أسس وأنماط وهيكل التفاوض

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

في حياة كل شخص ، تلعب المفاوضات دورًا مهمًا. كل يوم يجب أن يتفق الناس على شيء ما في العمل والمنزل. للمفاوضات أهمية كبيرة في حياة رجال الأعمال ، لأن نجاح أي نشاط ، وبالتالي الدخل المالي ، يعتمد على مثل هذه الاتصالات التجارية.

ومع ذلك ، لا يكفي مقابلة شخص وبدء محادثة معه. يقول رجال الأعمال المتمرسون إنه من الضروري معرفة هيكل المفاوضات التجارية وأنماطها والفروق الدقيقة الأخرى. كل هذا يمكن أن يساعد في تلك اللحظات عندما تكون هناك حاجة لإقناع الشركاء أو الموافقة على شيء ما.

علاوة على ذلك في المقالة ، سيتم النظر في هيكل التفاوض بالتفصيل ، وسيتم وصف مراحلها ووظائفها. بالإضافة إلى ذلك ، سيتم تصنيف أساليب التفاوض والفروق الدقيقة في الاتصالات التجارية عبر الهاتف ومع شركاء من دول أخرى.

تعريف مفهوم "المفاوضات"

قبل أن تبدأ في دراسة هيكل المفاوضات ، عليك أن تفهم ما هي وما هو الدور الذي تلعبه بشكل عام. إذن ، المفاوضات هي اتصالات تجارية تهدف إلى التوصل إلى قرارات مشتركة بشأن القضايا قيد المناقشة. كقاعدة عامة ، المفاوضات تعنيهو تواصل بين الناس الذين لديهم رأي مماثل ويسعون لتحقيق نفس الأهداف.

دور التفاوض في الأعمال

من الضروري التمييز بين مثل هذا التواصل وتلك عندما يتفق الشركاء تمامًا مع معتقدات بعضهم البعض أو ، على العكس من ذلك ، يكونون في غاية الأهمية. في الواقع ، في الحالة الأولى ، هذا تعاون بالفعل ، وفي الحالة الثانية - المواجهة. الهدف الرئيسي للمفاوضات هو إيجاد الحلول المثلى للقضية لكلا الجانبين وتحديد خطة عمل مشتركة.

كقاعدة عامة ، إذا التقى الطرفان من أجل هذا ، فإنهم مهتمون بالتعاون. لذلك فإن دور التفاوض هو تطوير علاقة عمل مثمرة.

هيكل التفاوض

كل نوع من التفاوض يفترض نفس الهيكل. يحاول رجال الأعمال المتمرسون بناء محادثتهم باتباع مراحل معينة. هذا النهج يوفر الوقت ويهدف إلى التواصل الناجح. لذلك ، يتضمن هيكل التفاوض أربع مراحل رئيسية:

1. التحضير
2. التفاوض.
3. إنهاء المفاوضات.
4. تحليل النتائج

كل مرحلة من هذه المراحل مهمة بنفس القدر في عملية اتصالات الأعمال. من المهم أن نلاحظ أن هيكل عملية إجراء المفاوضات الدولية يشبه تمامًا الهيكل المذكور أعلاه. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن التواصل مع شركاء من دول أخرى يتطلب أيضًا إعدادًا إضافيًا ، حيث توجد حاجة لدراسة التقاليد وقواعد الاتصال والتفاصيل الأخرى الخاصة بالأشخاص الذين سيتعين عليك التفاوض معهم. يجدر النظر في كل منهم بمزيد من التفصيل.الطريق

المرحلة الأولى: التحضير

يعتمد نجاح أي اتصال تجاري مع الشركاء إلى حد كبير على جودة التحضير للمفاوضات. يقترح الخبراء في هذه المرحلة من هيكل مفاوضات الأعمال استخدام نموذج التحضير التالي:

1. تحديد موضوع المفاوضات. من المهم أن نفهم ما سيتم مناقشته ، لأنه بدون هذه اللحظة يستحيل الاستفادة من التواصل. وفقًا للمديرين ذوي الخبرة ، تأتي المبادرة دائمًا من شخص أكثر دراية بالموضوع قيد المناقشة.
2. من الضروري وضع برنامج تقريبي للمفاوضات. سيساعد السيناريو الغريب في توقع نتيجة الاتصال. قد تكون هناك عدة سيناريوهات حسب مدى تعقيد المفاوضات.
3. من الضروري تحديد اللحظات التي يمكن فيها الاستسلام للشركاء ، وتلك اللحظات التي يكون فيها من المستحيل تمامًا الاستسلام. في الوقت نفسه ، من الضروري توقع التنازلات التي قد تترتب على الجانب الآخر من المفاوضات.

هذا النموذج متعدد الاستخدامات للغاية. ومع ذلك ، من المستحيل تنفيذ خطة العمل هذه استعدادًا لاتصالات الأعمال إذا لم تكن الأسئلة التالية قد تمت دراستها مسبقًا:

1. الغرض من المفاوضات
2. شريك (موقعه في السوق ، الوضع ، إلخ)
3. التفاوض.
4. أشخاص حاضرون في المحادثات
5. الشروط والظروف الممكنة.

يمكن إشراك العديد من المتخصصين في عملية الإعداد ، ومع ذلك ، فإن الشخص الذي سيشارك بشكل مباشر في التواصل مع شريكتلتزم بدراسة كل تفاصيل المعلومات التي تم جمعها مسبقًا. وتجدر الإشارة إلى أن جودة الإعداد هي التي تحدد نتيجة اتخاذ القرار. على سبيل المثال ، تدرس المرحلة الأولى من هيكل مفاوضات المبيعات ما سيتم تقديمه للعميل ، والغرض من الاجتماع ، وقدرة العميل على الدفع ، والتفاصيل الأخرى التي ستسمح لك بالترويج للمنتج وإغلاق الصفقة.

المرحلة الثانية: المفاوضات

يتضمن هيكل التفاوض الطرق التالية لإجراء المرحلة الثانية:

1. طريقة التباين. وهي مبنية على أساس حقيقة أن رد الفعل السلبي للشريك على الشروط المطروحة معروف مسبقًا. يمكن أن تسمى هذه المفاوضات معقدة. لذلك ، أثناء المحادثة ، يجب أن تعمل على إيجاد أفضل حل للمشكلة بأسلوب مختلف.
2. طريقة التكامل. يُنصح باللجوء إلى هذه الطريقة عندما يكون الشريك مهووسًا بمصالحه الخاصة ، لكنه لا يأخذ في الاعتبار الفروق الدقيقة في العلاقات الاجتماعية. تهدف هذه الطريقة إلى إقناع الطرف الآخر بمدى ملاءمة تقدير الخسائر في حالة إهمال العلاقات الاجتماعية. الغرض الأساسي من تطبيق هذه الطريقة هو إقناع الشريك بأن مسؤولية اتخاذ القرارات بشأن الموضوع قيد المناقشة تقع على عاتق جميع أطراف المفاوضات.
3. طريقة الموازنة. تتضمن هذه الطريقة اختيار أفضل الحجج لإقناع الشريك. يمكن أن تكون هذه الحقائق ، والإحصاءات ، والحسابات ، وما إلى ذلك. من المهم أنه عند استخدام هذه الطريقة ، من الضروري الوقوفمكان الشريك وتقييم الموقف من جانبه. هذا يسمح لك باختيار الوسيطة الأكثر صحة في الوقت المناسب.
4. طريقة التسوية. تشير هذه الطريقة إلى أن الشركاء مستعدون للبحث عن حلول وسط مقدمًا ، وفي حالة اختلاف وجهات النظر ، يجب أن يتوصلوا باستمرار إلى اتفاق. لا تعني طريقة التسوية رفض الشروط الأصلية ، بل تهدف إلى النظر في المشكلة باستخدام جميع الاحتمالات. وتجدر الإشارة إلى أن طريقة التسوية تستخدم عندما يهدد رفض التفاوض وعدم القدرة على إبرام اتفاقيات معينة الطرفين بنتائج عكسية.

مراحل التفاوض في المرحلة الثانية

بشكل عام يمكن تمييز المراحل التالية من المفاوضات والتي تشمل هيكل المفاوضات في المرحلة الثانية:

1. الاجتماع والاتصال. تبدأ المفاوضات من لحظة الاجتماع مع الشريك ، حتى لو كان لابد من مرافقته من المطار ومحطة القطار. قد لا تكون هذه المرحلة مهمة جدًا من وجهة نظر موضوع المفاوضات ، ولكن اعتمادًا على الانطباع الذي يتركه طرف الاجتماع على شريكه ، فإن نتيجة المفاوضات ستعتمد جزئيًا.
2. بداية الجزء التجاري. في هذه المرحلة ، يتم توجيه انتباه الشريك إلى المعلومات وموضوع المناقشة.
3. نقل المعلومات. تتضمن هذه المرحلة إقناع الطرف الآخر بأنهم سيتصرفون بحكمة من خلال قبول معتقداتك.
4. تبرير مفصل. في هذه المرحلة ، يتم مناقشة الأفكار والمقترحات الخاصة بالفرد. آحرونبمعنى آخر ، إذا كان الشريك مهتمًا بالمقترحات ، لكنه غير متأكد تمامًا من أي شيء ، فمن الضروري مناقشة كل ما سبق وإزالة كل الشكوك.

المرحلة الثالثة: استكمال المفاوضات

المرحلة الأخيرة من هيكل التفاوض هي استخلاص المعلومات الإلزامي. إذا كان مسار الاتصالات التجارية إيجابيًا للغاية ، فإن إكمال المفاوضات يعني ملخصًا موجزًا. هذا ضروري حتى يتأكد كل طرف من أن كل فرد يفهم الآخر تمامًا. بعد ذلك ، تتم مناقشة احتمالية عقد اجتماعات جديدة.

وإلا ، عندما لا يتم التوصل إلى اتفاقيات نتيجة للمفاوضات ، فمن المهم الحفاظ على اتصال شخصي مع الشريك. من المهم أن نلخص ما تمكنا من إيجاد أرضية مشتركة ، وأن نقول تلك النقاط التي لا تناسب أحد الطرفين. في نهاية اجتماع العمل الذي كان له نتيجة سلبية ، من المهم عدم فقدان ماء الوجه ومحاولة نزع فتيل الجو من خلال وداع غير رسمي وودود. ولكن لا ينبغي بأي حال من الأحوال التحدث بوقاحة مع شريكك وقطع المفاوضات فجأة بمغادرتك. يجدر بنا أن نتذكر أنه من الأفضل عرض مناقشة الموضوع بعد قليل ، وتأجيل المفاوضات ، والاستعداد لها بعناية أكبر ومحاولة إيجاد مثل هذه الحجج التي تسمح لك بإقناع الجانب الآخر بشيء ما.

المرحلة الرابعة: تحليل المفاوضات

حتى لو قال الطرفان وداعا ، لم تكتمل المفاوضات في هذه المرحلة. يحدث هذا فقط بعد تحليلهم التفصيلي وإعداد تقرير. عمومًاالتحليل ضروري لمقارنة أهداف الاتصالات التجارية والنتيجة المحققة ، وتحديد الإجراءات الإضافية وتقييم الوضع الحالي. يمكن كتابة المراجعة (إذا تطلب الموقف ذلك) أو عاكسة (إذا لم تكن هناك حاجة لإبلاغ الإدارة العليا).

فهم هيكل المفاوضات مع العملاء والشركاء ، من الأسهل بكثير بناء التواصل. ومع ذلك ، بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري معرفة أنماط المفاوضات التي يمكن أن تكون.

أنماط

بشكل عام ، هناك أنماط من المفاوضات مثل المفاوضات الصعبة ، اللينة ، التجارية والتعاونية. الأسلوب الصلب يعني الصمود والتركيز فقط على متطلبات الفرد. اللينة هي إستراتيجية إقامة. غالبًا ما يتم استخدامه عندما يكون من المهم جدًا أن يحافظ أحد الطرفين على علاقات ودية.

أسلوب التداول يتضمن مبدأ التسوية ، عندما يقدم أحد الأطراف تنازلات ، ولكن في نفس الوقت "يساوم" بعض التنازلات لنفسه. الأسلوب التعاوني هو اتصال موجه نحو تلبية مصالح الطرفين.

مجموعة مختصرة من قواعد التفاوض

يوصي الخبراء في مجال الاتصالات التجارية بالالتزام بمجموعة القواعد التالية التي ستساعد في إنشاء لغة مشتركة مع أي شريك:

1. لايمكنك أن تتحلى بالشخصية و إذلال شخصية الشريك
2. لا تتجاهل مخاوف شريكك وبياناته ومشاعره.
3. لا يجب عليك طرح الأسئلة فحسب ، بل عليك أيضًا شرح الغرض من الحصول على إجابات.
4. إذايريد المحاور توضيح شيء ما أو يطلب إعادة ما قيل ، لا تنزعج. يجب أن نحاول نقل المعلومات بطريقة يفهمها الجميع.
5. لا تكن عاطفي

بالإضافة إلى هذا الملخص القصير ، يجدر بنا أن نتذكر أنه يجب عليك الاستعداد جيدًا وتحليل هيكل المفاوضات مقدمًا وإتقان أساليب إجرائها. كل هذا سيساعد في التعامل مع المهمة بشكل أفضل.

قواعد الاقناع في المفاوضات

هناك العديد من النصائح من علماء النفس والمديرين ذوي الخبرة والتي يمكن أن تكون مفيدة في تلك اللحظات عندما تكون هناك حاجة لإقناع الشريك بشيء ما. بادئ ذي بدء ، عليك أن تتعلم كيفية تقديم الحجج. تحتاج أولاً إلى تقديم حجة قوية ، ثم أضعف قليلاً ، وفي النهاية تقدم أقوى حجة رابحة ، إذا جاز التعبير.

ثانيًا ، عليك أن تتذكر أنه لا يمكنك وضع المحاور في وضع غير مريح أو القيادة في زاوية. الاحترام هو مفتاح العلاقة الخيرية ، ولا يمكنك الإقناع بشيء إلا عندما يكون الشخص إيجابيًا.

ثالثًا ، من المهم أن تتقاطع الحجج المقترحة مع مصالح الشريك. في مثل هذه الحالة ، هناك احتمال كبير أن يعبر الشريك عن موافقته.

محادثات هاتفية

في بعض الأحيان عليك التفاوض بشأن وسائل الاتصال التقنية. بالطبع ، هذا يجعل التواصل أكثر صعوبة ، حيث يصبح من الصعب فهم رد فعل المحاور.

من المهم أن نتذكر أن بنية المحادثات الهاتفية هي بالتأكيدكما هو الحال بالنسبة لاجتماع عمل شخصي:

1. تحية
2. ابدأ المفاوضات.
3. التشطيب.
4. تحليل

تنطبق قواعد التفاوض المقبولة عمومًا على محادثات الأعمال عبر الهاتف. الشيء الوحيد المهم الذي يجب تذكره هو أنه لا يمكنك مقاطعة حديث شخص ما على الهاتف ، حتى لو كانت كلماته تتعارض مع شيء ما.

الخلاصة

تلخيصًا ، تجدر الإشارة إلى أن التفاوض فن ، بعد أن أتقنته ، يمكنك تحقيق أي شيء. كما أصبح معروفًا ، بمعرفة المراحل الأربع لهيكل المفاوضات ، يمكنك التنبؤ بنتيجة الاتصالات التجارية وتوفير العديد من خطوات الشريك.

أهم شيء لتحقيق نتائج جيدة من خلال المفاوضات هو اتباع القواعد المذكورة أعلاه واحترام أولئك الذين يتعين عليك التفاوض معهم بشأن أي شيء.