أنظمة إدارة المؤسسات الآلية: التقنيات والبرامج والوظائف

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

أنظمة إدارة المؤسسات الآلية - هذا هو بالضبط ما تحتاجه الصناعة الحالية بشدة. يمكن لأتمتة العملية أن تزيد بشكل كبير من إنتاجية وكفاءة المنظمات. بالإضافة إلى ذلك ، أصبح هذا مناسبًا أيضًا لأنه يوجد حاليًا حوسبة عالمية لجميع فروع الحياة البشرية تقريبًا.

الخصائص العامة

يتم استخدام نظام إدارة المؤسسة الآلي (AMS) حاليًا في الاتحاد الروسي وفقًا لمنهجية MRP و ERP. يتم التعرف على كلا الاتجاهين في جميع أنحاء العالم.

بالنسبة لظهور أنظمة الأتمتة الأولى ، كانت هذه أنظمة تخطيط موارد مادية ، وهي أيضًا MRP. تم تطوير هذا الاتجاه واستخدم لأول مرة في الولايات المتحدة في الستينيات. من الجدير بالذكر أن فياليوم لم تفقد أهميتها على الإطلاق.

ومع ذلك ، فإن نظام إدارة المؤسسة الآلي (AMS) هو الأكثر شيوعًا في الوقت الحاضر ، وغالبًا ما يطلق عليه اسم المعلومات. كانت هي التي حصلت على التخفيض في شكل تخطيط موارد المؤسسات. بالنسبة للمعلومات العامة حول إدخال مثل هذه التقنيات ، إذن ، كما هو الحال في أي تغيير رئيسي آخر ، لا يمكن أن يكون غير مؤلم. ومع ذلك ، فمن الإنصاف اليوم أن نقول إن عددًا معينًا من المشكلات قد تمت صياغته ودراسته جيدًا وتم تطوير طرق فعالة تسمح بحلها دون الإضرار بالمشروع نفسه. إذا درست المشاكل واعتنت بحلها حتى قبل أن تبدأ في تنفيذ نظام آلي لإدارة المؤسسات ، فيمكنك تسهيل هذه العملية بشكل كبير.

معلومات عامة عن نظام التحكم الآلي

إذا حددنا نظامًا آليًا ، فهو عبارة عن مجموعة من البرامج والتقنية والمعلومات والعديد من المجمعات الأخرى ، بالإضافة إلى إجراءات معينة لأفراد مدربين تدريباً خاصاً. عادة ما تهدف إجراءات الموظفين إلى حل مهام معينة من تخطيط وإدارة أنواع مختلفة من الأنشطة في المؤسسة.

الغرض من استخدام نظام إدارة المؤسسة الآلي هو تحسين وزيادة كفاءة موظفي الإدارة في المنشأة. بالإضافة إلى ذلك ، تنطبق نفس القاعدة على عمل بعض خدمات الموظفين الأخرى التي تعمل علىمشروع - مغامرة. يتفق الخبراء في هذا المجال على أن استخدام مثل هذه المجموعة من الأدوات ، التي تساعد على إدارة أي مؤسسة بشكل أكثر فاعلية ، يزيد بشكل كبير من القدرة التنافسية الموجودة بالفعل ، ويمكن أيضًا ، من حيث المبدأ ، نقل الكائن إلى مستوى مقبول حتى يتمكن من المنافسة مع شركات أخرى.

تلعب أنظمة إدارة المؤسسات الآلية دورًا مهمًا للغاية في العمل الفعال للمديرين. إذا كنت تعتقد أن الإحصائيات ، فإن ما يقرب من 60٪ من وقت عمل المدير يقضي فقط في تجميع التقارير والمهام الوثائقية للموظفين المحيطين. سيسمح وجود نظام آلي للموظف بالوصول السريع إلى المعلومات التي يحتاجها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا استخدام نظام معلومات إدارة المؤسسة الآلي من أجل حساب الأجور بسرعة لكل موظف ، بناءً على العديد من العوامل.

التصنيف حسب المعدات

هناك عدة مجموعات من الأنظمة الآلية المستخدمة لإدارة مؤسسة ، اعتمادًا على معداتها الوظيفية:

• الأول هو أنظمة متعددة الوظائف مصممة لأداء مجموعة كاملة من المهام اللازمة للإدارة الكاملة والفعالة للمنشأة.
• هناك أنظمة تحليل متخصصة. يهدف هذا المجمع إلى مراقبة الاتجاهات والاتجاهات الرئيسية للتنمية
• أنظمة مخصصة بشكل منفصل تسمح لك بحساب أجور الموظفين
• الأخير من حيث الوظائف هي البرامج التي ستسمح لك بإدارة الموظفين. وهي مصممة لحل أي مشاكل متعلقة بالموظفين بشكل فعال. يمكنهم تخزين جميع معلومات الاتصال لكل موظف على حدة ، وجدول عملهم ، وتاريخ التعيين والفصل ، والراتب المدفوع والعديد من المعلومات المهمة الأخرى.

مهام أنظمة الأتمتة

هنا يجدر الخوض في مزيد من التفاصيل حول المهمة الرئيسية لبرنامج الخبراء. هدفها الأساسي هو البحث والمقارنة بين الخصائص الأكثر تنوعًا لمقدم الطلب للوظيفة المطلوبة. سيسمح لك استخدام نظام معلومات إدارة المؤسسة الآلي هذا بالعثور بسهولة على أكثر الموظفين الواعدين في القسم الصحيح. ومع ذلك ، تجدر الإشارة هنا إلى أن استخدام برامج الخبراء هذه مكلف للغاية ، وبالتالي فإنه من المستحسن من الناحية الاقتصادية تطبيقها على منشآت كبيرة بالفعل.

حقيقة أخرى مهمة إلى حد ما. من الأفضل دمج الأنظمة الآلية فقط مع البرامج الأخرى التي سيتم استخدامها للمحاسبة والأنشطة الأخرى لهؤلاء الموظفين ، أي المحاسبين. ترجع هذه الميزة إلى حقيقة أن القائد لن يكون قادرًا على اتخاذ قرارات موضوعية إلا إذا كان لديه كل شيءمعلومات محدثة عن حالة المؤسسة وموظفيها.

كما أصبح واضحًا بالفعل ، يعد نظام التحكم الآلي كجزء من نظام المؤسسة معقدًا للعديد من البرامج. ومع ذلك ، فهي ليست كلها متشابهة وتنقسم إلى عدة مجموعات أخرى ، اعتمادًا على طبيعة الإنتاج الذي يتم استخدامها فيه. يمكن أن تكون من النوع المستمر ، المنفصل ، أي الإنتاج الفردي أو الصغير أو المتوسط الحجم ، وكذلك النوع المستمر المنفصل ، أي الإنتاج الضخم على نطاق واسع أو في الخط.

المبادئ الأساسية للخلق

بدأ استخدام نظام التحكم الآلي كجزء من نظام المؤسسة بشكل نشط في السبعينيات. في الوقت نفسه ، تم تأكيد فعاليته أيضًا.

هناك عدة مبادئ أساسية لإنشاء نظام تحكم آلي لفئات مختلفة:

• هناك ما يسمى بمبدأ المهام الجديدة. بمعنى آخر ، هذه هي المهام المثلى التي يمكن حلها باستخدام تقنية الحوسبة التقليدية.
• يمكن أن يسمى المبدأ الثاني معقدًا. في هذه الحالة ، أثناء تطوير نظام التحكم الآلي ، من الضروري الاقتراب من حل مجموعة معقدة من المهام مثل التقنية والاقتصادية والتنظيمية.
• مبدأ آخر يمكن أن يسمى مبدأ القائد الأول. في هذه الحالة ، هذا يعني أن تطوير البرامج لنظام إدارة المؤسسة الآلي يجب أن يتم بمشاركة وتحت إشراف رئيس هذا المرفق. هذا صحيح لتطوير نظام التحكم الآلي على نطاق واسع ، والتيسيدير المشروع بأكمله. إذا تم تطوير أحد الأنظمة الفرعية لنظام التحكم الآلي ، فلا يُسمح بمشاركة رئيس الخدمة الوظيفية ، بل رئيس الخدمة الوظيفية ، التي يتم تطوير المجمع من أجلها.
• غالبًا ما يشار إلى مبدأ آخر على أنه التطوير المستمر للنظام. في هذه الحالة ، يُفترض أن عدد المهام التي سيتم حلها سيزداد باستمرار ، مما يعني أن النظام سيتطور باستمرار. بالإضافة إلى ذلك ، لن تحل المهام الجديدة محل المهام التي تم تنفيذها مسبقًا.
• المبدأ التالي هو النمطية والكتابة. وهو يتألف من حقيقة أنه سيكون هناك اختيار وتطوير لأجزاء منفصلة ومستقلة من النظام والتي سيتم استخدامها في أنواع مختلفة من الأنظمة الفرعية.
• المبدأ الأخير بسيط للغاية ، وهو يتمثل في أتمتة تداول المستندات ، بالإضافة إلى إنشاء قاعدة معلومات واحدة في جميع أنحاء المؤسسة.

تجدر الإشارة إلى أن معظم المبادئ تنطبق حتى على إنشاء نظام إدارة آلي للمؤسسات الفندقية. هذا ينطبق بشكل خاص على النقطة الأخيرة ، حيث قاعدة البيانات المشتركة هي عنصر أساسي.

مشكلة التنمية الرئيسية

يجدر النظر في العديد من المشاكل الرئيسية ، وكذلك طرق حلها ، والتي قد تنشأ أثناء تشكيل نظام تحكم آلي ، والأمر يستحق البدء بالمشكلة الرئيسية.

المشكلة الأولى الشائعة هي عدم وجود مهمة إدارة محددة في المؤسسة.

في الأدبيات المتعلقة بنظام إدارة المؤسسات الآلي ، تُعطى هذه المشكلة الأهمالمكان ، حيث يصعب حله. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يتم الخلط بينه وبين عنصر آخر ، وهو إعادة تنظيم هيكل المؤسسة. ومع ذلك ، فإن هذه المشكلة أكثر عالمية ، لأنها تشمل أيضًا الجوانب الفلسفية والنفسية ، بالإضافة إلى منهجية الإدارة. بمزيد من التفاصيل حول المشكلة ، تكمن في حقيقة أن العديد من القادة يديرون مؤسساتهم بناءً على خبرتهم ورؤيتهم واحتياجاتهم. في الوقت نفسه ، غالبًا ما يستخدمون بالفعل بيانات غير منظمة أو سيئة التنظيم حول ديناميكيات نمو وتطور كائنهم.

إذا لجأت إلى مثل هذا المدير وطلبت منه أن يصف هيكله لأنشطة أي من الإدارات المسؤولة أمامه ، فعلى الأرجح ستصل الأمور إلى طريق مسدود. ولهذا السبب فإن الإعداد الكفء لمهام الإدارة هو العامل الأكثر أهمية في التطوير والتنفيذ الناجح لأنظمة إدارة المشاريع الآلية في المؤسسة.

من المهم أن نلاحظ هنا أن المهام المحددة بشكل صحيح ستؤثر بشكل إيجابي ليس فقط على تطوير الكائن ككل ، ولكن أيضًا على تطوير عملية الأتمتة نفسها بشكل منفصل. بالنسبة لحل هذه المشكلة ، كل شيء سيء إلى حد ما لسبب ما. أولاً ، على أراضي الاتحاد الروسي ، لم يتم تطوير نهج وطني خاص لتحديد مهام الإدارة بشكل كامل. لذلك ، يتم استخدام تجربة الإدارة الغربية ، لكنها في كثير من الحالات ليست كافية فيما يتعلق بالوضع في روسيا. ثانيًا ، لا تزال التجربة ساريةالعصر الروسي السوفياتي في صياغة هذه المهام. في هذه الحالة ، كل شيء أفضل إلى حد ما ، ولا تزال العديد من المبادئ منسجمة مع حقائق الحياة ، لكنها في نفس الوقت أقل قدرة على تحمل المنافسة العامة في السوق.

بناءً على ما سبق ، يمكننا استخلاص الاستنتاج التالي: قبل الشروع في تنفيذ نظام إدارة موارد المؤسسة المؤتمت ، من الضروري إضفاء الطابع الرسمي بشكل واضح قدر الإمكان على جميع حلقات التحكم التي تحتاج بشكل عام إلى أن تكون مؤتمتة. في أغلب الأحيان ، يتطلب ذلك مشاركة استشاريين ذوي خبرة من الخارج ، مما سيؤدي إلى نفقات غير ضرورية. ومع ذلك ، ستكون أقل بكثير من الأموال التي تنفق على مشروع أتمتة فاشل.

مشاكل أخرى

المشكلة الثانية ، والتي ، كما ذكرنا سابقًا ، تشبه إلى حد ما المشكلة الأولى ، لكنها أقل عالمية. هذه هي الحاجة إلى إعادة تنظيم جزئي للهيكل ، وكذلك أنشطة المؤسسة أثناء تنفيذ نظام التحكم الآلي.

مشكلة شائعة أخرى وهي الحاجة إلى تغيير نهج العمل مع المعلومات الواردة. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون من الضروري إعادة النظر في مبادئ ممارسة الأعمال التجارية ككل. العديد من المديرين غير مستعدين لمشكلة مثل مقاومة الموظفين في المجال لإدخال نظام تحكم آلي لمؤسسة صناعية. وهذا بدوره يمكن أن يصبح مشكلة كبيرة. من الصعوبات الأخرى ، والتي تتعلق أيضًا بالموظفين ، الزيادة المؤقتة في عبء العمل أثناء عملية التنفيذ الفعلية.

من بين أمور أخرى ، سيتعين علينا حل مشكلة مثل تشكيل مجموعة متخصصة لن تدمج النظام بكفاءة فحسب ، بل سترافقه أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج هذه المجموعة بالتأكيد إلى قائد متمرس.

حل المشاكل مع الموظفين

نظرًا لأن العديد من المخرجين غالبًا ما يكونون غير مستعدين لهذه المشكلة ، فإن الأمر يستحق النظر فيها بمزيد من التفصيل.

أولا المقاومة المحلية. تجدر الإشارة إلى أن هذا يتم مواجهته في كثير من الأحيان ، ويمكن أن تؤدي المشكلة نفسها إما إلى تأخير عملية التنفيذ بشكل كبير ، أو حتى تعطيلها تمامًا ، وهو أمر غير مقبول. غالبًا ما يحدث هذا بسبب عدة عوامل بشرية بحتة.

أولاً ، كثير من الناس ، بشكل غريب بما فيه الكفاية ، يخافون من الابتكار وهم أكثر عرضة للمحافظة. على سبيل المثال ، الشخص الذي عمل في مستودع ورقي لسنوات عديدة سيجد أنه من المؤلم للغاية التحول إلى نظام محوسب. ثانيًا ، سيبدأ الكثيرون في القلق من أنهم قد يفقدون وظائفهم ، حيث يمكن استبدالهم بآلة ، على الرغم من أنهم كانوا يعتبرون قبل ذلك لا غنى عنهم في هذا المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤدي تطبيق مثل هذا النظام إلى زيادة المساءلة عن أي إجراءات يتخذها الموظفون في الميدان ، والتي يمكن أن تضع الكثير من الضغط عليهم.

من أجل تقليل الضرر الناجم عن حدوث مثل هذه المشكلة ، أو حتى تقليلها إلى لا شيء ، يحتاج القائد إلى المساهمة قدر الإمكان في المجموعة التي ستشارك في تطوير أنظمة التحكم الآلي. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري إجراء عمل توضيحي عالي الجودة مع الموظفين وحل بعض المشاكل الأخرى:

• امنح كل فرد في المؤسسة فهمًا بأن تكامل النظام أمر لا مفر منه.
• يجب أن يتمتع رئيس فريق التنفيذ بالسلطة الكافية ، لأنه حتى المقاومة اللاواعية للموظفين ذوي الرتب العالية (على سبيل المثال ، كبار المديرين) ممكنة.

حل مشكلة عبء العمل

بعد ذلك ، يجدر بنا أن نفهم أن أنظمة إدارة المؤسسات الآلية المتكاملة في مرحلة التثبيت ستزيد العبء على الموظفين بشكل كبير. بطبيعة الحال ، يرجع هذا إلى حقيقة أنه بالإضافة إلى أداء واجباتهم اليومية ، يتعين على الموظفين أيضًا إتقان معدات جديدة والمشاركة في التعليم الذاتي وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، أثناء التنفيذ التجريبي ، بالإضافة إلى قدر معين من الوقت بعد ذلك ، سيتعين على الموظفين العمل بالنظام القديم بالإضافة إلى النظام الجديد. لهذا السبب ، يمكن أن تتأخر عملية التكامل ، حيث سيقول الموظفون إنه ليس لديهم الوقت الكافي لتعلم التقنيات الجديدة ، لأنهم دائمًا ما يكونون مشغولين بواجباتهم المباشرة.

في مثل هذه الحالات ، يجب على القائد الجيد القيام بما يلي:

• أولاً ، يجدر إدخال نظام مؤقت للمكافآت والامتنان ، مما سيزيد من حافز الموظفين لإتقان التقنيات الجديدة.
• ثانيًا ، يجب اتخاذ بعض الإجراءات التنظيمية التي من شأنها تقليل الوقت المخصص لتطوير المعرفة الجديدة.

تكنولوجيا تخطيط موارد المؤسسات و تخطيط موارد المؤسسات

كما ذكرنا سابقًا ، هناك اتجاهانAPCS ، والتي تستخدم حاليًا في جميع أنحاء العالم. ومع ذلك ، فهذه الأنظمة لا تخلو من العيوب.

إذا تحدثنا عن MRP ، فإن العيب الرئيسي للنظام هو أنه عند حساب الحاجة إلى المواد ، والقدرة الإنتاجية للمؤسسة ، وتحميل هذه القدرات ، وتكلفة العمالة ، وما إلى ذلك ، لا تؤخذ بعين الاعتبار. كان هذا هو الدافع لتطوير MRP II ، المصمم لتخطيط موارد الإنتاج. بمرور الوقت ، تمت إضافة أنظمة محاسبة التكاليف الأخرى للمؤسسة إليها. وهكذا ، في المستقبل ، تم تشكيل نظام آلي لإدارة المؤسسات ، وتتمثل وظيفته في مراعاة جميع الصناعات التي لم يحسبها تخطيط متطلبات المواد (MRP) الأول. كان نظام التحكم الآلي هذا هو الذي عُرف فيما بعد باسم نظام تخطيط موارد المؤسسات لإدارة المؤسسات الآلية.

لتلخيص كل ما سبق ، يمكننا القول بثقة أن الأنظمة الآلية قد قطعت شوطًا طويلاً وأصبحت الآن وسيلة فعالة لإدارة مؤسسة ، ولكن في نفس الوقت يجب أن يتم تنفيذها بكفاءة عالية و تمكنت. بالطبع هناك مجال للتحسين في الأنظمة نفسها.