مهام الرحلة والغرض منها: أمثلة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

هل تعرف كيف تشير بشكل صحيح إلى الغرض من رحلة العمل؟ يمكن العثور على مثال ، بالطبع ، بسهولة في جميع أنواع المنتديات المهنية للمحاسبين أو متخصصي الموارد البشرية. لكن نسخ تجربة شخص آخر ليس مبررًا دائمًا.

لا توجد قائمة لأغراض سفر العمل في اللوائح. ومع ذلك ، يجب ذكر سبب سفر الموظف بطريقة يمكن حساب مصاريف السفر والبدل اليومي لتقليل الدخل الخاضع للضريبة.

لهذا ، من المهم النظر في عدد من النقاط.

أيها؟

يقدم المحاسبون الممارسون بسهولة أمثلة مختلفة لأغراض السفر ويشيرون إلى ما يلي:

1. يجب أن تكون رحلة عمل الموظف بوضوح في مصلحة الشركة. تمت صياغة الغرض من رحلة العمل بطريقة تكون واضحة: "الرحلة" مفيدة للشركة ، وتساهم بشكل مباشر أو غير مباشر في جني الشركة للربح ، وزيادة حجم الأنشطة ، وتحسين جودة السلع و خدمات. عامللا يمكن إرسال المنظمة في رحلة عمل ، وتحديد مهمة "الراحة" أو "استعادة القوة" أو "الاسترداد" أمامه. يتم توفير الاجازات لهذا - سنوية او لأسباب صحية.
2. يجب ألا يتعارض الغرض من الرحلة مع الوصف الوظيفي للموظف. لذلك ، لا يمكن إرسال محاسب في رحلة عمل للتفاوض مع العملاء. ولا يمكن إرسال المدير التجاري للشركة إلى مدينة أخرى لغرض "نقل العاملين".
3. يجب أن يكون سبب القيام برحلة عمل متسقًا مع مدة "الرحلة" وطريقها. إذا كان الغرض من الرحلة ، على سبيل المثال ، المشاركة في معرض ، فإن موظف المنظمة ملزم "بالتحرك" في الاتجاه المعاكس في غضون يوم واحد بعد نهاية الحدث.
4. شديد الحذر بشأن تبرير رحلات العمل في عطلات نهاية الأسبوع. إذا ذهب أحد موظفي الشركة إلى مدينة أخرى ، على سبيل المثال ، للتفاوض يوم الاثنين ، وكان وقت السفر يومًا واحدًا ، فلا يمكنك المغادرة قبل مساء السبت. خلاف ذلك ، لا يمكن أن تعزى تكلفة التذاكر أو الوقود إلى النفقات.
5. من الأفضل تجنب اللغة العامة. من المهم توضيح سبب إرسال أحد موظفي المنظمة للعمل خارج مكان الخدمة الدائمة. خلاف ذلك ، قد يكون لدى المراقبين شكوك حول شرعية إسناد نفقات السفر إلى المحاسبة الضريبية.
6. يجب صياغة الغرض من الرحلة بطريقة تجعل من الممكن التوصل إلى استنتاج لا لبس فيه حول ما إذا كانت المهمة المعينة قد اكتملت أم لا. بعد الرحلة سيطلب من الموظف تقديم تقرير بالنتائج ،إرفاق المستندات التي تؤكد إتمام المهمة. بالمناسبة ، يكون الموقف ممكنًا عندما لا يتحقق الغرض من الرحلة. في هذه الحالة ، يطلب صاحب العمل من الموظف تقديم "ملاحظة توضيحية" توضح أسباب عدم إمكانية إكمال مهمة الوظيفة. باستخدام هذا المستند ، يمكن قبول نفقات السفر للمحاسبة الضريبية.
7. إذا كان الغرض من الرحلة ضخمًا ، ويتكون من عدة مهام ، فمن المهم أيضًا كتابة مهام منفصلة للرحلة ، وسيتعين أيضًا تأكيد إكمال كل منها.
8. إذا كان عمل المتخصص يسافر في الطبيعة والانتقال إلى مكان آخر مرتبط بأداء الشؤون اليومية ، فإن مثل هذه "الرحلة" ، وفقًا لقانون العمل ، لا تعتبر رحلة عمل في الكل

هل يمكن إرسال أي موظفين في رحلات عمل؟

هذا لا يقل أهمية عن مسألة كيفية تحديد الغرض من الرحلة. أمثلة على الحالات التي تم فيها تغريم صاحب العمل لإرسال موظف لا يمكن إرساله في رحلة إلى مدينة أخرى ليست معزولة.

قبل إرسال موظف إلى مدينة أو دولة أخرى ، من المهم مراعاة ما يلي:

1. يمنع منعا باتا "تجهيز الطريق" للنساء الحوامل والعاملين دون السن القانونية (باستثناء العاملين في مجال الإبداع).
2. يجب أن يكون الموظف الذي يتم إرساله في رحلة عمل على علاقة عمل مع صاحب العمل. في وقت المغادرة ، يجب أن يكون قد تم بالفعل إبرام عقد الإيجاروفقا للقوانين المعمول بها.
3. هناك فئات من المواطنين لها الحق في رفض رحلات العمل. لا يُسمح بإرسالهم إلى مدينة أو بلد آخر في مهمة رسمية إلا بموافقتهم الكتابية.

يشمل هؤلاء الأشخاص:

• أمهات الأطفال دون سن 3 سنوات.
• أولياء الأمور أو الأوصياء على الأشخاص ذوي الإعاقة الأقل من 18 عامًا
• مواطنون يعتنون بأفراد الأسرة المرضى ، وفقًا لتقرير طبي.
• الأمهات والآباء يربون أطفالا دون سن الخامسة بدون أزواج

الموظفون الذين لا ينتمون إلى هذه الفئات يخضعون للمسؤولية التأديبية لعدم الامتثال لأمر الذهاب في رحلة عمل. في بعض الحالات ، يمكنك حتى فصل الموظف الذي رفض الذهاب إلى مدينة أخرى للعمل في الشركة.

ما هي المستندات التي تصف الغرض من الرحلة؟

حتى 2015 تم اصدار رحلة للموظف:

1. ترتيب.
2. تعيين الخدمة.
3. معرف السفر.
4. تقرير.

حاليًا ، تتم الإشارة إلى جميع خصائص "الرحلة" بالترتيب. تم إلغاء النماذج الموحدة لـ "تعيين الخدمة" و "شهادة السفر" و "التقرير".

لتأكيد حقيقة الرحلة والوفاء بالطلب هي: التذاكر ، ووثائق الشحن ، وفحوصات الوقود وزيوت التشحيم ، والتقارير ، والملاحظات التوضيحية ، وبروتوكولات المفاوضات ، وشهادات التدريب ، والعقود المبرمة ، والمخزونات.

من تكوين ومحتوى هذه الوثائق يجب أن يكون واضحا ذلكما إذا كان الغرض المحدد للرحلة قد تحقق أم لا.

دعونا نلقي نظرة على كيفية تحديد مهام سفر العمل لفئات مختلفة من الموظفين.

مخرج

غالبًا ما يرتبط عمل الأشخاص الأوائل في المؤسسات بـ "السفر".

رحلة عمل مدير الشركة ، كقاعدة عامة ، لا تصدر بأمر ، ولكن بأمر يحتوي على عبارة: "سأغادر في رحلة عمل بهدف …".

يمكن لرئيس الشركة الذهاب في رحلة عمل ، ولا سيما لغزو أسواق جديدة ، والبحث عن العملاء ، وإبرام العقود لتوريد المنتجات. ماذا سيكون الغرض من رحلة المخرج في هذه الحالة؟ أمثلة:

• التفاوض وإبرام عقد مع شركة Firma LLC ؛
• التفاوض مع المشاركين في مؤتمر "منتجات المستقبل" في N-sk "_" _ 20 _ ؛
• عرض توضيحي لعينات من المنتج "Item-1" من شركة LLC "عميل كبير" ؛
• عرض البضائع للعميل الجيد JSC

قد يسافر أول شخص في الشركة أيضًا إلى مدينة أو دولة أخرى للقاء العملاء الحاليين للشركة. في هذه الحالة ، اكتشف متخصصو الموارد البشرية بالفعل كيفية كتابة الغرض من الرحلة في شهادة السفر. أمثلة:

• مناقشة شروط عقد توريد معدات الإنتاج لشركة Our Friend LLC ؛
• الموافقة على خطة المشتريات للنصف الثاني من العام _ مع JSC Concern.

مدراء شركة من وقت لآخريتم إرسالها إلى مدن أو دول أخرى "لفتح فرع جديد للشركة". مثل هذه الصيغة للنتيجة المرجوة مقبولة أيضًا في المستندات. ومع ذلك ، في هذه الحالة ، يجدر تحديد كل من أهداف الرحلة وأهدافها. مثال:

سأغادر إلى N-sk لتنظيم عمل وحدة هيكلية جديدة.

المهام:

• ابحث في السوق المستهدف.
• اختبار وتعيين موظف لمنصب مدير الفرع.
• التنسيق مع رئيس فرع خطط العمل لسنة _."

أيضًا ، يمكن لرئيس شركة صغيرة ، وكذلك متخصص في قسم المشتريات ، الذهاب إلى مدينة أو دولة أخرى لشراء معدات جديدة ، وإبرام عقود لتوريد المواد الخام والمواد والمكونات ، والتفاوض بشأن شروط التعاون مع الموردين. في هذه الحالة ، يجب أن تشير المستندات أيضًا بشكل صحيح إلى الغرض من رحلة المخرج. أمثلة:

• التفاوض مع "الشريك" LLC على شراء شحنة من البضائع "Thing" ؛
• إبرام اتفاقية لشراء منتجات شركة Pomoshnik LLC ؛
• اقتناء معدات "آلة" ؛
• دراسة عينات من منتج "Shtuka" من Producer LLC.

وإلا كيف يمكن صياغة الغرض من رحلة العمل لأول شخص في الشركة؟ أمثلة:

• تدريب الموظفين
• مشاركة في معرض ، ندوة ، مؤتمر "(الأحداث الزائرة المتعلقة بالأنشطة المالية والاقتصادية للمشروع) ؛
• التطوير المهني
• إتقان التقنيات الجديدة ؛
• فحص جودة العملعدد الوحدات

مدير مبيعات

في الإدارات العاملة في مجال بيع السلع والخدمات ، يتم تحديد الغرض من رحلات العمل ، كقاعدة عامة ، بتفصيل كبير. يتلقى الموظفون تعليمات كتابية مفصلة توضح المهام التي يجب إكمالها وما هي المؤشرات الكمية التي يتم تحقيقها.

أولاً ، تم تحديد الهدف الرئيسي لرحلة عمل مدير المبيعات. أمثلة:

• زيادة حجم المبيعات في المنطقة ؛
• أبحاث السوق ؛
• التفاوض مع العملاء المحتملين.

تنقسم مهمة العمل "الكبيرة" إلى مراحل ، بعد الانتهاء من كل منها ، يقوم الموظف بإعداد تقرير مكتوب. غالبًا ما يتم إعطاء مدير المبيعات "الأهداف الفرعية" التالية:

• قم بزيارات للعملاء الحاليين وفقًا لجدول الزيارة ؛
• قم بزيارة العملاء المحتملين وفقًا لجدول الاجتماع ؛
• جمع معلومات عن سوق جديد لقسم التسويق ؛
• قم بزيارة منافذ المنافسين وقم بإجراء تحليل مقارن

المهندسين وموظفي الإنتاج

رحلات العمل لهذه الفئات من الموظفين طويلة الأجل ، حيث ترتبط عادةً بضمان التشغيل الفعال للآلات والخطوط الآلية والروبوتات.

بالنسبة للمهندسين والعاملين ، من المهم أيضًا صياغة الغرض من الرحلة بشكل صحيح في شهادة السفر. أمثلة:

• تركيب وتعديل المعدات
• تدريب الموظفين المسؤولين للعمل مع خط الإنتاج ؛
• فحص واختبار تشغيل الآلات ؛
• إصلاح الضمان وخدمة صيانة الأجهزة الموردة بموجب العقد رقم _ بتاريخ "_" _ ؛
• أعمال صيانة ، صيانة المعدات

يذهب العديد من المهندسين في رحلات عمل للتواصل مع الزملاء واكتساب معرفة عملية جديدة. هذا هدف شائع جدًا لرحلة عمل. مثال:

تبادل الخبرات مع مطوري الأجهزة "القوية"

محاسب

يسافر كبار المحاسبين إلى مدن أخرى للتحقق من جودة عمل متخصصي المحاسبة ، وتدريب الموظفين ، وجمع المعلومات ، وتلخيص الأنشطة المالية والاقتصادية للشركة.

يمكن للمحاسب العادي الذهاب في رحلة لتحسين مهاراته ، وتبادل الخبرات مع الزملاء ، والمشاركة في الاجتماع.

كيف يمكن صياغة الغرض من رحلة عمل المحاسب؟ مثال:

إجراء تدقيق داخلي ، والتحقق من صحة الانعكاس في محاسبة العمليات المالية والاقتصادية للفرع

أي غرض آخر للرحلة يتوافق مع الوصف الوظيفي للمحاسب مقبول أيضًا. مثال:

زيارة استقبال

عمال زراعيين

يواجه المزارعون والمهندسون الزراعيون ومشغلو الآلات ومربو الماشية ومربو الدواجن الحاجة إلى الذهاب في رحلات عمل ، ربما في كثير من الأحيان أكثر من المتخصصين "الحضريين".من خلال العمل في المناطق الريفية ، يجب أن يكونوا على اتصال دائم بـ "الحضارة": شراء البذور ، وأعلاف الحيوانات ، وحضور معارض إنجازات الاقتصاد الوطني ، والتعرف على التقنيات الجديدة ، وأخيراً بيع المنتجات إلى مؤسسات المدينة والأفراد ، والسوق الزوار.

وفقًا لأهداف رحلة معينة ، تمت صياغة الغرض من رحلة العمل للعمال الزراعيين. أمثلة:

• شراء الأسمدة ؛
• الحصول على وثائق التصريح
• عرض مشروع استثماري في معرض متخصص
• المشاركة في مؤتمر المزارعين تبادل الخبرات
• اقتناء معدات خاصة ؛
• بيع المنتجات في معرض المدينة ؛
• تسليم شحنة من البضائع إلى مصنع JSC "العميل".

سائق

فئة أخرى من العمال الذين ترتبط مهنتهم بالرحلات المتكررة هم السائقون. تشمل واجباتهم نقل موظفي الشركة ، البضائع ، الأشياء الثمينة ، المستندات.

يعتمد على المهمة المحددة كيفية كتابة الغرض من الرحلة بالترتيب. أمثلة السائق:

• تسليم البضائع إلى Our Client LLC (العنوان) ؛
• مواصلات للمدير التجاري
• تسليم البضائع والمواد ، استلام الفواتير

كيف يمكن أن يبدو الغرض من رحلة عمل السائق أيضًا؟ أمثلة:

• شراء قطع غيار سيارات
• تشخيصات المركبات المجدولة ؛
• التسليمتوثيق المعاملة الأصلية.

باحث

العلماء والباحثون والخبراء والمنظرون من مختلف الصناعات ومعلمي مؤسسات التعليم الثانوي والعالي يذهبون في رحلات عمل للمشاركة في المؤتمرات والمسابقات وتبادل الخبرات ودراسة المصادر الفريدة وزيارة المعارض والمتاحف المتخصصة والمشاركة في الآثار الحفريات.

كيف يمكن صياغة الغرض من رحلة العمل؟ مثال:

جمع المعلومات للعمل العلمي حول موضوع (الاسم)

أو:

فحص الوثائق الأصلية

الخلاصة

ليس من الضروري على الإطلاق استخدام "المصطلحات" القياسية التي تصف عادة الغرض من رحلة العمل. الأمثلة تسهل فقط عملية اختيار الكلمات "المناسبة". تثبت تجربة العديد من الموظفين أن صياغة المهمة يمكن أن تكون مجانية.