تحليل الموقف: خيارات وميزات ومراحل ونتائج التحليل

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

غالبًا ما يضطر القادة إلى اتخاذ قرارات لا تتوافق مع الخطة الحالية ، ولكن بناءً على الوضع الحالي. يحدث هذا لأسباب مختلفة. تتمثل المهمة الرئيسية للمدير في تحليل الموقف وتطوير واعتماد أفضل مسار للعمل في حل المشكلات التي نشأت.

ما هذا

تحليل الموقف هو طريقة لمعالجة المعلومات التي تقسمها أولاً إلى أجزاء ، ثم تفحص بعناية كل عنصر على حدة للعثور على مشكلة وحلها. على سبيل المثال ، قد ينخفض ربح المؤسسة بسبب ارتفاع التكاليف أو بسبب انخفاض الإيرادات ، وزيادة الذمم المدينة ، وعوامل أخرى. من أجل تحديد العامل الذي أثر في التغيير في الربح ، من الضروري دراسة هذه العوامل.

فقط بعد تحديد السبب ، سيتمكن صانع القرار (DM) من تطوير خطة عمل وحل المشكلة. من أجل تحليل الموقف ، يقوم الشخص المخول بتجميع فريق من المتخصصين الذين يقومون بجمع البيانات وإجراء التحليلالإجراءات ، كل في مجال خبرته ومهاراته

من يقوم بالتحليل

تحليل المواقف المحددة لا يقوم به شخص واحد ، بل عدة مجموعات. يقودهم مدير أو صانع قرار (DM). يتكون الفريق من:

• خبراء المستوى الأول. إنهم يجمعون المعلومات الأولية ويعالجونها.
• خبراء المستوى الثاني. فحص التقارير وتطوير الأفكار لحل المشكلة
• مجموعة تحليلية. يدرس الأفكار التي طورها خبراء المستوى الثاني ويختار الخيارات الأكثر واقعية ، من وجهة نظرهم ، لتطوير الأحداث. يقوم المحللون بتطوير استراتيجيات الأعمال واستراتيجيات حل المشكلات.
• يختار صانع القرار من بين خيارات استراتيجية التنمية المقترحة الخيار الأكثر ملاءمة ، في رأيه ، لحل المشكلات في الوضع الحالي. وهو يتحمل كامل المسؤولية عن هذا

فقط شركة كبيرة يمكنها تحمل تكاليف تنفيذ أعمال واسعة النطاق باستخدام عدة مجموعات من المتخصصين. في معظم الحالات ، يقوم رئيس الشركة بإجراء تحليل للوضع بمشاركة مجموعة واحدة - متخصصون من الأقسام. يتم تنفيذ عمل المجموعة الثانية والمحللين من قبل أشخاص أعضاء في إدارة الشركة ومحاسبين ومسوقين ومهندسين. يجتمعون في اجتماع عمل ، ويناقشون الوضع ويبحثون عن حلول للمشاكل.

إجراءات

يبدأ التحليل بتحديد انحراف أداء الشركة عن الأداء المخطط له. على سبيل المثال ، في ربع التقرير ، تم الكشف عن انخفاض في الإيرادات بنسبة 30٪ ، ولا يمكن للمدير شرح الأسبابهذا المستوى من الانخفاض. في هذه الحالة ، يجب أن يجمع مجموعة من الخبراء ويدرس الموقف. تتكون العملية من المراحل التالية من تحليل الموقف:

1. تحديد انحراف المؤشرات - تحديد المشكلة
2. تنظيم مجموعة من الخبراء من قبل القائد
3. تكليف كل خبير بالموقع للعمل.
4. جمع المعلومات حسب القسم.
5. يعالج الخبراء المعلومات الواردة باستخدام معارفهم ومهاراتهم المتخصصة.
6. إعداد التقارير المرحلية من قبل المتخصصين
7. دراسة هذه التقارير من قبل الرئيس والمناقشة في الاجتماع العام لمحتوى التقارير
8. تطوير حلول لمشكلة ووضع واحدة أو أكثر موضع التنفيذ.

التحضير للتقرير وعرضه

القادة دائمًا ما ينشغلون بالعمل ، لذلك ليس لديهم الوقت لقراءة التقارير الطويلة. وهذا يشير إلى وجوب تقديم المعلومات الواردة في التقرير بإيجاز ودقة ويفضل أن تكون بطريقة مرئية وملائمة. من الأفضل ، بدلاً من مئات الصفحات المكتوبة وأعمدة الأرقام ، أن يحتوي التقرير على رسوم بيانية ومخططات ونتائج حسابية ورأي خبير أجرى تحليلاً في منطقة معينة. وبطبيعة الحال يجب أن يشير التقرير إلى مصادر المعلومات وأهم المؤشرات التي تسببت برأي الخبير في انحراف عمل الشركة. لذلك ، يجب وضع تقنية تحليل المواقف الإشكالية قبل ظهور مثل هذا الموقف. يجب أن يكون لدى الشركة أجهزة كمبيوتر مزودة ببرامج خاصة لـحل مشاكل مماثلة.

يجب ألا يستغرق عرض كل تقرير أكثر من 15 دقيقة حتى لا تستمر دراسة ومناقشة نتائج تحليل الموقف لعدة أيام. يجب أن تكون التقارير واقعية ويجب أن تكون المعلومات حديثة وقت التحضير والعرض.

ماذا يفعل القائد بالمعلومات الواردة

الحصول على نتائج تحليل الوضع في شكل تقرير هو نصف المعركة فقط. علاوة على ذلك ، يجب دراسة هذه المعلومات وتحليلها من قبل رئيس الشركة. وهنا يعتمد الكثير على معرفته وخبرته. في الوقت نفسه ، لا تعني التجربة تجربته الشخصية فحسب ، بل تعني أيضًا مدى معرفته بكيفية حل المواقف المماثلة في المؤسسات الأخرى. عادة ما يجتمع المدير مع المديرين والخبراء الآخرين ، بما في ذلك أولئك الذين شاركوا في التحليل الميداني وإعداد التقارير ، قبل اتخاذ القرار النهائي.

ما أنواع المواقف الموجودة

مواقف المشكلة قياسية وغير قياسية. لحل المشكلات القياسية ، يستخدم المديرون طرق تحليل الموقف عن طريق القياس. أي أنهم يقارنون البيانات التي لديهم عن المؤسسات الأخرى بتلك التي تم الحصول عليها نتيجة دراسة شركتهم. إذا كانت المواقف متشابهة ، فإنهم يستخدمون نفس الأساليب لحل المشكلة.

إذا كان الموقف غير قياسي ، فقم بتطبيق طرق تحليل المواقف المحددة. للقيام بذلك ، يتم استخدام برامج كمبيوتر مختلفة لنمذجة خيارات التطوير الممكنة ، وإجراء العمليات الحسابية ، وديناميكيات الدراسة ، وما إلى ذلك.للقيام بذلك ، يمكن للمدير استخدام برامج محاكاة الكمبيوتر الخاصة بناءً على البيانات المدخلة. على سبيل المثال ، يتم استخدام Project Expert ليس فقط لتطوير خطط الأعمال ، ولكن أيضًا للتنبؤ بعمل المؤسسات القائمة.

يمكن حل المشكلة دون مساعدة برامج الكمبيوتر ، لكن هذا سيعقد الحسابات المعقدة بالفعل. بالإضافة إلى ذلك ، سيحتاج الخبراء إلى رسم رسوم بيانية ومخططات لإعداد تقرير. سوف يستغرق الكثير من الوقت. لا يجوز للمدير استخدام برامج خاصة ، ولكن فقط في حالة عدم إمكانية النمذجة على جهاز الكمبيوتر. على سبيل المثال ، في حالة القوة القاهرة ، إذا كنت بحاجة إلى التصرف بسرعة والحل لا يعتمد على الوضع أو الديناميكيات السابقة. في نفس الوقت ، كمية ونوعية المعلومات الواردة لا تكفي لبناء نموذج على جهاز الكمبيوتر.

العصف الذهني كطريقة حل

في المواقف الصعبة ، عندما يحتاج المدير إلى حل استثنائي لمشكلة معقدة ، يمكنه اللجوء إلى استخدام هذه الطريقة في تحليل موقف معين - لجمع جميع الخبراء ورؤساء الأقسام وترتيب "عصف ذهني". جوهر هذه الطريقة هو أن كل مشارك في الاجتماع يعبر عن رأيه حول السبب المحتمل للمشكلة وكيفية حلها. يتم منح الحق في التعبير عن آرائهم وأفكارهم للجميع ، بينما لا ينبغي لأي من المشاركين ، وفقًا للقواعد ، أن يسخر من رأي الآخر.

من الطبيعي أن تتم مناقشة المشكلة في إطار آداب العمل واشتراك. ومع ذلك ، لا يزال القرار يتخذ من قبل الرئيس أو الشخص المعين لذلك. نتيجة العصف الذهني ، سيتلقى المدير العديد من الأفكار القيمة في وقت واحد. مثل هذا التحليل له مزايا وعيوب. الإيجابيات الرئيسية هي السرعة وعدد كبير من الخيارات ، الطرح هو أن مثل هذا التحليل للوضع لا يعكس دائمًا الحالة الحقيقية للأمور وغالبًا ما يعاني من نقص الموضوعية.

مشاكل نمذجة الحدث

المشكلة الرئيسية لتقنية تحليل الحالة هي أن الخبراء يجب أن يعملوا بكميات كبيرة من المعلومات ، والتي يمكن أن تسبب أخطاء. تشكل الكميات الكبيرة من البيانات التي يجب معالجتها في وقت قصير مشكلة أيضًا في نمذجة تطور الأحداث. إما أن يستغرق التحليل وقتًا أطول بكثير وستفقد النتيجة أهميته ، أو بسبب محدودية المعلومات ، سيتم الحصول على نتائج التحليل بدرجة عالية من التشويه. نتيجة لذلك ، قد يكون النموذج غير فعال في أفضل الأحوال ، وفي أسوأ الأحوال - يؤدي إلى الإفلاس.

هناك ثلاثة عوامل رئيسية تؤثر على فعالية التحليل. هذه هي مؤهلات الخبير ، وكمية المعلومات التي يمكنه معالجتها ، والوقت المتاح لتحليل الموقف.

تحليل SWOT

تحليل SWOT هو دراسة وتقييم نقاط القوة والضعف في المؤسسة ، فضلاً عن فرص التطوير والتهديدات التي تواجهها أو قد تواجهها. يوجد أدناه مصفوفة لإجراء تحليل SWOT

تشير الخلية اليسرى العلوية إلى نقاط القوة والفرص التي تمتلكها الشركة والتي تم تحديدها أثناء المراقبة وفي المرحلة الأولى من تحليل الموقف. مثال على ذلك هو الحالة التي أصبح فيها معروفًا أن الشركة لديها مركز احتكار في السوق لإنتاج منتجات معينة ، وبسبب تقنية معينة لديها ، يمكن أن تنتجها بسعر أرخص. سيساعد التحليل في تحديد نوع المنتج قبل دخول المنافسين إلى السوق.

تشير الخلية اليمنى العلوية إلى نقاط القوة والتهديدات. على سبيل المثال ، بالنسبة لبعض المنتجات الأساسية للشركة التي تحقق منها أكبر ربح ، ظهرت العديد من الشركات المنافسة التي تنتج منتجات مماثلة وتبيعها بسعر أرخص.

تسرد الخلية اليسرى السفلية عيوب وفرص المشروع. على سبيل المثال ، على الرغم من التكلفة العالية ، إلا أن المنتج الذي تصنعه الشركة مطلوب.

تشير الخلية اليمنى السفلية إلى نقاط الضعف والتهديدات. الأول قد يكون التكلفة العالية للمنتجات أو جودتها المنخفضة ، وكتهديدات - تصرفات المنافسين أو قدرة المستهلكين على الوفاء بالالتزامات. كيف يبدو تحليل SWOT يمكن رؤيته في الجدول أعلاه.

ميزة تحليل SWOT عند تحليل الموقف وتقييمه هي أنه يجعل من الممكن تقييم ليس فقط العوامل الداخلية ، ولكن أيضًا العوامل الخارجية ، والتي يمكن أن تكون أكثر أهمية من العوامل الداخلية.

تحليل العامل

التحليل العاملي هو طريقة لتحليل الموقف تتضمن إجراء حسابات على أساسبيانات عن عمل المؤسسة وبناء نموذج متعدد العوامل للوضع الحالي ومواصلة تطوير المؤسسة. عادة ، يتم استخدام هذه الطريقة في تقييم الوضع المالي للشركة. يتم احتساب مؤشرات مثل السيولة والربحية والقوة المالية واحتمال الإفلاس.

تحليل الحالة

هذه طريقة للتحليل عندما يتم تقسيم المشاركين في الاجتماع إلى مجموعات بعد قراءة التقارير عن الحالة الحالية للمؤسسة ، ثم يتم تفريقهم لإجراء مناقشة جماعية للمعلومات المستلمة. بعد ذلك ، يجتمعون مرة أخرى ، وتطرح كل مجموعة أفكارهم للنقاش العام.

متوسط حجم المجموعة هو من ثلاثة إلى سبعة أشخاص. يمكنهم التعبير عن أفكارهم في الاجتماع العام ومباشرة إلى الشخص الذي يجب أن يتخذ القرار. يتضمن تحليل الحالة وصفًا للمشكلة ومقارنتها بحالات مماثلة وحل. أي ، يجب أن تخبر المجموعات كيف يرون الوضع ، وكيف يبدو لهم ، وما هي الخطوات التي يجب اتخاذها لحل المشكلة.

تقييم النتائج المتحصل عليها

بعد تنفيذ الأنشطة التي تم تطويرها نتيجة تحليل الوضع ، يصبح من الضروري تقييم هذه النتائج ، أي إعادة التحليل. في هذه الحالة فقط ، لا يتم التحقق من حالة المؤسسة ، ولكن التأثير بعد تنفيذ الحلول عمليًا. للقيام بذلك ، استخدم طريقة مقارنة ما كان قبل التغييرات وبعدها.

دور التحليل في عمل الشركة

بدون تحليل منتظم للوضع الماديالتطور الطبيعي للمؤسسة أمر مستحيل. يجب أن يكون المدير دائمًا على دراية بما يحدث وأن يكون قادرًا على تحديد ليس فقط حالة الشركة ، ولكن أيضًا ما هي احتمالات تطورها. فهو لا يساعد فقط في معرفة أوجه القصور في عمل المؤسسة ، ولكن أيضًا في تحديد التهديدات والفرص الخارجية لزيادة قدرتها التنافسية وتطويرها. ومع ذلك ، يجب أن يتم ذلك بسرعة وبأقل تكلفة. يتيح التحليل الفوري إمكانية الحفاظ على الاستقرار المالي للشركة ، وتحديد أوجه القصور الحالية في العمل وإيجاد احتياطيات للتخلص منها. في المستقبل ، سيتمكن المدير من استخدام المزايا التي تمنحه الخبرة والمعرفة المكتسبة نتيجة العمل.