تصميم الرسائل هو لحظة مهمة في أنشطة الشخص والمؤسسة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

تم اختراع الكتابة بعد أن تعلمت البشرية التحدث وفهم بعضها البعض. منذ العصور القديمة ، كان الناس يكتبون الرسائل لبعضهم البعض ، ويعبرون عن مشاعرهم ، وعواطفهم ، وخبراتهم فيها ، أو يخبرون ببساطة عن حدث ما. في السابق ، كانت هذه هي الطريقة الوحيدة للتواصل عبر مسافة طويلة. اليوم ، أصبح استخدام النص المكتوب بخط اليد أقل بكثير ، لكن التنسيق الصحيح للأحرف ظل دون تغيير.

الحروف تأتي في أشكال عديدة. يمكن أن يكون نصًا بسيطًا يتم تمريره بين الأقارب أو الأصدقاء أو المعارف. في هذه الحالة ، يمكنك تنسيق الرسالة وفقًا لتقديرك. في الوقت نفسه ، لن ينتبه أحد إلى حقيقة وجود أي قصور.

خطابات الأعمال هي حالة مختلفة تمامًا. يتطلب أسلوبًا خاصًا مع استخدام العبارات المهذبة والكلمات الضرورية. تشير قواعد كتابة خطابات العمل إلى وجود مقدمة وخاتمة ، وكذلك ،الجزء الرئيسي. هذا الأخير عادة ما يقدم بعض التفسير أو الدليل. يتطلب خطاب العمل الاتساق والدقة والصحة والإقناع. عادة ما يتم التقديم من الشخص الأول الجمع ، أو من الشخص الأول أو الثالث المفرد. إذا كانت الرسالة موجهة ، على سبيل المثال ، إلى المدير ، فيمكنك استخدام عبارة "عزيزي (أعزائي) …" ، ثم في النهاية يجب عليك التوقيع: "مع الاحترام …". تتطلب الحروف في نمط العمل امتثالًا لطول معين ، والذي ، إن أمكن ، يجب ألا يتجاوز صفحة A4 واحدة. من الضروري ذكر كل سؤال في فقرات منفصلة ، لأنه في هذا النموذج يكون من الأسهل بكثير تحليل المعلومات الواردة.

كما ذكرنا سابقًا ، يتم تصميم خطابات العمل بأسلوب رسمي صارم. لذلك ، من الضروري الحفاظ عليها طوال العرض. من المهم أن تتذكر أن المراسلات يتم إجراؤها مع المسؤولين أو المديرين ، لذلك يجب تقديم المعلومات دون تجاوز ما هو مسموح به (لا تأخذ رأيًا شخصيًا أو تفرض رأيك) ، والموضوع الرئيسي للمناقشة هو أنشطة المنظمة.

خطابات التصميم هذه مقبولة تمامًا لجميع أنواع المراسلات الرسمية. يمكن أن يكون:

- إجابة ، طلب ، عرض ، استئناف

- إشعار ، والذي غالبًا ما يكون ردًا على استئناف تم استلامه. هنا يمكنك استخدام عبارات مثل "نحن نبلغ" ، "إعلام" وما إلى ذلك.

- خطاب الضمان. شكل الحرف يعنيتأكيد بعض الإجراءات أو الطلب.- رسالة توجيهية ، والتي تحدد بعض التعليمات أو الإخطارات من الرؤساء إلى المرؤوسين.

يجب أن تحتوي أي خطابات عمل على معلومات موثوقة وحديثة فقط. يُستبعد استخدام التعبيرات أو العبارات الفاحشة غير المقبولة في هذه البيئة. تعد كتابة الرسائل لحظة جادة ومسؤولة للغاية ، يعتمد عليها أحيانًا نجاح المعاملة أو التوظيف أو اللحظات المهمة الأخرى في حياة الشخص وأنشطة المنظمة.