وثيقة الإبلاغ: الأنواع والشكل والعينة والتصميم

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

التوثيق المناسب مهم لأي منظمة ، لأنه يسمح لك بالمشاركة بكفاءة في الأعمال الأساسية وعدم الخوف من الضرائب وغيرها من عمليات التدقيق. يتم إعداد وثائق الإبلاغ في أنواع وأشكال مختلفة. تختلف أنواع التوثيق باختلاف نوع الشركة وخط عملها والعديد من العوامل الأخرى.

مفهوم عام

تعكس وثيقة التقرير مجموعة من المؤشرات مع نتائج عمل الشركة للفترة المحددة. قد يحتوي التقرير على جداول بها بيانات محاسبية وإحصائية وبيانات أخرى. التقرير هو نتيجة العمل على محاسبة المعلومات

يتم تجميع التقارير وفقًا للنماذج الموصى بها من قبل وزارة المالية ودائرة الإحصاء الحكومية. يمكن أن تكون ملخصات لصناعات محددة ، وكذلك لمناطق إقليمية - مقاطعات ، مناطق ، في جميع أنحاء الاقتصاد بأكمله.

يمكن تصنيف مستندات التقارير حسب النوع والفترة وكمية البيانات ودرجة التعميم.

أصناف

حسب النوع ، يتم تقسيم التقارير إلى:

• محاسبة ؛
• إحصائية ؛
• التشغيلية.

المحاسبة هي بيانات الملكية المنظمةالتنظيم ، المالية ، نتائج العمل. إعداد تقارير المستندات المحاسبية وفقاً للمعلومات المحاسبية.

يتم إعداد البيانات الإحصائية وفقًا للسجلات الإحصائية والمحاسبية والتشغيلية.

يتم إعداد التقارير التشغيلية بناءً على المواد التشغيلية لفترات زمنية معينة - أسبوع ، شهر ، عقد ، وما إلى ذلك. تساعدك هذه المعلومات في الحفاظ على التحكم التشغيلي في عمليات العمل في مؤسستك.

يمكن أن يكون تكرار إعداد وثائق التقارير:

• بين سنوي - في اليوم ، خمسة أيام ، عشرة أيام ، شهر ، ربع ، نصف عام.
• السنوي هو ملخص العام

التقارير الإحصائية السنوية حديثة ، والمحاسبة متوسطة.

قد تختلف درجة تعميم المعلومات في التقارير. اعتمادًا على هذا المؤشر ، تكون التقارير:

• أساسي - يتم تجميعها مباشرة من قبل المنظمة ؛
• موحد - أعدته مؤسسات عليا

يجب أن يقدم أي تقرير بيانات موثوقة عن أنشطة المنظمة ، ووضعها المالي ، ونتائج العمل ، وأي تغييرات في هذه المعلومات.

المظهر والمحتوى

تمت الموافقة على نماذج من وثائق التقارير من قبل لوائح الدولة.

تحتفظ كل شركة بتقارير داخلية ، توفر معلومات عن تنفيذ الخطط ، وتعليمات من الإدارة. يتم إعداد هذه التقارير من قبل متخصصين من مختلف إدارات الشركة وتقديمها إلى الإدارة. قد مثل هذه الوثائقيتم استدعاؤك بتقرير أو مساعدة.

يتم إعداد التقارير داخل المؤسسات بشكل حر. يتم تقديمها على أوراق ورقية أو على ورق رسمي من المنظمة.

البيانات التالية مطلوبة في التقرير:

• اسم المنظمة ؛
• اسم الوحدة الهيكلية أو قسم الشركة ؛
• اسم المستند ؛
• تاريخها ورقمها ؛
• عنوان ؛
• نص مباشر مع نتائج العمل
• توقيع ؛
• موافقة أو قرار.

يحتوي نص التقرير على معلومات كاملة حول العمل المنجز ، وتحليل نتائج النشاط. يتم وضع الاستنتاجات ، إذا لزم الأمر ، يتم تقديم المقترحات. غالبًا ما يتم إرفاق الملاحظات التوضيحية بالتقارير. يجب أن يكون تاريخ التقرير متوافقاً مع موافقة المدير.

رحلات عمل

نوع منفصل من التقارير هو الإبلاغ عن وثائق الإقامة الفندقية في حالات رحلات العمل للمتخصصين.

تشمل نفقات السفر تكلفة استئجار غرفة في فندق. يتعين على الشركة بموجب القانون تعويض الموظف عن جميع نفقات غرفة الفندق.

يقدم الموظف الذي عاد من رحلة عمل إحدى هذه المستندات:

• حساب ؛
• تحقق ؛
• إيصال.

أي من هذه المستندات سيكون الأصح ولن يثير تساؤلات من السلطات الضريبية؟

إذا كان الفندق لا يستخدم معدات تسجيل النقدية ، ثم موظف الفندقيجب أن تملأ استمارة خاصة. يمكنك تسميتها بعدة طرق: إيصال ، شيك ، قسيمة

متطلبات النموذج

لكل فندق شكله الخاص ، ولكن يتم إصداره وفقًا للمتطلبات المعتمدة. مستندات الإبلاغ عن الإقامة تفي بالمتطلبات التالية:

• يحتوي التقرير على تفاصيل (اسم المنظمة ، رقمها ، سلسلة ، العنوان ، رقم التعريف الضريبي ، الختم) ؛
• النموذج نفسه مصنوع في دار طباعة أو باستخدام أنظمة آلية محمية من الوصول غير المصرح به وتخزين المعلومات لمدة خمس سنوات ؛
• تم تعيين رقم المستند والمسلسل.

إذا قدم موظف مستندًا لا يفي بالمتطلبات المعتمدة ، وقبلته الشركة ونفذته ، في حالة وجود مطالبات من موظفي الضرائب ، ستكون المنظمة قادرة على الدفاع عن تكاليفها في المحكمة.

إذا كان الفندق لديه مكتب تذاكر

عادة الفنادق لديها سجلات نقدية. ثم لا يتم ملء مستندات الإبلاغ عن الإقامة ، ويتم إصدار إيصال نقدي للموظف. هو الذي يتحدث عن حقيقة التسجيل ودفع ثمن غرفة في فندق

قد يكون الشيك مصحوبًا بفاتورة أو مستند آخر يوفر معلومات حول تسجيل موظف معين.

إذا تم إصدار إيصال وأمر نقدي للموظف بدلاً من شيك ، في مثل هذه الحالة ، قد تكون هناك مشاكل من جانب متخصصي الضرائب عند تجميع التقارير. بالطبع يمكن للشركة الدفاع عن مصالحها في المحكمة ، لكن هذا الإجراء ليس بهذه البساطة.

إيصالات PKO متوفرة أيضًا كوثائق إبلاغ عن الإقامة في الفنادق. يتم قبولها أيضًا وعادةً لا تسبب أسئلة غير ضرورية. تعتبر الإيصالات وثائق رسمية تؤكد قبول إدارة الفندق للمال.

في حالة فقدان المستندات

هناك أيضًا مواقف لا يقدم فيها الموظف مستندًا واحدًا. ثم يطلب المحاسب من الفندق شهادة إقامة لشخص معين. و يجب أن تمتلك الشركة نفسها معلومات عن مدة سفر هذا الموظف

مثل هذه الفروق الدقيقة يمكن أن تؤدي إلى نزاعات مع مسؤولي الضرائب ، والتي عادة ما يتم حلها في المحكمة لصالح المنظمة.

يمكن تفسير حالات عدم توفير المستندات بحقيقة أن الموظف لم يكن يعيش في فندق ، بل في شقة مستأجرة. في هذه الحالة تقوم الشركة بدفع تكلفة ايجار المسكن ولا يتحمل الموظف اي مصاريف مما يعني انه لا يتم تعويضه له.

في كثير من الأحيان ، يطرح المحاسبون السؤال - كيف يتم أخذ تكاليف الضرائب في الاعتبار؟ يجوز للشركة ، عند فرض ضرائب على أرباحها ، أن تُبلغ عن المصاريف التي تكبدتها في إيجار المسكن ، ولكن فقط عن الفترة التي عاش فيها موظفها بالفعل. سيتم اعتبار المصاريف في جميع الفترات الأخرى نفقات غير معقولة ولن يتم قبولها من قبل السلطات الضريبية.

يعد إعداد تقارير الوثائق لحظة مهمة وحاسمة في أنشطة أي منظمة. كقاعدة عامة ، يتم ذلك من قبل موظفي المحاسبة أو رؤساء الأقسام الهيكلية.الشركات. في حالة الصعوبة يمكنك استخدام خدمات شركات الطرف الثالث.