التحكم في المؤسسة: الأدوات والأهداف والغايات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2024-01-17 18:39

أولئك الذين يسمعون كلمة "سيطرة" لأول مرة عادة ما يتخيلون السيطرة على شيء ما ، لكن في الحقيقة ليس الأمر كذلك على الإطلاق. يعتبر التحكم في المؤسسة نظامًا معقدًا يهدف إلى تحسين العمليات المالية والموظفين والعمليات التكنولوجية من أجل تحقيق الأداء الفعال للمؤسسة ككل. على عكس التحكم ، المصمم لتحديد المشكلات والأخطاء التي حدثت في الماضي ، يسعى التحكم إلى بناء نظام إدارة العمليات في الشركة الذي يركز على الشؤون الحالية والمستقبلية. لماذا هذا مهم جدا؟

تعد خدمة التحكم في المؤسسة عنصرًا مهمًا ، حيث يمكن لموظفيها تقليل فقدان الموارد ، وتحليل الخطط الحالية والمستقبلية ، وكذلك تحديد الأخطاء المحتملة ، أي تلك التي قد تحدث في سياق أنشطة الشركة. ومع ذلك ، لفهم ماهية هذا النوع من النشاط ، من المهم دراسة ميزاته ونقاطه الرئيسية بمزيد من التفصيل. ستناقش هذه المقالة المفاهيم الأساسية والأهداف والغاياتالسيطرة ومفاهيمها وأدواتها ووظائفها.

مفاهيم وتعريفات

التحكم هو اتجاه جديد في نظام الإدارة ، لذلك لا يوجد اليوم تعريف واضح لهذا المفهوم. ومع ذلك ، هناك العديد من التعريفات الأكثر شيوعًا وتعكس جوهر هذا المصطلح.

أصله مرتبط بالفعل الإنجليزي للتحكم. في الترجمة ، "السيطرة" هي "الإدارة ، الإشراف ، التحكم ، الإدارة ، التنظيم". ومع ذلك ، فإن مثل هذا الوصف لا يكفي لفهم جوهر هذه الظاهرة ، لذلك يجدر النظر في التعريفين التاليين الأكثر دقة.

السيطرة هي مجال منفصل من النشاط في المنظمات ، والذي يرتبط بتنفيذ الوظيفة الاقتصادية ويهدف إلى اتخاذ القرارات الاستراتيجية والتشغيلية الصحيحة من قبل الإدارة.

التحكم عبارة عن مجموعة من الإجراءات التي تهدف إلى دعم جميع العمليات بالمعلومات الضرورية والدعم التحليلي لاتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة. غالبًا ما تهدف إلى زيادة الأرباح في المنظمة.

يجب أن تتضمن الرقابة الحديثة في المؤسسة بالضرورة نظام إدارة الجودة وإدارة المخاطر ونظام المؤشرات الرئيسية ، بالإضافة إلى إدارة العمليات في تنفيذ أي نوع من التخطيط.

الأهداف والغايات

بناءً على المفاهيم الأساسية ، يمكننا أن نستنتج أن الأساسيالغرض من التحكم في المؤسسة هو توجيه جميع عمليات الإدارة نحو تحقيق أهداف معينة ، والتي يمكن التعبير عنها في تحسين المنتجات ، وتحقيق مستوى مناسب من القدرة التنافسية ، وما إلى ذلك. بمعنى آخر ، الهدف هو الحفاظ على الإدارة الفعالة للمنظمة. ما هو غرضه

بناءً على الهدف ، يتم تمييز المهام الرئيسية التالية للتحكم عند إدارة الشركة:

• تطوير منهجية التخطيط وتنظيمها ؛
• المحاسبة ، بما في ذلك جمع المعلومات ومعالجتها ؛
• السيطرة ؛
• تنظيم أحداث نظام المراقبة الخاصة.

هذه المهام ، باختصار ، لها مهام فرعية خاصة يجب أن تقوم بها الخدمة أو القسم المكلف بوظيفة التحكم. يشمل تطوير منهجية التخطيط وتنظيمها ما يلي:

• ضمان إنشاء إطار تنظيمي يساعد في تنفيذ توقعات تطوير الشركة ؛
• تقديم المشورة للأشخاص الذين يطورون الخطط الإستراتيجية ؛
• تنسيق العمل في اعداد الخطط المختلفة ، في تحديد الاهداف الرئيسية للشركة والميزنة ؛
• المشاركة في المناقشات وتعريف البارامترات (النوعية والكمية) للعمل

تتضمن مهمة المحاسبة ما يلي:

• تطوير هيكل لنقل المعلومات وتلقيها ؛
• إنشاء نظام دعم المعلومات لتوفير المراجع والمعلومات وتقارير للأشخاص المسؤولين عن عملية معينة في إدارة الشركة ؛
• تحديد الحاجة إلى توفير المعلومات اللازمة للمديرين أو غيرهم من الأشخاص المسؤولين ؛
• مقارنة الخطط والتقارير وتجميع وثائق التقارير المؤقتة التي توضح تقدم الخطط ؛
• تحليل الانحرافات عن الخطط وتحديد الأسباب المحتملة ووضع مقترحات لمنع تأثير العوامل السلبية التي تسببت في اضطرابات في العمل.

تشمل مهمة التحكم:

• مراقبة تنفيذ الخطط الهادفة إلى تحقيق الأهداف الاستراتيجية ؛
• مراقبة حالة الظروف البيئية المتعلقة بوضع الخطط الاستراتيجية ؛
• رصد نقاط الضعف التي تم تحديدها أثناء التخطيط أو مراجعة تقدم البرنامج.

تنص مهمة تنظيم الأحداث لنظام مراقبة خاص على ما يلي:

• تطوير إطار تنظيمي للحصول على المعلومات وتوفيرها داخل المنظمة ؛
• تطوير الأنشطة التي توفر معلومات إضافية ودعمًا تحليليًا.

تحتل المحاسبة مكانة خاصة في نظام التحكم في الشؤون المالية والموظفين والموارد. كقاعدة عامة ، تتضمن التقارير التقليدية التركيز على الماضي وعرض البيانات الواقعية حول العمليات والظواهر السابقة ، بينما يركز إعداد التقارير في التحكم على المستقبل.

وهكذا ، يمكنك أن ترى أن تنظيم السيطرة في المؤسسة يساهم في الخلقالسيطرة الحالية على العمليات من أجل تحديد نتائج قرارات إدارية معينة. يمكن القول أيضًا أن إدخال التحكم يسمح لك بإنقاذ إدارة الشركة من اتخاذ قرارات متهورة أو غير مربحة تنطوي على إهدار للموارد.

طرق

لإنجاز جميع المهام المحددة عند إدارة منظمة ، فإن التحكم يتضمن استخدام الأساليب العلمية العامة التالية:

• تحليل ؛
• خصم ؛
• التعريفي ؛
• المواصفات ؛
• تجريد ؛
• توليف ؛
• القياس ؛
• محاكاة.

بعد النظر في أهداف وغايات وطرق هذا المجال من النشاط ، من المهم للغاية الإسهاب في وظائفه.

وظائف

يتضمن نظام التحكم في المؤسسة وظائف أساسية مثل:

• إعلامي ؛
• المحاسبة والمراقبة ؛
• تحليلي ؛
• وظيفة التخطيط

وأيضًا ، بشكل مشروط ، يمكن التمييز بين ثلاث وظائف ، والتي ستكون مزيجًا مما سبق - الخدمة والتعليق والإدارة.

أسباب للتحكم

في مطلع القرنين التاسع عشر والعشرين ، واجه العديد من القادة الأمريكيين في عملية إدارة المنظمات حاجة ملحة لتحسين أساليب المحاسبة الاقتصادية والرقابة المالية. بدت المحاولات الأولى لتحسين نظام المحاسبة هكذاالطريقة - رؤساء الشركات المعينون للممول الرئيسي وسكرتير الشركة بمهمة تقديم معلومات تحليلية حول القضايا الاقتصادية والاقتصادية. وهكذا ، تم تكوين علاقة عمل وثيقة بين الدائرة المالية والشخص الذي يساعد الرئيس التنفيذي. بعد ذلك ، وجد أنه نظرًا لتنوع المعلومات والحاجة إلى تفاصيلها ، فمن المناسب تكليف هذه المهمة بأفراد. وهكذا تم إدخال الضبط في المؤسسة.

يمكن التمييز بين المتطلبات التالية لظهور السيطرة:

• الأزمة الاقتصادية العالمية ؛
• تعقيد وتشديد النظام الضريبي لرواد الأعمال
• تعقيد أشكال التمويل

تطور السيطرة كفرع من العلوم الاقتصادية يعود للأسباب التالية:

• تدويل وتمييز الشركات
• تغيير التقنيات المشاركة في مجالات الإنتاج ؛
• تعقيدات نظام إدارة المشاريع ؛
• تعقيد البيئة الخارجية ؛
• تعقيد عمليات الاتصال لاتخاذ القرارات الإدارية ، مما أدى إلى الحاجة الماسة إلى موظفين أكفاء في مجال هندسة النظم وتنظيمها.

اليوم ، يلاحظ العديد من رؤساء المؤسسات الأجنبية أنه بعد إنشاء أقسام الرقابة في المؤسسة ، على سبيل المثال ، زاد دخل الشركة ، وأصبح استخدام الموارد المالية والبشرية وأنواع أخرى من الموارد أكثر صحة ونجح في طريقة مهمة.خفض التكاليف.

تواجه خدمة التحكم في المؤسسة مهمة جدية للغاية - لضمان التجميع السريع وإعداد تحليل مفصل للمعلومات حول جميع التكاليف المتاحة من أجل إدارة المؤسسة. يجب أن يتلقى مدير المؤسسة ورئيس الخدمة المالية ورؤساء أقسام الإنتاج المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة منتظمة بحيث في حالة حدوث انحرافات محتملة ، يمكنهم اتخاذ الإجراءات الصحيحة وتصحيح عمل المؤسسة بأكملها.

مفاهيم

اليوم ، يتميز المفهوم الألماني والأمريكي للسيطرة في الأدبيات الاقتصادية. بشكل عام ، هذه المفاهيم متشابهة جدًا مع بعضها البعض ، لكن الاختلاف الرئيسي بينهما هو أن الأول يركز أكثر على النظر في مشاكل المحاسبة الداخلية وتحليل البيئة الداخلية للمنظمة ، والثاني يركز أكثر على مشاكل البيئة الخارجية التي ترتبط بها الشركة بشكل وثيق.

من الجدير بالذكر أن المفهوم الألماني قد حظي بقبول أوسع. وفقًا لهذا المفهوم ، فإن المهمة المركزية هي حل مشاكل المحاسبة الداخلية بشكل مخطط ومراقبة وتوثيق.

يضع المفهوم الأمريكي أيضًا في المقدمة حل القضايا المتعلقة بالشكل المخطط والرقابي والمستندي للمحاسبة الداخلية ، ولكن هنا يتم أيضًا إعطاء المكان المركزي لحل مشاكل تقييم البيئة الخارجية وتفاصيلها التحليل

أدوات

أدوات التحكم هي مجموعة من الإجراءات التي تسمح لك بأداء وظائف ومهام معينة. يمكن تصنيف هذه الأدوات على أنهاالمعايير:

• فترة الصلاحية (إستراتيجية أو تشغيلية) ؛
• نطاق (يعتمد على المهام).

من أجل الفهم الواضح للأدوات الرئيسية المستخدمة في التحكم وتحت أي ظروف يتم استخدامها بشكل أفضل ، ضع في اعتبارك الجدول أدناه.

نطاق التطبيق	مجموعة الأدوات	فترة الصلاحية
محاسبة	تقارير الأنشطة التجارية نماذج التسجيل أرقام المحاسبة طرق تحليل التقارير	تشغيلية
تنظيم تدفق المعلومات	نظام إدارة الوثائق	الاستراتيجية
التخطيط	العمل مع أحجام الطلبات تحليل نقطة الانهيار تحليل ABC تحليل نقاط ضعف الشركة تحليل المشاريع الاستثمارية تحليل الخصم تحليل أنماط المبيعات والاستهلاك تقييم ربحية البدء في انتاج المواد الخام لتصنيع منتجاتنا تقدير منحنى التعلم طرق لوجستية قياس الأداء تقييم إمكانات الشركة تحليل SWOT خرائط التصور قياس جودة الخدمة مخطط جانت حساب مستوى المخزون تخطيط القدرات التسعير تحليل حواجز الدخول تخطيط الشبكة والمزيد	الاستراتيجية
المراقبة والتحكم	نظام الإنذار المبكر تحليل التكلفة تحليل تطابق المؤشرات (المخططة والفعلية) تحليل الفجوة	الاستراتيجية

يجب التعامل مع مسألة اختيار الأدوات في السيطرة بحذر شديد. على سبيل المثال ، بالنسبة لمنظمة تعمل في سوق احتكار أو احتكار ، فلا فائدة على الإطلاق من استخدام تحليل المنافس.

الأدوات المذكورة أعلاه في السيطرة على التمويل يمكن أن تبسط إلى حد كبير إجراءات التنمية الاقتصادية وإعداد وثائق التخطيط وإعداد التقارير.

التحكم الاستراتيجي والتشغيلي

هناك نوعان من الضوابط والتي تختلف في فترة عملهم وكذلك المهام وطرق حلها.

يهدف التحكم الاستراتيجي إلى تنفيذ برامج واستراتيجيات طويلة الأجل. هدفها هو تشكيل نظام تخطيط واضح يسمح لك بإدارة الشركة بشكل موثوق ، مما سيؤدي إلى زيادة الأرباح.

أ. حدد Galweiter (عالم-اقتصادي) في كتاباته ثمانية مجالات يجب أن تغطيها السيطرة الاستراتيجية ، وهي:

1. تحديد اكتمال خطط الشركة ومحتواها الرسمي والمالي.
2. السيطرة على عدم الاستقرارداخل المنظمة وفي البيئة الخارجية ، والتي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بتنفيذ الخطط الإستراتيجية للشركة.
3. التحكم في اتخاذ القرارات المهمة وتنفيذها بناء على جانب التوقيت.
4. متابعة تنفيذ الخطط خاصة في المراحل الصعبة أو المهمة من تنفيذها
5. الاستجابة في الوقت المناسب للظروف الخارجية والداخلية المعاكسة التي قد تسبب ضررًا ماليًا للمنظمة أو تعطي منتجًا ثانويًا للنشاط.
6. تتبع الموقف الاستراتيجي للشركة بناءً على المراجعات المنتظمة.
7. التحقق من ترسيم حدود الوحدات الاستراتيجية للمشروع
8. مراقبة الامتثال للمبادئ المحددة للمؤسسة ، والتي تم تحديدها مسبقًا.

يمكن تمييز المهام التالية لهذا النوع من التحكم:

• تحديد الأهداف الكمية والنوعية
• مسؤولية التخطيط
• وضع نظام من الاستراتيجيات البديلة ؛
• تحديد النقاط الحرجة في البيئة الداخلية والخارجية لنظام الاستراتيجيات البديلة ؛
• تحديد وإدارة نقاط الضعف التنظيمية ؛
• تشكيل بطاقة الأداء
• إدارة الانحرافات ومؤشراتها
• إدارة الحوافز في مؤسسة
• إدارة الإمكانات الاقتصادية.

يختلف التحكم التشغيلي في المؤسسة عن الإستراتيجية من حيث أنه يهدف إلى مساعدة المديرين على تحقيق النتائج في الأهداف قصيرة المدى. وتجدر الإشارة إلى أن مهمتها الأساسية هي منع حدوث أزمةالحالة في المنظمة وتتبع التقدم الحالي للأنشطة المخطط لها.

لفهم الاختلافات بين هذين النوعين ، ضع في اعتبارك الجدول أدناه.

علامات	السيطرة الاستراتيجية	التحكم التشغيلي
التوجه	البيئة الداخلية البيئة الخارجية	الربحية كفاءة التكلفة
مستوى التحكم	استراتيجي (طويل المدى)	التكتيكية والتشغيلية
الأهداف	خلق الظروف من أجل البقاء تنفيذ إجراءات لمواجهة الأزمة الحفاظ على الإمكانات الناجحة	ضمان السيولة والربحية
المهام الرئيسية	تحديد الأهداف الكمية والنوعية مسؤولية التخطيط تطوير نظام من الاستراتيجيات البديلة تحديد النقاط الحرجة في البيئة الداخلية والخارجية لنظام الاستراتيجيات البديلة تحديد وإدارة نقاط الضعف التنظيمية تحليل فعالية التكلفة	المساعدة المنهجية في تطوير الميزانية ابحث عن نقاط الضعف للتحكم التكتيكي تحديد مجموعة المؤشرات القابلة للتحكم وفقًا للتيارأهداف مقارنة بين المؤشرات المخططة والفعلية تحديد تأثير الانحرافات على تنفيذ الخطط الحالية الدافع

العلاقة بين التحكم التشغيلي والاستراتيجي

هذان النوعان من التحكم جزء لا يتجزأ من بعضهما البعض. إن أهم مهمة للتحكم الاستراتيجي هي ضمان وجود مؤسسة معينة على المدى الطويل ، والتشغيل - التخطيط الحالي وتنفيذ خطط معينة للربح.

يمكن تمثيل العلاقة بين هذين النوعين على النحو التالي:

• "فعل الشيء الصحيح" هو سيطرة استراتيجية ؛
• "فعل الشيء الصحيح" قيد التشغيل.

وهكذا ، يمكننا أن نستنتج أن التحكم التشغيلي جزء لا يتجزأ من تنفيذ الاستراتيجية.

مقدمة وتنظيم الخدمة

إذا قرر رئيس المؤسسة تنفيذ نظام تحكم ، فسيحتاج أولاً إلى إجراء تغييرات على الهيكل التنظيمي وإنشاء خدمة (قسم) ، والتي يجب أن تكون تابعة مباشرة للمدير العام أو الرئيس تنفيذي. قد تشمل خدمة المراقبة الاختصاصيين التاليين:

• رئيس الخدمة
• مراقب - أمين ورش العمل (الأقسام / الأقسام / الأقسام) ؛
• محاسب إداري ؛
• متخصص نظم المعلومات

إذا كان حجم الإنتاج أوحجم المنظمة صغير ، عندها يمكنك الجمع بين وظائف هذه المناطق واستبعاد منصب واحد.

لتنظيم العمل بشكل صحيح عند تنفيذ مثل هذا النظام ، يجب إعطاء كل متخصص توصيفًا وظيفيًا ، وسيتم تحديد وظائفه بناءً على احتياجات المؤسسة.

يجب على كل زعيم ، وخاصة تلك الشركات الواقعة في مناطق ما بعد الاتحاد السوفيتي ، أن يتذكر أن إدخال أساليب الإدارة المبتكرة يمكن أن يسبب انتقادات من الموظفين ، وفي بعض الحالات حتى الرفض التام. لذلك ، قبل البدء في عمل خدمة التحكم ، من الضروري تقديم الابتكارات ونقل انتباه جميع الموظفين إلى المهام الرئيسية والأهداف والوظائف الرئيسية التي ستؤديها هذه الوحدة الهيكلية.

وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن تنفيذ مثل هذه الخدمة يجب أن يتم على مراحل وأن يشمل مرحلة تمهيدية يتم فيها دراسة حالة المؤسسة ، ثم التنفيذ نفسه ، وأخيراً مرحلة التشغيل الآلي ، إذا لزم الأمر.

الخلاصة

بشكل عام ، تعكس السيطرة مجموعة كبيرة من التخصصات الاقتصادية والإدارية العلمية - الإدارة والتخطيط الاستراتيجي وعلم التحكم الآلي والنظرية الاقتصادية وما إلى ذلك. بفضل هذا ، يكون المدير المحترف أو فريقًا من العديد من المتخصصين الموكلين بوظيفة التحكم قادرًا على حل مشكلات الإنتاج والاقتصاد والموظفين ، مع مراعاة تنوع وتنوع مشاكل هذا النشاط.هذا هو السبب في أن وجود نظام تحكم راسخ في المؤسسة يسمح بحل المشكلات والتنبؤ بها في كثير من الأحيان ، مما يؤدي بدوره إلى الاستجابة في الوقت المناسب وتقليل التكاليف المختلفة والخسائر المالية الجسيمة.