا العمل اليوم. يستغرق بعض الوقت والموارد ، لكنه يؤتي ثماره.

من جودة التخطيط إلى إدارة المشروعيعتمد على مزيد من تنفيذها. خلال هذا الإجراء ، يتم تنفيذ بدء ، يتم خلاله الموافقة على الميثاق ، وسجل المشاركين ، وتحديد اتجاه استراتيجي لمزيد من التطوير.

أولاً ، تم وضع ترتيب الإجراءات الرئيسية. بعد موافقتهم ، يتم عمل التفاصيل.

بعد تحديد مفهوم المشروع المستقبلي والمراحل الرئيسية لتقدمه ، ستكون الإدارة قادرة على تصحيح جميع مراحله ، واختيار أفضل الطرق لتحقيق الأهداف المحددة.

تخطيط المشروع هو عملية مهمة في الإدارة. يسمح لك بمراقبة الحركة على مسار التطوير في الوقت المناسب وتصحيحها في الوقت المناسب. تتم مقارنة المؤشرات الفعلية بالمؤشرات المخطط لها ، والتي تكشف عن معلومات حول درجة تنفيذ المهام المخطط لها. في سياق المراقبة ، يتم أخذ التحديث المستمر للمعلومات من المصادر الخارجية والداخلية في الاعتبار. الشروط المحددة في الخطة والشروط والمؤشرات قابلة للتغيير حيث يجب أن تتوافق مع الوضع الحقيقي.

يؤثر التخطيط بشكل مباشر على جميع عمليات إدارة المشروع. لذلك ، يتم تنفيذها من قبل كل منظمة. من المستحيل إدارة أي شيء إذا لم يكن هناك تسلسل واضح للإجراءات. هذه المراحل هي مهام يؤدي تنفيذها إلى تحقيق الهدف. إذا بدأ خطأ ما كما هو مخطط له ، يحدد المدير أسباب هذه الظواهر ، ويتم اتخاذ القرارات بشأن الإجراءات الصحيحة في هذه الظروف.

عملية التخطيط هي المرحلة الأولى من دورة حياة المشروع. إنه مستحيل بدونهتحقيق النتيجة المرجوة

مهام التخطيط

تخطيط أهداف المشروع ينطوي على تطوير نظام من المهام التي ، مثل الخطوات ، تؤدي إلى تحقيقها. يتيح لك العمل المقدم تحديد ما إذا كان نوع النشاط المحدد يمكن أن يحقق ربحًا حتى قبل بدء العمل. يسعى كل مستثمر لاستثمار أمواله في المشروع الأكثر ربحية والأكثر ربحية. من الممكن تحديد المعالم والنتائج الرئيسية للأنشطة المستقبلية ، لاختيار طرق مناسبة وواقعية لتحقيقها أثناء التخطيط.

لتكون منتجة ، ستحتاج المنظمة إلى مواجهة مجموعة من التحديات. إذا تبين أثناء العمليات الحسابية أن نتيجة هذه الأنشطة سلبية (ستتلقى الشركة خسارة) ، وليست عالية بما يكفي ، فمن الضروري تحديد أسباب هذه الظاهرة. من خلال إجراء بعض التعديلات ، من الممكن زيادة فعالية المشروع. يمكن إجراء التعديلات في كل مرحلة من مراحل تنفيذ المهام. يمكن أن تكون على النحو التالي:

• تفصيل وتوضيح الغرض (أو الأهداف) من التصميم ، وتحديد النتيجة المرجوة من الحدث.
• تحديد نطاق وتكوين العمل المستقبلي.
• تقدير توقيت كل مرحلة.
• حساب تكلفة الميزانية للمشروع
• إنشاء جدول وحساب الميزانية لكل مرحلة.
• يتم تحديد الحاجة إلى الموارد. يتم الحساب لكل مرحلة من مراحل المشروع وأنشطة المنظمة في هذا الاتجاه ككل.
• خطة لوجستية قيد التنفيذ.
• يتم إجراء تقييم للمخاطر ، ويتم إنشاء منهجية للاستجابة الصحيحة في حالة المواقف الخطرة.
• تفاصيل الحدث موضحة بالتفصيل للمستثمر
• التفاصيل متفق عليها مع جميع المشاركين في العملية
• المسؤولية عن تنفيذ العمل والوفاء بالمهام الموكلة موزعة بين المنفذين والمديرين.
• يتم تحديد التفاعلات المخططة وإجراءات التخطيط الإداري.

ترتبط إدارة المشروع وتخطيط المشروع ارتباطًا وثيقًا. فقط التنفيذ المتسق للمهام المحددة ضمن الإطار الزمني المتفق عليه وبالكامل يمكن أن يضمن تحقيق الهدف ، وتحقيق ربح في سياق أنشطة الشركة.

العمليات الرئيسية

في عملية تنظيم تخطيط المشروع ، يتم تنفيذ عدد من الإجراءات الإلزامية والاختيارية. بغض النظر عن أنشطة المنظمة ، يتم تطبيقها في سياق إنشاء رؤية إستراتيجية شاملة. تشمل العمليات الإلزامية ما يلي:

• وصف وتوثيق إضافي لجميع المهام المخطط لها ومحتوى المشروع.
• تعريف المراحل الرئيسية للمشروع وتفاصيلها اللاحقة.
• إعداد تقدير تقديري. يتم حساب التكلفة الإجمالية لجميع الموارد المطلوبة لإكمال المشروع.
• رسم خطة عمل خطوة بخطوة ، سيؤدي تنفيذها إلى تحقيق أهدافك.
• يصف تسلسل العمل.
• التبعيات ذات الطابع الفني وكذلك القيود على العمل المنجز
• حساب الوقت المطلوب لالانتهاء من كل مرحلة من مراحل العمل ، وتحديد تكاليف العمالة والموارد الأخرى التي ستكون مطلوبة في كل مرحلة من مراحل دورة الإنتاج.
• تحديد نوع ومجموعة الموارد وحجمها.
• مبيناً التوقيت الفعلي للعمل ، إذا كانت الموارد محدودة.
• إنشاء ميزانية وربط التكاليف المقدرة لكل نوع من أنواع العمل.
• إنشاء خطة منتهية.
• جمع نتائج الأعمال البحثية الأخرى أثناء التصميم وتخطيط القيم المخططة في مستند واحد.

أثناء تخطيط وتطوير المشروع ، هذه الإجراءات إلزامية.

الإجراءات المساعدة

أثناء التخطيط لتنفيذ المشروع ، قد لا تكون هناك حاجة لبعض العمليات. فقط عندما دعت الحاجة إليهم ، يدرجهم المدير في القائمة العامة. تشمل هذه العمليات الداعمة ما يلي:

• معايير جودة التخطيط ، وتحديد النطاق الأقصى المسموح به. كما تمت مناقشة طرق تحقيق المستوى المطلوب من خصائص المنتج النهائي.
• التخطيط في مجال التنظيم ، مما يعني توزيع الكفاءات الوظيفية والمسؤوليات والتبعية بين جميع المشاركين في المشروع.
• اختيار الموظفين بالمستوى المناسب من المؤهلات والخبرة العملية ، والذين ستسمح أنشطتهم بتنفيذ المشروع في أقرب وقت ممكن. في بعض الحالات ، يكون تشكيل فريق عمل جيد التنسيق مطلوبًا.
• إنشاء اتصالات لتأمين الأعضاءمشروع بالمعلومات التي تحتاجها.
• تحديد أنواع مخاطر المشروع وتقييمها وتوثيقها. يتيح لك هذا تحديد وإزالة أوجه عدم اليقين حتى في مرحلة التخطيط ، لتقييم درجة تأثيرها المحتمل على المشروع. في هذه المرحلة ، يتم حساب السيناريوهات المواتية وغير المواتية لتطوير الموقف أثناء تنفيذ الاستراتيجية المختارة.
• تخطيط الإجراءات اللوجستية. يتم تحديد المواد الخام والمواد والموارد الضرورية الأخرى التي سيتم شراؤها من المنظمات الخارجية ، وبأي كمية ، وأيضًا بالتردد الذي سيتم تسليمه.

قد تكون هناك حاجة لأنشطة أخرى أثناء التخطيط لعمليات المشروع. هذا يعتمد على الأهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها في سياق القيام بعملها.

خطوات التخطيط

هناك 4 مراحل رئيسية لتخطيط المشروع. تم تقديمها من قبل شركة الاستشارات Booz Allen & Hamilton.

نموذج التخطيط القياسي كما يلي:

المرحلة 1. تشكيل الأهداف

تم تحديد نوعين من الأهداف. يمكن أن تكون رسمية أو حقيقية. في الحالة الأولى ، يتم وضع معايير لتحديد مدى فائدة المشروع. تظهر الأهداف الرسمية من تحفيز المديرين. الأهداف الحقيقية هي الطرق التي يمكن من خلالها تحقيق الأهداف الرسمية.

الخطوة 2. تحليل المشكلة

خلال هذه المرحلة من التخطيط ، يتم تحديد الوضع الحقيقي للمنظمة. بعد ذلك ، يتم عمل توقعات حول حالتها المستقبلية. بعد ذلكيتم تحديد المشكلات الحالية ، والتي من أجلها تعارض أنظمة الأهداف نتائج التحليل التنبئي. هذا يسمح للمشاكل أن تكون منظمة في النهاية.

المرحلة 3. ابحث عن بدائل

هذه حلول متنافية.

المرحلة 4. تقييم البدائل

يتم تحديد مقبولية كل من السيناريوهات الحالية. يتم تقييم فعالية ودرجة مخاطر كل قرار ، وبعد ذلك يتم اتخاذ القرار المناسب. يجب ألا يكون البديل الأمثل ممكنًا من الناحية العملية فحسب ، بل يجب أن يكون قانونيًا أيضًا ، مما يتيح لك الاقتراب من الهدف قدر الإمكان. في الوقت نفسه ، يتم أخذ القيود الحالية في الوقت والموارد وما إلى ذلك في الاعتبار.

عند إنشاء مشروع تخطيط لنوع إقليمي أو صناعي أو أي نوع آخر ، تأكد من تطبيقه في المستقبل لمقارنة النتائج الحقيقية بالنتائج المخطط لها. يتيح لك ذلك إدارة التقدم نحو هدف مشترك ، وإجراء التعديلات المناسبة في الوقت المناسب.

جدولة

تجدر الإشارة إلى أن جدولة المشروع تعتمد على مخطط مختلف قليلاً. يسلط الضوء على 5 مراحل رئيسية:

1. تحديد الوظائف وكتابتها على شكل قائمة. في بعض الحالات ، يرتكب المديرون أخطاء من خلال عدم سرد جميع العمليات مرة واحدة. لاستبعاد هذه الظاهرة يوصى بتطبيق طريقة التحلل المتسلسل في سياق تحديد العمل القادم.
2. لكل منصب محدد ، يتم تحديد الترتيب والمدة. ان ذلك يعتمد علىالميزات التكنولوجية للعمل المقبل. لهذا ، يتم استخدام تقنية التحلل أيضًا ، والتي يتم استكمالها بتقييمات الخبراء. يتيح لك ذلك تحديد المدة المخطط لها بدقة لكل عملية. للقيام بذلك ، يمكنك استخدام تقنية العصف الذهني ، والتي تتيح لك النظر في ميزات التكنولوجيا من وجهات نظر مختلفة.
3. يحدد نوع الموارد وتوافرها. يمكن أن يكون التمويل والمواد والعمالة والمعلومات وما إلى ذلك. يرتبط جدول العمل المنجز بجدول اللوجستيات والتمويل وما إلى ذلك. يجب أن تكون جميع المراحل مترابطة وتشكل عملية مستمرة. هذا يتجنب الاضطرابات في عملية الإنتاج. في الوقت نفسه ، تتطلب الموارد النادرة دراسة منفصلة. إنهم يحددون إلى حد كبير مدة وتسلسل الطيف الكامل للعمل القادم.
4. يتم تعيين القيود من الخارج. وتشمل هذه موسمية الإنتاج ، وقابلية تصنيع إمدادات المعدات ، وعوامل خارجية أخرى.
5. يتم إنشاء نظام للاستجابة للمخاطر الناشئة في سياق إدارة المشروع. يبدأ تخطيط المشروع بتحليلهم. بالنسبة للتهديدات الأكثر احتمالا وخطورة ، يتم تطوير تدابير الاستجابة المناسبة.

مبادئ التخطيط

أثناء التخطيط لمشروع عمل ، يجب على المدير الالتزام بمبادئ معينة. أهمها:

• العزيمة. يتبع تنفيذ المشروع هدفاً واضحاً ونهائياً ، دون أن ينغمس في مهام تافهة.
• منهجي. يجب أن تكون إدارة المشاريع المستقبلية شاملة وشاملة. في الوقت نفسه ، يتم أخذ ميزات تطويرها وتجميعها في الاعتبار. في بعض الحالات ، قد يتم تقسيم المشروع إلى أنظمة فرعية. سيكونون أيضا مرتبطين. في الوقت نفسه ، تستلزم التغييرات في نظام واحد تغييرات في هيكل آخر. يسمح لك تقسيم المشروع إلى عدة أجزاء بتتبع الاتصالات الداخلية وتفاعلات العناصر واختيار الهيكل الأكثر فعالية. يمكن إعطاء تقييم تنفيذ المشروع في هذه الحالة من حيث العمليات النوعية والكمية.
• تعقيد. تعتبر الظواهر من وجهة نظر ارتباطها واعتمادها. لهذا ، يتم استخدام طرق وأساليب مختلفة للإدارة.
• الأمن. أثناء التخطيط لعمل المشروع ، من المتصور أن يتم تزويد جميع الأنشطة بالموارد اللازمة.
• الأولوية. يتم إيلاء الاهتمام الرئيسي في تطوير المشروع للمهام الرئيسية والأكثر أهمية. يعتمد تعريفهم على المفهوم العام للتنمية في المستقبل.
• الأمن الاقتصادي. يتم احتساب درجة الخسائر والخسائر التي تتكبدها المنظمة في حالة عدم الوفاء بالحدث المقصود. لا يمكن تجنب المخاطر على الإطلاق ، ولكن يجب تقييمها وتبرير القرارات المتخذة في هذا الاتجاه.

هيكلة المشروع

الهيكلة مطلوبة في سياق تخطيط عمل المشروع. يتضمن التسلسل الهرمي للعمل تقسيم المشروع بأكمله إلى أجزاء منفصلة. هذا يسمح لك بتفصيل المجمعات على مستويات مختلفة. مثلنهج يبسط إدارة العملية.

تسمح لك الهيكلة بالقيام بما يلي:

• تحديد نطاق العمل لتحقيق أهداف النوع المتوسط.
• التحكم في درجة تقدم المشروع ، وتقييم إمكانية تحقيق جميع أهدافه
• يتم إنشاء التقارير وفقًا للهيكل الأمثل.
• تم تعيين المعالم لقياس تقدم المشروع.
• توزيع المسؤولية بشكل صحيح بين المؤدين
• يتلقى جميع أعضاء الفريق معلومات موضوعية ومفهومة حول أهداف وغايات المشروع.

أخطاء في الهيكلة

بعض المديرين يرتكبون أخطاء في سياق الهيكلة مما يؤثر سلبًا على تحقيق الأهداف. أهمها ما يلي:

• يتم تخطي مرحلة الهيكلة بشكل عام. ينتقل المدير مباشرة للبحث عن حلول لمشاكل الفترة الحالية.
• يتم استخدام الوحدات التنظيمية فقط ، ولا يتم تطبيق أي منتجات أو موارد نهائية.
• الهيكلة لا تغطي المشروع بأكمله.
• عناصر الهيكل تتكرر
• لا يوجد تكامل بين الهياكل وفقا لتفاصيل إعداد وثائق المشروع والتقارير المالية.
• الهيكل مفرط أو ناقص التفاصيل.
• لا يمكن معالجة العناصر الفردية للمشروع على جهاز كمبيوتر.
• المنتجات النهائية غير الملموسة (الخدمات ، الخدمات ، إلخ) لا تؤخذ في الاعتبار.

أسباب الهيكلة

تخطيط المشروع هو عمل مسؤول. يجب أن تتم الهيكلة بشكل صحيح. يتم تنفيذه على الأسس التالية:

• فترات دورة حياة المشروع قيد الإنشاء
• ملامح هيكل الانقسامات
• مكونات النتيجة التي سيتم الحصول عليها بعد الانتهاء من المشروع
• العملية والعناصر الوظيفية لعمل الشركة
• الموقع الجغرافي للكائنات.