الجرد في مؤسسة الميزانية: قواعد ومراحل التنفيذ

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

أي نشاط تجاري في مؤسسة ما يفترض وجود مدخرات محددة في ممتلكاتها. يشمل ذلك الأصول الملموسة وغير الملموسة والأصول الثابتة والمنتجات النهائية أو البضائع المعروضة للبيع والأصول النقدية والممتلكات الأخرى. مهما كانت الشركة - كبيرة كانت أم صغيرة ، صناعية أم تجارية ، حكومية أم خاصة - يجب بالضرورة إعادة حساب قائمة الممتلكات الموجودة عليها من خلال جرد. في مؤسسات الميزانية ، يتم تنفيذ هذا الإجراء بعناية خاصة.

مفهوم الجرد

المخزون ، بتعريفه الأساسي ، يعني إعادة حساب المراكز النقدية المسجلة على حساب ممتلكات المؤسسة ، مع مقارنة محددةتم الحصول على النتائج مع الفحص السابق. تقترح هذه الكلمة في البداية مصطلحًا مألوفًا يسمى "المخزون". ولكن من الجدير بالذكر أن عملية إجراء جرد في مؤسسة الميزانية تتضمن قياسًا كميًا ليس فقط للممتلكات الاقتصادية أو عناصر المخزون المخصصة للأشخاص المسؤولين ماليًا ، ولكن أيضًا قائمة الأموال المخزنة في الحسابات المصرفية والنقدية (في متناول اليد) ، والتسويات مع المدينين والدائنين ، وكذلك الالتزامات المالية. الغرض الرئيسي من هذا الحدث هو تحديد الفوائض أو النقص التي قد تنشأ في سياق النشاط الاقتصادي ، وكذلك البحث عن الأخطاء المحتملة التي ارتكبها الموظفون في مجالات مختلفة من الأداء الاقتصادي للمشروع ككل. بناءً على نتائج الجرد في مؤسسة الميزانية ، يخضع المسؤولون عن النقص لعقوبة تأديبية في شكل توبيخ أو خصم مكافأة ، وكذلك تعويض عن الأضرار.

قيمة المشروع

إجراء فحوصات منتظمة في المؤسسات التي تتم إدارتها على حساب أموال الدولة هي عملية متكاملة لنشاطها الاقتصادي. ترجع أهمية المخزون في مؤسسات الميزانية إلى قائمة المواقف المحتملة التي تخضع للرقابة الإلزامية من قبل الإدارة وهي:

• شروط نقل ملكية مشروع الميزانية للإيجار ؛
• شروط بيع أو استرداد الممتلكات المدرجة في الميزانية ؛
• مراقبة حالة الأصل ومطلوبات مؤسسة عامة
• تغيير الشخص المسؤول ونقل القضايا
• وجود وقائع سرقة وإساءة استخدام السلطة وإتلاف الأشياء الثمينة
• حالات الحرائق والكوارث الطبيعية وحالات الطوارئ الأخرى

أهم عناصر ممتلكات مؤسسة الميزانية وأهمها هي بالضرورة جرد ، وتشمل القائمة:

• مكتب النقدية للمؤسسة ؛
• مخدرات ؛
• الأصول الثابتة ؛
• جرد ؛
• صندوق المكتبة ؛
• قائمة المعادن والأحجار الكريمة.

القواعد

قواعد إجراء الجرد في مؤسسة الميزانية ينظمها التشريع الحالي. يعد التكوين الإلزامي لتكوين اللجنة أحد المتطلبات الرئيسية لإجراء التفتيش الصحيح على ممتلكات الدولة. يحدد أمر الجرد في مؤسسة الميزانية أشخاصًا معينين سيكونون أعضاء في هذه اللجنة. تشمل دائرة الأشخاص الذين تم تقديمهم للتحقق فقط موظفي موظفي هذه المؤسسة ، ولكن ليس الأطراف الثالثة في شكل مثمنين خبراء ، وموظفي عمليات التفتيش الحكومية ، وما إلى ذلك. الممثلون الإلزاميون للهيئة هم رئيس المحاسبة والمحاسب العادي ويرأسهم رئيسها ونائبه. من المهم ملاحظة أن الأشخاص المسؤولين ماديًا لا يمكن أن يكونوا جزءًا من المفتشين. بالإضافة إلى أعضاء فريق المراجعة ، يتم اعتماد مدير المؤسسة فيطلب تواريخ محددة للتفتيش. في نهاية جرد الممتلكات في مؤسسة الميزانية ، يتم إجراء تحليل للنقص والفائض ، ويتم تحديد المذنبين ، ويتم فرض عقوبة إدارية على المذنبين ، إن وجد.

مراحل التنفيذ

جميع الأعمال المتعلقة بالتحقق من المواقف النقدية وغير النقدية في عقارات مؤسسة الدولة مقسمة إلى عدة مراحل.

المرحلة الأولى هي الإعداد. مع بداية التدقيق ، يجب على قسم المحاسبة إكمال العمل بجميع المستندات الخاصة باستلام وإصدار الأصول المادية ، وكذلك إدخال الإدخالات اللازمة في قائمة سجلات المحاسبة التحليلية ، بعد تحديد الأرصدة مسبقًا في يوم التدقيق

المرحلة الثانية هي الجرد المباشر في مؤسسة الميزانية. يتم إعداد النماذج ذات الصلة لإدخال البيانات الخاصة بنتائج التفتيش ، ويتم إدخال أسماء أعضاء اللجنة ، ويتم عد العناصر المحددة الخاضعة للمخزون ، ووزنها ، وقياسها ، وبعد ذلك يتم ختم المباني الخاضعة للتفتيش لمنع التزوير أو السرقة اللاحقة للمخزون.

المرحلة الثالثة هي تسجيل سجلات الجرد. تنظم الأشكال المحددة في التشريع الحالي إتمام نتائج التدقيق على الأصول الثابتة ، والأصول غير الملموسة ، والأصول والمخزونات غير الملموسة الأخرى ، وتوافر الأموال والأشياء الثمينة ، وكذلك نماذج الإبلاغ الصارمة ، والتسويات مع المدينين والدائنين ، والأصول الملموسة في التخزين.

المرحلة الرابعة هي التحقق من قوائم الجرد المكتملة. وهو يلخص نتائج جرد الأصول الثابتة في مؤسسة الميزانية والمطلوبات والأصول والنقد. في هذه المرحلة يتم الكشف عن الفوائض والنقص في ممتلكات المشروع

OS Inventory

يعد جرد الأصول الثابتة في مؤسسات الميزانية أحد المجالات ذات الأولوية القصوى والمسؤولة في عمل لجنة المراجعة. بعد كل شيء ، من الضروري هنا تحليل وحساب ليس فقط الوجود الفعلي للأصول في المؤسسة ، ولكن أيضًا تحديد الحالة المادية لكل كائن ليتم التحقق منه. يتطلب ذلك خبرة ومهارات معينة من أعضاء اللجنة الذين يختارهم الرئيس ، نظرًا لأن قائمة الأصول الثابتة غالبًا ما تكون كبيرة جدًا: فهي تتضمن الكثير من العناصر من العقارات إلى أقلام القرطاسية وأقلام الرصاص.

يتضمن الإجراء الخاص بإجراء جرد سنوي في مؤسسة الميزانية للأصول الثابتة ، وكذلك للتفتيش غير المجدول الخاص ، مبادئ محددة لتحليل موضوع المسح. الغرض من هذا الشيك هو:

• إعادة حساب وتثبيت التوافر الفعلي للأصول الثابتة ؛
• مقارنة البيانات المستلمة مع المعلومات المحاسبية التي تم إدخالها مسبقًا في برنامج 1C ؛
• تحديد التناقضات وتحديد النواقص والفوائض ، إن وجدت ؛
• فحص الكائنات غير قابلة للاستخدام ؛
• تحديد الممتلكات والآلات والمعدات التي لا تلبي معايير الاعتراف

الأشياءقطع الأراضي مع المباني والهياكل والعقارات لا تخضع للتحقق السنوي الإلزامي ، ومؤسسة الميزانية ليست ملزمة بإجراء جرد لهذه الأموال سنويًا - يكفي فحصها مرة كل ثلاث سنوات.

Checkout Inventory

هناك نقطة لا تقل أهمية في عمل مؤسسة مملوكة للدولة وهي التحقق من السجل النقدي والأموال المخزنة فيه. الغرض من مخزون السجل النقدي في مؤسسة الميزانية هو التحقق من المحاسبة الفعلية في الموقع الحالي للمعاملات النقدية ، وكذلك تحديد تطابق المعلومات في المستندات النقدية مع النقد الفعلي. ولكن في أي الحالات يكون الشيك النقدي إلزاميًا؟ يسبق ذلك الحالات التالية:

• نقل عقار مملوك للدولة للإيجار أو ملكية المشتري ؛
• عشية الحسابات السنوية
• تغيير مول ؛
• كشف علامات السرقة و السرقة و الإضرار بالممتلكات
• قوة قاهرة ؛
• كوارث طبيعية
• حوادث
• الطوارئ ؛
• تصفية أو إعادة تنظيم المشروع

قبل الشيك ، يتم إيقاف جميع العمليات المتعلقة بالحركة في مكتب النقد ، ويزود أمين الصندوق العمولة بمجموعة من جميع عمليات حفظ السلام ، والسجل النقدي ، والكشوف النقدية. نظرًا لكونه شخصًا مسؤولاً ماليًا ، فإنه يؤكد أيضًا أنه قدم جميع المستندات النقدية إلى قسم المحاسبة أو إلى أعضاء اللجنة أنفسهم ، كما يقدم معلومات تفيد بأن جميع الأموال التي تم استلامها قد تم إيداعها ، وتلك المتبقية قد تم إيداعها. شطب. ثم يأتي السلوك المباشر لـالتحقق ، مما يعني إعادة الحساب الإلزامي لجميع الأوراق النقدية النقدية في مكتب النقد بفئتها المحددة ، ويتم مقارنة المبلغ الذي تم الكشف عنه نتيجة للحساب بالمبلغ الذي يشير إليه أمين الصندوق في السجل النقدي والأرصدة في نهاية فترة. إذا كان لدى الشركة سجلات نقدية ، يبدأ الشيك بفحص الشيكات والمبالغ المدخلة فيها مع البيانات الموجودة في البرنامج. إنهم لا يتجاوزون عدم وجود حد في مكتب النقدية - يجب ألا يتجاوز المبلغ الموجود في الأرصدة قيمته الحدودية. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن اللطخات والأخطاء والحذف في المستندات النقدية أمر غير مقبول. في نهاية جرد النقد في نسختين ، تضع اللجنة قانون جرد. يتم تحويل أحدهما إلى قسم المحاسبة ، والآخر يبقى مع وزارة التجارة في شخص أمين الصندوق.

جرد الالتزامات

يهدف جرد الالتزامات في مؤسسة الميزانية إلى إنشاء معلومات مالية موثوقة حول إعداد التقارير والمحاسبة ، حيث يحدد المتخصصون في العملية وجود وشروط ديون مؤسسة مملوكة للدولة. ما هي الأشياء التي يتم فحصها من خلال جرد الالتزامات؟ وتشمل هذه:

• كائنات قروض ، قروض ، قروض ؛
• ضرائب ورسوم محددة ؛
• عناصر التأمين الاجتماعي ؛
• تسليم البضائع
• أداء الأعمال والخدمات
• مستوى الأجور.

أثناء المراجعة ، يحدد المدير تكوين لجنة المراجعة. وهي بدورها منخرطة في تقييم الشرعيةأجريت المحاسبة. يتم تحديد المتأخرات لسداد القروض في الوقت المناسب والفوائد على القروض ، ويتم تحديد مطابقة الأرقام في العقود والبيانات المالية. ينطبق المخزون أيضًا على التقارير الضريبية - يتم اعتبار المبالغ التي تم ترحيلها إلى الحسابات الفرعية والتي يجب أن تتوافق مع المعلومات التي تم إدخالها في الإعلان.

في عملية تحديد الديون للصناديق الاجتماعية ، يتم التحقق من المبالغ المحولة من الأموال ، ويتم البحث عن الديون. لا يقل حرصًا عن النهج المتبع في النظر في راتب كل موظف ، مع الأخذ في الاعتبار الاهتمام الخاص الذي يتم توجيهه إلى المدفوعات المتدنية والمدفوعات الزائدة.

من بين أمور أخرى ، نحن نراقب ونحلل التسويات مع المشترين والموردين والعملاء والمقاولين. يتم تحليل شروط الدفع لأوامر الدفع ، ويتم فحص التقارير المسبقة المقدمة.

إعادة حساب الممتلكات السنوية

يتم دعوة ممثلي مكتب الجرد الفني أحيانًا لإجراء إعادة حساب سنوية لممتلكات مؤسسة حكومية. تجري مؤسسة الموازنة تدقيقًا سنويًا إلزاميًا اعتبارًا من 1 أكتوبر من كل عام (بداية الربع الرابع من الفترة المشمولة بالتقرير). بالإضافة إلى الخيارات المذكورة أعلاه لإعادة الحساب ، يوفر الجرد السنوي للتحقق من المكونات التالية للممتلكات الاقتصادية لمؤسسة حكومية:

• أرض ، عقارات (كل ثلاث سنوات) ؛
• المخزونات ، الأصول البيولوجية ، الذمم المدينة المذكورة بالفعل ، الذمم الدائنة ، الإيرادات والمصروفات المؤجلة ، أخرىالالتزامات (سنويًا) ؛
• الأصول الثابتة والمعدات والمخزونات (سنويًا) ؛
• استثمار ، نقدي ، عمل قيد الإنجاز (سنوي) ؛
• مرافق زراعية (سنويًا) ؛
• تربية النحل، دور الحضانة (سنويا)

خلال الجرد السنوي تقوم العمولة بالأعمال التالية:

• إحاطة للمفتشين ؛
• تنظيم الجرد نفسه ؛
• السيطرة على التفتيش
• التحديد الصحيح لفروق التحكم ؛
• إعادة التحقق في حالة وجود خطأ في الحساب الأولي للممتلكات ؛
• تحديد أسباب الاختلاف
• إبلاغ المعلومات للإدارة عن طريق ملء قائمة الجرد.

نقص المخزون

النقص الذي يتم تحديده أثناء جرد مؤسسة الميزانية يخضع للتحليل. تعريف النقص في حد ذاته هو نقص أصناف المخزون التي تم تحديدها أثناء المراجعة وإعادة حسابها المباشر. إذا تم حساب النقص ضمن معايير الخسارة الطبيعية ، فلا يتم تطبيق العقوبات على الشخص المسؤول ماديًا. في هذه الحالة ، يتم خصم مبلغ النقص أو المخزون التالف من الحساب المحاسبي بتكلفة محددة ، والتي تشمل سعر العقد وحصة تكاليف النقل التي تم إنفاقها على هذا المخزون. إذا تجاوز النقص معدل الخسارة الطبيعية فيتم تحديد المذنب ويتم تحصيل غرامة منه بمقدار المبلغ المستلم أثناءشيكات النقص

فائض المخزون

يتم تحديد الفائض أثناء الجرد في مؤسسة الميزانية ، ويخضع الفائض للرسملة. المبالغ الزائدة المستلمة نتيجة للتدقيق على الأصول الثابتة والمخزون والنقد والأصول الأخرى تؤخذ إلى الميزانية العمومية. تتم هذه العملية بقبول الفائض للمحاسبة بالقيمة السوقية الحالية (إذا لم نتحدث عن النقد ، فإنها تأتي في الفئة التي تزيد فيها ، ويتم تسجيل البيانات المتعلقة بها في قانون الجرد النقدي). يعتقد المحاسبون المبتدئون عديمي الخبرة أو الطلاب الذين لم يكملوا دراستهم ، والذين جاءوا للعمل في مؤسسة الميزانية وبدأوا العمل في المخزون ، خطأً أن الفوائض ليست نقصًا ، ولا يوجد شيء رهيب فيها. لكنها ليست كذلك. خاصة عندما يتعلق الأمر بشباك التذاكر

في حالة حدوث تفتيش مفاجئ غير مجدول مع ممثلين عن مفتشية الدولة على المنشأة ، يتم تغريم الفائض الذي وجدوه في السجل النقدي ، حتى في مبلغ قرش واحد مؤسف. يمنع منعا باتا الاحتفاظ بأموالك الخاصة أو التغيير الذي لم يتم تسليمه في مكتب الدفع النقدي. يجب أن يتطابق مستوى النقد في السجل النقدي بوضوح مع الأرقام المدخلة في الوثائق النقدية ذات الصلة. إذا كنا نتحدث ، على سبيل المثال ، عن الأصول الثابتة ، فإنها تقع في الميزانية العمومية للمؤسسة ، ولكن سيظل رئيس المؤسسة يُطرح الأسئلة ذات الصلةالأشخاص المسؤولين مالياً الذين لم يضعوا فائض الأصول الثابتة في سجلات الشركة في الوقت المناسب.