أتمتة أنظمة الأعمال: الأدوات والتقنيات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

أنظمة CRM ، وحلول تخطيط موارد المؤسسات ، وأدوات WEB ومفاهيم BPM - كل هذه المصطلحات تقع على عاتق رواد الأعمال اليوم الذين يسعون جاهدين لتحديث أعمالهم. اختصارات غير مفهومة ، مصطلحات أجنبية غامضة … وهل هذا صحيح ، ما هو كل شيء - ERP- ، BPM- ، CRM-Systems؟

عناصر جديدة لصالح الجماهير

في الآونة الأخيرة ، أصبحت تكنولوجيا المعلومات وقوة الحوسبة عنصرا هاما في الحياة اليومية. لم يتجاوزوا مجال ريادة الأعمال. أتمتة أنظمة الأعمال هي عملية معقدة نوعًا ما لكتابة مثل هذه الحزمة من البرامج التي ستسمح لك بالتحكم في كل ما يحدث داخل الشركة ، وإذا أمكن ، تقليل احتمالية ارتكاب العامل البشري للأخطاء.

أصبحت نماذج إدارة الأعمال التقليدية تدريجياً من بقايا الماضي. تعد أتمتة أنظمة الأعمال هذه الأيام حدثًا إلزاميًا ، ومن الأفضل عدم التأخير ، لأن مرونة الشركة ، وقدرتها على البقاء في السوق ، والتكيف مع الظروف المتغيرة حتى في حالة المنافسة الشرسة تعتمد إلى حد كبير على هذا.

مصطلحات عامة

عملعملية - مجموعة من المراحل التي تسمح لك بتبسيط وتنفيذ استراتيجية لتحقيق الأهداف التي صاغها قادة المؤسسة. باستخدام أدوات أتمتة الأعمال الفعالة ، يمكنك توحيد جميع العمليات للحصول على ما تريد. سيؤدي ذلك إلى جعل التفاعل مع العملاء أكثر كفاءة ، وستكون إدارات المؤسسة في حوار مستمر ، وستزيد الأرباح. في الوقت نفسه ، سيكون العملاء راضين ، وسيبقى العملاء القدامى ، حيث ستكون جودة الخدمة عالية جدًا ، وسيأتي عملاء جدد ، بما في ذلك بناءً على توصية العملاء الذين سبق لهم الخدمة.

تتمثل الأهداف الرئيسية لأتمتة عمليات الأعمال في تحويل سير العمل إلى طريقة فعالة وفعالة ومربحة للبقاء في سوق السلع والخدمات. يتيح لك تطوير أنظمة الإدارة باستخدام الحلول الوظيفية والمريحة إدارة جميع العمليات في الشركة.

كيف يعمل؟

عندما يحتاج رائد الأعمال إلى اتخاذ قرار ، يجب على المرء أن يفهم أن اختيار نظام أتمتة الأعمال ليس بالمهمة السهلة والمسؤولة للغاية. من الضروري ، كلما أمكن ، إعطاء الأفضلية لمنتج فعال متخصص في المجال الذي تعمل فيه المؤسسة. من المعتقد أن الخيارات ملائمة للاستخدام وفعالة في التشغيل ، مما يسمح بنمذجة جميع العمليات التي تحدث داخل المنظمة ، بغض النظر عن التعقيد. إذا تم تنفيذه على خوادم سحابية ، مما يسمح بالوصول عبر الإنترنت ، فستكون أتمتة عمليات الأعمال هذه هي الأكثركفاءة.

الأدوات المرئية تجعل العمل مع النظام أكثر ملاءمة ، فمن الأسهل التحكم في جودة المعلومات المدخلة ، واكتمال الملء ، وكذلك تقييم فعالية كل موظف في المؤسسة. تصبح المعلومات الصحيحة التي يتم توفيرها للمدير من خلال أتمتة عمليات الأعمال الأساس لاتخاذ القرارات الإدارية.

جيد للجميع

لا تقل أهمية عن تقنيات أتمتة الأعمال لمديري الشركات ، الذين يتلقون بالتالي أداة يمكنك من خلالها في أي وقت تتبع الشخص المسؤول عن المهام ، وكذلك جميع المشاركين في العملية. في الوقت نفسه ، من الممكن حساب الوقت الذي يقضيه في تنفيذ العمل. هذه المعلومات ضرورية لمزيد من التخطيط للأنشطة.

عند تطوير أنظمة أتمتة الأعمال ، يجب أن يتضمن المنتج تذكيرًا تلقائيًا يسمح لك بالتحكم في المهام العاجلة. يتم إنشاء الرسائل في الوضع المحدد بواسطة البرنامج ، يمكنك تكوين إصدار معلومات حول الأحداث المختلفة التي تعتبر مهمة لموظفي المنظمة والعملاء. عند تطوير نظام ، من الضروري إيلاء اهتمام خاص للتصميم - يجب أن تكون الواجهة مفهومة على مستوى حدسي حتى يتمكن الموظفون من المشاركة بسرعة في العمل معه وعدم ارتكاب الأخطاء.

كل شيء لمندوبي المبيعات

أحد المجالات الرئيسية لتنفيذ نظام الأتمتة هو تحسين عمل الشركات المتخصصة في المبيعات ، وقبل كل شيء ، سيتعين على الموظفين العمل في منتج جديد ،مسؤول عن المعاملات. تتيح لك الأتمتة توزيع وقت العمل وزيادة فعالية كل يوم جديد. تنقسم العمليات التجارية المبرمجة في النظام إلى مراحل منفصلة ، ويمكن للمدير الذي يستخدم المنتج دائمًا الحصول على معلومات المساعدة المتعلقة بالخطوة الحالية.

تحتوي الأنظمة الحديثة على أدوات تسمح لك بتتبع جميع مراحل التفاعل مع عميل معين. يساعد هذا في تحليل الطلبات ، والتي على أساسها يمكن تقديم خدمة ، منتج مناسب لهذا العميل المعين. النهج الفردي والنظر في الاحتياجات ذات قيمة عالية في الوقت الحاضر. لتحليل الفعالية ، يمكنك اللجوء إلى أتمتة حساب قمع المبيعات. ستكون أداة مماثلة مفيدة في تحديد الاختناقات في عمل المؤسسة. من المعروف أن الأدوات الأخرى تساعد في جلب التحليلات إلى العمليات التجارية. يجب على رائد الأعمال اختيار الأكثر ملاءمة ، مع مراعاة خصوصيات مؤسسته ، وصياغة مهمة للمبرمجين الذين يطبقون نظام التحكم.

إدارة بحكمة

من المعتاد التحدث عن ثلاث فئات من أنظمة أتمتة عمليات الأعمال: التطوير والدعم الأساسي. يتم تحديد التدرج حسب درجة التأثير على عمل الشركة ، واعتماد النتيجة على صحة تطبيق نظام معين.

الأتمتة الفعالة هي أيضًا مجموعة أدوات يمكنك من خلالها التحكم في العملاء المتوقعين وتحديد احتياجات كل من العملاء المحتملين والقائمين بالفعل. يجب أن يكون القائد الجديدمسجلة ، معروضة في النظام ، بحيث يمكن للمدير المسؤول عن العملية في المستقبل أن يأخذها بعين الاعتبار في العمل ويصحح خطواته.

كل شيء للعميل

الفكرة الأساسية لعمل أي مؤسسة مهتمة بالنجاح هي إرضاء احتياجات العميل مع مراعاة احتياجاته وأذواقه. تصبح عدم دقة الخدمة هي المفتاح للحفاظ على الجمهور المتراكم ، ومن الممكن توفير مثل هذا المستوى من الخدمة إذا قمت بتطبيق نظام تحكم آلي لجميع المعاملات التجارية. سيساعد هذا على تجنب الأخطاء التي يسببها العامل البشري ، وسيبقي على التركيز على جميع القضايا والمواعيد النهائية والجوانب المهمة. تعد خدمة العملاء متعددة القنوات أداة مهمة جدًا لتنفيذ نظام مدروس وفعال.

التطوير ينطوي على برمجة عملية مرجعية ، والتي على أساسها سيتم بناء جميع الطلبات والطلبات. عند تحليل المعلومات الواردة ، يمكنك استخدام نافذة واحدة لمعالجة أكبر قدر ممكن من البيانات. باستخدام نظام مناسب ، سيتمكن المشغلون من الاتصال بالعقود المتعلقة بالعميل ، وعرض سجله ، وتتبع المواعيد النهائية ، والتحكم في توفر التعليقات ، وقضاء الحد الأدنى من الوقت والجهد في جميع هذه العمليات.

دعم التوثيق

يبدو أحيانًا أن توثيق كل عملية أمر ممل ومضجر ويستغرق وقتًا طويلاً وغير مجدي تمامًا. أخذ مطورو الأدوات الحديثة لأتمتة المؤسسات في الاعتبار مثل هذا الرأي الشائع ، لذلك يتمتع رجل الأعمال برأي كبيراختيار منتجات البرامج التي تساعد في تحسين عملية التوثيق.

جميع الأوراق الرسمية في متناول اليد دائمًا في شكل إلكتروني ، وهي منظمة ومرتبة ، وتتحكم الأدوات المبرمجة الخاصة في الوفاء بالمواعيد النهائية. يمكنك تتبع المراسلات والوثائق المحاسبية والعقود المبرمة مع العملاء والموردين. تتضمن العديد من المنتجات أيضًا قوالب مضمنة تسهل إنشاء مستندات جديدة. عند طلب نظام آلي لمؤسسة ما ، يزود رجل الأعمال المبرمجين بقالب أساسي مخزن في الذاكرة.

لماذا هذا ضروري؟

باستخدام نظام آلي ، يمكنك العثور بسرعة وكفاءة على المستند الصحيح من بين إجمالي كمية المعلومات. تسمح لك العديد من البرامج بإرفاق نسخ ممسوحة ضوئيًا ، وهو أمر مناسب أيضًا ويمنحك الوصول إلى نموذج مطبوع ، بغض النظر عن مكان وجود الشخص الذي يحتاج إلى المستند.

يساعد دمج المستندات في التخزين الإلكتروني في الحفاظ على التحكم في البيانات والتأكد من عدم فقد أي شيء. تجعل راحة وسرعة البحث سير العمل أكثر كفاءة ، وبالتالي أكثر كفاءة. من خلال توسيع حقوق الوصول ، يمكنك العمل مع المستند المحدد كمجموعة ، مما يساعد على التعامل مع المهام المعقدة التي تتطلب حلاً جماعيًا. إذا كانت المؤسسة تعمل غالبًا على المستندات التجارية ، فمن الضروري اختيار مثل هذا النظامالأتمتة التي تشمل قدرات الرؤية. هذا سيجعل عملية الموافقة على الوثائق أسرع وأكثر كفاءة.

انظر إلى المستقبل

فترة الأزمة تجبر الشركات على اللجوء إلى أكثر الأدوات فعالية وقوة ، وإلا فمن المستحيل البقاء في السوق. الأتمتة المتكاملة هي نهج حديث ، بفضل خفض التكاليف ، تصبح نتيجة العمل أكثر أهمية ، والمكون المالي أكثر ربحية للمؤسسة مما كان عليه قبل استخدام الحلول الآلية.

تطوير نظام هو مهمة مسؤولة تتضمن أولاً تحديد جميع العمليات التجارية للمؤسسة ، وتحديد تسلسلها ، وتصنيف أهميتها وتعقيدها. يتيح لك استخدام هذا النهج توحيد جميع المشاركين في العملية ، لتحقيق التفاهم المتبادل داخل الشركة وعند التواصل مع العميل. عند العمل على إنشاء نظام آلي ، من الضروري الانتباه إلى كل من العمليات الرئيسية في عمل المنظمة والعمليات المساعدة التي تدعم البنية التحتية. يجب أن نتذكر أن العمليات التجارية هي التي أصبحت الأساس لتخطيط نشاط المؤسسة ، وتطوير الموظفين وتحسين الأداء.