الجرد - ما هو؟ أهداف وطرق وأنواع الجرد

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

الجرد هو إجراء خاص ، والغرض الرئيسي منه تحديد انتهاكات معينة في شركات مختلفة. من خلال هذه العملية ، من الممكن تحديد مدى صحة ودقة البيانات فيما يتعلق بالعناصر الموجودة في المخزون. تم الكشف عن أخطاء في عمل مختلف المتخصصين في المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل كطريقة معينة لمراقبة عمل الموظفين.

مفهوم العملية

المخزون هو طريقة معينة للمحاسبة في مؤسسة لها وظائف تحكم. وهي مصممة لتحديد ما إذا كانت الكمية الفعلية لبضائع معينة في الشركة تتوافق مع المعلومات الواردة في وثائق المنظمة.

إذا تم العثور على العديد من الأخطاء أو النقص أثناء عملية الجرد ، يصبح هذا هو الأساس لإجراء تحقيق داخلي فيما يتعلق بالموظفين المسؤولين ماليًا في الشركة.

تظهر المشاكل ليس فقط عند وجود نقص ، ولكن أيضًا عندما يكون هناك فائض في القيم ، حيث يؤدي ذلك إلى صعوبات في تحصيل المستحقاتسداد الديون أو القروض. تعتبر نتائج الجرد مهمة لمفتشية الضرائب ، حيث يمكن أن تكون التناقضات الخطيرة نتيجة لأفعال غير قانونية من جانب الإدارة أو موظفي الشركة.

ما هي الوظائف التي يتم أداؤها؟

الجرد عملية معقدة ، أثناء تنفيذ وظائف مختلفة يمكن القيام بها:

• السيطرة ؛
• حساب ؛
• كشف الجرائم

هناك عدة أنواع من هذا الإجراء ، والتي يتم تحديدها اعتمادًا على الغرض من السلوك والظروف.

ميزات الإجراء

تهتم إدارة أي شركة بإجراء جرد. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن نتائجها يمكن أن تكشف عن أدنى تناقضات بين الممتلكات الفعلية والبيانات الواردة في سجلات الشركة.

يشارك المتخصصون غير المهتمين بنتائجه في التحقق ، لذلك ، غالبًا ما يتم تعيين خبراء مستقلين لهذا من قبل إدارة المؤسسة.

الغرض الرئيسي من الحدث

الغرض الرئيسي من الجرد هو تحديد صحة المحاسبة ، والتي يتم من خلالها مقارنة المؤشرات الحقيقية بالبيانات الواردة في العديد من مستندات الشركة. لذلك ، يتم تحقيق نتائج مختلفة عن طريق التحقق من:

• يتم إعادة حساب جميع العناصر المشاركة في عملية الجرد أو قياسها أو وزنها ؛
• تتم مقارنة المجاميع الناتجة معالبيانات المتوفرة في التوثيق المحاسبي
• مراقبة تنفيذ القواعد الموضوعة في الشركة والمصممة للحفاظ على سلامة القيم المختلفة ؛
• تم تحديد السلع أو المواد التي ستتلف قريبًا ؛
• اكتشاف الممتلكات التالفة
• يتم تحديد جميع الأشياء الثمينة التي لا يتم استخدامها في المؤسسة ، والتي غالبًا ما يتم بيعها ببساطة بعد المخزون ؛
• تم العثور على تناقضات في مستندات مختلفة ؛
• التحقق من الظروف التي يتم فيها تخزين البضائع والعناصر ؛
• يتحكم في العرض الصحيح للعديد من المعاملات التجارية في المحاسبة.

إذا كانت هناك بالفعل أخطاء جسيمة في المحاسبة ، فقد يؤدي ذلك إلى عواقب سلبية على الشركة ، تتمثل في الخسائر المادية. لذلك ، يتم إجراء جرد لمكتب النقد بالضرورة بشكل منتظم.

إذا اكتشف مفتشو الضرائب ، نتيجة لفحص الشركة ، أن المنظمة لا تجري جردًا بانتظام ، فإن هذا يعادل غياب المحاسبة في المؤسسة ، وبالتالي ، قد يتم تطبيق عقوبات إدارية كبيرة على مثل هذه الشركات. في كثير من الأحيان ، يتم وضع نتائج التدقيق بشكل غير صحيح من قبل المحاسب أو أي شخص مسؤول آخر ، وهو ما يعتبر مخالفة إدارية يتم فرض عقوبة عليها من قبل مفتشية الضرائب.

اللائحة التشريعية

يمكن دراسة قواعد إجراء وحساب المخزون في أحكام قرار وزارة المالية رقم 49.بالإضافة إلى ذلك ، هناك إرشادات خاصة تحتوي على معلومات حول إجراءات إجراء التدقيق.

يمكن لكل شركة أيضًا إنشاء لوائحها الداخلية الخاصة ، والتي يتم على أساسها إصلاح القواعد الفريدة لتنفيذ هذه العملية. تفضل بعض الشركات إجراء جرد للممتلكات شهريًا أو ربع سنويًا. إن إدارة المؤسسة هي التي تحل هذه المشكلة بشكل مستقل.

إلزامي هو الشيك الذي يتم إجراؤه قبل الإعداد الفوري للحسابات السنوية. إذا لم يكن هناك مثل هذا المخزون ، فقد تكون الشركة مسؤولة إداريًا ، وكذلك الغرامات المفروضة على مسؤولي الشركة.

الأنواع الرئيسية للعملية

هناك العديد من التصنيفات التي تميز هذا الفحص. هم يختلفون في نواح كثيرة.

اختيار نوع أو آخر يعتمد على الغرض من المخزون.

عند التحقق الإلزامي

يمكن أن يكون المخزون إلزاميًا أو مبادرة. في الحالة الأولى ، يلزم إجراؤها على أساس المتطلبات القانونية ، وبالتالي ، تنشأ المواقف عادةً في الشركة التي يحددها القانون مسبقًا. يمكن لموظفي دائرة الضرائب الفيدرالية أو الوكالات الحكومية الأخرى الإصرار على مثل هذا الشيك.

يتم التحقق من المبادرة على أساس اعتماد القرار المناسب من قبل قادة المنظمة. في هذه الحالة ، لا توجد قيود على أسباب إجراء العملية. عادة ما تكون هناك حاجة لهذه العمليةيحدث عندما يكون لدى الإدارة شكوك حول صدق الموظفين.

في مكان

الجرد هو إجراء للتحقق من أن الممتلكات الفعلية تتطابق مع البيانات الواردة من المستندات ، بحيث يمكن تنفيذها من قبل الشركات في مواقع مختلفة.

لذلك ، يمكن تنفيذ الإجراء في مكتب النقدية الخاص بالمؤسسة أو في الإنتاج أو في المستودعات أو في المتجر.

كائنات للتحقق

يمكن أن تكون عناصر المخزون قيمًا مختلفة تنتمي إلى شركة معينة. يتضمن ذلك الأصول الثابتة التي تمثلها المباني أو الهياكل أو المعدات أو المخزونات أو الأموال أو المنتجات النهائية أو حتى الالتزامات المالية للمشروع.

يتم تحديد كائن محدد مسبقًا بواسطة منشئ الشيك ، وبعد ذلك يتم نقل هذه المعلومات إلى اللجنة المشاركة في الإجراء.

حسب طريقة تنفيذ العملية

يمكن أن يكون الإجراء كاملاً أو جزئيًا. كل صنف له خصائصه الخاصة:

• فحص كامل. يتم تنفيذه قبل تكوين الحسابات السنوية أو قبل المراجعة. غالبا ما يتم تنفيذها أثناء المراجعة. تخضع جميع القيم المادية والأموال والمطلوبات المتاحة في المؤسسة والمنعكسة في محاسبة الشركة للتحقق. حتى الممتلكات التي تحصل عليها الشركة على أساس عقد إيجار تخضع للمخزون.
• جزئي. يمكن تنفيذه في أي وقت ، الأمر الذي يتطلب فقط القرار المناسب من إدارة الشركة. لهذا عادةيغطي الممتلكات مجمعة حسب النوع أو الموقع أو مبادئ أخرى. على سبيل المثال ، لا يمكن فحص سوى مستودع واحد أو الأشياء الثمينة التي يكون موظف واحد مسؤولاً عنها.

يجب أن تهتم الشركات نفسها بالمخزون الجزئي المنتظم للأموال ، ففي هذه الحالة يمكن مراقبة صحة عمل مختلف المتخصصين في الشركة.

حسب الطريقة

وفقًا لطريقة إجراء الجرد ، يمكن أن يكون انتقائيًا أو مستمرًا.

يتم إجراء التفتيش العشوائي بناءً على قرار إدارة المؤسسة. يتم إجراء المسح فيما يتعلق بالعديد من القيم التي اختارها المدير. غالبًا ما يتم استخدام طريقة التحقق هذه في الشركات الكبيرة. إذا كشفت نتائج هذا الجرد حتى عن تناقضات طفيفة ، فسيتم بالتأكيد تعيين فحص كامل.

يمكن إجراء جرد كامل في أي وقت بعد اتخاذ القرار من قبل إدارة الشركة. خلال هذه العملية ، تخضع جميع ممتلكات الشركة للتقييم ، وكذلك الأشياء الثمينة المختلفة الموجودة في الأقسام أو الفروع.

بشكل غير متوقع

يمكن أن يكون المخزون:

• مخطط ، مع مراعاة الجدول الزمني الذي تم وضعه في بداية العام من قبل إدارة المؤسسة ، بالإضافة إلى الإعلان عن شروط تنفيذه مسبقًا ؛
• غير مجدول ، يتم تنفيذه في حالة وجود ظروف غير متوقعة معينة ، على سبيل المثال ، استبدال شخص مسؤول أو حدوث طارئ في المؤسسةالوضع ؛
• مكرر ، معين بشرط أن تكون نتائج الفحص الأخير غير موثوقة أو مشكوك فيها ، لذلك يلزم تأكيد حقائق معينة ؛
• تحكم ، يتم تنفيذه عند الانتهاء من جرد كامل ، يتم من أجله تقييم جميع إجراءات العمولة والتحقق من دقة الإجراء.

يمكن تنفيذ جميع أنواع المخزون المذكورة أعلاه بناءً على قرار إدارة الشركة.

مفهوم التحقق الفني

الجرد الفني يتمثل في جرد الممتلكات التي تحدد جميع خصائصها وقيمتها المساحية. يتم إجراؤها عادة فيما يتعلق بخصائص مختلفة.

الإجراء الواجب اتباعه قبل الحسابات السنوية. بناءً على القانون الذي تم إعداده ، يمكن للمرء أن يفهم مدى تغير السعر المساحي للكائن.

متى يكون المخزون مطلوبًا؟

هذا الفحص مطلوب تمامًا في هذه المواقف:

• شراء أو بيع أو تأجير العقارات ؛
• قبل الحسابات السنوية ؛
• استبدال الشخص المسؤول
• تم الكشف عنسرقة أو تلف للممتلكات
• بعد كارثة طبيعية أو حالات طوارئ أخرى ؛
• عند إغلاق الشركة أو إعادة تنظيمها.

يمكن أيضًا إجراء الجرد في حالات أخرى ينص عليها القانون.

إجراء التحقق

يعتبر أمر الجرد بسيطًا ، لذلكيتم تنفيذ الإجراءات المتسلسلة:

• إصدار أمر مناسب من قبل إدارة الشركة ؛
• يتم تشكيل عمولة المخزون ؛
• تحديد المواعيد النهائية للعملية
• المستندات يتم نقلها من قبل موظفين مسؤولين مالياً ؛
• يتم إجراء الجرد المباشر ، بما في ذلك الوزن ، والعد ، والقياس ، وتنفيذ إجراءات أخرى مماثلة ؛
• تتم مقارنة النتائج التي تم الحصول عليها بعد تنفيذ الجرد مع البيانات المتوفرة في سجلات الشركة ؛
• تم تحديد التناقضات ؛
• تحديد أسباب المشاكل
• نتائج قيد المعالجة.

في نهاية الفحص ، يتم تشكيل قانون الجرد. يحتوي على جميع الحقائق التي تم الكشف عنها نتيجة الجرد. بناءً على هذا المستند ، يمكنك فهم مدى فعالية المخزون. يوجد نموذج من هذا المستند أدناه.

يجب أن يحتوي الفعل على معلومات مختلفة. يتضمن معلومات:

• تاريخ التفتيش
• يسرد جميع الأشخاص الذين هم أعضاء في لجنة المخزون ؛
• كائنات قيد الدراسة معطاة ؛
• يصف جميع الطرق المستخدمة للحصول على المعلومات ؛
• نتائج مناسبة ؛
• يتم وضع علامات جميع المشاركين في النهاية.

العمل يعتبر توثيقًا مهمًا في أي شركة. قد يخضع للتحقق من قبل موظفي دائرة الضرائب الفيدرالية ، لذلك يجب تخزينه في المؤسسة لمدة خمسة على الأقلسنوات. إذا كانت هناك شكوك حول دقة المعلومات الواردة في هذا المستند ، فيجوز لرئيس الشركة تعيين إعادة التحقق.

الخلاصة

يعتبر الجرد عملية مهمة ، يتم على أساسها مطابقة البيانات الفعلية مع المعلومات المسجلة في سجلات الشركة. يمكن تقديمها بأشكال عديدة.

هناك حالات يجب فيها إجراء عملية تدقيق دون فشل بناءً على متطلبات سلطات الدولة. يتم تنفيذ العملية فقط من خلال لجنة جرد تم إنشاؤها خصيصًا ، والتي تضم محترفين فقط ، وغالبًا ما تتم دعوة الخبراء الخارجيين غير المهتمين بنتائج المخزون هنا.