قواعد الحفاظ على كتاب العمل في روسيا

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

كتاب التوظيف - أحد أهم الوثائق التي تدخل في إضفاء الطابع الرسمي على العلاقات بين صاحب العمل والموظف. يتم تحديد معايير التعامل معها على مستوى الإجراءات القانونية الفيدرالية. قواعد الاحتفاظ بكتاب العمل هي مثال على التشريعات الصارمة إلى حد ما. ما هي خصوصياتهم؟

حقائق عامة حول حفظ سجلات العمل

المصدر التشريعي الرئيسي الذي ينظم قواعد الحفاظ على دفاتر العمل هو المرسوم 225 الصادر عن حكومة روسيا ، الصادر في 16 أبريل 2003. إنه يوضح باستمرار جميع الفروق الدقيقة المتعلقة بالتعامل الصحيح مع هذا المستند. النظر في الحقائق العامة حول صيانة دفاتر العمل الواردة في القرار.

ينص هذا القانون القانوني على أن كتاب العمل هو الوثيقة الرئيسية التي تعكس معلومات حول أنشطة وخبرة المواطن. ينص المرسوم على أنه يتعين على أصحاب العمل بدء دفاتر العمل (وكذلك الاستمرار في صيانة الكتب الموجودة) لكل موظف عمل في المؤسسة لأكثر من 5 أيام (بشرط أن يكون هذا العمل هو العمل الرئيسي).

وتجدر الإشارة إلى أن هناك ما يكفيفي حالات نادرة ، عندما يكون صاحب العمل فردًا ، لا يبدأ المصنف - وهذا محظور بموجب القانون.

المعلومات الأساسية التي تنعكس في دليل العمل: البيانات الشخصية عن الموظف ، وطبيعة العمل الذي يؤديه ، ومعلومات حول التحولات بين مختلف أصحاب العمل ، وحقائق حول الجوائز لمختلف الإنجازات. لا يتم تضمين أي إجراء تأديبي في المستند ما لم يكن فصلًا.

تملأ كتب التوظيف باللغة الروسية ، وفي الجمهوريات الروسية الوطنية يمكن استخدام اللغات المحلية التي لها مكانة الدولة.

تصميم كتاب

يمكننا البدء في استكشاف قواعد الاحتفاظ بكتاب عمل من نقاط تعكس ميزات ملء مستند. فيما يلي أهم الحقائق حول هذه العملية:

- إذا تم تعيين الموظف لأول مرة ، فيجب على الشركة المستخدِمة إصدار كتاب عمل له في غضون أسبوع بعد أن بدأ الشخص حياته المهنية ؛

- يتم إدخال المعلومات المتعلقة بالموظف في المستند المعني على أساس جواز السفر أو أي مصدر تعريف آخر معترف به قانونًا ؛

- بيانات عن التعليم الذي تلقاه الموظف ، وكذلك عن تخصصاته ، والمهن مأخوذة من الشهادات والوثائق الأخرى التي تؤكد المؤهلات ؛

بمجرد إصدار المصنف ، يتعهد صاحب العمل بصيانته بشكل صحيح. ولكن في الواقع ، كل ما يمكن أن تفعله الشركة بكتاب العمل هو إدخال إدخالات فيه وإجراء التعديلات. لذلك ، من المهم للغاية معرفة كيفية الدخول بشكل صحيح في الملف المناسبوثيقة تسجيل.

إدخالات

تفترض قواعد الاحتفاظ بكتاب العمل أن جميع الإدخالات الموجودة فيه (على سبيل المثال ، فيما يتعلق بالتحويلات ، والحقائق حول المؤهلات ، والفصل ، والجوائز ، وما إلى ذلك) يتم إجراؤها على أساس أمر يجب أن يوقعه الشخص المختص من ادارة الشركة - صاحب العمل. يجب أن يتم إدخال المعلومات في المصنف دون استخدام الاختصارات. يجب أن يتبع الإدخالات رقم تسلسلي. عندما يصحح قسم شؤون الموظفين بالشركة دفتر عمل الموظف ، يجب عليه إخطاره بالتغييرات مقابل التوقيع.

إذا كان سيتم إدخال معلومات حول الفصل في المستند ، فيجب أن تمتثل الصياغة تمامًا لتلك المنصوص عليها في قانون العمل في الاتحاد الروسي والقوانين الفيدرالية الأخرى. إذا تم إنهاء عقد العمل وفقًا للمادة 77 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، فمن الضروري في كتاب العمل الرجوع إلى الفقرة الضرورية من الجزء الأول منه. إذا تم فصل شخص ما على أساس أحكام المادة 81 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، فيجب أن تعكس الوثيقة أيضًا الصيغة المنصوص عليها في القانون. إذا تم إنهاء عقد العمل بسبب ظروف خارجة عن إرادة صاحب العمل والموظف ، فيجب أن تكون الإشارة إلى أحكام المادة 83 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.

إذا رغب الموظف ، فيمكن للمصنف تسجيل المعلومات المتعلقة بالعمل بدوام جزئي (بما في ذلك الفصل منه). لكن لهذا ، يجب على الموظف تزويد خدمة شؤون الموظفين بوثيقة تؤكد علاقة العمل مع صاحب عمل آخر.

بما في ذلكالسجلات الشائعة الأخرى التي تنص على قواعد الاحتفاظ بكتاب عمل - معلومات حول الخدمة العسكرية (بالإضافة إلى العمل في هيئات الشؤون الداخلية وغيرها من وكالات الدولة ووكالات إنفاذ القانون). أيضًا ، يمكن إدخال المعلومات التي تعكس حقيقة أن الموظفين قد أكملوا دورات تدريبية متقدمة في المستند.

في كتيب العمل ، كما أشرنا أعلاه ، يتم تسجيل معلومات حول جوائز الموظف بسبب إنجازاته العمالية. قد تكون هذه معلومات حول جوائز الدولة والألقاب الفخرية وتقديم الدبلومات والشارات والدبلومات وأنواع أخرى من الحوافز التي تنص عليها قوانين الاتحاد الروسي والإجراءات القانونية المحلية لأصحاب العمل.

التغييرات والإصلاحات

تسمح قواعد صيانة كتاب العمل أيضًا بإجراء تغييرات وتصحيحات على هذا المستند. كيف يتم إنتاجها؟ إذا كنا نتحدث عن تغيير الاسم الكامل وتاريخ الميلاد ومعلومات حول التعليم ، فيجب تأكيد إجراءات خدمة الأفراد من خلال المستندات المتعلقة بالحقائق المحدثة.

إذا حدث أن ضابط شؤون الموظفين قد أخطأ عند إدخال إدخال في المصنف ، فيمكن تصحيح ذلك. في الوقت نفسه ، يمكن لقسم شؤون الموظفين أيضًا إجراء تعديل مناسب في الوظيفة الجديدة ، إذا كان لديها مستند داعم من صاحب العمل السابق.

إذا كنا نتحدث عن تصحيحات في أقسام تعكس حقائق حول العمل أو عن الجوائز ، فلا يمكن شطب البيانات غير الصحيحة: يجب تدوين الملاحظات على هذا النحوأنها غير صالحة ، ويتم إدخال المعلومات الصحيحة بعد ذلك.

سيناريو محتمل قامت فيه المنظمة التي ارتكبت خطأ في إعداد كتاب العمل بتغيير وضعها القانوني. في هذه الحالة ، يجب إجراء التعديلات في المستند من قبل الشركة التي أصبحت خلفًا للشركة. عندما يتم تصفية المنظمة ، يقوم صاحب العمل الجديد بإجراء تغييرات على المصنف. سيناريو مشابه - إذا كان صاحب العمل رجل أعمال فردي قام بتصفية وضعه

إصدار مصنف مكرر

لنفكر في جانب آخر مهم ، والذي يتضمن قواعد الحفاظ على كتب العمل. يسمح المرسوم 225 الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بإصدار نسختهم المكررة. قد يكون هناك عدة أسباب لهذا الإجراء. دعنا ندرس الأشياء الأساسية التي تحتوي على قواعد الاحتفاظ بكتاب عمل. ما الذي يجب أن يفعله الموظف إذا فقد المستند ذي الصلة عن طريق الخطأ على سبيل المثال؟

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى إبلاغ صاحب العمل بهذه الحقيقة. بموجب القانون ، يجب على الشركة إصدار كتاب عمل مكرر في هذه الحالة في غضون 15 يومًا. عند إصدار هذا المستند ، يجب على صاحب العمل إدخال معلومات تعكس طول الخدمة (الموثقة) ، وكذلك معلومات حول الجوائز.

من الممكن إصدار نسخة مكررة بدلاً من كتاب عمل صالح ، والذي يحتوي على سجل غير صالح للفصل أو حقيقة التحويل إلى وظيفة أخرى. في هذه الحالة ، سيحتوي الإصدار الجديد من المستند على جميع البيانات الضرورية ، باستثناء البيانات غير الصحيحة.

تقترح قواعد صيانة وتخزين كتب العمل أن صاحب العمل يجب أن يوفرهاسلامة ، ومنع الضرر ، يجب ألا تفقد الوثائق ذات الصلة. لكن يحدث أنه لأسباب مختلفة ، لا تزال الشركة تنتهك إحدى هذه القواعد. على سبيل المثال ، بسبب حالة طارئة. إذا حدث أن ضاع صاحب العمل دفاتر العمل بشكل جماعي ، فإن مدة خدمة الموظفين المسجلة فيها تحددها لجنة خاصة. وهي تتألف من ممثلين أكفاء لشركات صاحب العمل ، ومختلف المنظمات النقابية وغيرها من الهياكل المعتمدة.

تفحص اللجنة المستندات التي يمتلكها الموظف - الشهادات أو ، على سبيل المثال ، تلك المتعلقة بأنشطة النقابة - التذاكر وبطاقات التسجيل ودفاتر الدفع. إذا لم يكن لدى الموظف مصادر ذات صلة متاحة ، فيمكن تأكيد الحقائق التي عمل فيها مثل هذه الشركة على أساس شهادة شخصين أو أكثر كانوا في السابق زملاء لشخص ما. بعد عمل اللجنة ، يتم إصدار مستندات مكررة ، يتم إعدادها بالطريقة المحددة ، للموظفين. من الممكن أيضًا إشراك المحاكم في عملية تحديد مدة الخدمة.

اصدار كتاب عند الفصل

هناك العديد من اللوائح التي ترتبط بطريقة ما بالقرار ، والتي تحدد قواعد الاحتفاظ بكتاب العمل. وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي ، على وجه الخصوص ، يلتزم صاحب العمل بإعطاء الموظف المستند المناسب في يديه بعد الفصل. كيف يعمل هذا عمليا؟

في عملية الفصل ، يجب أن تكون الإدخالات التي قام بها قسم شؤون الموظفين في صاحب العمل في دفتر عمل الموظفأن تكون مصدقة حسب الأصول. أيضا ، يجب على الموظف نفسه أن يضع توقيعه. إذا تم إدخال المعلومات الموجودة في المصنف ليس فقط باللغة الروسية ، فسيتم أيضًا اعتماد الصياغة بلغة أخرى.

تصميم إدراج

يمكن أيضًا إرفاق ملحق تم تنفيذه حسب الأصول بكتاب العمل. لها معرّفات فريدة - سلسلة ورقم. يتم استخدامه إذا تم ملء كل أقسام الصفحة أو المتعلقة بأي من أقسام الصفحة في المصنف ، ونتيجة لذلك لا يوجد مكان لإدخال معلومات جديدة.

يتم الحفاظ على الإدخال وفقًا لنفس قواعد كتاب العمل ، وبدون هذا المستند يكون غير صالح. عندما يصدر قسم شؤون الموظفين إدراجًا ، من الضروري وضع ختم يعكس هذه الحقيقة في المصنف.

تخزين الكتب

لا يعكس القرار 225 فقط القواعد الأساسية للحفاظ على كتاب العمل. يتم أيضًا وصف كيفية تخزين هذه المستندات ، وكذلك الاحتفاظ بسجلات لها. وتجدر الإشارة إلى أنه يجب على صاحب العمل اتخاذ الإجراءات المناسبة ليس فقط فيما يتعلق بدفاتر وإدخالات العمل الصالحة ، ولكن أيضًا النماذج.

لضمان المحاسبة الصحيحة للوثائق ، يجب أن يكون لدى الشركة عدة مستندات:

- دفتر الدخل والمصروفات ، الذي يسجل معلومات عن أشكال كتب العمل وإدراجها ؛

- دفتر محاسبة لحركة المستندات

يتم تحديد أشكال المستندات ذات الصلة في اللوائح الصادرة عن السلطات التنفيذية للاتحاد الروسي. بخصوص دفتر الدخل والمصروفات - فييجب إدخال معلومات حول جميع الإجراءات التي تعكس استلام أو إنفاق النماذج المعنية. من الضروري ، عند المحاسبة ، الإشارة إلى سلسلة ورقم كل مستند. يشترط في كتاب المحاسبة لحركة الكتب والملحقات المرفقة بها تسجيل المستندات المقبولة من دخول الموظفين إلى العمل وكذلك دفاتر العمل والملحقات المكملة لها. عند الفصل ، يقوم موظف في الشركة بالتوقيع على كلا الكتابين

تخضع أشكال المصنفات والإدخالات للتخزين كوثائق تخضع لمساءلة صارمة. يتم إصدارها فقط للموظفين الأكفاء في الشركة عند الطلب. يجب على أخصائي الملف الشخصي المناسب أن يقدم إلى قسم المحاسبة التابع له تقريرًا عن كيفية سير الأمور مع عدد الاستمارات ، وعن المبالغ المالية المستلمة مقابل كتب وإدخالات العمل.

جوانب انتاج واقتناء كتب العمل

المصنف هو اهم وثيقة وبالتالي يتم انتاجه بالطريقة المعتمدة على مستوى الجهات الرسمية. أشكال دفاتر العمل ، وكذلك الإدخالات ، لها ميزات الأمان المناسبة. يجب أن تحصل الشركة المستخدِمة نفسها على أنواع المستندات المعنية ، ولكن في الوقت نفسه ، لها الحق في تكبد تعويض عن التكاليف المقابلة من الموظفين.

كتب العمل في روسيا: تطور التشريعات

الحقائق الأكثر إثارة للاهتمام تعكس تطور التشريعات التي تحدد قواعد الحفاظ على كتب العمل. روسيا دولة ذات قوانين متكررة في كثير من المجالات. وفقًا للعديد من المحامين ، فإن نطاق قانون العمل والصناعات ذات الصلة -مثال رئيسي على ذلك

بادئ ذي بدء ، نلاحظ أن قواعد الاحتفاظ بكتاب العمل قبل عام 2003 وتلك التي تم إنشاؤها الآن كانت تنظمها لوائح مختلفة اختلافًا جوهريًا. على الرغم من حقيقة أنه بحلول عام 2003 كانت الدولة الروسية الحديثة قد تمت بالكامل ، كانت القوانين السوفيتية سارية في مجال تنظيم تداول كتب العمل. لذلك ، تم تنظيم إجراءات ملء الوثائق ذات الصلة بالمرسوم رقم 656 بتاريخ 1973-06-09 ، والصادر عن مجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، وكذلك المجلس المركزي لنقابات العمال لعموم الاتحاد بشكل مشترك - "على كتب عمل للعمال والموظفين ". وفقًا لمصدر القانون هذا ، تم أيضًا إصدار تعليمات تنص على إجراء محاسبة دفاتر العمل في الشركات السوفيتية. تمت الموافقة على هذه الوثيقة ، بدورها ، بموجب مرسوم صادر عن لجنة الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية للعمل. أحد أكثر الموارد التي يمكن الوصول إليها والتي يمكنك من خلالها العثور على القواعد السوفيتية للحفاظ على كتاب عمل كمرجع هو "مستشار". لكن هذا المستند موجود أيضًا في أنظمة مرجعية قانونية أخرى.

ما هي الحقائق الشيقة التي تحتويها القواعد السوفيتية لحفظ كتب العمل؟ هل غيرتهم روسيا كثيرا؟ من حيث المبدأ ، كانت العديد من أحكام القانون القانوني الصادر في الاتحاد السوفياتي مماثلة لتلك التي نلاحظها في التشريعات الحديثة. لذلك ، على سبيل المثال ، ينص أحد أحكام الوثيقة السوفيتية على أنه يجب على الموظفين التعرف على حقائق إجراء أي تغييرات على المصنف أو إدراج فيه. تحتوي الصياغة نفسها تقريبًا ، كما أشرنا أعلاه ، على قواعد الاحتفاظ بدفاتر العمل 2014عام

أيضًا من بين القواعد التي تشبه المعايير الحديثة الحكم بأنه مع كل إدخال في دفتر العمل يعكس حقيقة تعيين شخص أو فصله أو نقله إلى مكان آخر لأداء واجبات العمل ، يجب على قسم شؤون الموظفين التعرف الموظف تحت الرسم

في الوقت نفسه ، على مستوى الأحكام التي أشرنا إليها ، هناك أيضًا اختلافات كبيرة بين النهجين السوفياتي والروسي لصيانة كتب العمل. لذلك ، على سبيل المثال ، في الإجراءات القانونية الصادرة في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، قيل إنه يجب على الموظف التوقيع ، والتصديق على تلك التعديلات الأخرى على المستند ، في أشكال خاصة. بينما تسمح قواعد صيانة كتب العمل لعام 2014 بأنه يمكن لأي شخص أيضًا تسجيل الدخول في كتاب العمل نفسه.

الاختلافات في الإصدارات

جانب تاريخي مهم آخر يعكس تفاصيل المصنفات الروسية هو أنها تصدر في سلاسل مختلفة. يوجد الآن 5 منها ، وقد صدرت السلسلة الأولى في العام التالي بعد إدخال قواعد جديدة للحفاظ على كتب العمل على الطراز الروسي ، لتحل محل الأعراف السوفييتية. تلقت السلسلة مؤشر المعارف التقليدية. بالمقارنة مع الإصدارات السابقة من المصنفات ، فإن النموذج قد انخفض قليلاً وتغير اللون.

تتميز سلسلة TK بعدة درجات من الحماية. لذلك ، على سبيل المثال ، في جميع صفحات المصنفات توجد عبارة "Workbook" مرئية في الأشعة فوق البنفسجية ، بالإضافة إلى العلامات المائية في شكل اختصار TK. يتم حياكة أوراق المستندات الخاصة بالسلسلة الجديدة باستخدام خيط ثنائي اللون ، والذي يتكون من لونين.

كما أشرنا أعلاه ، منذ عام 2004تم نشر 5 سلاسل من كتب العمل. في 2004-2005 - TK ، في 2006-2007 تم استخدام سلسلة أخرى - TK - I ، من 2008 إلى يونيو 2010 - التالية ، TK - II ، ثم - TK - III ، والتي عملت حتى 2012. في عام 2013 ، أحدث سلسلة من المصنفات - TK - IV.

ما الأهمية العملية لهذا؟ الحقيقة هي أن انتماء المصنف إلى سلسلة معينة يمكن أن يؤثر ، على سبيل المثال ، في تحديد أصالته. إذا احتوى مستند من سلسلة 2012 على بيانات ، حتى إذا تم اتباع جميع القواعد الخاصة بصيانة كتاب العمل ، 2010 ، فسيكون هذا غير صالح. ربما لم يتمكن صاحب العمل ببساطة من تتبع سنة إصدار الكتاب حتى اللحظة التي تم فيها ملؤه ، لكن المشرع يمكن أن يفسر ذلك على أنه تزوير للوثيقة. يمكنك أيضًا ملاحظة حقيقة أن أصحاب العمل مطالبون بالتأكد من أن كتب العمل التي جلبها الموظفون من المؤسسات السابقة أصلية - وليس فقط من خلال التحقق من أن المعلومات الواردة في المستند تتوافق مع سنة إصدار سلسلتها.