مدير مكتب. مسؤوليات العمل

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

في منصب "مدير مكتب" يرى معظم أصحاب العمل موظفًا يؤدي مجموعة واسعة من الواجبات. الغرض من إدخال هذه الوحدة في قائمة الموظفين هو ضمان التشغيل السلس للمكتب أو حتى العديد من الخدمات المسؤولة عن ذلك. إذا لم تكن بحاجة إلى سكرتير عادي يقوم بالرد على المكالمات ، ويتلقى البريد والزائرين ، فبالطبع يكون مدير المكتب قائدًا ، لأن هذا الموظف يحتاج إلى سلطات وسلطات معينة. بدون هذا لن يتمكن من أداء الواجبات المنوطة به بشكل فعال

كجزء من مهمتها الرئيسية ، يجب أن تغطي قائمة الواجبات التي يجب أن يؤديها مدير المكتب خمسة مجالات على الأقل. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون مفهوماً أن المكتب ليس غرفة يجلس فيها الرئيس ، ولكنه مكان لا تزال تؤدي فيه الوظائف الإدارية والتنظيمية. هذا يعني أن جودتها ومواعيدها النهائية ستعتمد على كيفية بناء عمل مدير المكتب.

المسؤوليات الإدارية. وتشمل هذه التخطيطات المكتبية ، والهيكل التنظيمي ، وإدارة الموظفين ، وثقافة الشركة ، وتطوير السياسات.التواصل مع الأطراف المقابلة والتحكم في احترامها

وظائف إدارية. وهي تغطي تنظيم العمل المكتبي ، وإقامة العلاقات بين الخدمات ، وتوزيع المساحات المكتبية بين الموظفين.

واجبات منزلية. يجب على مدير المكتب تنظيم شراء المعدات المكتبية والقرطاسية والمواد الاستهلاكية والمعدات المنزلية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليه التأكد من تنظيف المكتب ، وصيانة المعدات المكتبية ، ودفع فواتير الخدمات في الوقت المناسب ، والإيجار ، وما إلى ذلك.

واجبات الرقابة. يشمل مجال النشاط هذا إجراء عمليات التدقيق والمراجعات وجرد الأصول المادية والتوثيق.

الإبلاغ. وهي تشمل إعداد وثائق التقارير (المعلومات) للمدير.

اعتمادًا على حجم المنظمة ، قد يكون هذا الموظف مسؤولًا تنفيذيًا واحدًا له سلطة إدارية (للشركات الصغيرة) ، أو قد يرأس قسمًا بأكمله. في الوقت نفسه ، يجب أن يفهم رئيس المنظمة أن الرغبة في تعميم الموظفين ، وإدراج الأشياء التي تقع ضمن اختصاص الخدمات الأخرى في واجباتهم ليست مبررة دائمًا. على سبيل المثال ، لا يجب تحميل مثل هذا الموظف بالمحاسبة وإدارة شؤون الموظفين وما إلى ذلك. عادة ما يؤثر هذا الاختلاط سلبًا على جودة العمل. يكمن السبب في ذلك في حقيقة أن هذه المسؤوليات أوسع بكثير من مسؤوليات الحفاظ على المكتب ، فهي تتخلل المنظمة بأكملها. لذلك ، عند كتابة السيرة الذاتية ، يجب على مدير المكتب القيام بذلكالتركيز على خبرة العمل والمهارات في مجالات النشاط الخمسة المذكورة أعلاه ، بدلاً من تشويهها في مجموعة واسعة جدًا من الواجبات ، والتي لا تتعلق غالبًا بتشغيل المكتب. في الوقت نفسه ، يجب على صاحب العمل الذي يبحث عن موظف مؤهل في هذا المجال ألا ينسى سبب حاجته إلى هذا الموظف ، وعدم طرح متطلبات زائدة عن الحاجة لا تتعلق بالوظيفة الرئيسية.