السيطرة على العمليات النقدية للبنك. نظرة عامة على أنظمة مراقبة المعاملات النقدية

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

Cashier هو قطاع ضرائب ومحاسبة ضخم ، تحكمه العديد من اللوائح ومجموعات واسعة من القواعد. يتعين على جميع المنظمات ورجال الأعمال الأفراد الذين يبرمون تسوية مع نظرائهم الذين يستخدمون النقود الامتثال لها. نظرًا لأنه غالبًا ما يتم مواجهة أنواع مختلفة من الاحتيال في هذا المجال من المحاسبة ، فإن التحكم في المعاملات النقدية يزداد تعقيدًا وتشديدًا وتحديثًا كل عام. تتناول هذه المقالة دور مكتب النقد في المؤسسة ، وقواعد السلوك ، وكذلك أساليب وأنظمة التحكم في العمليات.

دور مكتب النقدية في المنظمات والبنوك

أمين الصندوق للمؤسسة ضروري للمؤسسات التي تقبل النقد وتصدره نقدًا. يمكن أن يكون الغرض من هذه العمليات أي: إصدار رواتب للموظفين ، ونفقات السفر ، ونفقات المكتب ، وتلقي المدفوعات من العملاء ، والتسويات مع الموردين. يجب تنفيذ كل هذه الإجراءات من خلال أمين الصندوق. يُعهد بمراقبة المعاملات النقدية إلى دائرة الضرائب.

عندما تكون في الروتين المعتادفي الحوار ، يتم استخدام كلمة "مكتب النقدية" ، وتظهر آلة تسجيل النقدية نفسها أمام عينيك. في الواقع ، في المنظمات لا يقتصر الأمر على معدات التحكم والحاسوب. مكتب النقد للفرد أو الكيان القانوني هو نظام كامل يتضمن مكان عمل أمين الصندوق مجهزًا جيدًا ، والبرمجيات ، والجهاز نفسه ، وتوافر التقارير ، والامتثال لقواعد الحد والتحصيل. يجب أيضًا إصدار المتخصص الذي يعمل في هذا المجال بشكل صحيح.

قواعد تجهيزات الغرفة

يبدأ التحكم في المعاملات النقدية بمتطلبات المبنى الذي يقع فيه مكتب النقد نفسه. بدون المعدات والمعدات المناسبة ، كما هو مطلوب بموجب قواعد ولوائح البنك المركزي ، يجب ألا يعمل مكتب النقدية. بالطبع ، لا تمتثل جميع المنظمات للوائح. مثل هذا النهج ، أولاً ، يمكن أن يؤدي إلى غرامات ، وثانيًا ، إنه خطير على المال والموظف المسؤول مالياً عنها. يجب على المؤسسات المصرفية الامتثال لجميع المتطلبات دون إخفاق ، وإلا فقد يتم حرمانهم من الترخيص. فيما يلي المتطلبات العامة لتجهيز ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية:

• وجود باب واحد فقط يغلق من الداخل. يجب أن يكون قفل الباب محكم الإغلاق ، وفي بعض الحالات يتم استخدام مسامير وبراغي حديدية وكذلك أقفال بحيث لا يمكن كسر الباب من الخارج.
• يوجد في الغرفة نافذة للتواصل مع العملاء واستلام واصدار الاموال. يجب أن تغلق النافذة أيضًا بإحكام وأن تكون مزودة بمفصلةقفل. بالمناسبة ، أبعاد الباب والنافذة منظمة بوضوح. يُسمح بالانحراف عن الأبعاد المحددة إذا كان لدى المؤسسة وحدة أمان.
• يجب أن تكون الغرفة مجهزة بخزائن معدنية. يجب إرفاقها بالهياكل الداعمة للمبنى بحيث لا يمكن إخراجها مع التفاصيل الداخلية التي تم ربطها بها. في نهاية يوم العمل ، الخزائن مقفلة ومختومة.
• التهوية والنوافذ يجب أن تكون مغلقة بإحكام وتزويدها بقضبان معدنية.
• يجب أن يكون هناك طفايتان في الغرفة.
• يجب أن يكون السجل النقدي مزودًا بإنذارات ترسل إشارات من دوائر أمنية مختلفة إلى مركز الشرطة المحلي أو مؤسسة الأمن.

إجراء العمل مع الكاشير

التحكم في المعاملات النقدية يعني ضمناً ترتيب عمل معين. عند وصوله إلى مكان عمله ، فإن واجب أمين الصندوق الأساسي هو التحقق من سلامة الأختام الموجودة على الصناديق والخزنة ، وكذلك التحقق مما إذا كانت هناك أي علامات على الاختراق والدخول غير المصرح به إلى المبنى. إذا لم يتم العثور على علامات تحذير ، يمكنك الذهاب إلى العمل. إذا كانت هناك علامات على وجود شخص آخر ، فمن الضروري الاتصال على الفور بوكالات إنفاذ القانون ، وقبل وصول الموظفين ، تأكد من حرمة المستندات والمعدات والأثاث الموجود في السجل النقدي. ولا يمكن تدقيق ما هو مفقود من مكان الحادث إلا بحضور رجال الشرطة. معهم ، يتم إعادة حساب محتويات الخزنة. بعد الفحصفي المبنى ، يتم تحرير القانون من أربع نسخ: واحدة مخصصة لضباط الشرطة ، والثانية لشركة التأمين ، والثالثة للشركة نفسها. نسخة رابعة مطلوبة إذا كان هناك منظمة أم.

الوصول إلى الغرفة التي يوجد بها مكتب النقد يجب أن يكون متاحًا فقط لأمين الصندوق ، ويتم إصداره وفقًا لجميع متطلبات البنك المركزي و TKRF ، وللسلطات. مجموعة المفاتيح المخصصة للرؤساء يجب أن تكون مختومة ومحفوظة في مكان آمن. يجب ألا يكون هناك متعلقات شخصية لأمين الصندوق في غرفة الصراف. فقط ما ينتمي إلى المنظمة الاقتصادية يوجد هناك.

هناك أيضًا متطلبات لمبلغ النقود التي يمكن الاحتفاظ بها في مكتب النقد بالمنظمة. من الضروري أن تحسب مسبقًا وتوثق في الإجراءات ذات الصلة حدود الأموال ، والتي لا ينبغي أن يكون هناك أي نقود في مكتب النقد في نهاية يوم العمل. للحفاظ على الحد ، يتم تنفيذ عملية خاصة - الجمع ، مما يعني أن النقل المتخصص مع الحماية الموثوقة ينقل الأموال إلى البنك. تقوم الفروع الصغيرة للبنك بجمع أموالها إلى الخزائن الرئيسية والمؤسسات - إلى البنك الذي لديها معه اتفاقية خدمة ودعم. لا يمكن تجاوز الحد النقدي إلا في غضون ثلاثة أيام ، عندما يتم إصدار رواتب موظفي المنظمة.

إجراء إصدار النقد من مكتب الصرف

تستند السيطرة على المعاملات النقدية للبنك والمؤسسات إلى لائحة واضحة لتحديد جميع الإجراءات معنقدا. يتم توثيق جميع المعاملات بشكل صحيح وتنعكس في أنواع مختلفة من محاسبة الأعمال.

يتضمن نظام التحكم في المعاملات النقدية انعكاس جميع عمليات التلاعب بالنقد باستخدام الإيصالات والنفقات النقدية والتقارير المسبقة والشيكات والعمل على الأموال المستخدمة الصادرة بموجب التقرير. يتم تسجيل جميع المعاملات في دفتر النقدية. في نهاية يوم العمل ، يتم تجميع تقرير مع الإيصالات المالية النهائية المرفقة المطبوعة من السجل النقدي.

يجب تأكيد جميع عمليات إصدار الأموال بأوامر نقدية بتوقيع الشخص الذي صدرت له. في برنامج المحاسبة ، يتم تحديد الغرض من الإصدار في التعليقات. يجب بعد ذلك تأكيد الدفعات والمدفوعات المقدمة بموجب التقرير عن طريق الشيكات أو الأعمال المنجزة أو الخدمات المستلمة. يتم تأكيد إصدار الأجور أيضًا من خلال أمر نقدي بالمصروفات ، بالإضافة إلى كشوف المرتبات.

الرقابة على المعاملات النقدية والتسوية تمنع بشكل قاطع إصدار الأموال المخصصة لشخص واحد مقابل توقيع آخر.

قواعد الصراف

المحاسبة والتحكم في المعاملات النقدية مخصصة في المقام الأول لمتخصص يسمى "أمين الصندوق". في المنظمات التي لديها عدد قليل من الموظفين ، يمكن للمسؤولين التالية أسماؤهم أداء دوره:

• رئيس المحاسبين
• محاسب قسم معين.
• أي موظف لديه معرفة خاصة والمهارات.

الشرط الإلزامي لجميع المسؤولين الذين يؤدون وظائف أمين الصندوق (حتى بدوام جزئي) هو اتفاق على المسؤولية الكاملة. إذا تقرر جعل مديرًا أو محاسبًا صرافًا ، فيجب أن يكون الشخص نفسه دائمًا. إذا ذهب في إجازة مرضية أو إجازة ، يتم استبداله بموظف آخر محدد في ترتيب الرئيس ، كما وقع أيضًا اتفاقية مسؤولية جديدة. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري وضع قانون قبول ونقل الأصول المادية. في عملية إعدادها ، يتم احتساب النقود ، والتحقق من حالة المعدات ، وتوافر جميع المستندات في وجود العمولة. تتكون اللجنة من مجموعة من ثلاثة أشخاص على الأقل. في أغلب الأحيان ، يشمل كبير المحاسبين والإدارة. الفعل مكتوب في ثلاث نسخ.

عند تسجيل أمين الصندوق ، يتم إرسال عينة من توقيعه إلى بنك الخدمة التابع للمنظمة أو المكتب الرئيسي للبنك. هي التي يجب أن تكون على جميع المستندات المتعلقة بعمل مكتب النقد.

يجب فحص مقدم الطلب الذي يتقدم لشغل وظيفة أمين الصندوق بعناية بحثًا عن سوابق غير سارة في العمل قبل تعيينه. يتم نقل مستنداته وصورته إلى جهاز الأمن أو يتم طلب المعلومات من وكالات إنفاذ القانون. الآن الإنترنت هو مساعد جيد لصاحب العمل في هذا الشأن. هناك العديد من قواعد البيانات حيث تشارك المؤسسات المعلومات حول الموظفين الذين تم فصلهم من العمل وارتكابهم سوء سلوك في مكان العمل.

لا يوصى بالعمل مع ماكينة تسجيل المدفوعات النقديةالسماح للأشخاص الذين يعانون من إدمان الكحول والمخدرات ، والإدانات السابقة ، والمخربين بالنظام العام ، وكذلك المصابين بأمراض عقلية مختلفة.

التحكم في تسجيل المعاملات النقدية

التنفيذ الصحيح لجميع الوثائق وتوافرها هو مطلب لا غنى عنه للبنك المركزي ، وبنك الخدمة ، وخدمة الضرائب والهيئات الرقابية الأخرى. يمكن إجراء الرقابة المالية على المعاملات النقدية بشكل غير مجدول ، مع تحذير ، مع مصادرة الوثائق والمعدات النقدية. تمارس العديد من المنظمات ، وخاصة الهياكل المالية ، تدقيقًا داخليًا مخططًا لمكتب النقد. في هذه الحالة ، يتم تجميع لجنة ، تتكون من موظفيها الأكفاء في هذا الأمر ، أو يتم تعيين شركة تدقيق خاصة ، والتي تجري جميع الفحوصات على المستوى المهني وتصدر تقريرًا عن الأعطال والتناقضات في المعاملات النقدية والتوثيق.

قد تؤثر عمليات التفتيش الميدانية وأنواع أخرى من عمليات التفتيش على عقود العمل ، والمسؤولية ، والبيانات الشخصية للموظفين ، وحالة المستندات النقدية ، وصحة وانتظام صيانتها ، والذاكرة المالية لسجل النقد ، ومعدات ومعدات مكتب النقدية ، وانعكاس المعاملات ، وصلاحيتها في المحاسبة ، والمحاسبة الاقتصادية والضريبية.

معدات تسجيل النقدية

تشتمل قائمة المعدات اللازمة للتحكم في المعاملات النقدية على سجل نقدي متخصص. لا يمكنك شراء هذا من متاجر الأجهزة العادية. على عكسمن طابعة وفاكس وآلة حساب ومعدات مكتبية أخرى ، لا يمكن بيع KKM إلا من قبل المنظمات التي حصلت على ترخيص خاص لهذا الغرض. كقاعدة عامة ، تخدم نفس المؤسسات أجهزة التحكم والحوسبة. يجب تسجيل كل سجل نقدي في مكتب الضرائب. يسجل جهاز ذاكرة خاص باستمرار جميع العمليات التي يقوم بها الكاشير مع الجهاز. علاوة على ذلك ، يتم تحويل هذه المؤشرات إلى خدمة الضرائب للمطابقة مع التقارير المقدمة من المؤسسة. يجب أيضًا إخطار مكتب الضرائب بجميع الأعطال والإصلاحات والشطب في السجل النقدي.

يتعين على جميع الكيانات القانونية (المؤسسات) التي تقبل النقد من العملاء العمل مع ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية. يمكن إعفاء رواد الأعمال الأفراد فقط من استخدام سجلات النقد. لديهم الحق في إصدار الشيكات يدويًا ، والتصديق على أصالتها بختمهم الخاص. لكن هذا الارتياح لا ينطبق على جميع رواد الأعمال. تتطلب بعض الأنشطة استخدام ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية فقط.

التحكم في المعاملات النقدية

بالإضافة إلى الفحص بواسطة الخدمات الخارجية ، يلزم إجراء فحص داخلي. تنص قواعد الحفاظ على مكتب النقدية على الجدول الزمني التالي لعمليات التفتيش المجدولة: قبل تقديم التقرير السنوي ، قبل تقديم التقارير ربع السنوية ، في الحالات التي يتغير فيها الشخص المسؤول ماليًا الذي عمل مع هذا المكتب النقدي. يتم أيضًا التحكم في مكتب النقدية والمعاملات النقدية ، في حالة الاشتباه في عدم نزاهة الموظف أو الكشف عن وقائع سرقة أو احتيال ، فإن المبلغ النقدي لا يتوافق مع المبلغ الوارد في المستندات.

تتبع إدارة بعض المنظمات سياسة عمليات التفتيش المتكررة غير المجدولة ، بحيث لا يميل الموظفون إلى الاستفادة من مناصبهم الرسمية والاتصال الوثيق بالنقود. لكل شيك ، يتم تعيين عمولة خاصة ، في كل مرة تتكون من أشخاص مختلفين لا علاقة لهم بتكوين محتويات السجل النقدي. يتم تسجيل تكوين اللجنة في فعل التحقق. غالبًا ما تكون العملية نفسها مصحوبة بتسجيل فيديو.

خصائص المعاملات النقدية المصرفية

يتضمن نظام مراقبة المعاملات النقدية للبنك تكوينًا أكثر تعقيدًا. في فروع المؤسسات المالية ، هناك عدة مستويات للتحقق يقوم بها متخصصون مختلفون. نظرًا لأن الأموال تمر عبر البنك أكثر من المؤسسات العادية ، فإن التعقيد والمتطلبات المتزايدة لنظام التحكم لها ما يبررها تمامًا. على الرغم من حقيقة أنهم يحاولون كل عام أتمتة جميع العمليات في البنوك ، إلا أن هناك حاجة إلى موظفين اثنين على الأقل يكونان مسؤولين عن سير العمليات بشكل صحيح: عامل أمين الصندوق ومدير أمين الصندوق. يقوم الأول بتنفيذ المعاملات خلال يوم العمل ، والثاني يصدر مبلغًا مقدمًا ، ويجمع ويحسب الأرصدة ، ويملأ المستندات النقدية ، ويجمع الأموال الزائدة عن الحد النقدي ، ويمارس الرقابة اليومية على المستوى الأساسي.

التحكم في النقد وأنظمة التحكم في السداد الأخرى

على نحو متزايد ، تتم السيطرة على إجراء المعاملات النقدية باستخدام أحدث التقنيات. الغرض منها هو تسجيل الإجراءاتأمين الصندوق ، والعميل ، وكذلك بيانات من الذاكرة المالية لسجلات النقد. تسمح لك هذه البيانات بإثبات سوء السلوك والاحتيال والسرقة وغير ذلك من عمليات الاحتيال. في المحكمة ، سيكون تسجيل الفيديو هذا دليلاً لا جدال فيه ، لأنه لم يعد من الممكن تغيير الشهادة المجمعة للمصدرين.

Cash Control هو نظام للتحكم في تسجيل النقد ، يتكون من سجل نقدي ، وكاميرات فيديو ملونة عالية الدقة ، وخادم فيديو ، وبرنامج يقوم بمزامنة المواد التي تلتقطها الكاميرا مع القراءات النصية لسجل النقد ، بالإضافة إلى مكان عمل بعيد لمتخصص أمني. هناك العديد من هذه الأنظمة في السوق اليوم. تعتمد جميعها على نفس طريقة العمل ، مع وجود اختلافات في الوظائف والتكلفة والتصميم وطرق الاتصال والتحليل. من بينها أنظمة التحكم التالية:

• DIT-POS - تعتمد التكلفة على إعدادات الخادم ، وتوصيل ما يصل إلى 16 من سجلات النقد ، وتخزين معلومات الفيديو والنص في مجمع.
• مفتش نقاط البيع - التطوير الروسي ، يكلف حوالي 6000 روبل ، لديه وظيفة البحث عن عملية من خلال معلمات الاستلام.
• POS-intellect - تطور روسي أيضًا ، يتميز بالقدرة على الاندماج مع أنظمة التداول المختلفة ، فالنص الموجود على الفيديو ليس فقط متراكبًا ، ولكن مدمج برمجيًا ، يتم البحث عن أجزاء الفيديو تلقائيًا.
• CHEKTV هو تطور روسي آخر مع القدرة على التكامل مع سجلات النقد وأنظمة التداول ، مع نظام تسجيل فيديو عالمي ، وتكامل برمجيات للنصوص والفيديو ، مع إمكانية الأجهزةتحليلات البيانات والبحث التلقائي عن الشظايا