الجرد إلزامي: الحالات ، الترتيب ، التوقيت

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يتم تمثيل المخزون من خلال إجراء خاص للتوفيق بين القيم الحالية أو البضائع أو الأموال أو الأصول الثابتة للشركة مع تلك القيم المتوفرة في المستندات الرسمية للمؤسسة. يمكن تنفيذه على أساس إلزامي أو بمبادرة من إدارة الشركة. يعد إجراء الجرد أمرًا إلزاميًا لبعض الشركات ، ويتم تنفيذ هذه العملية بالضرورة كل عام في جميع الشركات. الغرض الرئيسي من هذا الإجراء هو تحديد أوجه التناقض والنقص المختلفة. لا تدرك العديد من الشركات قيمة هذه العملية ، لذلك يتم استخدامها فقط كإجراء شكلي. على الرغم من أنك إذا اقتربت من المخزون بشكل صحيح ، فبإمكانك بمساعدته تحديد جميع أوجه النقص أو الفوائض.

الغرض من العملية

يفكر العديد من رواد الأعمال الطموحين فيما إذا كان من الضروري إجراء جرد وما هي الأهداف التي يمكن تحقيقها من خلال هذه العملية. يتم تمثيل الإجراء من خلال محاسبة منهجية للأصول المادية والصناديق ، والتي من أجلها مقارنة الفعليةمؤشرات مع بيانات من وثائق رسمية.

الغرض الرئيسي من المخزون هو تحديد التناقضات. يمكن أن تظهر لأسباب مختلفة:

• تتأثر قيمبالعوامل الطبيعية ، لذلك يشمل ذلك الانكماش أو التدهور بسبب التخزين غير السليم أو التبخر أو الفقد الذي يحدث أثناء نقل البضائع ؛
• إجراءات غير قانونية من جانب موظفي الشركة ، على سبيل المثال ، اتخاذ قياسات غير صحيحة ، والسماح بأدوات الجسم أو حتى سرقة الأشياء الثمينة ؛
• المشاكل التي تظهر أثناء المحاسبة ، لذلك ، بعد الجرد ، غالبًا ما يتم اكتشاف العديد من الأخطاء أو التصحيحات أو عدم الدقة أو الأخطاء المطبعية أو غيرها من أوجه الغموض في المستندات.

بناءً على ذلك ، يسمح التدقيق المنتظم لأي مدير شركة بتحديد الانتهاكات والمشكلات المختلفة في الوقت المناسب.

وظائف التحقق

إجراء جرد للسلع ينطوي بالضرورة على استخدام وظائف مختلفة للإجراء:

1. يتم تقييم الظروف التي يتم فيها تخزين البضائع المختلفة بشكل موضوعي ، وهذا التقييم موضوعي.
2. يتم تحديد مدى صحة وكفاءة إجراء صيانة المستندات المختلفة في الشركة.
3. يعكس مميزات ادارة المستودعات في الشركة
4. تقييم اكتمال وصحة المحاسبة
5. منع الانتهاكات والانتهاكات المختلفة من قبل المتخصصين المعينين.

بسبب هذه الوظائف العديدة ، عقديعتبر الجرد عملية مهمة في أي شركة.

حالات جرد المخزون الإلزامي

يُطلب من بعض الشركات تنفيذ الإجراء دون إخفاق بناءً على المتطلبات القانونية. المعلومات حول الحالات التي يكون فيها الجرد إلزاميًا ترد في اللوائح التالية:

• في القانون الاتحادي رقم 402 "في المحاسبة" ؛
• في الإرشادات المعتمدة بأمر من وزارة المالية رقم 49.

بالتأكيد يتم إجراء الفحص في الحالات التالية:

• عند استئجار عقار ؛
• بيع أو إعادة شراء الأصول المملوكة للشركة ؛
• تحويل مشروع تابع للدولة أو البلدية ؛
• قبل تشكيل الحسابات السنوية ؛
• عند تعيين شخص مسؤول ماليًا جديدًا في الشركة ؛
• عند اكتشاف تلف الأشياء الثمينة أو سرقة الممتلكات ؛
• بعد الكوارث الطبيعية أو حالات الطوارئ الأخرى ؛
• عند إعادة تنظيم الشركة ؛
• قبل تصفية المنظمة
• في حالات أخرى ينص عليها القانون.

الجرد إلزامي قبل إعداد التقارير السنوية. تسمح هذه العملية ليس فقط بمراعاة متطلبات القانون ، ولكن أيضًا بمنع الأخطاء أو النقص في الأوراق المحاسبية. عادة ، تقوم الشركات بإجراء مراجعة سنوية قبل نهاية السنة التقويمية.

يتم جرد الأصول الثابتة كل ثلاث سنوات. يجب على كل مدير معرفة جميع حالات الجرد الإلزامي.بالإضافة إلى ذلك ، يمكنه تعيين تفتيش مستقل إذا كانت هناك شكوك حول صدق عمل بعض المتخصصين المعينين.

كيف يتم إنشاء أمر العملية

يتطلب إجراء الجرد بالضرورة مراعاة المتطلبات الواردة في الإرشادات. يتم تحديد الفروق الدقيقة من قبل المديرين المباشرين للشركات. لهذا ، تم إصلاح القواعد في الوثائق التأسيسية.

يمكن لمدير الشركة تحديد بعض النقاط المهمة:

• عندما تكون العملية مطلوبة ؛
• عدد المرات التي يمكن فيها عمل الجرد في السنة ؛
• في وقت تنفيذ العملية ؛
• إلى متى تستمر ؛
• ما هي الأصول التي من المؤكد أن يتم التحقق منها ؛
• من هو عضو او رئيس لجنة الجرد

تم إصلاح الإجابات على كل هذه الأسئلة في الوثائق التأسيسية. إجراء جرد إلزامي عند تغيير الأشخاص المسؤولين ماليًا. في ظل هذه الظروف ، يمكن للمتخصص الجديد أن يتأكد من أن النقص الذي نشأ في عهد سلفه لن ينتقل إليه بأي شكل من الأشكال.

ما الذي يتم التحقق منه؟

يمكن إجراء المخزون فيما يتعلق بممتلكات مختلفة ، لذلك يتم تمييز التحقق من النقد أو الأصول الثابتة أو المواد أو العناصر الأخرى. أثناء الإجراء ، يتم تقييم جميع أصول والتزامات الشركة وأقسامها الفرعية. العناصر التالية تخضع للتحقق:

• الأصول الثابتةتستخدم الشركات لممارسة الأعمال التجارية ؛
• أصول غير ملموسة للشركة ؛
• استثمارات مالية متنوعة ؛
• السلع والمواد ؛
• العمل في التقدم
• أموال في الحسابات وفي متناول اليد ؛
• الأوراق المالية و SSO ؛
• التسويات مع الأطراف المقابلة والمشترين وخدمة الضرائب الفيدرالية والصناديق المختلفة والمدينين أو الدائنين الآخرين ؛
• احتياطيات ؛
• أصول وخصوم المشروع.

متى يكون جرد المواد مطلوبًا؟ يتم إجراء هذا الفحص عند الاشتباه في أن المتخصصين المعينين في الشركة يسيئون استخدام صلاحياتهم ، وبالتالي يتم الكشف عن السرقة أو النقص.

لا يخضع التحقق فقط للممتلكات المملوكة للشركة ، ولكن أيضًا للأشياء الثمينة الموجودة في حسابات خارج الرصيد. ليس للمؤسسة حقوق ملكية لها ، ولكن يتم استخدامها في عملية العمل على أساس اتفاقية إيجار أو اتفاقيات أخرى.

خطوات العملية

إجراء جرد للممتلكات ينطوي بالضرورة على تنفيذ إجراءات متسلسلة. لذلك تنقسم العملية إلى مراحل:

1. يصدر أمر من الرئيس بشأن الحاجة إلى جرد.
2. يتم عقد لجنة المخزون ، ويجب أن تشمل المتخصصين غير المهتمين بنتائج التدقيق.
3. تحديد الإطار الزمني الذي سيتم خلاله تنفيذ الإجراء.
4. تم تحديد الخاصية المراد تقييمها.
5. مادةيقوم الأشخاص المسؤولون في الشركة بإعطاء الإيصالات لصاحب العمل.
6. اطبع قوائم جرد القيم في الشركة ، التي تم إنشاؤها لكل شخص مسؤول ماليًا.
7. يتم إجراء فحص مباشر ، والذي يتكون من الوزن ومقارنة الكمية الفعلية بالبيانات من المستندات والقياس والعد وغيرها من الإجراءات المماثلة.
8. تتم مقارنة المعلومات من قائمة الجرد بالمعلومات المتوفرة في المستندات المحاسبية ، مما يجعل من الممكن تحديد أي تباينات
9. يتم تشكيل بيانات المقارنة ، والتي يمكن من خلالها تحديد أسباب التناقضات.
10. يتم وضع نتائج الفحص ، والتي يتم إعداد الإجراء المناسب لها.
11. إذا تم تحديد نقص ومشاكل أخرى ، يتم إجراء تحقيق في الشركة ، والغرض منه هو تحديد الجناة.
12. المخالفين الذين تم التعرف عليهم يخضعون للمسؤولية الإدارية أو الجنائية ، حسب خصائص المخالفات.

من الضروري إكمال الجرد قبل الإعداد الفوري والتوقيع وتقديم التقارير السنوية إلى دائرة الضرائب الفيدرالية. تنتهي إجراءات الجرد بالضرورة بتقرير خاص.

تقرير القواعد

يتم إنشاء تقرير بناءً على نتائج الفحص. يتضمن المعلومات التالية:

• تاريخ الجرد ؛
• بيانات عن أعضاء لجنة الجرد
• الفترة التي تم خلالها تنفيذ الإجراء ؛
• ملكية يمكن التحقق منها للشركة ؛
• تحديد المشاكل والنقص
• توقيعات جميع المفتشين

بينما يكون المخزون مطلوبًا قبل إعداد الحسابات السنوية ، يمكن لأي مسؤول تنفيذي في الشركة بدء العملية دون سبب وجيه. للقيام بذلك ، يتم إصدار أمر مناسب ، وبعد ذلك يُطلب من موظفي المؤسسة اتباع الإجراء.

مسؤوليات لجنة المخزون

الجرد مطلوب بموجب القانون ، لذلك يجب على كل شركة إنشاء هيئة خاصة مسؤولة عن التدقيق والمحاسبة. تسمى لجنة التصفية. لديها بعض المسؤوليات:

• تطبيق إجراءات وقائية مختلفة تهدف إلى الحفاظ على ممتلكات المؤسسة ؛
• المشاركة في نزاعات مختلفة تتعلق بتخزين أو إتلاف قيم الممتلكات ؛
• السيطرة على صحة إعداد الوثائق المختلفة المتعلقة بممتلكات الشركة ؛
• مخزون بناءً على أمر إدارة الشركة ؛
• إعداد تقرير عن نتائج المراجعة ؛
• إجراء تحقيق بهدف تحديد المتسبب في الانتهاكات والمشكلات المختلفة.

يجب تنفيذ جميع هذه الإجراءات حصريًا من قبل موظفي الشركة غير المهتمين بنتائج التدقيق.

من هو على العمولة

عند تشكيل العمولة ، عادة ما يشارك في العمل المتخصصون التاليون:

• عمال إداريون
• متخصصون في قسم المحاسبة ؛
• محليالمراجعين ؛
• في كثير من الأحيان حتى الخبراء المستقلين يشاركون ؛
• ممثلين لمختلف المناصب المتاحة في التوظيف في المنظمة.

إذا كان لدى الشركة كمية صغيرة من الممتلكات المختلفة ، فغالبًا ما يتم تحويل مسؤولية إجراء الجرد إلى لجنة التدقيق ، إذا كانت موجودة في الشركة.

إذا تبين أثناء التفتيش أنه حتى عضو واحد من اللجنة غائب ، فإن نتائج الإجراء باطلة.

المسؤولية عن الجرد

بعض أصحاب الأعمال يرفضون عمدًا التدقيق لأسباب مختلفة. لا ينص التشريع على المسؤولية عن مثل هذا القرار. لكن دائرة الضرائب الفيدرالية يمكنها فرض غرامة على الشركة إذا اتضح أن هناك تناقضات أو أخطاء في البيانات المالية المستلمة.

توصيات من الخبراء

عند إجراء جرد في شركة ، يُنصح باستخدام توصيات معينة. وتشمل هذه ما يلي:

• 10 أيام قبل الشيك ، يصدر الرئيس أمرًا مناسبًا ، يتم تسجيله في المجلة.
• يُسمح بتشكيل عمولة ليس فقط دائمة ، ولكن أيضًا لمرة واحدة أو عاملة.
• إذا كانت المنظمة تستخدم الكثير من السلع والمواد ، فإن القرار بشأن الحاجة إلى مخزون انتقائي يتخذ من قبل المدير بناءً على الوضع الحالي في الشركة.
• يجب إشراك جميع أعضاء اللجنة في التحقق ، وإلا فسيتم التعرف على النتائج بسهولةغير صالح.
• يتم إشراك الأشخاص المسؤولين أثناء العملية.
• يجب أن تضمن إدارة الشركة أن العملية تتم بسرعة وسهولة.
• غالبًا ما يستغرق التحقق وقتًا طويلاً ، خاصة في الشركات التي تستخدم عددًا كبيرًا من المواد أو تقوم بالشحن وتتلقى الكثير من البضائع.

أثناء الجرد يجب على أعضاء الهيئة مراعاة متطلبات القانون

تواريخ الاستحقاق

يحدد رئيس الشركة عدد المرات التي سيتم فيها إجراء الشيك. ولكن في الوقت نفسه ، يتم أخذ بعض التوصيات في الاعتبار ، لذلك يتم إجراء جرد في المستودع مرة واحدة على الأقل في السنة.

يجب فحص المتاجر مرتين في السنة. يتم تقييم المواد والبضائع دون فشل قبل إعداد التقارير السنوية. عادة ما يتم التحقق في غضون ثلاثة أيام ، ولكن في بعض الأحيان تتأخر العملية لعدة أسابيع.

الخلاصة

الجرد عملية إلزامية لأي شركة. يتضمن مقارنة المواد والسلع المتاحة بالكمية الموضحة في وثائق الشركة. تتم العملية من قبل لجنة خاصة.

لا توجد معلومات في التشريع بشأن المسؤولية عن رفض إجراء جرد ، ولكن إذا وجد مفتشو الضرائب أخطاء وانتهاكات في الإبلاغ ، فسيتعين على الشركة دفع غرامات كبيرة.