مستندات المحاسبة الأساسية: الأنواع والمعالجة والتخزين

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

إجراء المحاسبة في المؤسسات بمختلف أشكال الملكية أمر مستحيل دون انعكاس وثائقي. لا يتم تنفيذ أي إجراء واحد ، ولا مشروع واحد ، ولا يتم تنفيذ معاملة تجارية واحدة بدون مستند تم تنفيذه بشكل صحيح ، تنظمها الأوامر الداخلية للمؤسسة والمعايير التشريعية الخارجية. ينعكس كل إجراء يقوم به موظف ، على سبيل المثال ، شركة تجارية ، بدءًا من المشغل لاستلام الطلبات وانتهاءً بالمدير ، في القاعدة الوثائقية ، والتي تستند إلى قائمة المستندات الأولية.

المفهوم والأهمية

ربما يكون من الصعب تخيل عمل مؤسسة قائمة في أي مجال نشاط محتمل دون وثائق تؤكد المعاملات التجارية. كما هو الحال في أي قضية أخرى ، يلعب التوثيق دورًا مهمًا للغاية هنا. بالكاد يمكنك أن تتخيلعمل المطار عالي الجودة والمبرر قانونًا ، مما يسمح للراكب بالمغادرة دون وثائق تثبت هويته - جواز سفر وكود هوية مواطن. بالطريقة نفسها ، من الصعب افتراض قبول حركة سيارة لا يملك سائقها الوثائق المناسبة في شكل رخصة وجواز سفر تقني للسيارة التي يقودها. هكذا هي وثائق المحاسبة الأولية. يجب أن يكون لدى أي شركة مسجلة في قائمة الدولة لأصحاب المشاريع عدد من المستندات اللازمة للمحاسبة ، والتي تعد الأساس الأساسي والرابط الأولي في سلسلة التنظيم التنظيمي لعملياتها التجارية.

توثيق المحاسبة الأساسي هو مجموعة من الشهادات والأفعال والأوامر والفواتير والكشوف والتقارير ، يتم من خلالها تسجيل عمليات الشركة وتنظيم إجراءات أعمالها.

أنواع المستندات

يتضمن تصنيف سير عمل المحاسبة الأنواع الرئيسية التالية من المستندات الأولية:

• حسب الغرض الوظيفي - المحاسبة والإدارة والموظفين ؛
• حسب درجة التنظيم - داخلي وخارجي.

الاتجاه الأول للتصنيف يجعل من الممكن التمييز فيما بينها بين وثائق المستويات الوظيفية الرئيسية الثلاثة لأي شركة تجارية وفقًا لطبيعة الغرض منها ، والثاني - وفقًا لطريقة تنظيم القانون تنظيم العلاقات الاقتصادية. يتضمن كل اتجاه كتلةأنواع معينة من المستندات التي تعكس أداء إجراءات محددة من قبل موظفي الشركة.

توثيق المحاسبة

إذا أخذنا في الاعتبار مستندات المحاسبة الأولية ، فإنها بدورها مقسمة إلى تنظيم المراحل الثلاث للمعاملات التجارية.

المرحلة الأولى تتميز بإتمام الصفقة. هنا ، يتم تمثيل وثائق المحاسبة الأولية من خلال إبرام اتفاقية وإصدار فاتورة للدفع. الاتفاقية هي وثيقة تنظم العلاقة بين طرفين من أجل تهيئة شروط التفاعل بينهما. فاتورة الدفع هي مطلب مع تعريف مبلغ محدد ، بموجب شروط العقد ، يجب على المشتري أن يدفع للبائع مقابل البضائع المباعة أو الخدمة المقدمة.

تنعكس المرحلة الثانية من النشاط الريادي في مستندات الدفع وتسمى مرحلة الدفع للمعاملة. استنادًا إلى حقيقة أن الدفع يمكن أن يتم بطريقة غير نقدية أو نقدًا ، يتم تقديم المستندات الأساسية الخاصة به إما كبيانات من الحساب الجاري وأوامر الدفع ، أو شيكات وإيصالات أمين الصندوق للأوامر النقدية الواردة.

يتم تحديد المرحلة الثالثة النهائية على وجه التحديد من خلال استلام منتج أو خدمة. وفقًا لذلك ، يتم تنظيمها أيضًا من خلال الوثائق الأولية في شكل إشعار تسليم وإيصال مبيعات ووثيقة قبول وتحويل المنتجات أو إجراء عمل يتم تنفيذه في حالة تقديم أي نوع من الخدمات.

توثيق المحاسبة الإدارية

يكمن الاختلاف بين سير العمل المحاسبي والإدارة بشكل أساسي في حقيقة أن النشاط المحاسبي ينظمه تشريعات الولاية مع إطار عمل يعكس العمليات التجارية التي أنشأتها السلطات على وجه التحديد ، ويتم تحديد الإدارة من خلال القرارات الداخلية والتفضيلات الشخصية للهيئة. المدير أو المالك المباشر لشركة معينة. بمعنى آخر ، تتمتع مستندات المحاسبة الأولية بشكل صارم يتم التحكم فيه بواسطة إطار تنظيمي مشترك ، بينما يتم تطوير مستندات الإدارة حصريًا على مستوى المؤسسة. ما الأوراق التي تتحكم في سير المحاسبة الإدارية في الشركة؟ من بين أهمها ما يلي:

• كود لوائح العمل الداخلية ؛
• السياسة المحاسبية للمؤسسة ؛
• اتفاق جماعي
• لوائح وأوامر مدير الشركة
• أوصاف وظيفية ؛
• مستندات إدارية.

توثيق الموارد البشرية

بالنسبة لقائمة الوثائق الأولية التي تنظم العلاقات بين المستويات للموظفين في المؤسسة ، وكذلك التحكم في إجراءات حساب الأجور وتحديد مسؤوليات كل من موظفي الشركة ، وهنا تتضمن وثائق العمل ما يلي: الأنواع:

• التوظيف - يتضمن إجمالي جميع الوظائف في المؤسسة ، وانعكاسًا لعددهم وعدد وحدات الموظفين ، بالإضافة إلى وصف لمستوى أجورهمالرسوم ، إجراءات المكافآت ، فك الارتباط ، قبول أحكام البدلات ؛
• جدول العمل - يتضمن معلومات حول يوم العمل ، والمسائل التنظيمية والإدارية ، وقواعد تعيين الموظفين وفصلهم ، بالإضافة إلى شروط ترقيتهم كدفعة إضافية مقابل العمل أو اللوم في شكل توبيخ والخصومات من الاجور
• الوصف الوظيفي - يعتمد عمل قسم شؤون الموظفين في كل مؤسسة على مجموعة من الحقوق والالتزامات والأحكام العامة والمهام والمسؤوليات ومتطلبات التأهيل والعلاقات من حيث التبعية بين المستويات المختلفة لوحدات الموظفين في مشروع

المستندات المطلوبة

أي شركة مسجلة وتعمل بشكل قانوني لديها قائمة بالمستندات الإلزامية التي يجب أن تظهر في إطار أنشطتها. المستندات الأساسية الإلزامية هي كما يلي:

• اتفاق - مهما كانت الصفقة ، هذه الوثيقة هي الأساس الأساسي لبدء علاقة بين اثنين من رواد الأعمال ، بين البائع والمشتري ، بين العرض والطلب ؛
• الفاتورة الصادرة - عند اتخاذ قرار بشأن بيع البضائع أو تقديم الخدمات ، يصدر الطرف البائع فاتورة إلى جانب المشتري كشرط أساسي للمعاملة ؛
• أشكال من التقارير الصارمة - في عملية الاتفاق لا تكتمل بدون الشيكات والنقد والمستندات السلعية المتعلقة بقائمة إلزامية ؛
• سلعة-مذكرة شحنة - وثيقة تشير إلى المرسل إليه ، الناقل ، مرسل البضائع ، البضائع نفسها في مجموعة متنوعة من تسميتها ، عدد المنتجات المشحونة ، السعر والمبلغ ؛
• قانون قبول وتحويل العمل المنجز أو البضائع المشحونة

المستندات الداخلية

كما ذكرنا سابقًا ، فإن عمل أي شركة يعني وجود وثائق خارجية وداخلية. الوثائق الأساسية الرئيسية للأغراض الداخلية هي قائمة بجميع تلك النماذج والشهادات والبيانات والأوامر والتعليمات التي تم تطويرها مباشرة داخل المؤسسة وتنطبق فقط على الموظفين العاملين فيها ، دون أي تأثير تشريعي على المجتمع يتجاوز هذه الشركة.

المستندات الخارجية

يشير توثيق الغرض الخارجي إلى مستوى هرمي أعلى من التبعية ، لأن المستندات الخارجية هي تلك التي تنظمها الدولة وإطارها التشريعي. الأحكام المطورة حول المحاسبة ، ومجموعة حسابات المراسلات المحاسبية ، ومعايير المحاسبة والتقارير المالية - كل هذا له خلفية تنظيمية وينظمه الإطار القانوني للدولة.

نماذج المستند

أشكال المستندات الأولية متعددة الأوجه في طبيعة الغرض منها ونوع التصميم والملكية. تتميز الأقسام الرئيسية التالية قانونياً:

• أشكال سجلات الموظفين (أوامر ، أوامر ، جداول ،الأوضاع والجداول العادية) ؛
• أشكال المحاسبة للأجور وساعات العمل (الجداول الزمنية ، الحسابات الشخصية ، المجلات ، كشوف المرتبات) ؛
• نماذج محاسبة البناء الرأسمالي (شهادات ، مجلات ، أعمال) ؛
• نماذج محاسبة المنتج (أعمال وسجلات المخزون ، أوراق الوزن ، بطاقات الحزب ، تقارير عن حركة المخزون) ؛
• نماذج محاسبة الأموال (دفتر يومية أمين الصندوق ، يعمل على التحويلات والنقد في مكتب النقد) ؛
• نماذج المحاسبة التجارية (أوامر ، فواتير ، أعمال ، مواصفات ، شهادات الجودة) ؛
• أشكال محاسبة المعاملات النقدية (تقرير مسبق ، PKO ، RKO ، مجلة تسجيلهم) ؛
• نماذج لتسجيل نتائج المخزون (قوائم الجرد ، الأفعال ، الشهادات ، المجلات ، البيانات)

بالإضافة إلى ما سبق ، هناك أيضًا أشكال من المستندات الأولية للمحاسبة لآلات وآليات البناء ، والنقل البري ، والأصول الثابتة والأصول غير الملموسة ، والمواد ، والمواد منخفضة القيمة ، والمنتجات الزراعية والمواد الخام.

إجراء التسجيل

يتم إعداد المستندات الأساسية بسبب متطلبات معينة يجب الوفاء بها. على سبيل المثال ، يجب أن تكون الإدخالات في الوثائق مكتوبة بالحبر الأزرق حصريًا ، بينما يجب أن تكون منظمة وواضحة. أيضًا ، يجب أن تحتوي الوثيقة على عدد من التفاصيل المطلوبة لكل نوع وأن تكون مصدق عليها بالتوقيع الشخصي للرئيس أو كبير المحاسبين أو الشخص المخول ، ومختومة أيضًا بختم المؤسسة. الأرقام في مستندات النقوديجب أيضًا كتابتها بالكلمات ، وحيثما يكون عمود المستند فارغًا ، يجب أن تكون هناك شرطة لتجنب الملء اللاحق بأرقام خاطئة من قبل أي شخص سيئ.

التخزين

يتم تخزين المستندات الأولية مباشرة في المؤسسة. أو يمكنك استخدام خدمات أرشيف خاص (أو تابع للدولة). إذا كشف التدقيق من قبل مفتشية الضرائب عن عدم وجود مستند أساسي ، يتم فرض غرامة على المؤسسة ، يتم تحديد مقدارها اعتمادًا على النوع المحدد وعدد المستندات المفقودة. وفقًا للتشريعات الحالية للاتحاد الروسي ، يتم تخزين المستندات الأولية في المؤسسة لمدة خمس سنوات على الأقل.