للمحترفين الشباب: كيفية خياطة المستندات بشكل صحيح

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يتوفر قدر كبير من المستندات في أي مؤسسة. ليس كل منهم بحاجة إلى البرامج الثابتة. بالنسبة للمبتدئين ، يمكن أن تكون هذه العملية غير مفهومة تمامًا وغير مألوفة. لذلك ، دعونا نتعرف على كيفية تدبيس المستندات بشكل صحيح ، ولماذا هذا ضروري بشكل عام.

يجب عمل البرامج الثابتة في كل مؤسسة. يضمن هذا الإجراء الحماية والتخزين الآمن للوثائق. لا توجد خوارزمية محددة يجب أن يتم تنفيذها بدقة. لكل منظمة وسلطات مختلفة متطلباتها الخاصة.

للوميض ، ستحتاج إلى: مستندات ، وإبرة بخيوط نايلون (أو خيوط) ، ومقص ، وغراء ، وغطاء من الورق المقوى الصلب وختم. بعد ذلك ، اتبع التعليمات الخاصة بكيفية تدبيس المستندات بشكل صحيح.

الخطوة 1. المرحلة التحضيرية. قبل البدء في التدبيس ، يجب فحص جميع المستندات بعناية وإزالة الأشياء المعدنية منها (دبابيس ، مشابك ورق).

الخطوة 2. ترتيب الوثائق بالترتيب.

الخطوة 3. ثم في الزاوية اليمنى العلياأوراق الأرقام وليس الصفحات. إذا كانت هناك معلومات على الجانب الخلفي من الورقة ، فسيتم الترقيم بشكل منفصل. تعتبر مجموعة المخططات أو الخرائط المكونة من عدة أوراق مجموعة واحدة. بعد اكتمال هذا الإجراء ، يجب ملاحظة الرقم الدقيق على ظهر اللصق.

الخطوة 4. الآن دعنا نتعرف على كيفية خياطة المستندات بشكل صحيح. على الجانب الأيسر ، في وسط الحقول ، يجب عمل من 3 إلى 5 فتحات رأسيًا بدقة حتى تتمكن من عرض المستندات. يمكن القيام بذلك باستخدام آلة تجليد ، أو مخرز ، أو حفر بمثقاب أو مثقوب في أجزاء بالضبط باستخدام ثقب.

الخطوة 5. مرر طبقتين من الخيط أو البرمة من خلال الثقوب.

الخطوة 6. قم بتوجيه الأطراف من الفتحة الوسطى من الجزء الخلفي للورقة وقم بإصلاح العقدة. اترك خيطًا مجانيًا بطول 6 سنتيمترات.

الخطوة 7. ضع البيانات على ورق بحجم 4x5 سنتيمتر: عدد الأوراق المرقمة ، تاريخ البرنامج الثابت. يجب على الشخص المسؤول عن المستندات التوقيع بشكل مقروء. بعد ذلك يتم تطبيق ختم المنظمة

الخطوة 8. الصق الورقة بحيث تغطي العقدة

الخطوة 9. بعد ذلك ، يشهد المدير أو أي موظف معتمد آخر اللصق. يجب أن تكون الطباعة على الملصق وجزء من الورقة.

إليك كيفية تدبيس المستندات بشكل صحيح. وتجدر الإشارة إلى أن هذه الخوارزمية قد تختلف اعتمادًا على القواعد التي توفرها المنظمة. يجب أن يتم تنفيذ كل ما سبق من قبل أخصائي موصوف فيواجب الوصف الوظيفي لفلاش المستندات.

مدة الصلاحية

وفقًا للقانون ، يتعين على المؤسسات ضمان سلامة الأوراق المالية الأولية لفترة معينة أو طويلة جدًا. يتم الاحتفاظ بوثائق التكلفة الأولية للأصول الثابتة لمدة 4 سنوات بعد الشطب. يجب أرشفة إقرار ضريبة الدخل الذي يؤكد الخسارة للفترة التي يقلل فيها القاعدة الضريبية. يجب الاحتفاظ بالمعلومات المحاسبية عن مساهمات التأمين في صندوق المعاشات التقاعدية وصندوق التأمين الاجتماعي و FFOMS لمدة ست سنوات (الفقرة 2 من المادة 28 رقم 212FZ).