تنظيم إدارة المشاريع: الوظائف والأساليب والأهداف

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يتأثر العمل بعدة عوامل: المنافسة في الأنشطة الجارية ، والوضع الاقتصادي للسكان ، وجودة السلع والخدمات المقدمة ، وموقع الشركة وبعدها عن نقاط البيع ، وما إلى ذلك. ولكن ربما يكون أهم شيء يعتمد عليه نجاح الشركة هو تنظيم إدارة المؤسسة. يعتمد الكثير على هذا العامل. إن لم يكن كلها. مع الإدارة الخاطئة ، حتى أفضل المنتجات إما لن يتم تصنيعها بالحجم المطلوب ، أو أنها ستفوت المواعيد النهائية للتنفيذ. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على مؤسسات إدارة المشاريع الرئيسية ونحلل الأخطاء التي لا ينبغي ارتكابها.

جوهر عملية إدارة المنظمة

تنظيم إدارة المؤسسة هو نشاط هادف وخاضع للرقابة ، وهو عبارة عن مزيج من الأساليب المختلفة لتحفيز عمل الفريق والتحكم فيه لتحقيق المهمة المحددة (وهذا يشمل كلاً من الهدف العالمي للمنظمة والهدف القصير - المصطلحات ، مثل زيادة سوق المبيعات ،تحسين جودة المنتج ، وتحسين كفاءة المبيعات ، وما إلى ذلك).

ينقسم تنظيم هيكل إدارة المؤسسة إلى أجزاء إدارية ومدارة ، حيث يكون المدير هو المديرية والمدير وقسم المعلومات (ويسمى أيضًا الجهاز الإداري والتنظيمي) ، والإدارة هي الأقسام التنظيمية تشارك في عملية الإنتاج. يكمن نجاح المنظمة في التنسيق المناسب لكلا المكونين

أهداف نظام إدارة المؤسسة

لفهم مسألة تنظيم نظام إدارة المؤسسة ، من الضروري تحديد أهدافه. قد تكون مختلفة ، لكن يتم دمجها في أربع كتل رئيسية:

• اقتصادي - يهدف إلى زيادة المبيعات وزيادة أرباح المشروع
• الإنتاج التجاري - تحقيق حجم معين من الإنتاج والمبيعات للمنتج ، بهدف ضمان الهدف الاقتصادي والالتزامات التعاقدية وما إلى ذلك.
• علمي و تقني - يهدف إلى الحصول على الخصائص التقنية اللازمة للمنتج ، بهدف تحسين الجودة ، فضلا عن زيادة الإنتاجية نتيجة التحسين التكنولوجي.
• اجتماعي - تهدف إلى تلبية احتياجات الموظفين التنفيذيين.

الهدف الاقتصادي هو الغالب ، بينما يعمل الثلاثة الآخرون من أجله ، ويكمل كل منهم الآخر. عادة ما تعمل المؤسسة في وقت واحد على كل منهما ، وبطبيعة الحال ، تقسم المسؤوليات بينهمارؤساء الأقسام المختلفة. سيكون مؤشر العمل الناجح على تنفيذ أهداف المنظمة زيادة في المبيعات وزيادة في الربح الإجمالي للشركة ، أي تحقيق هدفها الاقتصادي.

وظائف نظام إدارة المشاريع

فصل وتخصص الإدارة وأنشطتها تسمى وظائف إدارة المؤسسة من قبل المنظمة. وفقًا لمبدأ المدى الطويل ، هناك وظائف إدارية أساسية ومحددة. الوظائف الرئيسية (وهي أيضًا دائمة) هي التخطيط والتنظيم والتحفيز والسيطرة.

• التخطيط يهدف إلى تحديد آفاق تطور الاقتصاد والتنبؤ بحالته المستقبلية وتحديد دور المؤسسة في الصورة الناتجة. بناءً على النتائج التي تم الحصول عليها ، يتم وضع خطة عمل أخرى. يتضمن التخطيط عدة مراحل متتالية: مفهوم (أساس نظري ، فكرة) ، توقع (توقع فرص العمل باستخدام مبرر علمي) ، برنامج (التكوين النهائي لمزيد من الأنشطة مع حساب الموارد اللازمة للتنفيذ).
• تهدف المنظمة إلى تشكيل القيادة وتنظيم العلاقات بين الأنظمة المدارة والنظم المدارة ، كما تعمل على تحسين كفاءة جميع الوظائف الأخرى نظرًا لحقيقة أنها تخلق نظامًا واضحًا للمديرين وتضمن نجاحهم التفاعل
• الدافع يساعد في إيجاد الأسباب التي تساعد الفريق على إنجاز المهام الموكلة إليه ، ويزودهم بها ، وبالتالي تحفيز النشاط الفعال.
• التحكم - المرحلة النهائية التي تجري المراقبة لغرض التحقق. المهمة الرئيسية لهذه الوظيفة هي تصحيح الإستراتيجية التي تم إنشاؤها. تضع الرقابة المؤشرات التنظيمية ، ثم تقيسها وتحللها ، وبعد ذلك تحدد الإجراءات التي تساهم في تحسين هذه المؤشرات. يمكن أن تكون التوصيات مختلفة: مراجعة الأهداف ، وإعادة توزيع المهام ، وجذب الموظفين ، وتحسين تنظيم إدارة المؤسسة.

وظائف محددة تؤثر على مجال معين من النشاط وترجع إلى فصل هيكل الإدارة. يتم أخذ كائن الوظيفة كرابط منفصل ، على سبيل المثال ، التسويق ، قسم المبيعات ، نظام الإدارة. عادة ما تكون قصيرة الأجل وتركز على المنطقة التي تظهر نتائج غير مرضية في مرحلة التحكم.

هياكل إدارة المؤسسة

بناءً على الوظائف المحددة ، والتي يتطلب التنفيذ الناجح لها كفاءات مختلفة ، يتم تشكيل تكوين الإدارة ، والتي يمكن أن تكون شخصًا واحدًا أو قسمًا أو قسمًا من المديرين. يتضمن تنظيم نظام إدارة المؤسسة اختيار الخيار الأنسب. بناءً على مقدار السلطة اللازمة ، يتم تمييز ستة هياكل إدارية:

• خطي. في مثل هذا الهيكل ، يتم تنفيذ الإدارة من الرئيس إلى المرؤوس على طول التسلسل الهرمي. فارق بسيط مهم هو أن الأوامر تأتي من شخص واحد فقط. من المهم جدًا اختيار العدد الأمثل للموظفين لمدير واحد ، وسوف يعتمد على ذلكنجاعة. مثل هذا النظام له عيوبه ، على سبيل المثال ، عملية صنع القرار المعقدة - من أجل الحصول على الموافقة على أي إجراء ، يحتاج المرؤوس إلى اللجوء إلى كل من هم أعلى في التسلسل الهرمي ، ونتيجة لذلك هناك رد فعل بطيء في فيما يتعلق حتى بأهم القضايا ، بالإضافة إلى الفساد والمكائد منتشرة أيضًا.
• وظيفية. في مثل هذا التنظيم لإدارة المؤسسة ، يتم نقل الوظائف المشتركة في العديد من الإدارات إلى قسم واحد أو شخص ينفذ أوامر من عدة رؤساء. ميزة الهيكل هي القضاء التام على الازدواجية في عمل المؤدي ، أما الطرح فهو الافتقار إلى وحدة الأوامر ، والتي ، مع زيادة التعقيد ، يمكن أن تبطئ سير العمل.
• وظيفية خطية. يجمع هذا الهيكل بين الاثنين السابقتين: يتم تطوير القرارات من قبل متخصصين مؤهلين ، وبعد ذلك يتم إعطاء الأوامر إلى أسفل التسلسل الهرمي.
• يستهدف البرنامج. مع مثل هذه الإدارة لتنظيم العمل في المؤسسة ، يتم تخصيص قادة كل مشروع فردي ، وبعد ذلك يصدرون أوامر تهدف إلى تحقيق الأهداف الفردية للشركة. يتلقى المدير مهمة من المدير أو نائبه ، مع وجود موظفين تابعين له. بمرور الوقت ، غالبًا ما تتطور هذه الأقسام إلى شركات داخلية مستقلة.
• مصفوفة. يجمع هذا الهيكل في وقت واحد بين منظمة خطية ، هادفة للبرنامج ، وظيفية.
• يجمع الهيكل التقسيمي بين مبادئ المنتج والمبادئ الإقليمية. الأجزاء الأساسية هنا ستكون الأقسام الممنوحةاستقلال معين ، والدخول في علاقات تعاقدية مع بعضها البعض ويتم تمويلها بشكل مستقل من خلال الربح. في نفس الوقت ، تتخذ الإدارة قرارات على المدى الطويل.

الأنماط الاجتماعية التي تؤثر على اختيار هيكل إدارة المؤسسة

يجب اختيار تنظيم هيكل إدارة المؤسسة من بين أنماط اجتماعية معينة لها تأثير على مسار أنشطة الشركة ككل. تشمل هذه القوانين:

• القانون التقني والاقتصادي الذي يكشف جوهر الجانب التقني للإنتاج ، يعكس علاقة الإنسان بالتكنولوجيا والطبيعة.
• القوانين الاجتماعية والاقتصادية والاجتماعية التي تظهر جوهر العلاقة بين الطبقات الفردية.
• قانوني.
• قوانين اجتماعية نفسية توضح جوهر العلاقة بين الموظفين وأقسام كاملة في الشركة وتفاعلهم مع بعضهم البعض.

مبدأ البناء الفعال لهيكل إدارة المؤسسة

يبدأ التنظيم الناجح لإدارة المشاريع بقواعد معينة للبناء ، وهي مبادئ يجب الاعتماد عليها عند اختيار هيكل وطرق الإدارة. أولاً ، يجب ألا ننسى أن المصدر الرئيسي لزيادة الإنتاجية هو دائمًا الشخص ، لذلك ، بناءً على صفاته النفسية والاجتماعية ، يجب وضع برنامج فعال لعمل الشركة. علاوة على ذلك ، إذا قمت بتزويد الموظفين أو الإدارات ببعضالاستقلالية ، فعاليتها ستزيد بشكل كبير. ومع ذلك ، يجب الجمع بين حرية الموظفين والمركزية وترك الأهداف الرئيسية للموظفين - معايير الجودة ، وسياسة الشركة.

المبدأ التالي هو أن التخطيط يجب أن يكون له دائمًا منظور طويل الأجل وأن يعتمد على سوق متغير باستمرار. يجب أن تكون الشركة مستعدة أيضًا لتوسيع الموظفين إذا لزم الأمر. عند اختيار نظام إدارة ، من الضروري التركيز على أبسط الأشكال وأكثرها قابلية للفهم ، وليس لتعقيد عملية الإدارة. وطبعا لا تنسى مصالح المستهلكين

طرق نظام إدارة المشاريع

طريقة الإدارة هي طريقة للتأثير على الموظفين والفريق ككل ، والغرض منها ضمان تنسيق عملهم للحصول على النتائج اللازمة. وفقًا للمحتوى ، تنقسم طرق تنظيم إدارة المؤسسة إلى ثلاث مجموعات عريضة:

• تعتمد الأساليب الإدارية على تبعية الموظفين في التسلسل الهرمي وتنقسم بدورها إلى تنظيمية وإدارية. يغطي الأول الهياكل الإدارية بأكملها ويعطي تقسيمًا واضحًا للمسؤوليات ، تظهر في التعليمات والمعايير العامة للمؤسسة. هذا الأخير يشكل استجابة سريعة ويظهر في شكل أوامر.
• الأساليب الاقتصادية تقوم على الاهتمام بنتائج الإنتاج وتهدف إلى تشجيع الموظفين على تحقيق الأهداف التي حددتها لهم الإدارة. وهذا يشمل الحوافز المالية للموظفين في شكل مكافآت ، فضلا عن الموادالمسؤولية عن العمل المنجز
• تعتمد الأساليب الاجتماعية والنفسية على الحالة النفسية للموظفين وتشمل الأعمال التربوية والتعليمية المختلفة ، وخلق بيئة عمل مواتية ، وترسيخ الروابط الاجتماعية في الفريق ، ومشاركة الموظفين في الإدارة.

تكوين قيادة المنظمة

يتم تنظيم إدارة شؤون الموظفين في المؤسسة بمساعدة الإدارة العليا المعينة من قبل مالك الشركة أو مجلس المؤسسين. يجب أن يشتمل جهاز الإدارة على أربعة مجالات: عامة وتقنية واقتصادية وتشغيلية.

توحد الإدارة العامة جميع المديرين التنفيذيين ويرأسها مدير المؤسسة ، الذي يعتمد بدوره على النواب والمساعدين. رئيس التوجيه الفني هو كبير المهندسين في المنظمة ، وهو عادة النائب الأول لمدير المؤسسة. ومع ذلك ، فإن مهمتها الرئيسية هي إدارة العمل البحثي. ويرأس الدائرة الاقتصادية كبير المحاسبين التابع لقسم التخطيط والاقتصاد وقسم العمل وقسم المحاسبة وقسم اللوجستيات والقسم المالي وقسم التسويق.

تتكون خدمة الإدارة التشغيلية من قسم الإنتاج والإيفاد ومكتب التخطيط والإيفاد. يتم تعيين المرسل المناوب كرئيس للخدمة التشغيلية.

يتم تحديد المزيد من الإدارة بناءً على حجم الإنتاج وتشمل مديري المتاجر ، ورؤساء عمال الموقع.

العمل مع موظفي المؤسسة

من الضروري تحليل العمل مع موظفي المؤسسة بمزيد من التفصيل. كما ذكر أعلاه ، فإن الشخص هو المورد الرئيسي للمنظمة ، لذلك يجب أن يحظى بأقصى قدر من الاهتمام.

يبدأ العمل مع الأفراد بالتكيف. تتضمن هذه العملية التعريف العملي للأشخاص بمسؤولياتهم ، وإبلاغهم بوضوح بجميع المعلومات والقواعد واللوائح اللازمة للمؤسسة وأهدافها ، فضلاً عن إقامة علاقات شخصية بين الموظفين.

يجب ألا ننسى تطوير الموظفين وتحسين احترافهم. يبدأ كل شيء بفهم الموظفين للحاجة إلى التدريب المستمر والتطوير الذاتي ، والوعي بدورهم في الفريق وزيادة المسؤولية عن نتائجهم. لهذه الأغراض ، يتم عقد الأحداث التعليمية والدورات التدريبية. تعتمد التنمية على التعلم ، الذي يجب أن تديره المنظمة وتمولها. من المزايا المهمة للموظفين فرصة النمو الوظيفي من خلال التدريب المتقدم.

يوضح تحليل تنظيم إدارة المؤسسة الدور الكبير لتحفيز الموظفين. التحفيز هو عملية تشجيع الموظفين على العمل بفعالية وتستند إلى أساليب التأثير الإدارية والاقتصادية والاجتماعية والنفسية. يتكون هيكل أي من الدوافع من ثلاثة أجزاء رئيسية: تحديد حاجة الموظفين ، والمكافأة التي يمكن أن يحصل عليها الموظف ، وتعيين الإجراء اللازم لتلبية الحاجة.

لأغراض تحفيز الموظفين ، مثلالاحتياجات ، مثل الفسيولوجية والاجتماعية والنفسية ، واعتراف المجتمع بشخصيته ، والحاجة إلى التعبير عن الذات ، والمشاركة في عمل جيد ، وغيرها.

الخلاصة

تنظيم تخطيط إدارة المؤسسة هو عملية معقدة ومتعددة الأوجه تحتاج إلى تطوير مؤهل من قبل محترفين. مع نمو الشركة ، هناك اتجاه لتعقيد الهيكل التنظيمي والإداري ، وزيادة حجمه. الهدف الرئيسي لأي مؤسسة هو تنفيذ المعايير المحددة ، والتي من الضروري رفع مستوى الانضباط إلى المستوى المطلوب. للقيام بذلك ، تختار كل شركة أنسب طرق التأثير والإدارة لهيكلها.

يرتبط الاقتصاد وإدارة المشاريع ارتباطًا وثيقًا. مع النهج الصحيح لاختيار إدارة الشركة ، والعمل مع الموظفين ، وطرق تحفيز الموظفين لتحقيق النتائج المرجوة ، ستعمل الشركة على تطوير وزيادة أرباحها. مع اتباع نهج خاطئ ، سيكون كل شيء عكس ذلك تمامًا. هذا هو السبب في أن منظمة الإدارة يجب أن تولي أقصى قدر من الاهتمام وأن تحلل بشكل دوري نتائج أنشطة الإدارة.