محاسبة الموازنة: المفهوم والتنظيم والصيانة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يتم استخدام محاسبة الميزانية في جميع المؤسسات والمنظمات دون استثناء ، والتي تنتمي إلى شكل ملكية الدولة. إنه يختلف إلى حد ما عن العمل المعتاد للمحاسبة ، ولكن يتم مراعاة المبادئ الأساسية فيه. تمت الموافقة على جميع الإجراءات ونماذج المستندات والعناصر الأخرى التي قد تكون ضرورية لأنشطة المنظمة من قبل السلطات العليا وليست استشارية ، ولكنها إلزامية. هناك أيضًا أمثلة محددة وعينات ووثائق داعمة مماثلة تجعل عمل الموظفين أسهل.

ما هي محاسبة الميزانية

خيار المحاسبة المحدد هو نظام منظم بشكل واضح يتم فيه تجميع جميع عناصر إدارة المؤسسة معًا ومعالجتها بواسطة متخصصين. يتميز بوجود عدد كبير من التعليمات والمستندات المماثلة التي تشير إلى كيفية تنفيذ إجراءات معينة في ظروف مختلفة. هذا يسهل إلى حد كبير عملية العمل ، لأن المعلومات المقدمة من تعليمات محاسبة الميزانية تسمح لك بالبدء على الفور في العمل والوفاء بكل المتطلبات بوضوح ، دون تشتيت انتباهك بكل أنواع العناصر الفردية المتأصلة في التطبيق الكلاسيكي.الخيار

مهام المحاسبة

هناك قائمة معينة من المهام الرئيسية التي هي أساس المحاسبة. العدد الإجمالي لمثل هذه العناصر كبير جدًا ، ولكن إذا قللنا هذه المشكلة ودرسناها لفترة وجيزة ، فيمكننا إبراز بعضها.

إذن ، هذا النوع من المحاسبة ضروري للعثور على احتياطيات خفية غير واضحة تسمح للدولة بالعمل بكفاءة أكبر. بالإضافة إلى ذلك ، تسمح محاسبة الموازنة بالسيطرة الكاملة على الحالة الفعلية وتوافر أي مبلغ نقدي ، بالإضافة إلى الأصول المختلفة. مع الإدارة السليمة ، فإنه يجعل من الممكن أيضًا تحديد ومنع أي إنفاق غير مناسب في الوقت المناسب وإعطاء فهم عام لمكان ومقدار وكيفية استخدام الأموال. المحاسبة من هذا النوع ، من بين أمور أخرى ، تظهر نتائج منظمة معينة. هذا هو مدى ربحيتها أو عدم ربحها.

لا يتم لعب الدور الأخير من خلال البيانات الإحصائية والتقارير ، والتي يتم جمعها أيضًا باستخدام هذه المحاسبة. إنها ضرورية لتجميع معلومات معينة ، وتحليلها ، وتوفيرها للأطراف المعنية ، ونتيجة لذلك ، لتشكيل تعليمات ووثائق جديدة ، بالإضافة إلى التغييرات اللاحقة في محاسبة الميزانية لتتوافق على أفضل وجه مع الوضع الحالي وتكون الأكثر فعالية في فترة زمنية محددة.

المستندات التنظيمية

يتم تحديد جميع الأساسيات في التعليمات الخاصة رقم 148n ، والتي تتضمن ليس فقط واضحًاتحديد كيفية التصرف بالضبط في ظروف معينة ، ولكن أيضًا ما هي العقوبات التي قد تتبع إذا رفضت استخدام هذه المتطلبات. وتجدر الإشارة إلى أن هذا المستند يحتوي فقط على الأساسيات والقاعدة ، والتي تغطي بالطبع جميع مجالات النشاط وعناصر عمل المنظمة ، ولكنها قد لا تكون كاملة.

إلى جانب ذلك ، لا يزال هناك عدد كبير من جميع أنواع التغييرات والإضافات والعوامل المماثلة التي تؤثر أيضًا على تشغيل المؤسسة وفي بعض الحالات يمكن أن تغير المعايير المعتمدة مسبقًا بشكل كبير. نظريًا ، يُطلب من رئيس المنظمة والأشخاص الآخرين المخولين بسلطة معينة في مؤسسة واحدة توصيل جميع هذه المستندات للموظفين بطريقة مناسبة وضمن الإطار الزمني المطلوب.

من الناحية العملية ، يُنصح الموظف بمراقبة الموقف بشكل مستقل ، وعند تلقي معلومات جديدة ، توضيحها مع الإدارة لتجنب المشاكل المحتملة في المستقبل. لكن هذا ليس كل شيء ، بالإضافة إلى كل هذه الوثائق ، يجب عليك أيضًا فهم المحاسبة القياسية بكل لوائحها. على الرغم من اختلاف حسابات محاسبة الميزانية عن الحسابات التقليدية ، إلا أنه لا يزال يتم التعامل معها بنفس الطريقة تقريبًا ، مما يجعل محاولة تحديد كل شيء صعبًا للغاية.

المتطلبات

تعليمات حول محاسبة الموازنة ، بالإضافة إلى بعض الوثائق التنظيمية المماثلة الأخرى ، تحدد متطلبات معينة لصيانتها. يتم تثبيتها بشكل صارم في التشريع ، ولانتهاك هذه المتطلباتقد يتبع ذلك عقوبات قاسية.

1. إذن ، أي إجراء يجب أن يتم في الوقت المناسب.
2. يجب أن تتوافق معلومات التقارير مع الحالة الفعلية ، ويجب تنفيذ المحاسبة نفسها بدءًا من اليوم الأول لوجود المنظمة.
3. أبسط المتطلبات وأكثرها مفهومة هو شرط صيانتها حصريًا بعملة الدولة.

بالطبع ، في مواقف معينة ، يمكن إضافة ميزات أخرى للعمل ، ولكن هنا يعتمد الكثير على كيفية عمل المنظمة ، وماذا تفعل ، وما هي ميزاتها ، وما إلى ذلك. لكل عنصر من هذا القبيل ، يجب إجراء فحص إضافي لوجود الشروط والمتطلبات التي يمكن أن تتعلق جزئيًا على الأقل بعمل المؤسسة.

المسؤوليات

يتم تعيين المتطلبات الأساسية مباشرة إلى رئيس وكبير المحاسبين في المؤسسة. إنهم ملزمون بمراقبة العمل المنجز باستمرار ، وتثبيته في المستندات والمحاسبة عن أموال الميزانية. هم وحدهم المسؤولون عن كل شيء وفقًا للقانون ، وعندئذ فقط ، عند الضرورة ، يمكنهم معاقبة موظفيهم باستخدام أساليب سهلة الوصول ومناسبة.

هذا نهج معقول ، لأنهم فقط يعرفون (أو مطلوب منهم معرفة) جميع الميزات التي لا يحتاجها الشخص العادي المنخرط في العمل ببساطة لنشاط كامل. في الوقت نفسه ، يتمتع كبير المحاسب نفسه بفرصة مطالبة الإدارة باتخاذ الإجراءات اللازمة ، والتي سيكون الغرض منهامحاسبة مناسبة وصحيحة في مؤسسات الميزانية. يتضمن هذا البند متطلبات تنظيم أماكن العمل ، ومعداتها الفنية ، وتوظيف موظفين مؤهلين ، وما إلى ذلك.

في المقابل ، قد تطلب الإدارة تخصيص مبالغ مناسبة للوفاء بشروط الموظفين ، إذا كانت تعتبر حقًا جديرة بالاهتمام وتعوق العمل الكامل للمنظمة. على سبيل المثال ، من غير المحتمل أن يكون مبرد المياه من المعدات الإلزامية ، ولكن بدون وجود كمبيوتر أسوأ على الأقل ، يصبح من المستحيل تقريبًا الاحتفاظ بالسجلات أو أداء وظائف أخرى مماثلة. نتيجة لذلك ، ستحتاج إلى البنية التحتية المناسبة ، والاتصالات عبر اتصال شبكة ، وحتى شخص منفصل للحفاظ على كل شيء آمنًا.

هيكلة

من أجل أن تكون المنظمة فعالة قدر الإمكان ، تم تنفيذ جميع الإجراءات بدقة وفي الوقت المحدد ، وقد استوفت التقارير بالفعل المتطلبات المحددة لها ، هناك حاجة إلى عدد كبير من الموظفين بما فيه الكفاية ، كل منهم سيؤدي بشكل واضح وظائف محددة. يساعد هذا في تقسيم سير العمل إلى أجزاء ويجعل من الممكن العمل بشكل مريح وفعال في مجالك حتى مع الحد الأدنى من المعرفة ، لأن الشخص المتمرس حقًا سيتطلب أجرًا مرتفعًا ، وهو ما قد لا توافق عليه المنظمة.

المحاسبة في مؤسسات الميزانية تعني وجود صرافين ، وكبار المحاسبين (أو الموظفين الذين سيجمعون بين الاثنينالمهام). بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون هناك نواب (عادة واحد ، ولكن في بعض الأحيان يكون هناك المزيد) ، وبالطبع كبير المحاسبين. باستخدام هذا المخطط ، يتحكم الرئيس في المجالات الرئيسية للنشاط والميزات. بمزيد من التفصيل ، يتم التحكم فيها وتوجيهها من قبل النواب ، ويقوم الموظفون العاديون بكل الأعمال بشكل مباشر.

توثيق

هناك أكثر من 40 نموذجًا أساسيًا للوثائق الأولية التي يجب استخدامها في مؤسسة عامة حتى تكون المحاسبة الإدارية أقرب ما يمكن إلى متطلبات القانون. في الواقع ، كلهم مقسمون إلى مجموعتين ، متماثلان تقريبًا من حيث عدد المستندات المحددة ، واحدة منها تشير إلى الشركات من أي شكل من أشكال الملكية ، والثانية تتعلق حصريًا بمؤسسات الميزانية.

في المقابل ، فإن محاسبة الموازنة لها تقسيمها الخاص لهذه المستندات الأولية إلى ثلاث مجموعات رئيسية. كلهم ضروريون للعمل عالي الجودة للمؤسسة ويسمحون بتغطية جميع مجالات النشاط على الإطلاق.

إذن ، هناك قوالب أرقام متساوية تقريبًا مسؤولة عن حساب وحساب كشوف المرتبات ، وتنفيذ أي عمليات مع السجل النقدي ، وكذلك تنظيم العمل بالأصول الملموسة. أصغر مجموعة من المستندات هي تلك التي لا تندرج في أي من الفئات وتغطي بعض مجالات النشاط المحددة جدًا ، والتي لا توجد جميعها في المؤسسة.

أتمتة

كما هو الحال في المحاسبة التقليدية ، جميع أنواعأنظمة آلية تسهل بشكل كبير عمل الموظفين ، بالإضافة إلى توفير البيانات الأكثر دقة وموثوقية بناءً على الأرقام المدخلة.

لقد تم اختبار راحة هذه البرامج واعتمادها منذ فترة طويلة من قبل جميع الموظفين المطالبين بالعمل في المحاسبة أو الضرائب أو المحاسبة الإدارية. يقدمون على الفور جميع المعلومات المطلوبة ، ولا يجبرون المستخدم على تعلم كيفية العمل معهم لفترة طويلة ، والإشارة إلى المواعيد النهائية لتقديم التقارير ، وما إلى ذلك. معظم المحاسبين المعاصرين ، من حيث المبدأ ، يتخيلون بشكل غامض عمل المنظمة دون هذه الوسائل المساعدة.

المحاسبة والتقرير

ترتبط جميع مجالات المؤسسة ارتباطًا وثيقًا بإعداد التقارير. هذا هو أحد الأساسيات ، وهو أمر إلزامي للجميع ويسمح لك بتجميع بيانات كافية للتحليل والتحكم والتحقق. هناك العديد من الخيارات الأساسية للتقارير في مؤسسات الميزانية ، والتي يجب تجميعها في الوقت المناسب وتقديمها إلى السلطات العليا:

• تقرير تنفيذ الميزانية
• حول الأداء ؛
• عن حركة الأموال

كما ترى ، تسمح جميعها للسلطات التنظيمية بإجراء تحليل مفصل لحالة المنظمة وخصائصها ومشاكلها الحالية واتجاهات التطوير وما إلى ذلك. عادة ، كل هذه الوثائق مصحوبة بملاحظة توضيحية توضح هذه المعلومات أو تلك التي ليست واضحة على الفور.

بالإضافة إلى الميزانية العمومية المقدمةوأي مستندات أخرى ستطلبها السلطات المختصة ، إذا كانت هناك حاجة لتوضيح بعض النقاط أو الأرقام أو الميزات الأخرى للمؤسسة.

الاختلافات عن المحاسبة القياسية

محاسبة الميزانية تشبه من نواح كثيرة الطريقة المعتادة ، والتي تستخدم في المؤسسات والشركات والمؤسسات الخاصة. تكمن الاختلافات الرئيسية في التفاصيل التي تبدو صغيرة مثل مخطط الحسابات وفي ميزات تصنيف إجراءات معينة. لكن في الواقع ، إذا تعمقت في كل هذا بالتفصيل والتفصيل ، فقد اتضح أن هذه العناصر أساسية وتؤثر على هيكل عمل المنظمة بالكامل على محمل الجد.

لا يمكن قول المزيد من التفاصيل حول هذه المسألة إلا من خلال مقارنة مؤسستين مختلفتين من نفس النوع ، إحداهما ستكون خاصة والأخرى عامة. ستكون المحاسبة الإدارية ، مثل أي شركة أخرى ، في شركة خاصة ، من ناحية ، أبسط وأكثر قابلية للفهم ، ومن ناحية أخرى ، في وجود عدد كبير من الوثائق التنظيمية الداخلية ، أكثر تعقيدًا وإرباكًا. نعم وفي بعض الحالات تتقاطع مع التشريع الحالي.

النتائج

بشكل عام ، لتلخيص كل ما سبق ، فإن نوع الميزانية للمحاسبة ، على الرغم من صعوبة فهمه في المراحل الأولية من الفهم ، على عكس شكله المعتاد ، ولكنه أبسط كثيرًا في المستقبل.

يجب أن تكون المهمة الرئيسية للتحليل الكامل للمشكلة هي تحليل الإطار التشريعي بأكمله ، والذي على الأقل بطريقة ما يمكن أن يرتبط بهذه المشكلة. بعد ذلك ستعمل كثيرا.أبسط وأوضح ، حتى مع التعديلات والتغييرات المستمرة. في المقابل ، فإن النوع القياسي للعمل لأي شركة كبيرة تقريبًا أو أقل يعني ضمنيًا حقيقة أن الموظفين سيأخذون في الاعتبار ليس فقط متطلبات القانون ، ولكن أيضًا رغبات صاحب العمل ، وربطها بالقوانين واللوائح.