مستندات البريد السريع: طلب فردي ، فاتورة ، نموذج طلب ، قواعد تسليم المستندات وظروف عمل البريد السريع

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

العمل في خدمة التوصيل يحظى بشعبية كبيرة اليوم وخاصة بين الشباب الطموح. لا يعد البريد السريع مجرد شخص يقوم بتسليم الطرود ، ولكنه متخصص مدرب لديه مهارات معينة ويمكنه إحضار طرد أو مراسلات إلى العنوان المحدد بجودة عالية وسرعة.

عن العمل

للوهلة الأولى ، قد يبدو أنه من السهل العمل كساعي - لقد أخذ الطرد وأحضره إلى المكان الصحيح. ومع ذلك ، ليس كل شيء بهذه البساطة هنا ، لأن موظف خدمة البريد السريع يتحمل مسؤولية كبيرة ، بما في ذلك المواد. بعد كل شيء ، يجب عليه تسليم الطلب في الوقت المحدد والقيام بكل ما هو ضروري من أجل سلامته. لذلك ، في الشركات الحديثة المشاركة في تسليم البضائع أو الطرود أو المراسلات ، هناك بعض مستندات البريد السريع التي يتعامل معها المتخصصون في هذا المجال من النشاط.

طلب فردي

كل يوم ، لتبدأالواجبات ، يتلقى الساعي من المنسق قائمة بالأوامر التي يحتاج إلى إكمالها. تعتبر هذه الوثيقة داخلية ولها اسم "أمر فردي". يتم تعبئتها من قبل المرسل. هذه القائمة ليست مجرد قائمة بعناوين العملاء ، ولكنها أيضًا المعلومات الأكثر اكتمالا حول طلب معين. يحتوي هذا على معلومات الاتصال الخاصة بالعميل ، بما في ذلك رقم الهاتف المحمول والعنوان ووقت التسليم وبعض المتطلبات الإضافية من العميل.

يمثل الأمر المسار الفردي لكل عامل خدمة توصيل. عند تجميع هذا المستند ، يطور المنسق الخيار الأفضل لحركة الناقل ، مع مراعاة شروط جميع الطلبات الحالية. بالإشارة إلى ورقة الطريق ، فإن الناقل قادر على تسليم البضائع في أسرع وقت ممكن ، دون خسائر في المواد والوقت.

ينصح المتخصصون ذوو الخبرة في هذا القطاع الخدمي بما يلي. قبل البدء في العمل ، تحتاج إلى دراسة المسار الذي أصدره المرسل. من الناحية المثالية ، تحتاج إلى إجراء تقييم عقلي للفعالية الفعلية لمثل هذه الخطة. هناك احتمال أن يتمكن الساعي ، الذي يعرف هذه المنطقة أو تلك من المدينة بشكل أفضل ، من وضع طريق أكثر كفاءة وملاءمة بشكل مستقل. إذا كانت المنطقة التي تريد التوصيل إليها مشغولة ، فمن الأفضل تطوير طريق سيرًا على الأقدام. سيتم تسليم المستندات عن طريق البريد في هذه الحالة بأسرع وقت ممكن.

الفاتورة

كما ذكرنا سابقًا ، يتحمل الساعي ، بصفته متخصصًا في خدمة التوصيللإرسال المسؤولية المالية. هذا يعني أنه في حالة تلف البضائع أو فقدان خطاب أو مراسلات أخرى ، فضلاً عن فقد أو تشويه البضائع القيمة ، يجب على شركة النقل سداد تكلفتها التي يحددها المتجر عبر الإنترنت أو العميل أو شركة العميل.

من أجل حماية موظفيهم ومنع احتمالية الاحتيال من قبل العملاء عديمي الضمير ، تزود خدمة التوصيل البريد السريع بوثائق خاصة - فواتير توضح تكلفة واسم المنتج أو المنتج. بعد تسليم واستلام الدفع ، يقوم الناقل بتزويد العميل بفاتورة ، حيث يجب عليه وضع توقيعه. هذا تأكيد على التنفيذ الصحيح للأمر.

الطلبات التي تم دفعها سابقًا عن طريق التحويل المصرفي أو الدفع الإلكتروني تعتبر استثناءً. في هذه الحالة ، يؤكد العميل شفهيًا سلامة الحزمة التي تم تسليمها.

نموذج الطلب

هذا مستند بريد سريع آخر يستخدم في أنشطته المهنية. الغرض من نموذج الطلب هو نفس الغرض من الفاتورة تقريبًا. علاوة على ذلك ، يجب تسليم هاتين الورقتين إلى أخصائي قبل إرسالهما لتسليم الطرود.

في نموذج الطلب ، يجب على المرسل عرض جميع المعلومات المتاحة عنه. إذا كنا نتحدث عن أي منتج ، على سبيل المثال ، أجهزة منزلية صغيرة ، فحينئذٍ يشير المنسق في هذا المستند إلى حجم ووزن الطرد وتكلفة البضائع وغيرها من الخصائص. يقوم الساعي بتسليم نموذج الطلب إلى العميل للتوقيع عليه بعد ذلككما يتم التسليم عن طريق البريد. يعتبر هذا تأكيدًا على أن الأخصائي قد أوفى بالتزاماته تجاه العميل وأن الأخير راضٍ عن النتيجة.

يرجى ملاحظة أن نموذج الطلب يجب أن يظل مع عميل التوصيل. هذا ضروري حتى في حالة حدوث نزاع ، يمكنه تقديم شكوى. على سبيل المثال ، إذا وجد العميل ، بعد مغادرة الساعي ، أي عيوب في البضائع المسلمة.

لماذا يحتاج الساعي إلى المستندات؟

جميع المستندات المذكورة أعلاه هي الحد الأدنى من مجموعة الأوراق التي يعمل معها متخصصو خدمة التوصيل. وهي مصممة لجعل عمل السعاة أكثر كفاءة وراحة قدر الإمكان. التوثيق ضروري أيضًا لحماية الموظفين في حالة المواقف المعاكسة.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن نتذكر أيضًا أن الأنشطة في خدمة التوصيل تتطلب تقارير منتظمة إلى المنسقين. التقرير هو مستند داخلي آخر يملأه الموظف بنفسه ويزود المنسق بمعلومات تؤكد الأداء الواعي لعمل الساعي.

العمل مع المستندات في هذا المجال من النشاط يوميًا ، ومع ذلك ، يحذر المتخصصون المتمرسون: لا تقم بإتلاف الطلبات والفواتير فور استلام توقيع العميل أو التحويل إلى المرسل. فقط في حالة ، يجب تخزينها لمدة شهر على الأقل. إذا تم تسليم الفواتير إلى المنسقين فور تسليمها ، يوصى بعمل نسخ منها.

تسليم الوثائق

اختصاصي خدمة التوصيل مسؤول ليس فقط عن نقل الطرود ، ولكن أيضًا عن التوثيق. ويشمل ذلك تسليم أوراق العمل ، والرسائل ، والحزم ، والكتب ، وما إلى ذلك إلى وجهتها وفقًا لتوصيات موظف متفوق ، بالإضافة إلى استلامها من المنظمات الأخرى. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون الساعي على دراية بالمعلومات الخاصة (المهنية): قواعد المحاسبة ، وتسليم وتخزين الأوراق للغرض المقصود منها. يجب أن يكون على علم أيضًا بموقع الأشياء التي يتم تقديمها.

بشكل عام ، عند نقل المستندات ، يتبع الناقل نفس القواعد المتبعة عند نقل الطرود والبضائع الثمينة. للإبلاغ عن الإجراءات وتنسيقها ، يتم إعطاؤه نفس المستندات التي يجب ملؤها ويجب اتخاذ الإجراءات الضرورية الأخرى وفقًا للوائح.

ظروف عمل الساعي

قائمة الوظائف التي يؤديها موظف من هذا النوع من الشركات تشمل:

1. تسليم أي مراسلات وبضائع وفق تعليمات المدير الذي قد يكون مدير المؤسسة أو رئيس خدمة البريد السريع.
2. طور مسارك الخاص.
3. دراسة موقع المتلقي بعناية ، والتحدث معه عبر الهاتف ، وتحديد الوقت المناسب للاجتماع.
4. اصدار واستلام توكيل رسمي من الشخص المسؤول
5. الأعمال الورقية المناسبة للتسليم.
6. تنفيذ جميع الطلبات في الوقت المناسب.

مخطط

بالإضافة إلى ما سبق ، فإن الموظف لديه جدول زمني معين لتسليم المستندات. يجب أن يكون لدى الساعي ، مثل جميع الموظفين ، جدول مناسب ، بما في ذلك استراحة الغداء. قد يكون الراتب ثابتًا ، أو قد يعتمد على عدد عمليات التسليم التي يقوم بها البريد السريع.

خدمة البريد السريع في موسكو

وتجدر الإشارة إلى أن خدمات البريد السريع في موسكو تتيح لجميع سكان العاصمة توفير الوقت والمال ، مما يجعل الحياة أسهل بكثير وأكثر متعة. بالإضافة إلى ذلك ، في العصر الحالي من التسرع المستمر والسرعات العالية ، تتيح خدمات البريد السريع لكل شخص يستخدمها لحفظ أعصابه وقوته ، وهو أمر مهم أيضًا في العاصمة الحديثة.

إذا تحدثنا تحديدًا عن تسليم المستندات عن طريق البريد في موسكو ، فهذا يأخذ في الاعتبار الاختلاف الهائل في الحياة مقارنة بمدن الأطراف. في بعض الأحيان ، لا يتوفر للناس وقت للذهاب بمفردهم للحصول على السلع أو المستندات الضرورية ، وفي بعض الأحيان يطبخون العشاء. لذلك ، هناك طلب كبير على عمل البريد السريع مع المستندات في موسكو.

يتعاون كل متجر على الإنترنت في موسكو تقريبًا ، وشباك التذاكر السينمائي ، ومطعم البيتزا ، ووكالات السفر مع المنظمات التي تقدم خدمات البريد السريع. باستخدامها في العاصمة أو في مدينة أخرى بالدولة ، ينقذ كل عميل نفسه من الاضطرار إلى الوقوف في طابور ، وإضاعة الوقت الثمين.

يوجد في موسكو مجموعة متنوعة من خدمات البريد السريع ، لكن مبدأ عملهم متطابق. قد قليلاتختلف أسعار الشحن ، ولكن بشكل عام ، فإن مبدأ التشغيل هو نفسه تقريبًا.