ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات؟ تخطيط الموارد المالية للمؤسسات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

المزيد والمزيد من المؤسسات من مختلف الأحجام حول العالم تسعى إلى إدخال أقوى أداة إدارة معروفة باسم نظام تخطيط موارد المؤسسات في عملها. تم تصميم استخدامه لإنشاء تحكم فعال وتخطيط لجميع العمليات التجارية المهمة استراتيجيًا للمؤسسة ، لتحسين أداء الإنتاج الرئيسي والمرافق المساعدة.

مفهوم ERP و ERP

إستراتيجية العمل ERP (EntERPrise Resource Planning) هي تكامل لجميع إدارات وعمليات المنظمة: مرافق الإنتاج ، والأقسام المالية ، والموظفين ، وملف تعريف العملاء والعديد من الإدارات الأخرى. يهدف هذا المزيج بشكل أساسي إلى تحسين توزيع الموارد المختلفة داخل المؤسسة.

إذا كان في وقت سابق مفهومًا تسويقيًا بحتًا ، فإن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) اليوم يُفهم غالبًا على أنه فئة من أدوات البرامج المتخصصة. بمعنى واسع ، إنها منهجية لتخطيط وإدارة جميع موارد المؤسسة. تاريخياً ، تم تشكيل استراتيجية تخطيط موارد المؤسسات على أساس سابقاتها:

• MRP - تخطيط متطلبات المواد.
• MRP II - التخطيطموارد الإنتاج.

في المقابل ، يمكن استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للمؤسسات الكبيرة جدًا ، وغالبًا ما يتم توزيعها جغرافيًا. في هذه الحالة ، نحن نتحدث عن تخطيط موارد الشركة ، لأنه لا يهتم فقط بالإنتاج ، ولكن أيضًا بالتخطيط المالي الشامل. الميزة الأساسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات هي أيضًا إمكانية استخدامه في أي مؤسسة على الإطلاق ، بغض النظر عن تفاصيل العمل ، بما في ذلك أولئك الذين لا يشاركون في أنشطة الإنتاج. بالنظر إلى أنه منتج برمجي ، تجدر الإشارة إلى أنه مزود بمجموعة أقوى من الوسائل التقنية التي تسهل أو تحل محل عملية صنع القرار.

الغرض من نظام تخطيط موارد المؤسسات في المؤسسة

لاتخاذ قرار بشأن تغيير جذري في أنشطة شركتهم ، فيما يتعلق بإدخال نظام إدارة المعلومات وتنفيذ استراتيجية عمل جديدة ، يجب أن تكون الإدارة على دراية واضحة بالحاجة إلى هذه الخطوة ، والتي ينبغي يتم التعبير عنها في النقاط الرئيسية التالية:

• عدم الرغبة في قبول الوضع الحالي ؛
• وجود حاجة لاستخدام التقنيات الحديثة لتعزيز مكانة كيان تجاري في السوق في بيئة تنافسية ؛
• توقع فوائد كبيرة من التنفيذ.

بادئ ذي بدء ، تم تصميم استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات للمساهمة في التنفيذ الناجح لاستراتيجية عمل مماثلة ، والتي يجب أن يضمن تنفيذها الفعالتخطيط وإدارة موارد المؤسسة. للقيام بذلك ، من الضروري تحسين عمل إداراتها ، أي تحقيق أقصى قدر من الاتساق بينها وتقليل التكاليف الإدارية. يمكن تحقيق ذلك من خلال الفوائد التي يوفرها نظام المعلومات. هذا هو:

• زيادة شفافية العمليات التجارية.
• حل مشاكل التنظيم وإيجاد المعلومات الصحيحة.
• تحسين موثوقية وملاءمة البيانات.
• زيادة سرعة سير العمل بين الإدارات
• تنظيم مساحة معلومات واحدة بين المكتب الرئيسي والفروع البعيدة.
• تقليل الوقت المستغرق لإكمال التوثيق والتخلص من الأخطاء المحتملة.
• زيادة سرعة اتخاذ القرار على جميع المستويات

يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات زيادة في القدرة التنافسية للكائن ، ليس فقط من خلال إدخال عمليات تجارية أكثر كفاءة في عمله. يجب أن يؤدي استخدامه أيضًا إلى خفض التكاليف الإجمالية للمؤسسة. تساعد أدوات التخطيط والنمذجة والتحليل المتقدمة على تحسين موارد أنشطة الإنتاج والقطاع المالي وكذلك عمل أقسام المستودعات والنقل والإدارات الأخرى.

الميزات الرئيسية للعمل

في الشركات المختلفة ، حتى تلك التي تعمل في نفس الأعمال ، يمكن لجميع العمليات التجارية المضي قدمًا بطرق مختلفة تمامًا. يمكن أن يختلف مخطط العمل القياسي الذي يقدمه نظام معلومات إدارة المؤسسة بشكل كبير عن المخطط المستخدم هنا من قبل. بواسطة هذاسبب اعتباره فقط منتج برمجي خاطئ بشكل أساسي ، لأن تنفيذه يتطلب تغييرات داخلية واسعة النطاق من الشركة في شكل إعادة تنظيم العمليات التجارية الحالية.

ترتبط السمات المفاهيمية لهذه الأنظمة ارتباطًا مباشرًا بجوهرها. تذكر أن منهجية تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تتضمن دمج جميع الإدارات الحيوية في المؤسسة لتنظيم الإدارة الفعالة لمواردها. يتم تنفيذ هذا الارتباط ضمن نظام المعلومات من خلال وجود قاعدة بيانات عامة واحدة. يتم إدخال المعلومات إلى المستودع مرة واحدة فقط ، وبالتالي يمكن معالجتها واستخدامها بشكل متكرر من قبل العديد من المستهلكين الداخليين والخارجيين. بالمقارنة مع الحياة الواقعية ، في هذه الحالة ، هناك انخفاض في وقت وجهد موظفي الشركة لاتخاذ القرار. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن نظام تخطيط موارد المؤسسات ليس نظامًا آليًا للتحكم في العمليات ، ولكنه نظام معلومات متكامل يعتمد على نموذجهم المجرد ، حيث يتم إدخال المعلومات من قبل الأشخاص الأحياء.

يجب ترتيب هيكل قاعدة البيانات ، وكذلك تشغيل حزمة البرامج ككل ، بطريقة تعكس أنشطة جميع الإدارات دون استثناء. هذا النهج يجعل من الممكن مراقبة المجموعة الإجمالية للموارد والعمليات التجارية للمؤسسة في الوقت الفعلي تقريبًا ، وبالتالي تنفيذ الإدارة التشغيلية والاستراتيجية لها.

واحدة من المهام الرئيسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات هيتعظيم الاستفادة من عملية التخطيط والتحكم في تنفيذ الخطة. تعمل الخوارزميات الذكية المدمجة على تبسيط حلها بشكل كبير لمستخدميها. على سبيل المثال ، يحتوي تخطيط وإدارة مؤسسة تصنيعية على العديد من الميزات المحددة المرتبطة بعدم تجانس مكوناتها. لذلك ، في مصنع واحد يمكن أن تكون هناك ورش عمل تعمل بشكل مستمر وسري. من وجهة النظر هذه ، يجب أن يكون نظام فئة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المطبق عالميًا ويحتوي على أكبر مجموعة من الوحدات المتخصصة.

نظرًا لأن المؤسسات الحديثة اليوم غالبًا ما يتم توزيعها جغرافيًا ، فمن المهم جدًا تزويد الفروع البعيدة عن المكتب الرئيسي بوصول كامل إلى مستودع بيانات المعلومات المشترك. يتم تنفيذ ذلك من خلال تقنيات الشبكات الأكثر تقدمًا المشاركة في تطوير أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ، والتي توفر أيضًا التمييز بين حقوق وصول المستخدم إلى المعلومات المخزنة فيها.

وظائف أنظمة فئة تخطيط موارد المؤسسات

عند الحديث عن الوظائف ، يجب ألا ننسى أن أي منتج من فئة ERP هو نظام إدارة مؤسسة ككل. يعتمد نطاق قدراتها بشكل أساسي على حجم وخصائص تشغيل المرفق للاحتياجات التي يتم استخدامها. ضع في اعتبارك مجموعة الميزات الكلاسيكية:

الإنتاج

• الحفاظ على مواصفات التصميم والعملية للسلع المنتجة أو الخدمات المؤداة من أجل تحديد كمية المواد المطلوبة وتكاليف العمالة.
• رسم خطط الإنتاج.
• تخطيط وإدارة القدرات الفنية للمؤسسة بتقديرات مختلفة: من الوحدات الفردية إلى ورش العمل وجمعيات الإنتاج.

تمويل

• المحاسبة التشغيلية والمالية والإدارية والمحاسبة الضريبية والرقابة
• إدارة أصول المؤسسة ، بما في ذلك الأصول الثابتة والأوراق المالية والحسابات المصرفية وما إلى ذلك.
• التخطيط الشامل للموارد المالية للمنشأة والتحكم في نتائجها

اللوجستية

• تشكيل المؤشرات المخططة للأحجام المطلوبة من المواد والمواد الخام والأجزاء والمكونات وفقًا لخطط الإنتاج.
• إدارة التوريد والمبيعات: المحاسبة للأطراف المقابلة ، الاحتفاظ بسجل للعقود ، إدارة سلسلة التوريد ، تنفيذ تخطيط المستودعات والمحاسبة.

موظفين

• إدارة عملية التوظيف
• سجلات موظفي التشغيل والموظفين ، والتوظيف ، وكشوف المرتبات.
• تخطيط القوى العاملة.

تسويق و إعلان

• الحفاظ على خطط المبيعات.
• إدارة التسعير في أنواع مختلفة من الأسواق من أجل تشكيل إستراتيجية شاملة مناسبة للمؤسسة ، وسياسة شفافة لحساب تكلفة السلع: محاسبة الخصومات وشروط البيع الخاصة.
• تخطيط ومراقبة الأنشطة الترويجية والتسويقية الجارية.

مشاريع. الإبلاغ

• توفير مجموعة واسعة من نماذج التقارير المحاسبية والمالية والإدارية الموحدة ، فضلاً عن آلية مرنةإنشاء مخصص.
• صياغة إستراتيجية شاملة: التخطيط خطوة بخطوة لما هو ضروري للتنفيذ الناجح للتوقيت والموارد المادية والمالية والبشرية.
• مراقبة مؤشرات أداء المشروع الرئيسية.

الشركات التي يمكنها استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات

للوهلة الأولى ، قد يبدو أن أنظمة هذه الفئة مصممة حصريًا للصناعات واسعة النطاق ، نظرًا لأنها تتميز بدرجة أكبر بالتعقيد العالي لهيكل تدفقات الموارد والعمليات بمختلف أنواعها. ومع ذلك ، هناك حالات قد لا يكون فيها استخدام فئتي MRP أو MRP II كافيًا لمؤسسة صغيرة. اليوم يمكنك شراء منتجات برمجية ذات إمكانيات متنوعة في السوق. اعتمادًا على حجم المؤسسة حيث يمكن استخدامها بفعالية ، هناك حلول ثقيلة ومتوسطة وخفيفة.

بالنسبة للمنظمات غير الصناعية ، تنطبق أنظمة فئة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عليها أيضًا. بالنسبة لمثل هذه المؤسسات ، لن تكون الوظائف الواسعة جدًا كافية. في الوقت الحالي ، توجد أنواع صغيرة متكاملة أو محلية من الأنظمة التي يمكنها تلبية احتياجات الشركات التجارية أو المنظمات العاملة في قطاع الخدمات. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن العديد من المطورين يقدمون لعملائهم ومنتجات الصناعة.

حول طرق التصنيف

الميزة الأكثر وضوحًا التي يمكن من خلالها تصنيف جميع أنظمة إدارة المؤسسات في تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هيحجم المنظمة ، حيث قد تكون قابلة للتطبيق. من وجهة النظر هذه ، اعتمادًا على عدد الوظائف ، من المعتاد تخصيص حلول لـ:

• الشركات الكبيرة (أكثر من 10 آلاف شخص).
• الشركات متوسطة الحجم (من 1،000 إلى 10،000 شخص).
• مؤسسات متوسطة (من 100 إلى 1000 شخص)
• شركات صغيرة (أقل من 100 شخص)

تعد الوظيفة علامة مهمة على تنظيم مثل هذه المنتجات الإعلامية. اعتمادًا على حجم المهام المنفذة ، يوجد التقسيم المقبول عمومًا التالي:

• كبير متكامل.
• متوسط متكامل.
• الإدارة المالية.
• محلي.

عادة ما تكون النسخة المحلية عبارة عن منتج معلوماتي موحد محاصر بتركيز ضيق ، بتكلفة إجمالية صغيرة نسبيًا. في أغلب الأحيان ، يغطي واحدًا أو أكثر من الكتل في مجال تمويل المنظمة أو أنشطتها المحاسبية. هذه الأنظمة مناسبة للشركات الصناعية والتجارية الصغيرة.

يمكن استخدام النظام المالي والإداري لإدارة المشاريع بشكل أساسي في المنظمات غير الإنتاجية ، وخاصة التجارة أو العمل في تقديم الخدمات. بالإضافة إلى المالية والمحاسبة ، يتم تضمين وحدات إدارة الخدمات اللوجستية هنا أيضًا.

يمكن أن تكون أنظمة المعلومات المتكاملة ، حسب حجم الكائن المستهدف ، متوسطة أو كبيرة. وهي تغطي جميع العمليات التجارية لهياكل الشركات ، أي التفاعل مع الموردين والمستهلكين ،إنتاج المنتج النهائي والتدفقات المادية والمالية وعلاقات الموظفين والتوريد والتخزين والتسويق وتنفيذ المشروع وغيرها الكثير.

سوق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الحديثة

يمكن تقسيم جميع منتجات البرامج المعروضة اليوم في السوق المحلية إلى فئتين رئيسيتين: الروسية والمستوردة. الاختلافات بينهما ليست فقط في مكان الخلق ، ولكن أيضا في الوظيفة.

التطورات الغربية القوية بمثابة معايير لما يسمى عادة أنظمة فئة تخطيط موارد المؤسسات (ERP). أوضح الأمثلة على هذه المنتجات هي منتجات SAP و Oracle و PeopleSof و SAGE و Baan و Microsoft Business Solution. يمكن استخدام كل منهم على أهداف من أي مستوى ، بما في ذلك الأهداف الكبيرة جدًا. ومع ذلك ، قد يكون استخدامها من قبل الشركات الروسية صعبًا في كثير من الأحيان بسبب احتمال حدوث المشاكل التالية:

• عدم استعداد المؤسسات لإعادة تنظيم جادة للعمليات التجارية الحالية. من الصعب المبالغة في حجم هذه التغييرات. تختلف العمليات التجارية لأنظمة إدارة المؤسسات الأجنبية اختلافًا جوهريًا عن تلك المستخدمة بشكل شائع في بلدنا.
• عدد غير كافٍ من المتخصصين القادرين على تنفيذ مشروع تنفيذ استيراد نظام تخطيط موارد المؤسسات في روسيا بالمستوى المناسب من الجودة.
• التكلفة العالية لاستخدام مثل هذه الحلول

على الرغم من التخلف العام عن نظائرها الغربية ، تعمل التطورات الروسية الحديثة على زيادة وظائفها تدريجياً. يتم تكييفها بالكامل مع عمل الشركات المحلية. ويمكن تنفيذها بنجاحإذا لم تكن هناك حاجة في حالة معينة لتغطية واسعة للعمليات التجارية ، ولكن يكفي فقط إعداد المحاسبة في بعض مجالات النشاط باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). أمثلة على التطورات المحلية المتقدمة هي منتجات 1C و Galaktika.

التطلع إلى المستقبل - ERP II

ظهر مفهوم تخطيط موارد المؤسسات (ERP II) منذ بعض الوقت نتيجة تحسين منهجية تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يظل تخطيط موارد المؤسسة وإدارتها من بين المهام الرئيسية هنا. ومع ذلك ، فإن التطور السريع للإنترنت ، الذي بدأ ظهور منهجية جديدة ، ترك بصماته ، مما جعل الأعمال التجارية التقليدية إلكترونية جزئيًا. ERP II عبارة عن مزيج من نظام إدارة مؤسسة كلاسيكي مع حلول تجارية محددة عبر الإنترنت.

الآن أصبح من المهم للغاية التفاعل مع نظرائك عبر الشبكة. هناك مجالان مهمان لهذا: إدارة سلسلة التوريد وإدارة علاقات العملاء. تتوقف المعلومات داخل الشركة عن كونها كذلك ، وتدخل البيئة الخارجية وتصبح أساسًا للتعاون مع كيانات الأعمال الأخرى. تمت صياغة المفهوم الجديد في هذه الحالة على أنه إدارة الموارد والعلاقات الخارجية للمؤسسة. بالإضافة إلى إعادة التوجيه الأيديولوجي ، تلقت أنظمة ERP II ميزاتها التكنولوجية الخاصة.

حل مشكلة اختيار نظام

اختيار البرنامج من هذا المستوى هو عملية مسؤولة للغاية. يمكن اتخاذ قرار خاطئ بشأن هذه المسألة ، خاصة بالنسبة للمشاريع الكبيرةتستلزم تكاليف رائعة للوقت والمال في غياب النتيجة المتوقعة.

التنفيذ الفعال لنظام واسع النطاق ، والذي ، على سبيل المثال ، يجب أن يضمن الإدارة الفعالة لمؤسسة تصنيع ، سيتطلب بالضرورة إعادة هندسة العمليات التجارية منه. من المهم منع الموقف الذي يقوم فيه البرنامج ، في نهاية إجراء التنفيذ ، بجمع البيانات غير المستخدمة أو عدم حل المهام الضرورية. لهذا السبب ، من الأفضل دعوة فريق من الخبراء الذين أثبتوا أنفسهم في هذا الأمر للتعاون من أجل تنفيذ المشروع.

هناك قائمة معينة من المعايير التي على أساسها يمكن لفريق المشروع ، بالاتفاق مع إدارة الشركة المستهدفة ، اتخاذ قرار مثالي وفعال من حيث التكلفة بشأن اختيار منتج البرنامج:

• امتثال القدرات الفنية والوظيفية للنظام مع الأهداف الرئيسية للمؤسسة.
• يجب أن تتناسب التكلفة الإجمالية للملكية مع الميزانية المخصصة لهذا الغرض. بالإضافة إلى تكلفة شراء النظام ، وهذا يشمل التشغيل وأنواع أخرى من التكاليف غير المباشرة.
• يجب أن يتوافق نظام المعلومات المطبق من فئة ERP مع جميع المتطلبات الفنية المقبولة عمومًا ، مما يعني أنه يجب أن يكون قابلاً للتطوير وموثوقًا ومقاومًا للفشل المحتمل وله حماية من الفيروسات والقرصنة.
• يجب على المورد ضمان الصيانة اللاحقة ودعم البرامج المثبتة.

عملية تنفيذ أنظمة فئة تخطيط موارد المؤسسات

إدخال أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في المؤسسات يرافق تنفيذ الاستراتيجيات التي تحمل الاسم نفسه عليها. عادة ما يستمر هذا الإجراء ، اعتمادًا على حجم الجسم المستهدف ، من عدة أسابيع إلى عدة سنوات. يمكن للمؤسسة الانخراط في التنفيذ من تلقاء نفسها أو استخدام مساعدة الشركات المتخصصة في هذا. يمكننا تمييز المراحل الرئيسية لهذه العملية:

1. التنظيم الأساسي. من الضروري هنا تحديد الأهداف والغايات الاستراتيجية وتعيين التأثير المتوقع للتنفيذ لمنظمة معينة. بناءً على هذه البيانات ، سيكون من الممكن وضع خطة فنية للمشروع.
2. تطوير المشروع. في هذه المرحلة ، يتم تحليل الأنشطة الحالية للمؤسسة: إستراتيجية الترويج الخاصة بها ، والعمليات التجارية. بناءً على نتائجه ، يتم بناء نموذج النظام ، ويتم إجراء التحسينات المناسبة على خطة العمل.
3. تنفيذ المشروع. نظرًا لأن قواعد إجراء العمليات التجارية تمليها بواسطة نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المطبق ، هنا يتم تحويلها وفقًا للمتطلبات الموحدة. إذا لزم الأمر ، يتم تطوير نماذج التقارير والخوارزميات لنقل البيانات من برامج المحاسبة المستخدمة سابقًا. إذا تم الكشف في المراحل السابقة عن عدم كفاية وظائف النظام للكائن ، يتم الانتهاء منه. ويختتم بتدريب المستخدم والاختبار المسبق.
4. التكليف. في عملية الاستخدام ، يتم تحديد الأخطاء والأعطال المحتملة والتخلص منها.

نظاملا تعد إدارة فئة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) اليوم مجرد نسخة من البرامج باهظة الثمن المثبتة على جميع أجهزة الكمبيوتر في المؤسسة ، ولكنها أيضًا القوة الدافعة الرئيسية وراء استراتيجية عمل واعدة. يجب أن يعتمد اختياره على الاحتياجات والقدرات الحالية للكائن المستهدف. يعتمد النجاح الإضافي للأعمال التجارية ككل على صحة القرار المتخذ وتنفيذ خطوات التنفيذ اللاحق.