مشروع الميزانية. أنواع الميزانية والغرض منها. مرحلة المشروع

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يجب فهم ميزانية المشروع على أنها تحديد تكلفة تلك الأعمال التي يتم تنفيذها ضمن مخطط معين. بالإضافة إلى ذلك ، نحن نتحدث عن عملية تشكيل الميزانية على هذا الأساس ، والتي تحتوي على التوزيع الثابت للمصروفات حسب بند التكلفة ، ونوع العمل ، ووقت تنفيذها أو غيرها من البنود.

تشكيل هيكل الميزانية

كيف يتم إعداد الميزانية الأولية للمشروع؟ يتم الكشف عن هيكل ذلك من خلال مخطط الحسابات المحاسبي لتكلفة برنامج معين. كقاعدة ، من أجل تحديده ، يكفي أن يكون لديك تقدير محاسبي تقليدي.

تعتبر الميزانية خطة تكلفة أو إشارة مرجعية للتكلفة. هذا يعني أنه بعد التخطيط الأولي ، يجب أن تفهم مقدار الأموال التي سيتم دفعها ومتى ومادتها بالضبط. لذلك ، في هذه الحالة ، من الممكن استخدام أي طريقة لعرض الخسائر. ومع ذلك ، يجب أن نتذكر أنه يجب عليهم تلبية المتطلبات العملية لأصحاب المصلحة ،المهتمين بها ، فضلا عن المعايير المعمول بها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليهم الإجابة على تلك الأسئلة التي تهم مستثمري المشروع.

نماذج عرض الميزانية

لكل من الميزانيات المخططة والفعلية أشكال عرض معينة. لذلك ، من المهم ملاحظة ما يلي:

• جداول ، وهي نوع من خطط التكلفة ؛
• مصفوفات توزيع الخسارة ؛
• مخططات شريطية للإنفاق ؛
• رسوم بيانية خسارة تراكمية مماثلة ؛
• مخططات خطية للتكاليف التراكمية بمرور الوقت ؛
• عرض هيكل خسارة نوع دائري.

تجدر الإشارة إلى أنه في مراحل مختلفة من تطوير المشروع ، يكون التصميم المختلف للمشروع ووثائق العمل ذات صلة. الحقيقة هي أننا نتحدث عن تطوير أنواع مختلفة من الميزانيات. وهي تختلف عن بعضها البعض من حيث الدقة والغرض المطلوبين. وتجدر الإشارة إلى أن هامش الميزانية يصبح أصغر بكثير مع تقدم المشروع.

الأصناف والغرض من الميزانيات

يمكن مناقشة تقليل الخطأ بالبيانات الواردة في الجدول أدناه. لذلك ، ضع في اعتبارك الغرض والأنواع الرئيسية للميزانيات.

مراحل المشروع	التمويل	الوجهة	خطأ ،٪
مفهوم التصميم. الفكرة الرئيسية في الشكل الموسع	توقعات الميزانية. التاريخ الدقيق	التخطيط المسبق للاحتياجات والمدفوعات النقدية	25-40
مبررات الاستثمار (دراسة جدوى)	الميزانية المؤقتة	تبرير بنود التكلفة ، التخطيط لجذب التمويل واستخدامه لاحقًا	15-20
مناقصات ومفاوضات واتفاقيات. لكل مرحلة على حدة	الميزانية المحدثة	جدولة التسويات مع الموردين والمقاولين	8-10٪
تطوير أوراق العمل. كل مرحلة لها حسابها الخاص	الميزانية النهائية	تقييد توجيهي لاستخدام الموارد	5-8٪
تنفيذ المشروع وانجازه	الميزانية الفعلية	إدارة التكاليف (بمعنى آخر ، المحاسبة والرقابة اللاحقة). ميزانية المشروع وتقديرات التكلفة

ميزانية المشروع وتقدير التكلفة

من المثير للاهتمام ملاحظة أن ميزانية المشروع مماثلة لتقدير تكاليف التشغيل لعنصر عمل واحد للشركة. الاختلاف الرئيسي هنا هو أنه يغطيها تقليديًا بالكامل ، أي من البداية إلى النهاية. في المقابل ، يتم تشكيل ميزانية وحدة الأعمال سنويًا أو ربع سنويًا. من أجل التحكم الأكثر فاعلية ، يجب تقسيمها إلى مكونين: التكاليف المباشرة والتكاليف غير المباشرة.خسارة

النوع الأول من الميزانية هو أداة رئيسية للإدارة والتحكم لمديري المشاريع ، وكذلك مديري الوحدات الوظيفية الذين يشاركون فيها. يتضمن ذلك تكاليف (تكاليف السفر والأجور وما إلى ذلك) لكل فرد تم تضمينه في فريق البرنامج. في هذه الحالة ، يؤدي كل موضوع مهام منفصلة.

من الجدير بالذكر أنه عند تبرير بنود التكلفة ، يتم أخذ النقاط التالية في الاعتبار:

• تكلفة المواد التي تم شراؤها ؛
• المبلغ المصروف على الإنتاج ؛
• تكلفة الانحرافات عن الاستخدام العادي للتكنولوجيا ؛
• المبلغ الذي تم إنفاقه على تشغيل المنتج ؛
• تكلفة التوريد
• مصاريف اخرى

في المقابل ، يجب تقديم تكاليف النوع المباشر على النحو التالي:

• في نموذج مفصل - تمامًا وفقًا لهيكل المشروع إلى مستوى المهام القابلة للتنفيذ ؛
• تشمل المصاريف الأسبوعية لرواتب الموظفين والمواد (المصنعة بموجب عقد أو شراؤها) وغيرها لكل مكون ومهمة لمشروع القيمة المتوسطة ؛
• تشمل التكاليف العامة المرتبطة مباشرة بدفع المواد والعمالة ؛
• يتم تلخيصها حسب المهام المختلفة التي تقوم بها الجهات المشاركة ؛
• توفير احتياطيات الإدارة (بمعنى آخر ، اترك احتياطيًا معينًا من التكلفة والوقت فقط في حالة).

أهمية عملية الميزانية

الميزانيةيضع المشروع ضغطًا كبيرًا على كل من مديريه وإداراته. الحقيقة هي أنه يطرح مثل هذا البديل: إذا حافظنا على الميزانية ، فإننا نتصرف بفعالية ، ولكن إذا تجاوزنا ، فإن العمل يتم بشكل سيء.

ومع ذلك ، غالبًا ما لا ينطبق هذا المطلب على الميزانية الفعلية للمشروع. الحقيقة هي أن الميزانيات يتم تشكيلها وتنفيذها تحت ضغط معين من عدد من العوامل ، الذاتية والموضوعية.

على سبيل المثال ، غالبًا ما يُجبر مدير المشروع الذي يتم تعيينه على قبول الميزانيات التي تم تطويرها وتبنيها دون مشاركته ، حتى لو بدت غير واقعية بالنسبة له. خلاف ذلك ، قد يتم رفض عقد الموظف. ومع ذلك ، إذا وافق على ميزانية من الواضح أنها لا تفي بالمواعيد النهائية المحددة ، وكذلك مع الموارد المتاحة ، فبمجرد أن يتطلب تحقيق نتائج معينة إنفاق أكثر مما هو مخطط له ، يضطر الموظف إلى شرح هذه المشكلة ، على الرغم من حقيقة أنه تم تحديد الميزانية في البداية عند مستوى منخفض للغاية.

من الجدير بالذكر أن ميزانية المشروع يمكن أن تكون عقلانية. في هذه الحالة ، يكون الغرض من الميزانية هو تحديد التكلفة الحقيقية للمشروع للشركة. لذلك ، إذا قبل مدير المشروع ميزانية تتجاوز بشكل كبير هامش الخطأ 15-20٪ المقبول لمرحلة تبرير التكلفة (المعلومات الواردة في الجدول أعلاه) ، فمن المحتمل جدًا ألا يقتصر الموقف على شرح هيكل أسباب للإدارة العلياهذا الفائض. في هذه الحالة ، من المحتمل أن يفقد مدير المشروع وظيفته.

كيف تتجنب ذلك

لتجنب مثل هذا الموقف ، يقترح العالم الأمريكي M. Thomsett على المديرين تشكيل ميزانيات مشاريعهم الخاصة. ومع ذلك ، فقد أشار إلى عدد من أسباب هذا السلوك:

• أنت مسؤول عن الإبلاغ عن التكاليف المستقبلية للمشروع والقدرة على إنفاق ميزانيتها. لن يكون هذا ممكنًا إذا كنت تعمل بميزانية محددة مسبقًا.
• بصفتك مدير مشروع ، يجب أن تعرف أكثر من أي شخص آخر مقدار تكاليف مشروع معين بالضبط. تعتبر الميزانية التي تحددها هدفًا ماليًا. يجب أن يرضيك وفقًا للمعايير التالية: لتوفير فرصة لقياس نجاح المشروع ولأن يكون وسيلة لقياس كفاءة المدير (أي أنت).
• يجب أن تسمح ببعض البدلات في بنود الميزانية. هذا أمر بالغ الأهمية إذا تم تفعيل التبريرات المستقبلية لتكاليف محددة. وتجدر الإشارة إلى أن الافتراضات تتم مقارنتها بإمكانيات الفترة الحالية ، بينما لا تؤخذ المضاعفات المحتملة في الاعتبار. فقط عندما تكون لديك القدرة على المقارنة عند هذا المستوى ، ستعمل عملية الميزانية كما هو مخطط لها.

إنشاء وتعقب وتنفيذ خطة مالية

تحتاج إلى معرفة أن ميزانيات المشروع يتم تشكيلها ومراقبتها وتنفيذها بشكل منفصل عن الخطة المالية للوحدات المشاركة في العمل ،الشركة ككل.

هناك أسباب لذلك:

• المشاريع لا تميل إلى تكرار نفسها. يتم تشكيل ميزانيات الإدارات والأقسام الفرعية سنويًا. غالبًا ما تتم مراجعتها كل ستة أشهر أو أكثر. تنتهي المشاريع من وجودها فور تنفيذها. الحقيقة هي أن وقت تنفيذ البرنامج غير مرتبط بالسنة المالية. مراجعة الميزانية أمر غير مرغوب فيه. الاستثناء هو الحالات التي يتم فيها العثور على أخطاء جسيمة في الإصدار الأولي أو عندما تتغير البيئة بشكل كبير (حيث يتم تنفيذ مشروع معين).
• في يد المدير - سيطرة مباشرة على تنفيذ الميزانية. وتجدر الإشارة إلى أن الخطط المالية للإدارات والأقسام ، كقاعدة عامة ، تعتمد على العلاقة التي تتطور بين عدة خدمات: يعطي قسم التنفيذ حدًا للتكلفة لإدارة أو أخرى ، بناءً على المعلومات المقدمة من قبل إدارة أخرى ؛ ومع ذلك ، تتخذ الإدارة العليا القرارات المتعلقة بالموظفين والنظام. على العكس من ذلك ، يستخدم المشروع الميزانية وفقًا لاتجاهين: استخدام تلك الموارد المتاحة (الإنجازات والموظفين) ، وهي بالفعل تحت تصرف وميزانية القسم ، والاستخدام المحدود لموارد النوع الخارجي التي تنجذب مؤقتًا. يؤدي تعيين موظف إضافي إلى تكاليف ثابتة على أي حال ؛ وحدة إضافية من الأفراد لمشروع ، وعادة ما توظف القوات الموجودة بالفعل في الخدمة.
• يرتبط نجاح تنفيذ الميزانية ارتباطًا مباشرًا بالتقيد التام بخطة عمل المشروع ، فضلاً عن الجدول الزمني لاستخدام الموارد. وتتكون أيضًا مناعتمادًا على مدى جودة تخطيط المدير لتنفيذ كل مرحلة ، وكذلك على ما إذا كان الموظفون المشاركون في فريق المشروع يلتزمون بالجدول الزمني المحدد. إذا تأخر تنفيذ مرحلة معينة أو العمل ككل بسبب الحاجة ، على سبيل المثال ، في الموارد البشرية أو الوقت مما تم تحديده في الأصل ، فإن هذا يؤثر بطريقة ما على الميزانية بطريقة غير مواتية ، أي في شكل زيادة تكلفة انجاز اعمال المشروع

يجب استخدام قواعد مماثلة ، على الأقل في الوضع المثالي ، من قبل مديري جميع أقسام الشركة الذين لديهم ميزانيتهم الخاصة. يجدر معرفة أن كل واحد منهم مسؤول عن عدم تجاوز مستوى الميزانية وبالتالي الإنفاق الزائد. ومع ذلك ، من الناحية العملية ، فإن أقلية فقط من الشركات تتبع هذه القاعدة بدقة. من ناحية أخرى ، تسمح شركات قليلة فقط لمديري الأقسام بتعيين مستوى الميزانية المطلوب حقًا للمشروع الجاري تنفيذه في القسم.

مناقصات ومفاوضات واتفاقيات

بعد ذلك ، من المستحسن النظر في المرحلة النهائية للمشروع: تنظيم المناقصات ، والمواقع الخاصة ، وكذلك إبرام اتفاقيات التعاون والشراكة.

في إطار العطاء يجب فهم العطاءات التنافسية ، والتي يتم خلالها اختيار موردي المنتجات والخدمات القابلة للتسويق. يقوم عملاء البلديات والدولة بتنفيذ أنشطتهم في إطار 44-FZ "في نظام العقود في الميدانمشتريات السلع والأعمال والخدمات لضمان الدولة. والاحتياجات البلدية ".

مؤسسات الدولة ، والمنظمات التي تنفذ أنشطة خاضعة للتنظيم ، والاحتكارات الطبيعية تعمل وفقًا للقانون 223-FZ "بشأن شراء السلع والأشغال والخدمات من قبل أنواع معينة من الكيانات القانونية. الأشخاص "(على سبيل المثال ، مناقصات البناء).

أماكن خاصة

الهياكل التجارية تعمل ضمن التشريعات المدنية الحالية على أراضي الاتحاد الروسي. ينشرون معلومات حول خططهم على مواقع العطاء. يحق لكل من الأفراد والكيانات القانونية التي تمتثل تمامًا لمتطلبات العميل والتشريعات الروسية المشاركة في المشتريات.

هناك عطاءات مختلفة: مفتوحة (أي لجميع المشاركين) ، على سبيل المثال ، مناقصة مفتوحة ، طلب عروض أسعار ، مزاد إلكتروني ، طلب عروض ؛ مغلق (أي لعدد محدود من الأشخاص) ، على سبيل المثال ، المزادات والمسابقات المحدودة. يمكن إجراء المشتريات في شكل إلكتروني وورقي.

يجب ألا يغيب عن البال أن مثل هذا الحدث يتطلب استعدادًا جادًا ، على وجه الخصوص ، قانونيًا وماليًا وفنيًا. هذا ضروري لضمان تطبيق وتنفيذ العقد. لذلك ، يجب على المديرين في البداية إعداد موظفيهم للعمل الجماعي ، لأن النتيجة النهائية تعتمد على تماسك العمليات التي يقوم بها الموظفون.

المراحل الرئيسية لتنفيذ العطاء

من الناحية التخطيطية ، يمكن تمثيل المشاركة في مثل هذه الأحداث على النحو التالي: تحليل السوق → الاختيار والاستلام الإضافيالتوقيع الإلكتروني ← التسجيل ← البحث عن موقع العطاء ← إعداد الضمان المالي ← فتح حساب خاص (هذا ضروري للمشاركين في المشتريات وفقًا لـ 44-FZ) ← إعداد وتقديم طلب للمشاركة في المشتريات ← المشاركة المباشرة في العطاء. الخطوة الأخيرة بالطبع هي الحصول على النتيجة

دعونا ننظر في المرحلة الرئيسية من القائمة المقدمة: المشاركة ، على سبيل المثال ، في مناقصة بناء. سيكون مزادًا إلكترونيًا بموجب 44-FZ. في وقت محدد مسبقًا ، يبدأ العميل في النظر في طلبات المشاركين. عندما يعتبر طلبك مؤهلاً للمشاركة في المزاد ، يجب عليك حساب الحد الأدنى لمستوى السعر الذي تكون مستعدًا له لتزويد منتج إنشائي أو تقديم خدمات ذات صلة ، وتنظيم العمل بموجب هذا العطاء.

يتم إجراء المزاد الإلكتروني في الوقت الفعلي. وبالتالي ، في غضون عشر دقائق بعد تقديم آخر عرض للسعر ، يحق للمشارك تقديم عرضه الخاص عبر الإنترنت في "خطوة المزاد": من 0.5 إلى 5٪ من NMCC. بمعنى آخر ، يجب ألا تتجاوز الخطوة التي يمكن اتخاذها في كل مرة 5٪ من السعر الأقصى الأولي لاتفاقية الشراكة (التعاون) المشار إليها في الإشعار.

وفقًا لنتائج المزاد ، يتم وضع بروتوكول. بعد أن يعتبر المزاد مكتملاً ، تبدأ مرحلة النظر في أجزاء إضافية من الطلبات.

الخلاصة

إذن ، لقد نظرنا في فئة الموازنة:الغرض وأنواع الميزانية ومراحل المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، قمنا بتحليل المرحلة الرئيسية بمزيد من التفصيل. تجدر الإشارة إلى أنه حتى المبتدئين يمكنهم الفوز بالمناقصة. كيف نضعها موضع التنفيذ؟

التداول الإلكتروني يتضمن وجود العملاء ، أي المال. ومع ذلك ، فإن العطاء يستبعد العلاقات غير الرسمية. لا توجد وسيلة للتوصل إلى اتفاق. يمكن أن يؤدي عدم الامتثال للشروط المنصوص عليها في العقد إلى فقدان الاتفاقية ، وخسارة الأموال ، وضياع فرصة المشاركة في مزادات أخرى بسبب فقدان الأهلية. غالبًا ما يخالف المبتدئين هذه القواعد بسبب عدم الانتباه العادي.

بادئ ذي بدء ، يجب أن تضع يديك على المناقصات التي لا تحتوي على قواعد صارمة. على سبيل المثال ، في المزاد العلني لخطة تجارية. فقط بعد ذلك يُنصح بالانتقال إلى المناقصات الجادة ، التي ينظمها تشريع المشتريات وفقًا لـ 44-FZ و 223-FZ. الشرط الرئيسي للنصر ليس أكثر من اليقظة. بادئ ذي بدء ، عليك التفكير في جودة العمل وليس مقدار الاتفاق.

تخيل أنك ما زلت تفوز. لديك عقد بين يديك. هل ستكون الشركة قادرة على إيجاد قدرات وقوى إضافية لتحقيقها دون مشاكل؟ وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فكم من المال سوف يستغرقه توظيف العمال أو استئجار المعدات؟ هل ستبقى الصفقة مربحة؟

من الجدير بالذكر أنه من بين أخطاء مقدمي العطاءات ، أهمها مثل انتهاك المواعيد النهائية ، ودراسة التوثيق غير المتأنية ، ومحاولات المشاركة في العديد من العطاءات في نفس الوقت ، وأعطال الخطة الفنية ،التداول بخسارة. كل هذا يمكن أن يؤدي إلى عواقب وخيمة. هذا هو السبب في أنه من الضروري منع جميع أوجه القصور المذكورة مسبقًا.