محتوى وأنواع خطابات الأعمال

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

خطاب الأعمال من أهم وسائل الاتصال في عالم الأعمال بين ممثلي المنظمات المختلفة. يتميز بأسلوب صارم ودقيق وشكلي.

خطاب العمل

الآن ، في عصر الإنترنت ، لم تنخفض أهمية المراسلات التجارية ، ولكن ببساطة غيرت الوسائط - من الورق إلى الإلكترونية - وأصبحت أسرع. لذلك ، من المهم جدًا لكل موظف ، أو باحث عن عمل ، وكذلك للأشخاص الذين يشغلون مناصب قيادية ، أن يتمكنوا من كتابة أنواع مختلفة من خطابات العمل بشكل صحيح.

علاوة على ذلك ، فإن هذا يميزه جزئيًا كمحترف ، مما يوسع فرصه المهنية. لذلك ، من المهم جدًا لأي شخص لا يبالي بحياته المهنية أن يعرف قواعد إجراء المراسلات التجارية وأن يأخذ في الاعتبار أنواعها المختلفة. وسيعتمد محتوى الرسائل التجارية وجودتها على احترافية المراسل.

بمساعدة المراسلات التجارية ، يتم حل المشكلات وعرضهاتتم مناقشة المطالبات والعقود والممتلكات الثمينة والوثائق.

أسلوب العمل

يجب أن يكون أسلوب خطابات الأعمال دقيقًا ولا يسمح بتفسير متنوع للكلمات. يجب أن يكون هناك خضوع رسمي صارم ، حتى لو كانت هذه رسالة إلى صديق. يُسمح بتكرار الطوابع المعجمية (بكمية محدودة) بل وحتى الترحيب بها. كقاعدة عامة ، تغطي أنواع مختلفة من خطابات الأعمال العديد من القضايا ، وتقتصر على موضوعات الأعمال. يتم استخدام النغمة المحايدة فقط ، ولا تسمح بالتقييمات الشخصية والعاطفية غير المناسبة.

المراسلات التجارية دائمًا ما تكون رسمية ، وغالبًا ما يتم تسجيلها وتسجيلها.

أنواع الحروف

تطور الأعمال وتكنولوجيا المعلومات يؤثر على كتابة الأعمال وأنواعها مما يضطرها إلى اتخاذ أشكال جديدة. حتى الآن ، يتم تمييز أنواع الحروف التالية:

1. الموضوعات التجارية والتجارية. بمساعدة الأعمال في حل المشكلات الاقتصادية والتنظيمية والقانونية. حجم هذه الرسائل من بضعة أسطر إلى عدة صفحات. تجاري يحل مشاكل بيع الخدمات أو البضائع والتوريد. هذه طلبات وعروض وشكاوى
2. رسائل تتطلب استجابة (مثل الطلبات والطعون والطلبات والشكاوى والاقتراحات) ولا تتطلب (تحتوي على أحداث وحقائق سبق وصفها - مرافقات معادلة للإيصالات والتأكيدات).
3. هناك مثل د



رسائل التنوب: عادي ودائري - وجود مرسل واحد والعديد من المتلقين من ذوي الرتب الدنيا.

4. تعتبر المراسلات قياسية ، والتي تحتوي على نماذج جاهزة للوثائق والعينات. تسمى أنواع خطابات الأعمال المقدمة بهذه الطريقة منظمة. إذا كتب المرسل رسالة من نفسه ، فهذا يعني أنها غير منظمة.
5. عندما يكشف حرف عن موضوع واحد ، يطلق عليه جانب واحد ، إذا كان متعدد - متعدد الجوانب.
6. ضع بشكل منفصل أنواع خطابات العمل التي تعكس المعلومات الفردية للمرسل إليه: التهاني ، الشكر ، التعازي ، التوصيات ، المرافقات.

محتوى خطاب العمل

1. نداء مصمم لجذب الانتباه والاهتمام وتحديد مستوى الاتصال. يمكن أن يكون الاستئناف حسب الموضع أو الاسم الأخير أو الاسم الأول أو اسم الأب أو العام.
2. مقدمة في جوهر الرسالة ، توضح الغرض أو السبب من الخطاب ، ويتكون من وصف ، ورابط ، وشكر ، وتهنئة ، ومطالبات ، وما إلى ذلك.
3. الجزء الرئيسي (يجب أن يكون لديه أي مراسلات تجارية). تحتوي أنواع خطابات الأعمال لأغراض مختلفة على المعلومات الرئيسية والمقترحات والمتطلبات والدعوات والطلبات والأوامر. يحتوي على أسباب منطقية ، وبيانات كرونولوجية صارمة ، وتحليل مشكلة ، ومكاسب منظمة أو خسائر محتملة.
4. يجب أن تحتوي جميع أنواع خطابات العمل على خاتمة تتكون من استنتاجات ومقترحات واتفاقيات ورفض وتحذيرات. على سبيل المثال: تذكير ، عرض ، اسأل ، تحذير
5. عبارات الإغلاق القياسية ،مصممة لاقامة لمزيد من التعاون ، المهلة الزمنية ، الرفض المحتمل. كما أن الطعن النهائي يخضع لنظام القيم والأولويات الاجتماعية

توصيات لكتابة الحروف

1. يجب أن تكون الرسالة متعلمة وسهلة القراءة ، ولا تكدس الكلمات وتستخدم وحدات معجمية ، والمعنى الدقيق لها غير معروف.

2. يجب ألا تكون جميع أنواع خطابات العمل كبيرة جدًا ، فمن الأفضل تقليل المعلومات وهيكلها قدر الإمكان.

3. في عملية القراءة ، يجب أن يشعر المرسل إليه بالاحترام ، وتفرد الرسالة ، وملكية الموضوع ، والتسريب الإيجابي للمؤلف.

4. من المهم في عملية الكتابة إبرام اتفاقيات في الوقت المحدد وشروط وشروط جهات الاتصال والعقود. يمكن القيام بذلك في شكل قائمة خيارات أو أسئلة إرشادية.

5. من المؤكد أن النغمة اللباقة والمهنية والخيرة للرسالة ستهيئ المستلم لرد إيجابي وسريع.

أحد مكونات الأعمال الناجحة هو الامتثال لقواعد المراسلات التجارية ، والتي تشكل على الأقل 80٪ من جميع وثائق المنظمات. يؤكد الالتزام الصارم بجميع المعايير على القيمة القانونية لخطابات العمل ويضمن تحقيق سريع للأهداف التجارية.